Sistem ERP adalah tools yang dipakai untuk mengelola semua informasi tentang produk, pelanggan, pemasok dan karyawan perusahaan. Sistem ini dirancang khusus untuk mendukung dan mengintegrasikan proses organisasi lintas unit kerja pada perusahaan sesuai dengan batas fungsional dalam bisnis. Sistem ini juga akan mengkalibrasi dan mengontrol semua sumber daya dalam fasilitas operasional perusahaan. Ada empat karakteristik ERP yang dapat menjadi alasan utama perusahaan untuk menerapkan sistem ERP ke dalam organisasi.
Karakteristik Utama
Tersedia Banyak Modul
Karakteristik ERP yang pertama adalah desain modular dari sistem ERP yang menggabungkan modul bisnis berbeda seperti manufaktur, keuangan, akuntansi, dan pemasaran dalam satu aplikasi. Setiap modul menangani berbagai fungsi bagian atau departemen.
Modul ini dapat beroperasi secara terpisah sesuai dengan kebutuhan dan role bisnis yang Anda miliki. Mereka terintegrasi di dalam satu sistem aplikasi ERP untuk menyediakan aliran data dan informasi secara real-time. Dengan adanya modul ini dapat meningkatkan transparansi operasional bisnis hanya melalui satu aplikasi.
Central Database
Salah satu tantangan yang dihadapi oleh bisnis saat ini adalah departemen yang berbeda akan beroperasi pada lokasi kerja yang berbeda. Hal ini dapat menyebabkan situasi yang kurang ideal, masing-masing departemen memberikan informasi yang berbeda dan tidak akurat.
Sistem ERP menerapkan sistem manajemen database terpusat atau biasa disebut DBMS (database management system). Semua data hanya dimasukkan sekali sebagai master data, kemudian dapat digunakan oleh semua departemen atau unit kerja dalam perusahaan secara bersamaan.
Ini berarti bahwa karyawan di unit yang berbeda dapat bergantung pada informasi yang sama dari database untuk aktivitas mereka sehari-hari. Hal ini dapat membantu menghilangkan kesalahan entri data dan kelemahan lain yang terkait dengan penggunaan database.
Baca Juga: User Interface ERP: 4 Karakteristik dan 8 Fitur UI ERP yang Ideal
Database Fleksibel dan Terbuka
Setiap bisnis hampir selalu bersifat dinamis, sehingga penggunaan sistem ERP ini akan menjadi sangat tepat karena menawarkan fleksibilitas untuk menanggapi perubahan kebutuhan perusahaan.
Sistem ini biasanya memiliki arsitektur sistem terbuka yang memungkinkan mereka untuk memasang atau melepaskan modul apa saja sesuai kebutuhan tanpa memengaruhi modul lainnya.
Sistem ERP yang menguntungkan harus mendukung konektivitas ke entitas bisnis lain dalam organisasi dan tidak membatasi antar unit kerja atau jabatan kecuali telah diatur dalam role bisnisnya.
Informasi Otomatis dapat Disajikan Sesuai Kebutuhan
Karakteristik ERP terakhir dapat menyediakan fungsi pendukung bisnis seperti sistem pendukung keputusan, reminder, dan banyak lagi. Semua fungsi ini membantu operasional pada bisnis Anda dalam membuat keputusan berbasis data yang berkaitan dengan proses operasional bisnis secara keseluruhan.
Semua informasi keuangan dan informasi pendukung lainnya akan secara otomatis tampil dalam software ini dan data yang dihasilkan dari database terpusat pada sistem ERP.
Keuntungan ERP (Enterprise Resource Planning)
Integrasi Bisnis dan Akurasi Data Lebih Baik
Keuntungan pertama yang akan Anda dapatkan adalah integrasi bisnis serta akurasi data lebih baik. Sistem ERP terdiri dari beberapa modul untuk mewakili komponen bisnis tertentu. Apabila suatu data sedang Anda masukkan, maka komponen lainnya akan ter-update secara otomatis dan real time.
Data yang Anda masukkan tersebut hanya cukup sekali input saja yaitu ketika sedang melakukan transaksi sehingga tidak memerlukan pemasukan ulang pada modul lainnya. Hal ini memudahkan bagi para pengguna untuk menghindari adanya kesalahan atau bahkan kehilangan data.
Perencanaan Sistem Informasi yang Mudah
Perlu Anda ketahui bahwa ERP mempunyai alat pendukung untuk mengambil keputusan sehingga perencanaan bisa cepat Anda lakukan. Banyak orang menganggapnya sebagai alat stimulasi yang cocok kita gunakan untuk memudahkan manajemen dalam memanfaatkan sumber daya seperti alat dan material.
Laporan dari ERP bisa membuat hasil yang sudah terstandarisasi oleh manajemen. Selanjutnya seluruh komponen di dalamnya dapat Anda akses secara langsung oleh pihak manajer demi memudahkan mereka dalam pengecekan.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi
Tidak hanya menghasilkan perencanaan sistem informasi yang baik saja, sistem ERP juga bisa meningkatkan produktivitas serta efisiensi selama pengerjaan. Hal ini bisa mencakup berbagai komponen mulai dari pemesanan, pengiriman, manajemen kualitas, penjualan, kinerja pemasok dan lainnya.
Penerapan sistem enterprise resource planning dapat mempersingkat waktu pengerjaan pencatatan. Tentu saja hal ini membuat produktivitas dan efisiensi dari sebuah perusahaan bisa meningkat. Maka dari itu, tidak heran jika sudah banyak organisasi sudah menerapkannya.
Membentuk Standarisasi Prosedur
Selanjutnya, sistem enterprise resource planning telah menggunakan standarisasi dari praktik internasional terbaik untuk organisasi menerapkannya. Dengan begitu, seluruh pekerjaan bisa menghasilkan laporan yang terstruktur serta tidak bergantung pada salah satu individu ataupun pekerja.
Tentu hal ini sangat berbeda jika membandingkannya dengan pembuatan laporan menggunakan sistem lainnya. Sebuah perusahaan yang menerapkan ERP bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Sebab tidak membutuhkan waktu lama serta telah menggunakan standarisasi dari praktik internasional.
Menyempurnakan Kolaborasi
Sebagai salah satu pekerja di suatu perusahaan tentu akan memiliki beragam karakter, maka juga sering menimbulkan berbagai konflik ketika mereka sedang melakukan pekerjaan. Namun dengan menerapkan sistem ERP ini, bisa menghindarkan adanya perselisihan ini sebab kerja sama tim yang baik.
Perlu Anda ketahui bahwa kekeliruan saat memasukkan data dapat menyebabkan perselisihan. Bahkan hal ini bisa membuat pekerja saling berselisih. Tentu kejadian seperti ini tidak ingin terjadi di perusahaan. Maka dari itu, penggunaan sistem ERP bisa menghindari adanya konflik.
Akses Informasi Terpercaya
Mengingat bahwa seluruh data yang Anda masukkan akan menunjukkan hasil lebih akurat, maka sistem ERP bisa kita katakan sebagai penghasil informasi terpercaya. Oleh karena itu, banyak perusahaan telah menerapkan strategi ini demi memudahkan mereka untuk mengoptimalkan jalannya bisnis.
Dengan begitu, setiap elemen di dalam perusahaan bisa mendapatkan informasi terpercaya terlebih bagi pihak manajemen. Tentu hal ini cukup penting bagi mereka karena manajer akan mengambil keputusan dengan berbagai pertimbangan dan data sebelumnya.
Meningkatkan Skalabilitas
Prosedur penggunaan sistem ERP sudah sesuai dengan praktik internasional sehingga lebih terstruktur dan tertata. Hal ini membuat pengerjaan dapat Anda sebar kepada pihak lain dengan skala meluas daripada hanya di dalam perusahaan saja, karena sudah menerapkan pedoman berskala luar negeri.
Hal ini berhubungan dengan skala kerja sama yang akan Anda lakukan. Anda bisa membayangkan jika sebuah perusahaan akan bekerjasama dengan pebisnis multi nasional, maka harus membutuhkan data bersifat internasional juga agar lebih mudah mereka pahami.
Berpeluang Kerjasama E-Commerce
Berhubungan dengan poin ketujuh bahwa pengerjaan sistem ERP memang sudah sesuai dengan praktik internasional. Jika perusahaan sudah menerapkan metode ini, maka mereka akan lebih mudah untuk mengajak kerjasama dengan e-commerce yang sudah menggunakan banyak teknologi.
Sistem ERP merupakan salah satu dari penerapan teknologi yang lebih canggih saat ini dalam dunia bisnis. Maka dari itu, bagi perusahaan akan lebih mudah mengajak kerja sama bagi e-commerce demi mengikuti perkembangan zaman dengan kecanggihan dunia digital.
Baca Juga: Daftar Harga ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkap!
Kesimpulan
Setiap perusahaan tentunya menginginkan bisnisnya semakin berkembang. Tentunya bisnis yang maju juga membutuhkan sistem yang mumpuni. Software ERP hadir dengan menyediakan kemampuan untuk mengotomatisasi tugas bisnis yang berulang serta karakteristik ERP sendiri.
Semua proses perusahaan terintegrasi dalam satu aplikasi sehingga lebih mudah merampingkan proses dan distribusi informasi di seluruh bagian perusahaan.
Software ERP dapat menyatukan laporan keuangan perusahaan, serta mengintegrasikan manajemen penjualan, manufaktur, inventory, akuntansi dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan mencegah human error.
Karakteristik umum dari software ERP adalah dapat mengintegrasikan semua fungsi bisnis, database terpusat, data yang disajikan real time dan memiliki user interface (UI) yang konsisten sehingga tidak membingungkan penggunanya.
Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Kalau dipasang di server kantor, software tetap bisa digunakan walau internet tidak stabil. MASERP memiliki layanan dedicated support pada jam kerja untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.
Yang membedakan dengan vendor lain, software MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda. Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
