Sebagai seorang project manager pasti Anda dan tim menginginkan semua urusan proyek berjalan sesuai harapan dan tujuan klien. Berapa waktu yang biasanya Anda habiskan untuk membuat rencana proyek beserta biayanya? Apakah semuanya berhasil sesuai rencana atau malah ada anggaran yang tidak sesuai? Anggaran proyek yang membengkak akan mempengaruhi margin dan kesanggupan Anda menjalankan proyek tersebut. Untuk menghindari banyak masalah dalam proyek dan mengelola proyek dengan sukses, berikut ini penjelasan mengenai project costing management dan cara kerjanya khusus untuk Anda.
Apa Itu Project Costing Management?
Secara sederhana, project costing management adalah proses yang Anda jalankan untuk memperkirakan, membuat anggaran dan mengendalikan biaya selama siklus proyek. Proses ini memiliki tujuan untuk menjaga biaya dan pengeluaran dalam lingkup anggaran yang sudah disetujui.
Project costing management adalah salah satu hal penting dalam project management dan harus diperhatikan apapun jenis proyek yang sedang Anda jalankan entah itu manufaktur, property, konstruksi, teknologi dan yang lainnya.
Proses ini dapat membantu Anda dan tim membuat basic line keuangan yang sehat dan menjadi tolak ukur yang dapat digunakan oleh project manager, serta memberikan gambaran mengenai biaya proyek dan kemampuan untuk mengubah rencana jika diperlukan.
Manfaat Project Costing Management
Bila saat ini Anda sudah berpengalaman memegang proyek, atau mungkin baru akan menjalankan proyek, Anda perlu mengetahui bahwa banyak sekali bagian yang terlibat di setiap proyek. Proyek Anda dapat terdiri dari tim keuangan, produksi, quality control, dan berbagai roles tergantung dari proyek yang dijalankan.
Project costing management akan memberikan beberapa manfaat bagi proyek Anda, antara lain:
- Menentukan ekspektasi yang jelas dengan stakeholders
- Memantau dan mengontrol proyek yang mangkrak
- Melacak kemajuan proyek dan merespon masalah yang dihadapi dengan tindakan yang tepat
- Mempertahankan margin yang diinginkan, menghindari kerugian dan meningkatkan return on investment (ROI)
- Mendapatkan data tambahan untuk merencanakan proyek yang akan datang
- Melacak tren biaya jangka panjang
Baca Juga: Gantt Chart Adalah Tools Penting dalam Project Management
Empat Langkah Project Costing Management
Proses project costing management bukan sesuatu yang akan terhenti di satu langkah saja, namun ini adalah proses yang berkelanjutan. Proses tersebut dapat dibagi menjadi empat langkah berbeda yaitu perencanaan sumber daya, estimasi, penganggaran dan kontrol.
Berikut mari kita lihat lebih dekat ke empat langkah yang merupakan bagian dari project costing management.
Perencanaan Sumber Daya Proyek
Langkah awal, Anda perlu mengenali sumber daya apapun yang dibutuhkan agar proyek selesai dengan sukses. Sumber daya di proyek umumnya mencakup kontraktor, karyawan, kendaraan konstruksi, infrastruktur, dan lain-lain. Tahap perencanaan sumber daya ini dilakukan sebelum melakukan pekerjaan apapun.
History data sebelumnya dapat menjadi pertimbangan untuk menentukan tugas-tugas dalam proyek, ikut sertakan feedback dari anggota tim lainnya, seta pertimbangkan dampak waktu terhadap kebutuhan sumber daya.
Estimasi Biaya
Dengan menyusun perkiraan biaya, Anda dapat mengetahui semua biaya yang berhubungan dengan sumber daya yang dibutuhkan. Ini menjadi salah satu langkah tersulit untuk diselesaikan karena Anda ingin memiliki nilai seakurat mungkin. Plus, Anda juga pasti ingin mempertimbangkan beberapa faktor lain seperti biaya tetap dan variabel, inflasi, biaya overhead, dan time value dari uang yang sudah dikeluarkan.
Untuk mendapatkan perhitungan biaya yang akurat, berikut informasi atau data yang bisa Anda kumpulkan:
- Persyaratan sumber daya apa pun
- Harga setiap sumber daya (seperti biaya vendor, biaya pengadaan server, dan biaya staf per jam)
- Durasi yang dibutuhkan untuk setiap sumber daya
- List asumsi apapun
- Setiap risiko yang mungkin akan terjadi
- Biaya proyek sebelumnya dan tolok ukur industri
- Insight mengenai kesehatan keuangan dan struktur pelaporan perusahaan.
Buat Anggaran Biaya
Langkah ini hampir mirip dengan estimasi biaya. Penganggaran mengalokasikan biaya untuk area tertentu dari proyek, tugas individu atau modul. Anggaran proyek ditentukan dalam periode waktu tertentu dengan biaya cadangan darurat.
Biaya cadangan darurat dialokasikan untuk mengelola dan nilainya tetap berada di atas biaya tak terduga. Ini adalah proses kritis dan penganggaran menciptakan garis dasar biaya. Anda dapat menggunakan baseline ini untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja biaya proyek. Dengan mengevaluasi kinerja proyek, Anda dapat menilai apakah ada anggaran yang perlu dikeluarkan.
Kontrol Biaya
Proses kontrol biaya meliputi pengukuran berbagai biaya dan pengambilan tindakan yang perlu dilakukan di proyek tersebut. Anda dapat menambah alokasi anggaran atau mengurangi ruang lingkup pekerjaan. Ini adalah proses berkelanjutan yang terjadi dalam siklus proyek.
Rencana yang Anda buat sebaiknya menyertakan detail mengenai bagaimana performa akan diukur dan ambang batas untuk setiap perubahan, karena banyak proyek akan melibatkan banyak tugas, kontrol biaya dapat memberikan transparansi. Ini dapat membantu Anda merespons dengan cepat dan membuat keputusan yang lebih baik.
Project Costing MASERP
MASERP sebagai software ERP yang dapat digunakan oleh berbagai jenis bisnis termasuk kontraktor, dalam bagian ini akan dijelaskan fitur apa saja yang ada di dalam modul project management.
Modul project management dalam MASERP dapat Anda peroleh apabila Anda membeli paket manufaktur, tidak ada dalam paket standard.
Modul utama yang ada di dalam paket standard MASERP meliputi modul supplier dan pembelian, customer dan penjualan, persediaan barang, kas dan bank, general ledger, aktiva tetap, dan laporan bisnis. Sedangkan paket manufaktur sudah termasuk semua modul di paket standard dan project management.
Modul project management memiliki fitur:
- Master Project: data yang perlu Anda isi sebelum melakukan transaksi billing. Anda harus menginput data berupa nama customer, kode proyek, nomor kontrak, nama proyek, tanggal kontrak, tanggal perkiraan selesai, alamat proyek dan harga kontrak. Semua data master proyek yang sudah tersimpan akan ditampilkan dalam daftar proyek, ini akan memudahkan Anda mencari dan memanage berbagai proyek yang sedang Anda kerjakan.
- Master Komponen: data yang berisi mengenai info proyek dan komponen yang dipakai di tiap proyek. Kategori komponennya dapat berupa pendapatan, material, biaya, laba dan rugi.
- Master Anggaran Project: data yang berisi rincian anggaran dan quantity dari tiap proyek. Anda dapat melihat anggaran, realisasi dan selisih dari anggaran proyek.
- Jurnal Billing: berisi nama jurnal dan akun yang digunakan seperti akun piutang (piutang proyek), akun kas, akun pendapatan (pendapatan proyek), akun diskon (diskon penjualan jasa), akun PPN (PPN masukan Jakarta), akun uang muka (uang muka proyek), akun retention (piutang retention), akun PPh (utang PPh proyek), akun selisih kurs (pendapatan selisih kurs).
- Transaksi Billing: ketika transaksi Anda akan menginput data nomor faktur, tanggal transaksi, syarat bayar, tanggal jatuh tempo, jurnal billing serta komponen dan nominalnya.
- Piutang Project: fitur ini memudahkan Anda dalam melakukan transaksi kas yang berhubungan dengan proyek beserta pelunasan faktur.
Baca Juga: 6 Fitur Lengkap Project Management di MASERP
Kesimpulan
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi manajemen proyek dan bisa membantu proses bisnis Anda dengan sistem otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses bisnis Anda.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, dimana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
