Setiap perusahaan atau produsen pasti ingin menjual produk berkualitas yang disenangi konsumen. Untuk memberikan produk yang berkualitas, diperlukan tahap quality control. Quality control dalam bisnis tergantung pada produk atau industrinya. Apa saja tugas quality control di sebuah perusahaan?
Artikel ini akan membahas lengkap mengenai tugas quality control, cara mengatasi kendala yang dihadapi dan konsep dasar quality control yang bisa diterapkan pada perusahaan.
Pengertian Quality Control
Quality control (QC) merupakan proses di mana sebuah perusahaan atau bisnis berusaha untuk memastikan kualitas produk harus dipertahankan atau ditingkatkan.
Aspek utama dari quality control adalah penetapan kontrol yang jelas dan tegas. Kontrol ini membantu dalam standarisasi produksi dan meminimalisir kesalahan dengan menentukan aktivitas produksi mana yang harus diselesaikan.
Qulity control melibatkan pengujian produk dan menentukan apakah produk tersebut sudah memenuhi standar spesifikasi atau belum. Tujuan pengujian adalah untuk melakukan koreksi dalam proses produksi.
Quality control yang baik membantu perusahaan memenuhi permintaan konsumen untuk mendapatkan produk yang berkualitas.
Pengujian kualitas melibatkan setiap proses produksi dari pengujian bahan mentah, sampel poduk dan menguji produk yang sudah jadi.
Quality control dalam bisnis tergantung pada produk atau industrinya. Dalam industri farmasi, quality control berupa pengujian kimia dan mikrobiologis pada sampel di proses produksi.
Pada industri makanan, produsen juga harus memperhatikan kualitas serta penampilan produk karena bisa mempengaruhi persepsi konsumen.
Baca Juga: Mengenal PPIC Beserta Manfaat dan Tugas di Perusahaan
Tugas Quality Control
Setiap perusahaan atau produen membutuhkan quality contol, baik itu perusahaan manufakur ataupun pangan.
Tugas umum divisi quality control adalah memeriksa kualitas dan visual produk serta mengujinya secara manual atau dengan teknologi.
Selain itu, juga melakukan monitoring, pengujian dan memeriksa seluruh tahap produksi. Memastikan semua komponen dan produk sudah memenuhi standar kualitas yang sudah ditetapkan perusahaan.
Nantinya, divisi quality control akan menentukan apakah produk lolos atau ditolak untuk dijual.
Kalau ditemukan ketiaksempurnaan pada hasil produksi, divisi quality control bisa melakukan pengembalian untuk perbaikan.
Divisi quality control (QC) dalam perusahaan manufaktur biasanya memiliki tiga sub bagian antara lain QC incoming, QC processing dan QC finishing. Mereka memiliki lokasi dan tahapan pengawan yang berbeda.
Quality Control Incoming
Individu dalam proses ini melakukan pengawas bahan baku produksi, pengecekan setiap bahan baku yang datang dan memastikan bahan baku yang dipesan oleh divisi purchasing (pembelian) semuanya zero defect. Umumnya mereka menggunakan metode random sampling pada setiap lot bahan baku yang datang.
Kalau bahan baku tersebut zero defect, maka boleh disimpan di gudang dan bisa digunakan oleh divisi produksi. Bagaimana kalau ditemukan defect? Bahan baku tersebut dipisahkan penyimpanannya agar tidak tercampur dengan barang yang sudah lolos kontrol. Bagian purchasing bisa meminta peggantinya ke supplier sesuai kesepakatan.
Quality Control Processing
Pada proses ini, tugas quality control adalah melakukan pengecekan saat perakitan produk agar sesuai dengan standarisasi yang dimiliki perusahaan atau industri terkait.
Proses produksi tidak akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya kalau barang belum diperbaiki terlebih dahulu.
Quality Control Finishing
Tugas quality control dalam tahap finishing adalah melakukan pengecekan pada produk yang sudah jadi dan siap didistribusikan ke pedagang grosir, ritel atau konsumen.
Produk yang diterima oleh distributor dan konsumen harus sudah lolos quality control dan memenuhi standar kualitas agar tidak ada komentar negatif dari mereka.
Jadi, berikut ini beberapa tanggung jawab dan tugas quality control di sebuah perusahaan:
- memonitor seluruh produk yang akan dijual ke pasar,
- bertanggung jawab untuk memonitor, menganalisis, menguji dan memverifikasi produk,
- memonitor setiap tahapan proses produksi,
- memastikan semua barang memenuhi kualitas sesuai standar,
- menginstruksikan pembuatan ulang produk yang kurang berkualitas,
- melakukan dokumentasi terhadap pemeriksaan dan pengujian yang dilakukan pada produk,
- membuat catatan dan analisis produk sebelumnya untuk bahan referensi dan riset selanjutnya.
Baca Juga: Mengenal Good Manufacturing Practice (GMP) di Indonesia
Mengatasi Kendala Quality Control
Dalam proses produksi tidak selamanya berjalan mulus, bisa saja ada kendala tidak diinginkan terjadi dan mempengarui kualitas dari produk yang dihasilkan.
Perusahaan sebaiknya membuat prosedur yang nantinya dapat digunakan saat muncul kendala yang mengganggu jalannya proses produksi.
Dengan adanya prosedur, perusahaan akan lebih mudah mengambil langkah dalam mengatai kendala yang dialami.
Jika ditemukan produk yang cacat, umumnya produk diperbaiki tergantung dari kegagalan yang terjadi. Nah, di sinilah prosedur yang sudah dibuat sebelumnya dapat digunakan untuk melakukan langkah perbaikan yang diperlukan.
Apabila setelah dilakukan perbaikan tetapi produk tetap tidak bisa menghasilkan kualitas terbaik, maka dapat dilakukan penggantian agar konsumen tidak kecewa.
Saat Anda membeli gadget biasanya akan ada garansi yang diberikan oleh produsen atau distributor kalau Anda menerima barang yang rusak pada masa garansi, di kondisi seperti ini pemberi garansi bisa mengganti produk dengan persayaratan yang berlaku.
Penggantian produk ini bisa menjaga kepercayaan konsumen terhadap brand Anda.
Mesin yang digunakan dalam proses produksi biasanya harus bekerja terus menerus, apalagi kalau jumlah produk yang dihasilkan sangat banyak.
Untuk meminimalisir masalah besar, sebaiknya perusahaan mengantisipasi dengan melakukan perawatan mesin secara rutin dan berkala.
Perawatan mesin produksi termasuk dalam kegiatan menentukan rencana dan jadwal perawatan yang diperlukan.
Konsep Dasar Quality Control
Ada beberapa konsep dasar tugas quality control agar produk atau layanan yang diberikan ke konsumen berkualitas baik. Apa saja itu?
- Mengenalkan Quality Control
Proses paling awal adalah mengenalkan quality control dengan cara mengkomunikasikan dengan stakeholder dan semua karyawan mengenai manfaat quality control serta melakukan pelatihan kepada karyawan yang memiliki tanggung jawab tersebut agar prosesnya bisa berjalan konsisten dan lancar.
- Memahami Konsumen
Dalam berbisnis, tentu saja perusahaan harus membuat produk yang bisa diterima oleh konsumen.
Anda bisa menggunakan cara kuisioner, wawancara langsung, ulasan dan komentar dari konsumen, menganalisis pola pembelian, mencari info dari petugas lapangan, menggunakan CRM (Customer Relationship Management) dan riset kompetitor di industri yang sama.
- Mengukur Kualitas
Salah satu tugas quality control adalah menentukan apa yang harus diukur, bagaimana metode dan kapan melakukan pengukurannya.
Sistem pengukuran (measure) yang baik dalam suatu proses akan membantu mengetahui kegiatan apa yang sudah dikerjakan dan apa yang akan dilakukan selanjutnya.
Proses pengukuran pada tiap tahap harus dengan metode yang sama, sehingga perlu dilakukan pelatihan pada individu yang memiliki tugas quality control.
Dalam quality control, diperlukan data-data yang digunakan untuk menganalisis keefektifan proses pengujian kualitas di industri tersebut. Dengan data yang lengkap dan baik, perusahaan atau produsen bisa membuat keputusan yang tepat agar tidak berasumsi atau menebak-nebak.
- Mengevaluasi Kualitas
Setelah mendapatkan data, selanjutnya Anda melakuan analisis dengan cara statistik untuk mengetahui tahapan mana yang memiliki kesalahan paling signifikan.
Statistik dapat mengidentifikasi variasi kecil pada proses yang nanti bisa mengakibatkan masalah besar kalau tidak segera dilakukan koreksi dan perbaikan.
Metode statistik yang umum digunkn yaitu SPC (Statistical Process Control), metode ini dapat melihat perubahan sebuah proses sebelum muncul akibat buruk dari produk yang dihasilkan. Jadi, Anda bisa mengoreksi dan memperbaiki prosesnya sebelum timbul ketidaksempurnaan pada produk.
Baca Juga: Manajemen Mutu: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Sistem dan Prosesnya
Kesimpulan
Tugas umum divisi quality control adalah memeriksa visual produk serta mengujinya secara manual atau dengan teknologi.
Selain itu, juga melakukan monitoring, pengujian dan memeriksa seluruh tahap produksi. Memastikan semua komponen dan produk sudah memenuhi standar kualitas yang sudah ditetapkan perusahaan.
Untuk mengatasi kendala dalam QC, Anda bisa melakukan perbaikan dan penggantian barang serta perawatan mesin produksi.
Konsep dasar QC dapat dimulai dari melakukan pengenalan QC, memahami konsumen lalu mengukur dan mengevaluasi kualitas produk.
Proses produksi bisa terhambat jika ada kesalahan dan ketidakuratan dalam data yang digunakan. Saat ini banyak perusahaan manufaktur yang mengunakan sistem ERP untuk membantu proses quality control.
Kegiatan produksi dan berbagai departemen yang terlibat dapat terintegrasi dengan sistem ERP sehingga departemen produksi bisa mengelola dan menjalankan proses produksinya dengan cepat dan akurat.
Software manufaktur MASERP memiliki fitur Bill of Material yang mempermudah Anda melihat semua purchase order (PO) yang masuk beserta ketersediaan bahan baku produksi.
Fitur tersebut juga memudahkan Anda menentukan harga pokok produksi (HPP) sementara dan final setelah mendapatkan seluruh biaya pasti seperti tenaga kerja, bahan baku dan pemasaran.
Fitur Batch Number dalam MASERP dapat membedakan produksi hari ini dan hari sebelumnya untuk menghindari double produksi dan Anda dapat mengevaluasi produk yang tidak sesuai standar.
Anda juga dapat melakukan tracking umur piutang customer Anda dengan fitur reminder untuk piutang jatuh tempo setiap harinya agar dapat melakukan penagihan tepat waktu dan menjaga kesehatan cash flow.
Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Fitur stock control pada software akuntansi dan manufaktur MASERP bisa melacak apakah barang sudah dikirim atau barang apa saja yang belum dikirim.
Selain itu, Anda juga akan merasakan kemudahan melacak tingkat dan nilai stock setiap hari agar tidak terjadi kesalahan yang bisa menyebabkan anggaran membengkak.
Sampai jumpa di artikel berikutnya!
