Sistem informasi manajemen sudah tidak asing lagi dikalangan yang terlibat dalam pengelolaan sebuah perusahaan. Manajemen informasi ini berperan untuk proses yang dapat digunakan mengatur dan mengelola sesuatu agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan dengan memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia.
Pengelolaan dengan manajemen sistem informasi membantu Anda dalam menganalisis data yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi manajemen. Setiap langkah dalam sistem ini akan memastikan informasi diolah dengan langkah dan software yang tepat untuk kemudian disajikan melalui cara yang mudah dipahami.
Lantas apa sih sebenarnya lebih lengkapnya sistem informasi manajemen itu? Nah, agar Anda tidak bingung, berikut kami berikan penejelasannya.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen atau bisa disingkat sebagai SIM adalah seperangkat sistem dan prosedur yang mengumpulkan data dari berbagai sumber kemudian menyajikannya ke bentuk format yang mudah dibaca penggunanya.
Definisi lainnya sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang memberikan informasi kepada manajemen. SIM mempunyai peran penting dalam membangun sebuah perusahaan agar dapat berkembang dari waktu ke waktu.
Pasalnya, dengan SIM Anda bisa mendapatkan informasi yang berguna dan bisa membantu berpikir cepat untuk membangun sebuah perusahaan. Nantinya, informasi tersebut berisi mengenai sesuatu yang dilakukan dan apa yang kemungkinan terjadi dalam waktu yang akan datang.
Informasi yang tersedia, baik dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, maupun dari data tersebut nantinya dapat digunakan pengelola perusahaan untuk proses analisis dan pemecahan masalah serta pembuatan kebijakan. Alasan lainnya memiliki peran penting dalam operasi sehari-hari sebuah perusahaan adalah karena sistem ini cocok dipakai oleh banyak orang.
Apabila Anda dapat menerapkan sistem ini dengan benar, maka tidak menutup kemungkinan perusahaan akan mencapai tingkat efisiensi yang tinggi dalam beroperasi sehari-hari.
Sistem informasi manajemen digunakan untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, analisis, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini telah menggunakan perangkat hardware dan software. Perangkat ini dipadukan dengan manajeman untuk analisis, perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan, dan database.
Baca Juga: Manajemen Operasional : Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Strateginya
4 Komponen Sistem Informasi Manajemen
Komponon sistem informasi manajemen dibangun untuk menghasilkan atau memperoleh informasi manajemen yang akan digunakan oleh para manajernya dalam pengambilan keputusan. Berikut ini beberapa komponenya.
Pengumpulan Data
Komponen pertama dari sistem informasi manajemen yaitu adanya pengumpulan data dari berbagai sumber internal dan eksternal organisasi. Pengambilan data dapat dilakukan secara manual atau melalui sistem.
Pengolahan Data
Setelah mengumpulan data, selanjutnya adalah adanya data yang dihimpun kemudian diproses untuk diubah menjadi informasi yang dibutuhkan. Pengolahan data dilakukan dengan kegiatan seperti menghitung, mengurutkan, mengklasifikasi, dan meringkas.
Penyimpanan informasi
Sistem selanjutnya adalah data yang diproses atau tidak diproses untuk penggunaan di masa mendatang. Jika ada informasi yang tidak segera diperlukan, maka akan disimpan sebagai catatan organisasi untuk digunakan nanti.
Pengumpulan informasi
Tujuan sistem informasi manajemen selanjutnya adalah menghimpun informasi. SIM mengambil informasi dari sumbernya saat dan ketika dibutuhkan oleh berbagai pengguna.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Fungsi sistem ini pada awalnya hanya sekedar sebagai transformasi data. Namun, seiring perkembangan teknologi fungsinya terus berkembang. Berikut ini beberapa fungsi dari sistem informasi manajemen:
- Sarana untuk peningkatan SDM dengan ketersediaan unit kerja yang sistematis dan terkoordinasi berbasis teknologi.
- Meminimalisir biaya dan meningkatkan produktivitas suatu perusahaan.
- Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengolahan data dengan sajian data secara akurat dan realtime.
- Memudahkan manajemen melakukan perencanaan, pengawasan, dan pengarahan kerja bagi semua departemen yang akan dikoordinasikan.
Peran Informasi Manajemen dalam Bisnis
Peran penting dari SIM adalah memberikan laporan terkait operasi bisnis perusahaan dengan tujuan untuk mendukung dalam pengambilan keputusan. Hal itu untuk memastikan bahwa perusahaan dikelola dengan lebih efektif dan efisien sehingga dapat mencapai titik produktivitas yang tinggi. Tetapi masih ada peran penting lainnya dari SIM di sebuah organisasi perusahaan:
Infromasi Lebih Mudah
Sering kita jumpai dalam bisnis seringkali akan mengalami permasalahan-permasalahan yang lumayan kompleks seperti masalah pemasaran, keuangan atau operasional dan sebagainya. Hal ini membuat manajer memerlukan akses yang cepat untuk mendapatkan informasi.
Pasalnya, seorang manajer sebisa mungkin harus membuat keputusan dengan cepat namun penuh dengan kewaspadaan. Adanya SIM ini dapat membuat informasi tersampaikan dengan cepat dan mudah diakses oleh seorang manajer. Pasalnya, SIM tentu akan menyimpan sejumlah besar informasi terkait perusahaan.
Dengan demikian, seorang manajer dari berbagai departemen memiliki akses informasi yang sama sehingga mereka dapat membuat keputusan dengan cepat dan bijak.
Mempermudah Menerima Masukan Karyawan
Setiap perusahaan tentu mempunyai beragam departemen dan ratusan karyawan sehingga sangat sulit untuk mengumpulkan masukan mereka semua secara manual. Hal tersebut akan berbeda jika Anda telah menggunakan SIM untuk mengumpulkan masukan-masukan dari karyawan.
Karyawan hanya tinggal mengakses ke satu data lantas memberikan masukan tanpa harus datang ke meja kantor satu per satu. Dengan demikian, kegiatan perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan tentunya produktivitas semakin meningkat.
Pengumpulan Data
Adanya SIM dapat membantu Anda dalam pengumpulan data operasi sehari-hari dari perusahaan. Dengan begitu Anda tidak perlu repot lagi mengumpulkan data secara manual.
Selain itu, setelah data dikumpulkan melalui SIM, maka Anda dan rekan kerjamu dapat mencari informasi dengan aktual. Lebih dalam lagi, akses informasi yang cepat dapat memastikan bahwa masalah terdeteksi lebih awal sehingga dapat membuat keputusan dengan baik.
Ciri Sistem Informasi Manajemen
Pendekatan dari Sistem
Sistem informasi mengikuti pendekatan sistem. Pendekatan sistem menyiratkan pendekatan holistik untuk mempelajari sistem dan kinerjanya sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Adanya Kebutuhan
Desain dan pengembangan SIM harus sesuai dengan kebutuhan informasi para manajer pada tingkat yang berbeda, tingkat perencanaan strategis tingkat pengendalian manajemen dan tingkat pengendalian operasional. Dengan kata lain, SIM harus memenuhi kebutuhan spesifik manajer dalam organisasi.
Pendekatan Manajemen
Pendekatan top-down harus diikuti saat merancang SIM. Pendekatan top-down menyarankan bahwa pengembangan sistem dimulai dari penentuan kebutuhan manajemen dan tujuan bisnis secara keseluruhan. Rencana pengembangan SIM harus diturunkan dari rencana bisnis secara keseluruhan. Karakteristik berorientasi manajemen SIM juga menyiratkan bahwa manajemen secara aktif mengarahkan upaya pengembangan sistem.
Perencanaan Jangka Panjang
Sistem informasi manajeman dikembangkan dalam periode yang relatif lama. Sistem seperti itu tidak berkembang dalam semalam. Sebuah elemen berat dari perencanaan terlibat. Perancang SIM harus memiliki tujuan dan kebutuhan masa depan perusahaan dalam pikiran
Terintegrasi
Integrasi adalah karakteristik yang diperlukan dari sistem informasi manajemen. Integrasi penting karena kemampuannya menghasilkan informasi yang lebih bermakna. Misalnya, untuk mengembangkan sistem penjadwalan produksi yang efektif, perlu untuk menyeimbangkan faktor-faktor seperti biaya pengaturan, akuntansi, laporan keuangan, tenaga kerja, tarif lembur, kapasitas produksi, persediaan, persyaratan modal, dan layanan pelanggan.
Contoh Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen akan menjadi lebih mudah dipahami melalui contoh. Berikut contoh lengkapnya yang bisa Anda terapkan dalam bisnis.
Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)
Sistem informasi yang ini biasanya memakai kecerdasan buatan dalam menganalisis pemecahan masalah menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang sudah diprogram kedalamnya. Contoh dari ES dan AI adalah sistem jadwal mekanik.
Executive Support System (ESS)
Sistem ini akan membantu manajer untuk bisa berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dan bisnis. Caranya yaitu dengan memakai bantuan dari grafik serta pendukung dari komunikasi yang lain.
Supply Chain Management (SCM)
Pada sistem ini, manfaat yang diperoleh dari manajemen adalah mengintegrasikan data penting seperti suplai dari pemasok, produsen, hingga pengecer. Tidak tanggung-tanggung, bahkan sampai ke konsumen paling akhir. Biasanya sistem ini menjadi satu dengan sistem pembukuan perusahaan pada software akuntansi.
Office Automation System (OAS)
Contoh sistem informasi berikutnya adalah OAS atau Office Automation System. Aplikasi ini memiliki fungsi untuk melancarkan komunikasi antara departemen di dalam perusahaan. Caranya dengan mengintegrasi dan menggabungkan server komputer di setiap user perusahaan. Contoh OAS adalah melalui email.
Informatic Management System (IMS)
IMS memiliki fungsi untuk mendukung spektrum tugas di dalam organisasi. IMS juga bisa dimanfaatkan dalam menganalisis pembuatan keputusan. Beberapa fungsi informasi dan program komputerisasi bisa disatukan dalam IMS. Jangan salah ya, informatic management systems ini memiliki pengertian yang berbeda dengan sistem informasi manajemen.
Enterprise Resource Planning (ERP)
Biasanya perusahaan besarlah yang sering menggunakan sistem informasi manajemen ERP. Tapi, sistem ini juga bisa digunakan dalam skala kecil. ERP biasanya dipakai pada pengelolaan manajemen serta melakukan pengawasan yang terintegrasi antara unit-unit perusahaan.
Kesimpulan
Pada bisnis di sebuah organisasi dan perusahaan sistem manajemen informasi merupakan alat yang digunakan untuk mendukung proses, operasional, evaluasi dan TI.
Di bidang apapun, informasi sangat penting termasuk di dalam bisnis dan perusahaan sehingga penerapan sistem ini sangat penting dilakukan. Dalam penerapan sistem manajemen informasi, terdapat banyak informasi yang dibuat dalam bentuk data maka kamu butuh software akuntansi modern untuk menyimpan segala data.
Salah satu software akuntansi modern yang bisa kamu gunakan dan mudah diaplikasikan adalah MASERP. Software ini bisa memastikan semua data tersimpan dengan rapi, jelas, dan aman. Sehingga kamu bisa menggunakan data dari waktu ke waktu untuk menganalisa atau mengevaluasi data tersebut.
Baca Juga: ISO 27001: Standar untuk Sistem Manajemen Keamanan Informasi
