Salah satu faktor yang menentukan besaran gaji yang Anda terima sebagai karyawan adalah absensi karyawan. Kalau Anda tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas atau di luar cuti, bisa saja dikenakan pemotongan gaji. Selain untuk urusan penggajian, apa saja fungsi dari absensi karyawan? Sistem kehadiran apakah yang digunakan di perusahaan Anda saat ini? Masih manual atau sudah beralih ke digital dalam bentuk aplikasi? Untuk mengenal lebih lanjut mengenai absensi karyawan, yuk simak pembahasannya di bawah ini!
Apa Itu Absensi Karyawan?
Absensi karyawan sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan karena dapat membantu dalam memonitor kehadiran karyawan (masuk, pulang atau bahkan kunjungan ke lokasi lain), memudahkan dalam perhitungan absensi untuk keperluan penggajian, membuat pencatatan kehadiran menjadi lebih rapi dan terintegrasi (online), dan masih banyak lagi.
Absensi karyawan akan memberikan data mengenai waktu kehadiran dan pulang karyawan di hari kerja. HRD (human resource department) dapat mengetahui siapa saja karyawan yang terlambat, yang masuk tepat waktu, karyawan lembur, dan yang tidak masuk baik itu izin atau bolos. Dengan data tersebut, HRD jadi lebih mudah menghitung data kehadiran untuk urusan penggajian karyawan.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Harian, Bulanan, Prorate
Jenis Absensi Karyawan
Seiring berkembangnaya teknologi, sistem absensi karyawan juga ikut berkembang dan sudah banyak perusahaan yang meninggalkan cara manual terutama perusahaan yang memiliki karyawan ratusan. Apa saja macam-macam sistem kehadiran karyawan yang pernah ada sampai saat ini? Berikut daftarnya!
Absensi Analog
Absensi ini dinamakan analog karena memang penanda waktu kehadirannya menggunakan jam analog. Cara ini mungkin sangat terkenal di generasi baby boomers dan generasi X saat masuk kerja. Sistem absensi ini disebut juga absensi ceklok karena kartu absensi yang dimasukkan ke dalam slot mesin absen akan mengeluarkan bunyi “ceklok’. Di kartu absensi akan tercatat otomatis jam kerja analog dimana menunjukkan waktu karyawan melakukan absen.
Cara ini kurang efektif karena perusahaan akan mengeluarkan biaya lebih banyak untuk membeli kertas secara rutin dan juga karyawan perlu mengantri untuk absen. Kekurangan dari absensi analog adalah karyawan bisa saja melakukan kecurangan dengan titip absen saat tidak hadir di kantor.
Absensi PIN
Macam sistem kehadiran selanjutnya adalah dengan sistem PIN dimana karyawan harus memasukkan password atau kata sandi ketika absen masuk dan pulang sebagai bukti kehadiran kerja di waktu tersebut. Untuk dapat absen, sebelumnya karyawan harus didaftarkan oleh HRD ke sistem absen untuk membuat password. Dengan sistem ini, absensi tidak lagi boros kertas dan perusahaan bisa menghemat pengeluaran. Tetapi, karyawan yang licik dapat menitipkan absen dengan memberitahu passwordnya ke rekan kerja lain.
Magnetic Card
Cara absensi dengan magnetic card hampir mirip seperti saat Anda menggesekkan kartu debit/kredit di kasir. Jadi, di mesin absensi magnetic card terdapat slot untuk menggesekkan kartu di samping mesin. Kartu yang dimiliki karyawan tidak sembarangan, ada akses khusus agar data absensi karyawan dapat terinput di sistem. Karyawan harus selalu membawa kartu tersebut setiap kali masuk kerja, jangan sampai tertinggal karena nanti akan kerepotan dalam akses kehadiran di hari tersebut.
Fingerprint
Absensi dengan sistem fingerprint cukup populer di kalangan karyawan karena masih banyak perusahaan yang menggunakannya. Sidik jari setiap individu unik, tidak ada orang lain di dunia yang memiliki garis jari sama persis, bahkan dua individu kembar sekalipun. Keunikan sidik jari ini menjadi salah satu cara terbaik untuk mengidentifikasi seseorang.
Cara menggunakan mesin absensi ini adalah karyawan menempelkan salah satu jari yang sudah didaftarkan di tempat khusus berlapis kaca di mesin tersebut. Waktu kehadiran masuk maupun pulang karyawan ditujukan saat dia menempelkan jarinya di mesin. Cara ini dinilai akurat, karyawan tidak dapat titip absen. Yang perlu diperhatikan, jari yang digunakan untuk absen tidak boleh dalam kondisi kotor dan basah baik itu terkena air atau berkeringat karena pendeteksi sidik jarinya sangat sensitif.
Website
Macam sistem kehadiran karyawan yang disebutkan sebelumnya cenderung menggunakan alat atau mesin, berbeda dengan absensi karyawan dengan menggunakan website ini. Karyawan harus menginput username dan kata sandi atau password mereka saat akan masuk ke sistem absen. Username dan password yang dimiliki tiap karyawan berbeda satu sama lain.
Perusahaan yang memiliki ribuan karyawan dan banyak cabang di berbagai lokasi sangat cocok menggunakan absensi berbasis website karena dapat terintegrasi dalam satu sistem. Setiap karyawan hanya perlu memiliki koneksi internet untuk mencatat kehadirannya.
Mobile
Saat ini, banyak perusahaan yang mengimplementasikan teknologi untuk sistem absen mereka. Terutama teknologi absensi di smartphone, karena sekarang hampir setiap karyawan memiliki smartphone. Semua data yang terinput di sistem mobile ini pun dapat tersimpan di cloud, tergantung dari jenis aplikasi dan vendor penyedianya.
Dengan aplikasi absensi, perusahaan dapat menghemat anggaran dengan tidak membeli mesin absensi. Karyawan akan didaftarkan ke sistem dan dibuatkan akun khusus untuk mencatat kehadiran saat masuk dan pulang kerja. Absensi melalui smartphone sangat bergantung pada jaringan internet yang stabil, jadi kalau di lokasi karyawan internetnya sedang trouble maka akan kesulitan untuk mengakses dan melakukan konfirmasi kehadiran.
Syarat Absensi yang Ideal
Tidak semua jenis absensi cocok untuk tiap perusahaan. Cara manual mungkin saja tepat untuk bisnis baru berskala UMKM yang masih memiliki sedikit karyawan. Ada beberapa daftar yang perlu Anda perhatikan dalam memilih sistem absen untuk perusahaan, apa saja itu?
Data Akurat
Setiap perusahaan pasti menginginkan sistem yang dapat menyimpan dan menyajikan data secara akurat. Jangan sampai akurasinya rendah karena nanti malah akan menyulitkan tim HRD. Data kehadiran yang tercatat setiap hari dapat diakses kapan saja tanpa ada perubahan. HRD maupun pihak manajemen pun dapat memantau kehadiran karyawan kapan saja. Dengan data yang akurat, HRD akan lebih mudah memonitor kinerja karyawan sebagai bahan evaluasi kerja.
Efisiensi Waktu
Salah satu tujuan penggunaan absensi secara online adalah dapat meningkat efisiensi kerja HRD. Baik HRD maupun karyawan tidak perlu repot lagi untuk menginput data kehadiran secara manual dan mengurus proses cuti atau izin yang berbelit. Saat mencari data pun, HRD tidak perlu harus hadir di kantor.
Keamanan Terjamin
Keamanan menjadi syarat utama bagi perusahaan saat mencari sebuah sistem termasuk sistem absensi karyawan online. Data yang ada di dalamnya sebaiknya hanya boleh diakses dan dikelola oleh admin atau pihak tertentu seperti HRD. Kalau sistem keamanannya tidak terjamin, data karyawan dan perusahaan bisa menjadi bahan tindakan kriminal.
Baca Juga: Payroll Adalah Sistem Modern untuk Penggajian Karyawan
Kesimpulan
Selain untuk mencatat kehadiran karyawan, absensi karyawan juga memudahkan HRD dalam proses penggajian. Ada beberapa macam absensi yang biasa digunakan oleh perusahaan hingga saat ini seperti absensi manual, menggunakan PIN, magnetic card, absensi berbasis website dan mobile.
Bagi perusahaan yang siap berkembang memang dibutuhkan berbagai sistem teknologi sebagai penunjang dalam kegiatan operasional mereka. Salah satu sistem yang perlu diterapkan adalah sistem ERP seperti MASERP yang bisa mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, persediaan, manufaktur, distributor, project management dan lain-lain.
MASERP dapat terintegrasi dengan sistem absensi AqtiveHR dengan berbagai fitur unggulan lain seperti absensi dengan teknologi face recognition, pengajuan cuti dan reimburse secara online, attendance history untuk melihat waktu kehadiran karyawan, menentukan tingkat approval cuti, dan masih banyak lagi.
MASERP dapat dicustom sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan bisnis, langsung saja konsultasikan kendala yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
