Setiap bisnis tentu memerlukan biaya untuk menjalankan operasional agar berjalan lancar. Operasional binis dapat berupa produksi, riset dan pengembangan produk, pemasaran, dan berbagai aktivitas bisnis lain. Dalam konteks ini, cost control adalah cara untuk memastikan biaya dikelola dengan baik agar tidak boncos tanpa mengurangi kualitas operasional bisnis.
Penerapan cost control sangat penting agar pengeluaran bisnis terkendali sehingga keuangan tetap sehat dan anggaran yang dikelola berjalan sesuai rencana. Tertarik untuk memahami lebih dalam mengenai cost control dalam bisnis? Simak artikel di bawah ini sampai habis ya!
Apa Itu Cost Control?
Dalam tiap kegiatan bisnis, keuangan perlu menjadi hal yang diperhatikan dan dikendalikan dengan cara yang tepat agar pengeluaran tidak membengkak yang justru membuat Anda pusing. Kondisi pengeluaran minus di laporan keuangan tentu bukan hal yang Anda inginkan.
Pengendalian biaya atau cost control adalah suatu metode yang digunakan untuk menemui dan mengatasi masalah dalam anggaran, serta untuk mengatur pengeluaran dalam operasional bisnis sehari-hari.
Proses cost control melibatkan penerapan standar pengeluaran yang ketat pada berbagai aktivitas bisnis, seperti perencanaan anggaran, pemberian feedback kepada tim, serta evaluasi berkelanjutan terhadap pelaksanaan anggaran.
Proses tersebut membantu perusahaan menemukan area mana saja yang memerlukan perbaikan dan memastikan pengeluaran tidak melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
Tujuan utama dari cost control adalah untuk mengurangi pemborosan dan memastikan setiap pengeluaran keuangan yang terjadi memiliki manfaat dan value yang optimal untuk bisnis.
Bila biaya operasional yang tidak perlu dapat dikurangi, nilai profit bisnis bisa meningkat dan kerja tim pun lebih efisien.
Baca Juga: Langkah Project Costing Management dan Softwarenya!
Fungsi Cost Control
Cost control memiliki peranan dalam menjaga kestabilan keuangan binsis. Tujuan utama cost control adalah memastikan pengeluaran operasional tidak melebihi rencana sehingga dapat menghindari pemborosan.
Berikut beberapa fungsi lain dari cost control dalam bisnis:
Menjaga Keuangan Tetap Terkendali
Cost control membantu perusahaan dalam menjaga anggaran dengan ketat, memastikan setiap divisi mengikuti batasan yang telah ditetapkan. Ini juga membantu proyek agar diselesaikan tepat waktu tanpa melebihi anggaran yang disepakati.
Mencegah Pemborosan Anggaran
Salah satu fungsi utama cost control adalah kemampuannya untuk mencegah pengeluaran yang tidak terduga atau berlebihan yang dapat menyebabkan proyek melebihi anggaran. Ini akan melindungi bisnis dari potensi kerugian dan menjaga keuangan tetap sehat.
Memastikan Keuntungan Proyek Tidak Terganggu
Dengan menerapkan cost control, perusahaan dapat memastikan bahwa keuntungan yang diperoleh dari setiap proyek tetap optimal, meskipun terdapat berbagai pengeluaran operasional. Ini berdampak positif pada kesehatan finansial bisnis, menjaganya tetap stabil.
Memudahkan Pengambilan Keputusan
Cost control juga memberikan dasar yang kuat untuk membuat keputusan penting, seperti menilai perkembangan proyek atau menentukan KPI yang relevan.
Pengendalian biaya denan cara yang efektif membantu bisnis untuk menemukan pengeluaran yang tidak efisien dan melakukan koreksi bila diperlukan.
Elemen Cost Control
Untuk memastikan cost control sudah dilakukan secara efektif, ada beberapa elemen utama yang perlu dipantau secara rutin. Berikut adalah lima elemen utama cost control:
Pahami Tujuan dan Tugas yang Akan Dikerjakan
Elemen pertama yang harus Anda pahami adalah apa yang perlu dikerjakan dan tujuan yang ingin dicapai.
Sebelum memulai, Anda perlu memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan anggaran yang diperlukan.
Anda dapat melakukan forecasting untuk merencanakan anggaran di periode berikutnya dan menetapkan Key Performance Indicators (KPI) yang jelas, agar setiap tindakan yang diambil dapat terukur dan dipertanggungjawabkan.
Pantau Kinerja Secara Rutin
Setiap elemen dalam bisnis perlu dipantau secara rutin agar berfungsi dengan semestinya. Jangan lupa untuk membuat laporan progress atau hasil berkala yang menyajikan informasi kondisi anggaran dan aktivitas yang sudah terjadi.
Salah satu cara untuk mempermudah pemantauan adalah dengan menggunakan metode Objective and Key Results (OKR) yang berbasis angka dan persentase untuk melacak progres secara lebih terukur.
Perbandingan Kinerja
Setelah kegiatan atau proyek berjalan, penting untuk melakukan perbandingan antara anggaran yang direncanakan dengan anggaran yang telah dikeluarkan.
Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui apakah penerapan cost control sudah efektif atau apakah ada area yang perlu diperbaiki.
Perbandingan ini akan membantu Anda melihat apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.
Rencana Alternatif atau Mitigasi
Jika hasil perbandingan menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara anggaran dan pengeluaran, langkah selanjutnya adalah menyusun alternatif solusi atau tindakan mitigasi.
Anda harus siap menghadapi tantangan atau kendala yang mungkin muncul dalam pelaksanaan cost control, dengan merencanakan langkah-langkah cadangan yang dapat memperbaiki keadaan dan memastikan bahwa proyek atau operasional tetap berjalan sesuai rencana.
Implementasi Tindakan Perbaikan
Setelah melakukan analisis dan merencanakan solusi alternatif, tahap terakhir adalah implementasi. Tindakan yang sudah disusun harus diterapkan dengan hati-hati dan matang agar dapat mengoptimalkan penerapan cost control.
Tindakan perbaikan yang tepat membantu Anda dan tim mencapai efisiensi pengelolaan biaya yang lebih baik, dan pada akhirnya dapat meningkatkan profit bisnis.
Faktor yang Memengaruhi Cost Control
Saat menjalankan cost control dalam bisnis, ada beberapa faktor penting yang harus diperhatikan untuk memastikan anggaran tetap efisien dan sesuai rencana. Berikut adalah beberapa faktor yang memengaruhi pembuatan cost control.
Biaya Tenaga Kerja
Biaya tenaga kerja mencakup jumlah gaji yang dibayarkan kepada karyawan, beserta benefit dan pajak yang harus dibayar. Ini adalah salah satu komponen utama dalam penganggaran sebuah proyek.
Pastikan untuk menghitung jumlah karyawan yang diperlukan serta durasi kerja mereka untuk mendapatkan estimasi biaya yang lebih akurat.
Biaya Bahan Baku
Biaya bahan baku mencakup biaya semua perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam sebuah proyek. Biaya ini harus dihitung tidak hanya untuk bahan yang dibeli sebelum proyek dimulai, tetapi juga untuk bahan yang dibutuhkan selama proyek berlangsung dan setelahnya.
Total Biaya Sebenarnya dalam Proyek
Total biaya sebenarnya adalah jumlah keseluruhan pengeluaran yang dikeluarkan selama proyek berlangsung, dari awal hingga selesai.
Ini meliputi semua biaya terkait, seperti harga tenaga kerja, bahan baku, dan biaya operasional lainnya, yang semuanya perlu dihitung dengan cermat dalam cost control.
Perbedaan Biaya Antara Anggaran dan Realisasi
Perbedaan biaya adalah selisih antara anggaran yang telah ditetapkan dan biaya yang sebenarnya dikeluarkan.
Misalnya, jika anggaran untuk proyek sebesar Rp35.000.000, tapi biaya yang dibutuhkan ternyata mencapai Rp45.000.000, jadi ada perbedaan biaya sebesar Rp10.000.000.
Perbedaan ini harus segera ditangani dan diatasi untuk menjaga agar proyek tetap on track.
Mengukur Keuntungan Melalui Return on Investment (ROI)
Return on Investment (ROI) adalah ukuran untuk melihat seberapa besar keuntungan yang bisa diperoleh dari suatu proyek setelah dikurangi dengan biaya investasi yang dikeluarkan.
Makin tinggi ROI, besar profit yang bisa didapatkan perusahaan dari proyek tersebut juga akan tinggi dan bisa dikatakan bahwa proyek tersebut berjalan dengan efisien dan menguntungkan.
Cara Menerapkan Cost Control untuk Bisnis
Pengelolaan biaya yang baik sangat penting untuk kesuksesan bisnis jangka panjang. Berikut adalah cara menerapkan cost control pada bisnis Anda.
Lakukan Pengawasan Ketat
Pengendalian biaya dimulai dengan pemantauan fisik yang cermat terhadap semua aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran.
Sebagai pemimpin perusahaan, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap aspek pengeluaran diperhatikan dengan seksama.
Ini penting bagi perusahaan kecil dengan sedikit divisi yang membutuhkan pengawasan langsung.
Gunakan History Akuntansi untuk Perencanaan
Pada perusahaan besar, pemimpin seringkali tidak bisa mengelola setiap pengeluaran secara langsung. Oleh karena itu, history data keuangan menjadi sangat berguna.
Catatan pengeluaran dari periode sebelumnya dapat dijadikan acuan dalam merencanakan anggaran dan keputusan keuangan perusahaan.
Rencana Anggaran Statis dan Biaya Standar
Anggaran statis dan biaya standar digunakan untuk merencanakan kegiatan bisnis yang sedang berlangsung.
Untuk memastikan kesesuaian biaya, perlu penyesuaian anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan perkiraan biaya. Perusahaan dapat membandingkan kinerja aktual dengan target anggaran yang telah ditetapkan.
Gunakan Anggaran Fleksibel untuk Menyesuaikan Perubahan
Ketika proyek atau kegiatan tidak sesuai dengan anggaran awal, Anda perlu melakukan penyesuaian dalam alokasi anggaran.
Anggaran fleksibel memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pengeluaran sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang berubah sehingga menjaga pengeluaran tetap dalam batas wajar.
Pembagian Tanggung Jawab di Tiap Divisi
Untuk perusahaan yang memiliki banyak divisi atau cabang, pengendalian biaya bisa dilakukan di tingkat divisi. Hal ini membantu memastikan bahwa setiap divisi memiliki pengawasan langsung atas pengelolaan biaya.
Sementara pimpinan pusat bisa mengawasi secara keseluruhan dan menerima laporan rutin untuk memastikan semuanya berjalan sesuai anggaran.
Penerapan Cost Control yang Efektif
Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda lakukan untuk memastikan penerapan cost control yang efektif dalam operasional perusahaan.
Tinjau Kembali Kinerja Keuangan
Setelah menerapkan strategi cost control dalam satu periode, penting untuk memeriksa kinerja finansial perusahaan.
Bandingkan hasil keuangan periode ini dengan periode sebelumnya untuk melihat ada perubahan signifikan atau tidak.
Jika laba menurun atau biaya meningkat, identifikasi faktor-faktor penyebabnya. Mungkin ada perubahan harga bahan baku dari pemasok, kenaikan biaya lembur karyawan, penurunan penjualan, atau biaya pemeliharaan mesin produksi yang meningkat.
Dengan mengetahui penyebabnya, Anda dapat mencari solusi untuk mengatasi masalah tersebut di periode mendatang.
Susun Anggaran dengan Lebih Teliti
Setelah mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi keuangan perusahaan, langkah berikutnya adalah merencanakan anggaran untuk periode berikutnya.
Gunakan data historis dan proyeksi yang akurat untuk menentukan anggaran yang realistis. Pastikan untuk memantau implementasi anggaran di berbagai departemen secara berkala, agar tidak terjadi pemborosan dan pengeluaran yang tidak terkontrol.
Pantau Perputaran Stok dengan Cermat
Selain memeriksa laporan keuangan, penting juga untuk memantau perputaran persediaan (inventory).
Persediaan barang merupakan salah satu aset terbesar perusahaan sehingga pengelolaannya harus lebih diperhatikan.
Memastikan stok barang yang cukup akan meningkatkan kepercayaan pelanggan, karena mereka tidak akan khawatir produk yang mereka cari habis.
Selain itu, perhatikan juga waktu produksi, tanggal kedaluwarsa produk, serta potensi barang yang menjadi dead stock yang bisa menambah biaya.
Lakukan Pemeliharaan Aset Secara Berkala
Mengelola dan memelihara aset perusahaan merupakan salah satu tantangan terbesar dalam cost control. Aset yang digunakan secara rutin, seperti mesin produksi, akan mengalami penurunan performa seiring waktu.
Tanpa pemeliharaan yang tepat, kerusakan bisa terjadi, dan perusahaan terpaksa membeli aset baru yang lebih mahal.
Perawatan secara rutin membantu memperpanjang umur aset dan menghindari biaya besar akibat kerusakan yang tiba-tiba.
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkap mengenai cost control. Cost control adalah pendekatan yang membantu perusahaan dalam mengenali faktor-faktor yang berhubungan dengan kesehatan keuangan, mulai dari potensi pemborosan, risiko kecurangan dan penyalahgunaan, hingga upaya meningkatkan rasio profitabilitas bisnis.
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi operasional dan bisa membantu proses bisnis Anda dengan sistem otomatis dan terintegrasi.
Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses bisnis Anda.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, dimana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu perusahaan dan multi gudang tanpa biaya tambahan.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang sedang Anda hadapi dan kebutuhan bisnis Anda kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
