Mungkin beberapa dari kalian sudah tidak asing lagi dengan surat keterangan kerja satu dokumen administrasi yang penting untuk para karyawan atau biasa kita kenal dengan paklaring. Surat ini menjadi bukti tertulis jika ada seseorang tersebut sedang dan pernah bekerja di perusahan itu.
Biasanya surat paklaring ini sangat dibutuhkan untuk beberapa kebutuhan loh, termasuk hal yang berhubungan dengan pencairan dana dan bank, biasanya surat paklaring ini digunakan.
Surat tersebut ini tidak hanya memuat informasi rentang waktu karyawan bekerja. Namun surat ini digunakan untuk mencairkan dana jaminan hari tua (JHT) BPJS sekaligus referensi memperoleh pekerjaan baru juga loh.
Pengertian Surat Keterangan Kerja
Pengertian dari surat keterangan kerja adalah dokumen yang menjadi bukti jika seseorang pernah ataupun sedang bekerja di tempat tersebut.
Di dalam surat ini juga akan berisi detail tentang pekerja. Informasi umum yang ada pada surat kerja tersebut adalah tanggal pertama masuk, lama kerja, kinerja karyawan, dan bagian kerja karyawan.
Meski demikian, beberapa informasi detail lain juga bisa ditambahkan jika memang dibutuhkan. Prinsipnya adalah informasi yang akan dibagikan tidak boleh melanggar asas kerahasiaan baik bagi perusahaan maupun untuk karyawan yang bersangkutan.
Baca Juga: Ingin Cuti? Ini 7 Contoh Surat Cuti untuk Diajukan ke HRD
Fungsi Surat Keterangan Kerja
Sama halnya dengan dokumen administratif lainnya, surat keterangan ini juga memiliki fungsi penting tergantung pada kebutuhan setiap individu. Beberapa alasan perlunya dikeluarkan surat ini adalah:
Syarat Mencairkan BPJS Kesehatan
Salah satu syarat yang dilengkapi untuk mencairkan dana BPJS Kesehatan yaitu melampirkan surat keterangan bekerja dari perusahaan yang asli dan foto copynya. Dengan melampirkan surat ini kamu akan lebih mudah mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan walaupun sudah tidak bekerja di perusahaan itu.
Administrasi Melamar Pekerjaan
Pada umumnya perusahaan mengeluarkan surat ini untuk karyawan yang menempati posisi menengah atau setara dengan supervisor. Surat ini nantinya akan digunakan sebagai kelengkapan administrasi melamar di perusahaan lainnya. Surat keterangan kerja ini menjadi bukti tertulis yang menerangkan jabatan dan jenjang karier kamu dalam perusahaan tersebut.
Pengajuan Beasiswa
Biasanya beberapa beasiswa untuk studi lanjutan akan mengharuskan kamu memiliki pengalaman kerja terlebih dahulu. Jika salah satu persyaratannya adalah memiliki pengalaman bekerja, maka dibutuhkan surat keterangan bekerja dari perusahaan sebagai bukti tertulis yang harus dilampirkan.
Pinjaman Bank
Surat keterangan kerja yang masih aktif biasanya diperuntukkan sebagai persyaratan pendaftaran jaminan sosial, pajak hingga keperluan pinjaman bank. Pinjaman jangka panjang dari bank tentu membutuhkan bukti bahwa kamu benar bekerja pada perusahaan tersebut dan diproyeksikan mampu membayar pinjaman.
Ketentuan Surat Keterangan Kerja
Dalam pembuatannya, surat keterangan ini juga memiliki beberapa ketentuan. Ketentuan ini sendiri merupakan format umum yang biasa digunakan. Meski demikian, dalam pengaplikasiannya nanti, setiap perusahaan memiliki aturan sendiri dalam penerapan ketentuan ini. Adapun beberapa ketentuan umum dari surat ini seperti:
Bukti yang Sah
Surat keterangan kerja juga perlu memuat cap dan tanda tangan basah. Hal ini untuk menunjukan jika surat tersebut dibuat dengan penuh tanggung jawab dan nantinya akan memiliki kekuatan hukum. Dalam beberapa kasus, perusahaan juga biasanya memberikan salinan dari surat keterangan ini yang sudah mereka legalisir.
Kop Surat
Surat keterangan harus dibuat di kertas yang memiliki kop surat dari perusahaan yang bersangkutan, nah ini menjadi salah satu faktor penting yang harus ada. Kop surat ini akan menjadi identitas dan juga menandakan jika surat tersebut bersifat asli dan resmi.
Informasi yang Diperlukan
Hal penting lain yang juga menjadi ketentuan dalam isi surat adalah adanya informasi yang diperlukan. Biasanya informasi tersebut berisi tentang nama, jabatan terakhir, jangka waktu bekerja, dan alasan mengundurkan diri. Informasi ini biasanya juga akan digunakan oleh perusahaan selanjutnya sebagai bahan pertimbangan.
Pernyataan yang Positif
Surat ini biasanya juga menjadi apresiasi dari perusahaan bagi karyawannya selama yang bersangkutan bekerja. Itulah mengapa di dalamnya biasanya berisi ulasan yang positif mengenai rekam jejak dari yang bersangkutan.
Contoh Surat Keterangan Kerja
Surat Keterangan Kerja Umum
Surat ini biasanya untuk penggunaannya hanya untuk melamar kerja ke tempat selanjutnya ataupun surat keterangan karyawan.
Surat Keterangan Kerja untuk KPR
Beriku ini merupakan contoh umum paklaring yang penggunaanya untuk mengajukan KPR. Tetapi ada beberapa yang harus diperhatikan, karena setiap perusahaan memiliki formatnya sendiri.
Namun secara umum format yang biasa digunakan adalah seperti ini:
Kesimpulan
Jadi, mudah bukan membuat surat keterangan kerja? Sebenarnya surat keterangan kerja dari setiap perusahaan bisa saja memiliki format yang berbeda-beda. Namun pada dasarnya isi surat ini tetaplah sama, yakni mencantumkan identitas diri karyawan, jabatan, dan keterangan yang membenarkan riwayat kerja.
Selama surat ini masih kamu memiliki informasi yang lengkap dan sudah dilegalisir oleh pihak perusahaan, maka surat tersebut dapat dikatakan sah dan bisa kamu gunakan untuk berbagai keperluan yang membutuhkan persyaratan surat tersebut.
Apapun alasan karyawan meninggalkan perusahaan, ia berhak mengantongi surat ini. Baik alasan resign maupun PHK dan tak berdasarkan status karyawan tetap maupun kontrak.
Sebaiknya perusahaan memberikan surat tersebut pada hari kerja terakhir karyawan. Karena surat keterangan kerja akan membantu kariernya ke depan. Adanya peran tugas dan tanggung jawab HRD dapat dikatakan penting bagi perusahaan dan karyawannya, maka penggunaan software HR sangat diperlukan agar flow kerjanya menjadi lebih efisien.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat menawarkan kemudahan divisi HRD di perusahaan dalam mengelola segala urusan administrasi yang berhubungan dengan pekerja, mulai dari absensi dan cuti karyawan, sistem penggajian, dan lain sebagainya.
Pastikan perusahaan kamu memiliki software yang tepat, terutama dapat digunakan oleh seluruh departemen. Tiap departemen tidak perlu lagi menggunakan software yang berbeda, serta bisa mengakses data di satu tempat saja.
Salah satu software yang bisa kamu gunakan adalah MASERP, yang bisa mengintegrasikan urusan keuangan, penjualan, manufaktur, distibutor, aset, dan lainnya dalam satu sistem.
MASERP dapat terintegrasi dengan AqtiveHR, di mana Anda dapat mengajukan cuti dan reimburse dari aplikasi serta absensi dengan teknologi face recognition. Bagi HRD, pekerjaan mereka akan menjadi lebih efisien dalam menghitung gaji, transfer gaji dan mengirim slip gaji ke pekerja karena semua sudah otomatis. Menghemat waktu!
Baca Juga: Mengenal 6 Jenis Absensi Karyawan yang Digunakan Perusahaan
