Ada banyak jenis manajemen yang diterapkan di perusahaan, mulai dari manajemen pemasaran, keuangan, produksi, termasuk sistem manajemen informasi.
Tanpa adanya manajemen di dalam sebuah perusahaan maka segala proses yang ada di dalamnya tidak akan berjalan dengan baik dan maksimal.
Seperti yang diketahui juga bahwa manajemen merupakan sumber informasi dari segala kegiatan termasuk hal-hal penting dalam mengambil keputusan.
Nah, tidak berjalan begitu saja pengolahan dan pemanfaatan data perusahaan yang menjadi alat sumber informasi yang akan lebih maksimal jika perusahaan kamu menggunakan sistem informasi tersebut.
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, manajemen sangat penting diterapkan di dalam kehidupan sebuah organisasi, mulai dari yang paling kecil sekalipun, baik individu dan kelompok.
Nah, di dalam perusahaan yang struktur organisasinya lebih kompleks maka seorang manajer harus memperhatikan pengelolaan kegiatan serta data dalam sistem informasi.
Jika dari tadi kita membicarakan manajemen sistem informasi dan belum mengetahui pengertiannya secara jelas dan rinci, yuk mari simak pengertian sebelum lanjut membahas fungsi, jenis, hingga contohnya.
Pengertian Sistem Manajemen Informasi
Sistem Manajemen Informasi atau biasa disebut management information system ini adalah sebuah sistem perencanaan sebuah organisasi yang memiliki peran penting atas pengendalian internal.
Adapun, sistem manajemen informasi dalam bisnis mencakup pemanfaatan dokumen, manusia, teknologi, serta prosedur dalam akuntansi manajemen.
Untuk apa perusahaan menerapkan sistem manajemen informasi? Tidak dibuat cuma-cuma, manajemen ini dibuat untuk memecahkan beragam masalah dalam bisnis.
Seperti masalah layanan, biaya produk, serta strategi bisnis. Intinya, sistem tersebut akan membantu yang hasilnya akan bermanfaat dan digunakan untuk menganalisis sistem informasi yang lain pada penerapan aktivitas operasional suatu organisasi.
Baca Juga: Manajemen Operasional
Fungsi Sistem Manajemen Informasi
Dalam organisasi perusahaan atau bisnis, sistem ini sangat dibutuhkan karena memiliki tingkat kompleksitas tinggi dalam organisasi bisnis.
Karena jika sebuah perusahaan atau organisasi tidak memiliki informasi dan pengelolaan yang tepat serta sistem manajemen yang baik mungkin tidak ada momen pengambilan keputusan dengan baik.
Keputusan yang bisa diambil pada setiap ingin berkegiatan harus berdasarkan informasi yang relevan dan telah terverifikasi.
Bagaimana informasi yang disajikan tidak relevan? Tentu perusahaan bisa mengalami kerugian yang besar, bahkan produktivitas perlahan akan menurun.
Membantu Proses Pengambilan Keputusan
Fungsi sistem manajemen informasi yang pertama adalah tentu agar bisa membantu dalam proses keputusan bisnis.
Seperti yang sudah dibahas berkali-kali sebelumnya bahwa sebuah sistem informasi harus didapatkan sumber data-data yang valid dan relevan.
Tidak hanya valid dan relevan tapi juga mengandung sebuah fakta. Nah, jika sudah dapat informasinya maka sistem manajemen tersebut dalam bisnis Anda akan menerapkan dan menghasilkan keputusan yang lebih terstruktur.
Baca Juga : ISO 27001: Standar untuk Sistem Manajemen Keamanan Informasi
Membantu Menemukan Suatu Masalah
Selain bisa membantu membuat keputusan-keputusan sistem manajemen informasi juga bisa membantu dalam menemukan suatu masalah pada organisasi dan bisnis di perusahaan.
Nah, dari setiap aspek kegiatan sistem informasi ini akan memberikan data-data serta informasi yang relevan, valid dan sesuai fakta.
Jika terdapat masalah atau kesalahan pada manajemen makan manajemen bisa melihat dari data-data yang diberikan, sekaligus mencari solusinya dari permasalahan tersebut.
Membantu Mendapatkan Data Evaluasi dan Membandingkan Kinerjanya
Sejak pertama kali perusahaan berdiri pasti memiliki atau menyimpan history data, evaluasi kerja, dan menyimpannya basis data (database).
Setiap tahun, bulan, minggu, bahkan hari perusahaan pasti ingin tumbuh dan berkembang. Jadi, dengan adanya sistem tersebut perusahaan bisa melihat dan membandingkan kinerja bisnis perusahaan kamu dengan lebih mudah dan cepat.
Koordinasi yang Baik dan Lancar
Seperti yang diketahui di dalam sebuah perusahaan pasti terdapat banyak departemen, divisi, dan lain-lainnya, yang memiliki tugas masing-masing.
Dengan banyaknya departemen maka perlu adanya sebuah sistem manajemen informasi yang membantu seluruh kegiatannya agar bisa berkoordinasi dengan baik.
Nah, dengan adanya sistem ini maka mereka bisa membantu karena memiliki kemampuan untuk membantu koordinasi masing–masing departemen atau divisi.
Dari sistem tersebut maka akan ada kegiatan pertukaran informasi yang tentunya akan menjadi lebih dan cepat dengan manajemen yang terstruktur kepada masing-masing departemen.
Selain itu juga, hubungan yang sehat akan terbentuk pada setiap staff dalam departemen yang satu dengan yang lainnya dalam pertukaran informasi.
Jenis Laporan yang Dihasilkan Sistem Manajemen Informasi
Penerapan sistem manajemen di sebuah perusahaan menghasilkan sebuah data-data dan menyimpannya untuk membuat laporan.
Data-data tersebut disimpan dan dapat digunakan para profesional bisnis untuk menganalisis, evaluasi, dan membuat keputusan. Adapun tiga jenis laporan dasar yang ada pada sistem ini:
Laporan yang Dijadwalkan
Adapun jenis laporan ini dibuat secara berkala. Selain itu, laporan ini juga dibuat menggunakan aturan yang biasa disediakan pemohon untuk menarik dan mengatur data.
Perusahaan membuat laporan terjadwal agar bisa memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data dari waktu ke waktu. Bahkan, untuk menganalisa dengan data lama.
Contohnya, sebuah minimarket bisa melihat persentase barang-barang yang hilang berdasarkan bulan, kenaikan harga dan lainnya
Ad-hoc
Jenis laporan sistem manajemen informasi yang selanjutnya adalah laporan satu kali atau ad-hoc yang biasa dibuat pengguna untuk menjawab pertanyaan.
Adapun, jika laporan yang dibuat berguna kamu dapat mengubah laporan ad-hoc menjadi laporan terjadwal.
Real-time
Yang terakhir adalah laporan real-time yang memungkinkan seseorang untuk memonitor perubahan yang bisa saja. Perubahan seperti apa?
Contoh perubahannya ketika kepala customer service dapat melihat lonjakan volume panggilan yang tidak terduga.
Nah, dengan laporan real-time kepala CS bisa mengubah bahkan menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas dengan cara mengecek beberapa panggilan di tempat lain.
Contoh Sistem Informasi Manajemen
Kamu masih bingung bentuk dari penerapan sistem manajemen ini? Nah, agar lebih paham bagaimana jika kamu melihatnya dalam bentuk contoh. Berikut beberapa contoh SMI yang bisa kamu terapkan di perusahaan.
Executive Support System (ESS)
Contoh sistem manajemen informasi yang pertama adalah Executive Support System (ESS), di mana sistem ini akan membantu sang manajer perusahaan agar lebih mudah berinteraksi dengan semua departemen perusahaan. Sistem ini dilengkapi dengan bantuan dari grafik serta pendukung dari komunikasi lain.
Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)
Contoh selanjutnya adalah GDSS yang berfungsi untuk membantu kamu mencari solusi atas masalah hingga kesalahan.
Bagaimana caranya? Sistem GDSS ini biasanya memiliki bentuk kuisioner, konsultasi, serta skenario. Contoh dari GDSS adalah e-government.
Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)
Contoh sistem manajemen informasi yang selanjutnya, adalah Expert System dan Artificial Intelligent. Adapun sistem informasi ini menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisis dan memecahkan suatu masalah.
Namun, pengetahuan yang digunakan dari tenaga ahli yang sudah dimasukan program di dalamnya.
Decision Support System (DSS)
Untuk masalah pengambilan keputusan, kamu juga bisa menggunakan decision support system yang bisa membantu manajer untuk mengambil keputusan.
Contoh dari DDS sendiri adalah link elektronik.
Kesimpulan
Jadi, dalam bisnis di sebuah organisasi dan perusahaan sistem manajemen informasi merupakan alat yang digunakan untuk mendukung proses, operasional, evaluasi dan TI.
Di bidang apapun, informasi sangat penting termasuk di dalam bisnis dan perusahaan sehingga penerapan sistem ini sangat penting dilakukan.
Dalam penerapan sistem manajemen informasi, terdapat banyak informasi yang dibuat dalam bentuk data maka kamu butuh software akuntansi modern untuk menyimpan segala data.
Salah satu software akuntansi modern yang bisa kamu gunakan dan mudah diaplikasikan adalah MASERP.
Sekecil atau sebesar apapun perusahaan atau organisasi kamu kamu tetap bisa menggunakan software akuntansi modern ini.
Software ini bisa memastikan semua data tersimpan dengan rapi, jelas, dan aman. Sehingga kamu bisa menggunakan data dari waktu ke waktu untuk menganalisa atau mengevaluasi data tersebut.