Tips Penerapan Fleet Management yang Efektif

Pernahkah Anda mendengar istilah fleet management? Sistem ini akan membantu Anda untuk mempermudah mengelola aset, menginventariskan jumlah kendaraan yang beroperasi,  hingga informasi mengenai harga kendaraan. Fleet management sendiri sangat berperan besar untuk industri seperti manufaktur, konstruksi, atau wholesale.

Jika pengelolaan yang dilakukan setengah-setengah, maka bisa mempengaruhi produktivitas bisnis, biaya perawatan yang tinggi, dan mengurangi profit. Menjaga kendaraan memang akan lebih sulit apalagi jika dilakukan secara manual.

Namun, kini Anda bisa lebih mudah dengan adanya fleet management system untuk mengelola atau mengorganisir pemakaian armada secara otomatis. 

Sebelum lebih jauh pembahasannya, yuk kita simak pengertian dari fleet management terlebih dahulu. Berikut penjelasannya!

Apa itu Fleet Management?

Fleet management bisa diartikan sebagai kegiatan untuk mengelola kendaraan bermotor seperti mobil, motor, bus, truk, kapal laut, alat berat, atau pesawat terbang. Dimana hasil outputnya adalah agar bisa memaksimalkan pemanfaatan kendaraan secara optimal, menghemat bahan bakar, dan memprediksi kapan waktu pemeliharaan.

Fleet management tujuannya adalah untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi yang maksimal, juga meningkatkan keselamatan untuk kendaraan dan pengemudi. Nah, agar bisa mencapai tujuan ini tentu saja diperlukan kombinasi sistem yang bisa melacak posisi kendaraan, memantau kebiasaan driver, melaporkan pemakaian bahan bakar, dan sistem manajemen pemeliharaan kendaraan.

Seluruh fungsi tersebut bisa dikelola dengan menggunakan satu software yaitu fleet management system. Sementara itu untuk mengatur biaya yang terkait dengan armada tentu saja merupakan salah satu pengeluaran terbesar perusahaan. Maka, tidak heran jika seorang fleet manager menjadi posisi yang sangat penting untuk bisnis dengan banyak kendaraan yang bergerak.

Seorang fleet manager memastikan setiap armada dirawat dengan baik dan siap digunakan ketika dibutuhkan, serta memastikan jika pengemudi harus mengemudi dengan aman sesuai peraturan yang berlaku. Maka dari itu, seorang fleet manager perlu memiliki skill khusus diantaranya adalah berikut ini :

  • Memiliki pengetahuan teknis yang relevan dengan bisnis Anda
  • Mudah beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan trend yang ada
  • Mengenal dengan peraturan negara untuk kendaraan dan pengemudi komersial
  • Lebih mengedepankan bisnis dan bisa memecahkan masalah agar biaya lebih efisien
  • Paham mengenai perawatan dan tahu strategi terbaik untuk keselamatan pengemudi
  • Memiliki kemampuan manajerial yang baik dalam hal mengelola kegiatan serba multitasking dan bisa menggeser prioritas secara efektif

Baca Juga: Enterprise Risk Management: Jenis dan Penerapannya dalam Bisnis

Fleet Management System

Dengan segala kegiatan dan kerumitan yang dihadapi seorang fleet manager, maka dibutuhkan teknologi yang mampu memudahkan dan menyederhanakannya. Salah satunya adalah dengan menggunakan fleet management system. 

Teknologi ini membantu menyajikan data analytic secara real time sehingga membuat pekerjaan seorang fleet manager lebih mudah dalam jangka panjang. Berikut ini adalah kemudahan dari fleet management system:

Route OptimIzation

Seiring perkembangan teknologi, perangkat lunak serta pemetaan GPS yang canggih sehingga bisa menentukan rute terbaik sehingga bisa menyelesaikan sebuah misi dengan mudah dan cepat.

Fitur ini akan meminimalisir resiko pengemudi tersesat ketika ditugaskan. Jika tersesat, maka bahan bakar akan banyak terbuang dan waktu kirim menjadi lebih lama. Dampak positifnya adalah waktu tempuh jadi lebih singkat sehingga bahan bakar pun jadi lebih hemat.

Predictive Fuel Consumption

Bahan bakar menyumbang ⅓ dari biaya operasional perusahaan dan ini menjadi poin yang tidak bisa dianggap enteng. Jumlah pengeluaran yang kecil jika setiap hari maka akan mengurangi profit dari perusahaan.

Adanya manajemen penggunaan bahan bakar yang kurang baik akan berdampak buruk bagi perusahaan atau malah bisa mengancam kelangsungan bisnis Anda. Dengan adanya fleet management system, Anda bisa memperhitungkan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan untuk bahan bakar.

Driver Behaviour Management

Dengan menggunakan sistem pelacakan yang canggih dalam fleet management system, maka akan membantu fleet manager monitoring kecepatan, rem mendadak dan akselerasi yang cepat. Semua itu akan menyebabkan kerusakan kendaraan jadi lebih cepat sehingga perusahaan bisa kehilangan profit dalam jangka waktu yang panjang.

Predictive Maintenance

Sistem ini bisa dibilang banyak menawarkan fitur-fitur canggih, misalnya seperti adanya alarm otomatis yang memberi peringatan kapan kendaraan harus dilakukan maintenance, seperti ganti oli, service berkala atau peremajaan spare part. Hal inilah yang bisa membantu agar kendaraan bisa lebih awet atau panjang umur.

Tips Fleet Management System Efektif untuk Perusahaan

Efisiensi Jarak Tempuh

Ternyata jarak tempuh bukanlah menjadi parameter tetap namun variabel yang bisa dikontrol, diantaranya melalui penggunaan kendaraan yang lebih seimbang dan rute yang terencana dan efisien.

Penggunaan fleet management system dengan basis GPS tracker akan mengetahui persentase dari durasi operasional dari setiap kendaraan armada Anda agar lebih seimbang.Selain itu, fleet management system juga memiliki fitur untuk memilih rute tercepat ke tempat tugas.

Memperbaiki Perilaku & Produktivitas Pengemudi

Fleet management system berbasis GPS tracker akan memberikan laporan hasil pemantauan dan penilaian dari pengemudi berdasarkan beberapa parameter perilaku si pengendara, seperti mengerem keras atau mendadak, mengebut, menikung tajam, dan lainnya.

Melalui data laporan ini, Anda bisa melakukan evaluasi agar para pengemudi bisa lebih baik sehingga resiko terjadinya kecelakaan atau bahan bakar berlebih bisa minimalisir atau bahkan dihindari.

Digitalisasi Penugasan

Seorang operator bisa memberikan tugas lengkap beserta uraian informasinya kepada pengemudi melalui ponsel. Penyelesaiannya pun bisa dengan mudah dilacak dan bukti pengiriman bisa berupa foto langsung dikirim oleh pengemudi lewat aplikasi.

Automasi Laporan Manajemen Armada

Anda juga bisa mengunduh lebih dari 60 jenis laporan secara otomatis dan mengirimkan lewat e-mail kepada Anda secara berkala. Laporan yang tersedia adalah mengenai laporan skor pengemudi, laporan pengisian bahan bakar, laporan trip kendaraan, laporan efisiensi bahan bakar, dan laporan kunjungan geofence.

Integrasi Fleet Management Software

Fleet management system memungkinkan manajer, pengemudi hingga staff dapat berkoordinasi hanya dengan menggunakan satu platform.

Kesimpulan

Jadi, fleet management merupakan kegiatan bisnis yang mampu memberikan dampak positif signifikan karena bisa memaksimalkan pemanfaatan kendaraan dengan maksimal. Lalu, perusahaan pun akan menjadi lebih efisien, produktivitas meningkat, dan keselamatan kendaraan dan pengemudi pun terjaga dengan baik.

Maka dari itu untuk mencapai itu semua dibutuhkan juga fleet management system untuk membantu dalam operasional bisnis. Melakukan investasi dengan sistem ini akan sepadan dengan potensial benefit yang didapatkan.

Fleet management system ini selain memudahkan, tapi juga mampu meningkatkan produktivitas dan keamanan. Sehingga, dampaknya perusahaan jadi lebih hemat dan keuntungan pun lebih besar.

Melakukan investasi lain seperti pada software akuntansi terbaik seperti MASERP juga perlu Anda implementasikan pada perusahaan. Software MASERP akan membantu berbagai macam aktivitas keuangan maupun akuntansi yang membantu pengelolaan finansial perusahaan jadi lebih baik, rapi, dan akurat.

Dengan menggunakan MASERP akan mendapatkan fitur-fitur akuntansi lengkap seperti penganggaran, pembuatan laporan keuangan, manajemen stok, dan lain sebagainya. Selain itu, Anda bisa memantau keuangan bisnis di manapun dan kapanpun, terlebih MASERP juga menyediakan berbagai fitur yang dibutuhkan oleh bisnis Anda.

Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

Baca Juga: Pentingnya Mengetahui Warehouse Management System (WMS)

New call-to-action