Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Quotation (PQ)

Purchase order sangat tidak asing dalam transaksi jual beli. Biasanya pembeli membuat dokumen PO ini untuk bukti barang atau produk pesanan mereka.

Ingat ya, purchase order berbeda dengan invoice.

Lalu apakah purchase order (PO) sama dengan purchase quotation (PQ)?

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase order (PO) adalah sebuah dokumen yang menunjukkan tipe-tipe, kuantitas produk dan servis yang dijual oleh supplier sesuai dengan kesepakatan harga dengan penjual.

Sebuah purchase order dibuat oleh pembeli lalu dikirimkan ke supplier atau penjual.

Apa Saja Isi Purchase Order?

Dokumen ini harus berisikan:

• Tanggal pengeluaran
• Nomor PO
• Detail Barang
• Rincian Pengiriman
• Pajak (PPN, jika ada)
• Nama dan Alamat Pembeli
• Nama dan Alamat Penjual
• Syarat dan Ketentuan

Siapa yang Membuatnya?

Dokumen ini dibuat oleh pembeli itu sendiri. Jika dalam konteks perusahaan, seorang staff dari departemen purchasing bertugas menyusun dan mengatur proses pembelian suatu barang atau jasa.

Namun, ada beberapa perusahaan yang mengandalkan jasa pihak ke-3 untuk mengatur keuangan purchase order.

Kapan diterbitkan dalam Proses Purchasing?

Purchase order biasanya digunakan pada saat kapanpun perusahaan melakukan transaksi pembelian barang atau stok dan harus memenuhi pesanan dan memproses pembayaran kepada supplier.

Dibuat sesudah mengirimkan Purchase Quotation (PQ), karena dokumen ini menjelaskan kontrak penjualan.

Sebuah gambar siklus 8 tahapan proses purchasing dari invensis.net dibawah ini dapat membantu Anda untuk membayangkan pada tahap apa sebuah PO dikeluarkan.

Apa Penerbitan PO Terikat Hukum?

Karena tahap ini menjelaskan kontrak, tentunya penerbitannya terikat hukum, jika salah satu pihak melanggarnya akan dikenakan sanksi sesuai syarat dan ketentuan umum penerbitan purchase order.

Kenapa Perusahaan Membuat PO?

Ada beberapa alasan yang mendasari kenapa dokumen legal ini dibuat:

Kejelasan Ekspektasi

Pesanan pembelian memungkinkan pembeli untuk mengklarifikasi kebutuhan mereka yang sebenarnya kepada vendor.

Ini tidak hanya membantu memastikan bahwa Anda melakukan keputusan yang benar, tetapi kedua belah pihak dapat menggunakannya sebagai cek formal jika pesanan tidak dikirimkan seperti yang diharapkan.

PO Membantu Mengelola Pesanan

Dokumen PO memberikan departemen purchasing dokumentasi resmi tentang pengiriman yang masuk atau yang tertunda, memungkinkan mereka untuk melacak dan mengelola pesanan secara lebih efektif.

Membantu Budgeting

Setelah dokumen ini dibuat, pembeli dapat memasukkan biaya ini ke dalam anggaran perusahaan. Perusahaan mendapatkan manfaat dari memiliki catatan yang jelas tentang berapa banyak uang yang dihabiskan.

Penerbitan PO Mengikat Secara Hukum

Seringkali ini menjadi pertanyaan bagi banyak orang, sudah jelas jika dokumen ini diterbitkan sifatnya mengikat secara hukum, tertera di dalam syarat dan ketentuan umum PO poin 1, yaitu:

Order Pembelian ini dikirimkan melalui faksimili atau email kepada Pemasok (Order Pembelian asli akan dikirimkan oleh Perusahaan kepada Pemasok (jika diminta).

Dengan diterimanya salinan Order Pembelian tersebut melalui faksimili atau email dari Perusahaan, Pemasok dianggap menyetujui dan tunduk pada ketentuan dan syarat-syarat Order Pembelian ini dan ketentuan dan syarat-syarat lain yang disepakati secara tertulis antara Perusahaan dan Pemasok.

Singkatnya, jika pembeli sudah menerbitkan purchase order kepada supplier, maka sudah bersifat mutlak dan harus dilaksanakan hingga ke tahap pembayaran.

Bagian Kunci Penting dari Rekam Audit

Auditor memeriksa perbedaan dokumen keuangan. Mereka tertarik pada barang dan jasa yang masuk dan pembayaran keluar.

Penerbitan, pemrosesan dan pencatatan pesanan pembelian adalah cara yang bagus untuk membuat auditor senang.

Lima manfaat di atas memang lebih dirasakan oleh pembeli, tetapi PO juga merupakan dokumen penting untuk vendor.

Vendor menggunakannya untuk pemenuhan pesanan dan pemrosesan pembayaran.

Studi Kasus Praktik PO

Studi kasus penting untuk disertakan, agar kamu memahami kegunaan purchase order dan seberapa penting praktiknya dalam dunia perusahaan.

Purchaseorderfinancing.com adalah sebuah perusahaan Finance Solutions di Chicago, beberapa jasa yang ditawarkannya adalah pendanaan PO, anjak piutang dan pembiayaan piutang usaha.

Studi kasus pembiayaan PO yang mereka sajikan adalah: bekerja sama dengan klien yang mendapatkan pendanaan PO dan memberikan solusi strategis dan mengoordinasikan pendanaan dengan cepat ke perusahaan-perusahaan.

Consumer Electronic

Klien: Pialang Consumer Electronic Internasional (Broker).

Supplier Klien: Perusahaan manufaktur pemula di Asia yang harganya jauh lebih rendah dari pesaing mereka.

Peluang: Klien pernah memiliki hubungan yang kuat dengan retailer dus besar dan berkomitmen hampir 100% dari kapasitas produsen pemula. Tetapi klien merasa takut jika supplier start-up nya yang sekarang akan langsung bekerja dengan retailer dus besar.

Solusi: PurchaseOrderFinancing.com mampu menyediakan dana PO 100% dari produksi, dan membantu mengamankan hubungan jangka pendek dan jangka panjang untuk klien. Klien tidak lagi menjadi pialang, ia sekarang mendapatkan penghasilan lebih banyak sebagai distributor.

Manufaktur Makanan

Klien: Sebuah perusahaan kecil di bidang manufaktur makanan.

Supplier Klien: Perusahaan retail besar, menjual produk klien secara nasional.

Peluang: Supplier mengajak klien untuk going national dalam waktu 6 bulan. Perusahaan co-packer yang bekerja sama dengan klien tidak dapat menyanggupi pembayaran dalam waktu 60 hari.

Solusi: PurchaseOrderFinancing.com bekerja dengan klien dan co-packer mereka untuk menentukan jumlah modal yang akan diperlukan untuk memfasilitasi transaksi.

Real Estate

Klien: Seorang pekerja Real Estate muda yang profesional.

Supplier: Developer Real Estate besar.

Peluang: Developer pernah meminta makelar untuk memberi tahu dia apakah dia pernah menemukan jenis properti tertentu. Dia melakukannya dan menyadari bahwa potensi keuntungannya secara signifikan lebih besar jika dia dapat membeli properti itu sendiri, kemudian menjualnya kembali kepada developer, sebagai lawan dari hanya mengambil komisi atas penjualan langsung.

Solusi: PurchaseOrderFinancing.com mengatur pendanaan berdasarkan potensi kontrak re–sale dan bukan pada situasi keuangan pribadi klien. Dan klien sekarang mampu mencapai laba yang lebih besar.

---

Setelah memahami purchase order, mari kita lanjut ke pembahasan purchase quotation (PQ).

Seperti yang sudah dibahas dalam paragraf sebelumnya mengenai 8 tahapan purchasing process, PQ berada di urutan ke-2 sebelum dibuatnya PO.

Terkadang, beberapa praktisi bisnis masih bingung dengan istilah ini, fungsinya dan pada tahapan apa tepatnya diterbitkan.

Apa itu Purchase Quotation (PQ)?

Purchase Quotation atau disebut juga request for purchase quotation (RfQ) adalah tahap awal dari purchase order ketika tidak ada konfirmasi dari supplier tidak hanya tentang harga dan ketersediaan produk.

Semakin detail isinya, semakin baik.

Biasanya dokumen ini berisikan spesifikasi barang, kualitas, dan juga ketentuan pembayaran.

Status dari PQ akan berubah menjadi PO jika supplier sudah menyetujui semua keterangan yang disebutkan dalam quotation.

Apa Saja Isinya?

Untuk memastikan isi dari PQ akurat, sertakan informasi dan syarat ketentuan yang mendetail.

Informasi dasar:

• Nomor Quotation, tanggal dikeluarkan, tanggal penyerahan terakhir
• Nama penerbit, alamat, lokasi, detail kontak
• Contact person untuk pertanyaan teknis dan komersial
• Alamat pengiriman dan instruksi detail

Spesifikasi:

• Deskripsi atau nomor bagian, gambar
• Persyaratan kualitas

Kualitas dan Kuantitas:

• Diperlukan persetujuan sampel
• Volume atau tidak diperlukan bulanan / tahunan
• Keterampilan dan kompetensi personel (jika merupakan servis, bukan berupa barang)
• Persyaratan dan sertifikasi mutu
• Jaminan

Ketentuan Pembayaran:

• Hari dari tanggal pembuatan faktur
• Diskon pembayaran awal
• Periode pengikatan penawaran

Ketika membahas harga atau pricing, sertakan template kepada supplier agar mudah dianalisa:

• Bahan baku
• Buruh
• Biaya pengiriman
• Overhead dan keuntungan

Draft kontrak dengan syarat dan ketentuan harus disertakan dengan PQ yang dikirim ke supplier.

Jika tidak ada kontrak, supplier harus mencatat bahwa spesifikasi dapat digunakan sebagai dokumentasi yang mengikat secara hukum.

Anda juga harus meminta layanan nilai tambah apa pun yang dapat dimasukkan supplier dalam pricing mereka.

Siapa yang Membuat Purchase Quotation?

Seperti yang telah disebutkan diatas, pembuatan dokumen ini termasuk ke dalam rangkaian 8 tahapan proses purchasing.

Sehingga pembuatnya masih tetap sama yaitu staff dari departemen purchasing sebuah perusahaan.

Atau beberapa perusahaan yang mengandalkan jasa pihak ke-3 untuk mengatur proses pembuatan PO.

Kegunaannya Bagi Perusahaan

Purchase quotation dibutuhkan karena dikeluarkan ketika perusahaan mengetahui apa yang dibutuhkan.

Sebuah perusahaan dapat menguraikan daftar persyaratan khusus untuk vendor dengan menerbitkan dokumen ini.

Dokumen ini diterbitkan setelah mengadakan kunjungan langsung ke supplier, atau ketika Anda sudah yakin mengetahui apa saja barang atau jasa yang dibutuhkan secara detail.

Apa Penerbitan PQ Terikat Hukum?

Jawabannya: Ya.

Sama halnya dengan penerbitan PO, dokumen ini bersifat mutlak dan terikat hukum.

Jika telah melalui revisi dan tidak bisa diubah setelah diterima oleh supplier, kecuali jika supplier mengubah jumlah barang atau jenis pekerjaan yang diperlukan.

Anda menemukan sesuatu yang sepenuhnya di luar ruang lingkup dari apa yang telah disepakati sebelumnya di PQ.

Seberapa Penting dalam Proses Purchasing?

Tentunya, sangat penting.

Dengan memahami tujuan dan fungsi masing-masing dokumen PO dan PQ, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas setiap kegiatan.

Juga yang utama, dapat membebaskan waktu, sumber daya karyawan dan mengurangi kesalahan yang dapat merugikan karena banyaknya human error.

Studi Kasus Hukum PO dan PQ

Ada studi kasus menarik mengenai dokumen legal PO dan PQ yang dikutip dalam artikel thecontractsguy.net.

Dalam artikel ini, Brian Rogers, pengacara hukum bisnis berlisensi di Amerika menceritakan tentang kasus hukum yang pernah ia hadapi, terutama yang berhubungan dengan dokumen legal bisnis.

“Saya juga menyarankan orang-orang untuk menegosiasikan persyaratan yang penting – bahkan jika mereka tidak menandatangani kontrak yang dinegosiasikan sepenuhnya – dan meminta kedua belah pihak menandatangani dokumen yang menetapkan persyaratan tersebut, karena Anda tidak dapat memenangkan pertarungan dokumen-dokumen yang terikat hukum.”

Kita dapat melihat bahwa dokumen legal berkaitan dengan pembayaran yang terikat hukum di Amerika sangatlah kuat mengikat.

Tapi bagaimana dengan iklim hukum di Indonesia?

Sebuah artikel milik hukumonline.com menjelaskan tentang seberapa kuat hukum ini mengikat dalam dunia bisnis yaitu tercatat dalam pasal 23 ayat (1) UU Mata Uang.

“Setiap orang dilarang menolak untuk menerima Rupiah yang penyerahannya dimaksudkan sebagai pembayaran atau untuk menyelesaikan kewajiban yang harus dipenuhi dengan Rupiah dan/atau untuk transaksi keuangan lainnya di Wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.”

Tips Membuat PO dan PQ yang Benar dan Aman

Brian memberikan tips-tips yang dapat dilakukan oleh pelaku bisnis untuk memastikan bahwa mereka tidak berakhir dengan persyaratan kontrak yang tidak diinginkan.

• Jika memungkinkan, negosiasikan sepenuhnya kontrak Anda dan minta kedua pihak (pembeli dan supplier) menandatanganinya.
• Draft satu set syarat dan ketentuan standar untuk perusahaan Anda untuk digunakan ketika Anda adalah pembeli dan satu set untuk digunakan ketika Anda adalah penjual.
• Syarat dan ketentuan standar harus komprehensif, berurusan dengan semua hal penting. Kegagalan untuk mengatasi suatu masalah sangat meningkatkan kemungkinan bahwa ketentuan pihak lain mengenai hal itu akan dikendalikan.
• Syarat dan ketentuan harus berisi keberatan terhadap persyaratan tambahan dan berbeda yang terkandung dalam dokumen apa pun yang disajikan oleh pihak lain, seperti PO atau PQ.
• Sampaikan syarat dan ketentuan Anda kepada pihak lain sedini mungkin dalam proses purchasing, dan persyaratan itu harus disajikan setiap kali Anda mengirim dokumen legal ke pihak lain yang terkait dengan transaksi.
• Dalam banyak kasus, syarat dan ketentuan harus ditempatkan secara online dan dimasukkan dengan referensi ke semua dokumen PO Anda (termasuk e-mail). Untuk membantu Anda memastikan bahwa dokumen tersebut diinfokan kepada supplier.
• Latih semua tim Anda yang berurusan dengan klien dan supplier berkenaan dengan masalah hukum dan bisnis untuk mengetahui pembentukan kontrak dan potensi modifikasi kontrak. Jika tidak, Anda mungkin berakhir dengan kontrak dan modifikasi yang tidak diinginkan, seperti kasus ini di mana percakapan SMS, atau pun online chat dapat mengubah kontrak tertulis.

Kesimpulan

Purchase order (PO) adalah sebuah dokumen yang menunjukkan tipe-tipe, kuantitas produk dan servis yang dijual oleh supplier sesuai dengan kesepakatan harga dengan penjual.

PO dibuat oleh pembeli atau staff keuangan yang di dalamnya berisi tanggal pengeluaran, nomor PO, detail barang, rincian pengiriman, pajak, serta nama dan alamat pembeli dan penjual.

PO dibuat sesudah mengirimkan Purchase Quotation (PQ).

Status dari PQ akan berubah menjadi PO jika supplier sudah menyetujui semua keterangan yang disebutkan dalam quotation.

Di zaman yang sudah bergantung pada teknologi, sebaiknya perusahaan atau bisnis Anda dapat beradaptasi dengan teknologi agar bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis.

Pencatatan purchase order (PO) bisa anda lakukan di fitur Bill of Material yang tersedia software akuntansi seperti MASERP.

Fitur Bill of Material tersebut juga dapat memudahkan Anda menentukan harga pokok produksi (HPP) sementara dan final setelah memperoleh biaya tenaga kerja, bahan baku dan marketing.

MASERP juga dapat dicustom sesuai kebutuhan perusahaan dan bisnis Anda. Segera konsultasikan kebutuhan Anda kepada konsultan ahli kami, gratis!

Sampai jumpa di artikel berikutnya!

Baca Juga: Laporan Keuangan Perusahaan