Mengenal Pengendalian Internal untuk Mencegah Kerugian Perusahaan

Setiap perusahaan atau bisnis wajib menerapkan sebuah sistem untuk mengatur kegiatan operasionalnya. Salah satu sistem yang bisa diterapkan dalam manajemen adalah sistem pengendalian internal.

Ketika menjalankan  sistem yang baik, perusahaan bisa mencegah risiko yang akan terjadi seperti kecurangan yang bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Apa itu pengendalian internal? Artikel ini akan membahas lengkap mengenai pengendalian internal beserta tujuan, komponen, fungsi dan contohnya dalam sebuah bisnis.

Pengertian Pengendalian Internal

Menurut AICPA (The American Institute of Certified Public Accountants), pengendalian internal adalah rencana organisasi dan semua metode yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aset (aktiva), menjaga akurasi dan kepercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen perusahaan.

Sederhananya, pengendalian internal adalah pencegahan risiko untuk meminimalisir kerugian yang mungkin disebabkan karena satu kegiatan perusahaan.

Jadi, perusahaan bisa langsung mengambil sebuah tindakan yang sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

Pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua kategori yaitu pengendalian intern akuntansi dan administrasi.

Pengendalian akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan fungsi, penyimpanan, pencatatan dan pengawasan fisik atas kekayaan yang dimiliki perusahaan.

Sedangkan pengendalian intern administrasi contohnya adalah analisis statistik dan pengendalian mutu kegiatan dan kinerja perusahaan.

Baca Juga: Pengertian Manajemen Risiko Secara Lengkap Bagi Perusahaan

Tujuan Pengendalian Internal

Selain untuk meminimalisir kerugian bagi perusahaan, pencegahan risiko ini juga memiliki banyak tujuan apabila diterapkan oleh perusahaan. Apa saja tujuannya?

  1. Melindungi harta dan aset perusahaan
  2. Menjaga keakuratan dan kepercayaan data akuntansi beserta informasi yang diperoleh dari sistem informasi perusahaan
  3. Menyiapkan laporan keuangan perusahaan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku
  4. Mendorong ketaatan dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen
  5. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan dalam kegiatan operasionalnya.

Baca Juga: ISO 31000: Sistem Manajemen Risiko

Komponen Pengendalian Internal

Setelah mengetahui tujuan dari pengendalian internal bagi perusahaan, sekarang yang perlu Anda ketahui adalah komponen yang mendukung pengendalian tersebut. Komponen pengendalian internal meliputi lingkungan pengendalian (control environtment), kegiatan pengawasan (control activities), pemahaman risiko (risk assessment), informasi dan komunikasi (information and communication) dan pemantauan (monitoring).

Lingkungan Pengendalian

Sebuah sistem pengendalian tentunya membutuhkan lingkungan yang berupa sarana dan prasarana perusahaan agar sistem bisa berjalan baik. Lingkungan pengendalian ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

  • Komitmen manajemen terhadap integritas dan etika
  • Cara operasional yang digunakan oleh manajemen serta filosofi yang dianutnya
  • Struktur organisasi yang jelas agar tidak ada karyawan yang paling berkuasa dalam menangani suatu kegiatan
  • Komite audit yang mengawasi dewan direksi perusahaan
  • Pemisahan tanggung jawab dan tugas dalam pencatatan, penyimpanan dan pemberian otoritas
  • Sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas dan berkompeten
  • Faktor eksternal yang juga mempengaruhi perusahaan seperti pihak bank atau asuransi.

Pengawasan

Pengawasan adalah berbagai cara yang digunakan perusahaan untuk menerapkan pengendalian operasi perusahaan. Cara yang diterapkan dapat berupa pembagian tugas dan tanggung jawab, pemberian kuasa dalam suatu keguatan dan transaksi perusahaan, perancangan dan pemanfaatan dokumen yang baik, perlindungan terhadap aset dan dokumen persusahaan serta pengawasan terhadap kinerja secara independen.

Pemahaman Risiko

Pihak manajemen harus dapat mengenali berbagai risiko yang ditemui oleh perusahaan, jadi akan ada langkah pencegahan untuk mengurangi kerugian yang dialami perusahaan.

Risiko yang mungkin dihadapi perusahaan bisa berupa risiko strategis, finansial dan informasi.

  • Risiko strategis: ada aktivitas perusahaan yang dilakukan dengan cara yang salah dan perusahaan tidak bisa mencapai tujuannya dengan baik.
  • Risiko finansial: perusahaan  mengalami kerugian keuangan seperti pemborosan atau pencurian.
  • Risiko informasi: sistem informasi perusahaan tidak dapat dipercaya sehingga informasi tidak relevan.

Baca Juga: Financial Risk Management

Informasi dan Komunikasi

Perusahaan harus menjaga komunikasi ke karyawan, seperti penyampaian tugas yang jelas. Hal ini dilakukan agar perusahaan bisa meminimalisir adanya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

Keuangan menjadi salah satu hal penting bagi perusahaan, dengan informasi dan komunikasi yang jelas di lingkup organisasi tentu saja dapat meminimalisir kesalahan bahkan kerugian bagi perusahaan.

Pemantauan

Pengendalian internal di perusahaan juga perlu diawasi apabila ada yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.

Perusahaan dapat mengambil tindakan secepatnya untuk mengatasi hal tersebut. Cara monitoringnya bisa dilakukan dengan salah satu cara di bawah ini:

  1. Supervisi yang membimbing karyawan
  2. Sistem akuntansi yang dipertanggungjawabkan dan bias digunakan untuk menilai kinerja seluruh organisasi
  3. Audit internal untuk menilai sistem yang sudah dijalankan perusahaan dan laporan untuk manajemen mengenai perbaikan yang diperlukan.

Fungsi Pengendalian Internal

Ada tiga fungsi pengendalian internal bagi perusahaan yaitu pengendalian preventif, detektif dan korektif.

  1. Pengendalian preventif: dilakukan sebelum timbulnya masalah yaitu dengan membuat peraturan dalam menjalankan kegiatan perusahaan.
  2. Pengendalian detektif: dilakukan untuk mendeteksi masalah yang sudah muncul seperti audit berkala.
  3. Pengendalian korektif: untuk mengidentifikasi dan memperbaiki risiko yang muncul seperti melakukan perbaikan sistem yang tidak berjalan baik.

Baca Juga: 9 Prosedur Audit Untuk Hasil yang Akurat

Contoh Pengendalian Internal

Setelah mengetahui pengertian, tujuan, fungsi dan komponen dari pengendalian internal, mungkin Anda ingin memiliki gambaran bagaimana sistem ini diterapkan dalam sebuah perusahaan atau bisnis.

Contohnya pada sebuah minimarket yang buka 24 jam, minimarket memiliki mesin kasir untuk mencatat setiap penjualan dan struk pembayaran untuk pelanggan. Minimarket ini bisa melakukan cara-cara untuk mencegah masalah atau kejahatan seperti:

  • Lokasi kasir yang dapat dilihat dari luar agar mudah meminta pertolongan saat ada perampokan
  • Ada petugas keamanan dan jangan biarkan hanya satu orang karyawan toko saja yang bertugas saat malam hari
  • Lakukan penyetoran kas ke bank sebelum bank tutup
  • Simpan kas dalam jumlah kecil untuk kembalian pembayaran
  • Wajib memasang CCTV dan sistem alarm untuk mencegah tindak kejahatan.

Kesimpulan

Pengendalian internal adalah rencana dan semua cara yang diterapkan perusahaan untuk melindungi aset (aktiva), menjaga akurasi dan kepercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan kepatuhan terhadapn kebijakan manajemen perusahaan.

Pengendalian akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan fungsi, penyimpanan, pencatatan dan pengawasan fisik atas kekayaan yang dimiliki perusahaan. Sedangkan pengendalian intern administrasi contohnya adalah analisis statistic dan pengendalian mutu kegiatan dan kinerja perusahaan.

Komponen pengendalian internal meliputi lingkungan pengendalian (control environtment), kegiatan pengawasan (control activities), pemahaman risiko (risk assessment), informasi dan komunikasi (information and communication) dan pemantauan (monitoring).

Ada tiga fungsi pengendalian internal bagi perusahaan yaitu pengendalian preventif (dilakukan sebelum timbul masalah), detektif (mendeteksi masalah yang sudah muncul) dan korektif (memperbaiki masalah).

Untuk memudahkan Anda mengintegrasikan semua urusan organisasi, Anda dapat menggunakan software ERP (Enterprise Resources Planning) seperti MASERP.

Software MASERP dapat membantu meminimalisir risiko bisnis karena dapat menggabungkan data bisnis untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Data yang berada di MASERP bisa membantu mengelola ketidakpastian berupa informasi tentang gangguan dan supply chain bisnis Anda.

MASERP juga menyediakan fitur Inventory Management yang memungkinkan Anda melacak tingkat dan nilai stock secara real time.

Untuk mengantisipasi risiko bisnis dan tertarik untuk menggunakan software MASERP, segera konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan ahli kami, GRATIS!

Jangan lupa share artikel ini!

New call-to-action