Anda menjalankan bisnis yang sedang berkembang dan mencari sistem komputer untuk perusahaan yang akan memberikan banyak informasi bisnis yang Anda butuhkan dan meningkatkan efisiensi kerja? Banyak yang bilang, tandanya Anda membutuhkan software enterprise resource planning. Sebuah software yang dapat memfasilitasi berbagai departemen di perusahaan seperti keuangan, produksi, gudang, penjualan, pembelian dan lain-lain hanya dalam satu sistem database. Untuk memahami lebih banyak, berikut ini penjelasan mengenai software ERP beserta jenis dan tips memilihnya agar tidak salah pilih. Yuk disimak!
Software Enterprise Resource Planning
Software ERP merupakan singkatan dari software enterprise resource planning. Secara teknis, software ERP adalah kategori software manajemen bisnis yang terintegrasi dan dapat digunakan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola dan menginterpretasikan data dari berbagai aktivitas yang dilakukan perusahaan.
Misalnya ketika waktu penagihan tiba, software ERP dapat menangani semua perhitungan invoice dan project accounting. Kalau Anda memiliki bisnis yang mengandalkan persediaan barang, manajemen aset atau melacak kontak pelanggan, software ERP bisa menangani semua kegiatan tersebut.
Itulah beberapa hal yang sering dibicarakan orang. Mempunyai satu sistem yang dapat menangani semua proses bisnis pasti akan lebih baik daripada harus menggunakan banyak software berbeda untuk tiap proses. Kalau harus menggunakan software berbeda untuk tiap proses, ini akan membuat anggaran IT semakin bertambah dan maintenancenya juga akan lebih rumit.
Memiliki sistem yang berbeda dan terpisah akan memaksa Anda bekerja dengan sinkron dan akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperbaiki kesalahan, belum lagi akan ada transfer data antar sistem. Prosesnya berpeluang besar terjadi kesalahan dan duplikasi data.
Software enterprise resource planning menjadi solusi untuk permasalahan tersebut. Semua daya berada di sistem yang ada, tidak perlu melakukan transfer data antar sistem, dan semuanya terintegrasi. Yang tidak kalah penting, Anda harus mengimplementasikan software enterprise resource planning yang dapat dimodifikasi sehingga bisa mengikuti tuntutan bisnis di kemudian hari saat bisnis semakin berkembang.
Diperlukan waktu khusus dan anggaran yang cocok untuk mengimplementasikan software ERP, jangan sampai penggunaan ERP malah merusak flow bisnis Anda dan menghabiskan anggaran, jadi pilihlah dengan bijak.
Baca Juga: Enterprise Resource Planning? MASERP dan Fitur yang Anda Cari!
Tips Jitu Memilih ERP untuk Perusahaan
Setiap perusahaan mendambakan sistem terbaik yang dapat memfasilitasi semua proses bisnis menjadi lebih efisien dan efektif, selain menghemat anggaran tentu saja perusahaan dapat fokus kepada hal lain seperti cara meningkatkan penjualan. Berikut ini beberapa tips yang dapat Anda pakai untuk memilih software ERP:
Tentukan Kebutuhan
Pastikan software ERP yang Anda pilih memfasilitasi berbagai aspek bisnis agar biayanya sepadan. Harga software ERP yang paling mahal hingga miliaran belum tentu mencakup semua divisi dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, cara terbaiknya adalah dengan melakukan konsultasi atau demo terlebih dahulu agar Anda mengetahui apakah itu software yang Anda butuhkan atau tidak.
Tahap paling awal, Anda perlu membuat rincian detail mengenai kebutuhan, tujuan dan manfaat yang ingin diperoleh perusahaan dari penggunaan ERP. Buat juga beberapa syarat software ERP yang akan dibeli, seperti memenuhi kebutuhan perusahaan, memiliki kualitas dan value yang bagus, vendor terpercaya dan harga yang sesuai dengan rencana anggaran.
Hitung Pengeluaran dan ROI
Sebelum melakukan pembelian besar apa pun, seperti software ERP yang tidak murah, Anda perlu menentukan anggaran perusahaan, menghitung pengeluaran dan ROI. Dalam tahap riset vendor software, Anda perlu menghitung biaya onboarding di tiap kantor dan cabang. Beberapa cabang mungkin akan memerlukan banyak user ERP, ini membantu Anda memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan.
Baca Juga: Penjelasan Return on Investment (ROI) dan Cara Menghitungnya
Proses Integrasi Software ERP
Bagi perusahaan yang belum pernah menggunakan software, atau software sebelumnya belum sekompleks ERP, pasti dibutuhkan adaptasi bagi setiap usernya. Untuk memperkenalkan software ERP ke seluruh user di perusahaan, dibutuhkan training. Ada beberapa cara untuk mengatasi hal ini, menanyakan ke vendor ERP apakah menyediakan sesi training atau mencari konsultan ERP yang handal.
MASERP sebagai salah satu vendor terbaik ERP menyediakan jasa after sales yang unggul yaitu memberikan layanan training, customer support dan update software sehingga Anda tidak perlu lagi kebingungan apabila user tidak memahami cara penggunaan ERP.
Pahami Pasar ERP
Tips satu ini seringkali diabaikan oleh perusahaan. Padahal, cara ini sangat diperlukan bagi orang awam yang ingin mengetahui ERP. Anda akan lebih menghemat waktu dengan mempelajari dahulu apa arti kata dan frasa tertentu yang berhubungan dengan ERP. Jangan lupa untuk memahami tentang teknologi yang ditawarkan oleh vendor ERP.
Tidak sedikit vendor yang memberikan istilah tersendiri untuk software mereka, jadi Anda perlu memahami dasar-dasarnya misalnya AI (artificial intelligence) beberapa vendor menganggap sistem yang mempelajari dan menyelesaikan masalah mandiri, tetapi di vendor lain memiliki makna AI sebagai sebuah workflow yang otomatis.
Gunakan Software ERP yang Fleksibel
Software ERP merupakan sebuah investasi bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas serta menghemat waktu dan uang. Sistem ERP merupakan sebuah sistem yang bergerak dan harus tumbuh bersama dengan bisnis Anda. Tidak peduli apa industri Anda, kegiatan dan kebutuhan perusahaan Anda mungkin tidak akan sama dengan yang lain.
Untuk memenuhi kebutuhan yang berubah di waktu yang akan datang, software ERP Anda harus bisa disesuaikan dan terukur (scalable), serta dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi pihak ketiga seperti POS (point of sales).
Baca Juga: Daftar Harga 6 ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkap!
ERP Cloud vs ERP On-Premise
Ketika berpikir tentang implementasi software enterprise resource planning, wajib hukumnya mendiskusikan apakah perusahaan membutuhkan ERP on-premise atau cloud. Sistem cloud kian populer dan hampir setiap vendor menawarkan solusi berbasis cloud, tetapi masih banyak alasan mengapa perusahaan memilih ERP on-premise. Simak perbedaannya berikut ini:
ERP Cloud
ERP cloud adalah sistem ERP yang dihosting di server vendor dan dapat diakses melalui internet. ERP cloud memiliki harga pasar yang lebih murah dibandingkan dengan ERP cloud. Biasanya software ERP cloud tersedia untuk subscribe bulanan atau tahunan, bersama dengan biaya untuk training, support dan update software. Selain itu, menerapkan sistem cloud biasanya membutuhkan waktu lebih singkat daripada ERP on-premise.
Benefit lainnya adalah Anda tidak perlu menyewa IT specialist untuk maintenance sistem, karena sudah ditangani oleh vendor ERP. Kekurangannya, Anda memiliki kontrol yang terbatas pada sistem ERP, serta tidak bisa dimodifikasi sesuai workflow perusahaan Anda.
Banyak orang menyarankan untuk berhati-hati ketika menggunakan software cloud karena keamanan data adalah tanggung jawab vendor. Untuk memastikan data perusahaan Anda aman, pilih vendor bereputasi baik dengan standar keamanan yang tepat. Contoh dari sistem ERP cloud adalah Oracle dan Microsoft Azure.
ERP On-Premise
Yang membedakan dengan cloud, software ERP on-premise diinstall di komputer dan server perusahaan Anda. Harga software ERP on-premise ditentukan berdasarkan ukuran perusahaan dan jumlah user (pengguna). Ini merupakan investasi, karena perusahaan hanya membayar seluruh biaya license satu kali di awal. Setidaknya, ada biaya maintenance per tahun saja yang Anda bayarkan.
Perusahaan yang membeli ERP on-premise akan memiliki kontrol penuh atas sistem mereka dan dapat dikustomisasi seperti MASERP. Anda memerlukan IT specialist di perusahaan untuk melakukan maintenance dan update berkala.
ERP Hybrid
Dengan ERP hybrid, perusahaan dapat memilih daya mana yang akan disimpan on-premise dan yang dikirim ke cloud. Keamanan data menjadi lebih kuat karena Anda juga memiliki kontrol terhadap sistem Anda. ERP hybrid menggunakan kombinasi on-premise dan cloud untuk memfasilitasi kerja dari mana saja terutama bisnis dengan multi-cabang.
Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal
Kesimpulan
Beberapa tips yang dapat Anda gunakan ketika mencari software ERP antara lain tentukan kebutuhan perusahaan terlebih dahulu, hitung ROI dari pembelian software ERP, bagaimana proses integrasinya, memahami pasar ERP dan pilih ERP yang fleksibel. ERP terdiri dari sistem cloud, on-premise dan hybrid.
Software ERP merupakan salah satu investasi terbaik bagi perusahaan karena dengan mengimplementasikannya, Anda bisa mengelola dan memonitor berbagai data dan transaksi dari tiap departemen dan cabang perusahaan. Umumnya, software ERP terdiri dari berbagai modul utama seperti keuangan, persediaan barang, penjualan, manufaktur, dan lain-lain. Begitu juga dengan MASERP, dapat memfasilitasi hampir seluruh proses bisnis, multi-gudang, multi-company dan multi-currency.
Selain after sales yang unggul, karena Anda akan mendapatkan layanan training, support dan maintenance, MASERP juga menerima modifikasi fitur dan laporan bisnis sesuai dengan workflow perusahaan Anda.
Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai MASERP? Segera konsultasikan kendala dan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan ahli kami. Gratis!
