Apakah Anda pernah mendengar tentang fleet management system Bukan seperti fitur twitter loh, fleet management disini berfungsi mempermudah pengelolaan aset, menginventariskan jumlah kendaraan transportasi yang beroperasi, hingga informasi teraktual mengenai harga kendaraan. Banyak faktor eksternal seperti pengelolaan pajak, hukum yang berlaku hingga ketidakstabilan harga pasar. Maka dari itu perusahaan kendaraan bermotor membutuhkan suatu sistem terintegrasi untuk mempermudah pekerjaan mereka.
Selain itu juga dapat meminimalisir risiko yang terkait dengan keselamatan, pencurian/penyalahgunaan, meningkatkan efisiensi, dan produktivitas. Untuk dapat meningkatkan performa dari Fleet Management, maka diperlukan suatu sistem untuk memantau dan mengontrol kinerja kendaraan maupun kinerja pengemudi.
Pengertian Fleet Management
Fleet Management berorientasi pada penggunaan software, dan teknologi untuk membantu sebuah perusahaan transportasi untuk mempertahankan kondisi perusahaannya agar bisa tetap optimal. Secara spesifik, sistem ini mampu mengurangi biaya operasional kendaraan, meningkatkan efisiensinya, serta memastikan setiap kendaraan sesuai dengan standar yang ditentukan oleh pemerintah. Untuk menurunkan risiko kecelakaan yang bisa saja terjadi, fleet management pun bisa diandalkan. Hal ini disebabkan oleh kondisi transportasi yang selalu prima sehingga pemicu kecelakaan seperti rem blong atau mesin mogok dapat dihindari.
Baca Juga: Tips Penerapan Fleet Management yang Efektif
Fungsi Fleet Management
Aman dan Nyaman
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, proses perawatan kendaraan yang dilakukan mampu meningkatkan keamanan dan kenyamanan pengemudi. Kendaraan yang dirawat secara berkala akan terasa seperti baru sehingga risiko-risiko kecelakaan pun terhindari.
Standar Perusahaan dan Pemerintah
Fungsi lain fleet management yakni menjaga kondisi perusahaan agar tetap terjaga standarnya sesuai dengan aturan-aturan yang ditetapkan oleh perusahaan dan pemerintah. Pasalnya, setiap perusahaan tentu mempunyai standar dan aturan sendiri terhadap armadanya. Bagi pihak perusahaan yang sering mengalami keterlambatan dalam proses pembayaran pajak akan terbantu dengan sistem ini. Kerusakan-kerusakan yang terjadi sehingga tidak sesuai dengan standar yang ditentukan akan dibantu oleh penerapan fleet management.
Perawatan Kendaraan
Salah satu kewajiban perusahaan rental adalah menjaga kondisi kendaraannya agar selalu berada pada kondisi prima. Hal ini bertujuan untuk menghindari risiko kecelakaan yang bisa terjadi pada pengemudi. Dengan mengatur jadwal perawatan kendaraan, perusahaan bisa menghindari pembengkakan biaya saat salah satu kendaraan harus menjalani perawatan turun mesin.
Manajemen Bahan Bakar
Siapa sangka bahwa penerapan fleet management juga berpengaruh pada bahan bakar. Manajemen bahan bakar yang efektif akan meminimalisir pengeluaran perusahaan terhadap bahan bakar. Apalagi fluktuasi bahan bakar yang tidak dapat diprediksi membuat sistem ini diperlukan.
Adapun cara efektif untuk menghemat bahan bakar yaitu mengontrol tekanan udara pada ban. Pasalnya, kendaraan dengan tekanan udara yang kurang akan membuat kendaraan bekerja ekstra keras untuk melaju. Tenaga ekstra inilah yang memicu pemborosan terhadap bahan bakar.
Peningkatan Kinerja Karyawan
Terakhir, sistem ini bisa berguna untuk peningkatan kinerja karyawan. Pihak perusahaan bisa mengetahui apakah pengemudi yang sedang mengantar barang sedang menuju tempat tujuan atau tidak. Penerapan sistem ini pun membuat perusahaan bisa memacu kinerja para karyawannya.
Tips Fleet Management
Jarak Tempuh Menjadi Efisien
Jarak tempuh bukanlah parameter tetap melainkan variabel yang dapat dikontrol, antara lain melalui penggunaan kendaraan yang seimbang dan perencanaan rute yang efisien. Menggunakan fleet management system berbasis GPS tracker, Anda dapat mengetahui persentase penggunaan dan durasi operasional setiap kendaraan armada Anda untuk kemudian mengaturnya agar lebih seimbang. Fleet management system juga memiliki fitur perencana rute dan penugasan kendaraan terdekat ke tujuan.
Perilaku & Produktivitas Pengemudi
Perilaku mengemudi yang aman dan efisien sangat diperlukan untuk mengelola armada kendaraan secara efektif. Fleet management system berbasis GPS tracker akan memberikan laporan pemantauan dan penilaian pengemudi berdasarkan beberapa parameter perilaku berkendara seperti mengebut, mengerem keras, akselerasi kasar, menikung tajam, dan idling. Data laporan ini dapat Anda gunakan untuk memperbaiki perilaku mengemudi para driver Anda sehingga meminimalkan risiko kecelakaan, konsumsi bahan bakar berlebih, dan keausan kendaraan, serta menjaga kepatuhan hukum pengemudi Anda di jalan.
Digitalisasi Penugasan
Pengelolaan tugas secara digital disertai dengan pemantauan kendaraan real-time mampu menggantikan, bahkan lebih efektif dari penugasan melalui panggilan telepon atau radio.
Otomatisasi Laporan Manajemen Armada
Fleet management system yang efektif menjadikan pekerjaan lebih efisien dan meminimalkan human error. Salah satu fungsi yang perlu diakomodasi adalah automasi laporan, seperti yang tersedia pada fleet management system.
Integrasi Fleet Management Software
Penggunaan banyak software untuk mengelola armada kendaraan tentu tidak efektif. Karena itulah Anda memerlukan sistem pengelolaan yang terintegrasi dalam satu platform perangkat lunak.
Inspeksi Rutin Kendaraan
Kondisi kendaraan membantu melacak masalah pada kendaraan lebih dini, serta memberikan jejak audit yang kuat untuk mempermudah dalam klaim dan pengurusan administrasi lainnya terkait kendaraan. Karyawan juga perlu dilibatkan dalam proses ini untuk menumbuhkan kesadaran akan pemeliharaan kendaraan sebagai tanggung jawab bersama.
Kesimpulan
Jadi, fleet management merupakan kegiatan bisnis yang mampu memberikan dampak positif signifikan karena bisa memaksimalkan pemanfaatan kendaraan dengan maksimal. Lalu, perusahaan pun akan menjadi lebih efisien, produktivitas meningkat, dan keselamatan kendaraan dan pengemudi pun terjaga dengan baik.
Maka dari itu untuk mencapai itu semua dibutuhkan juga fleet management system untuk membantu dalam operasional bisnis. Melakukan investasi dengan sistem ini akan sepadan dengan potensial benefit yang didapatkan.
Fleet management system ini selain memudahkan, tapi juga mampu meningkatkan produktivitas dan keamanan. Sehingga, dampaknya perusahaan jadi lebih hemat dan keuntungan pun lebih besar.
Melakukan investasi lain seperti pada software akuntansi terbaik seperti MASERP juga perlu Anda implementasikan pada perusahaan. Software MASERP akan membantu berbagai macam aktivitas keuangan maupun akuntansi yang membantu pengelolaan finansial perusahaan jadi lebih baik, rapi, dan akurat.
Dengan menggunakan MASERP akan mendapatkan fitur-fitur akuntansi lengkap seperti penganggaran, pembuatan laporan keuangan, manajemen stok, dan lain sebagainya. Selain itu, Anda bisa memantau keuangan bisnis di manapun dan kapanpun, terlebih MASERP juga menyediakan berbagai fitur yang dibutuhkan oleh bisnis Anda.
Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
