Untuk bisa lanjut ke tahap interview, pelamar kerja harus memenuhi syarat kompetensi beserta dengan dokumen pendukungnya. Banyak pelamar yang gagal atau tidak mendapat panggilan interview karena kesalahan kecil dalam mengirim email lamaran kerja, seperti tidak mencantumkan subject dan body email. Kesalahan tersebut tentu saja membuat email pelamar tidak akan dilirik HRD. Untuk menghindari kesalahan dalam mengirim email kerja, berikut ini kami berikan tips mudah membuat email beserta contoh email lamaran kerja yang bisa kamu aplikasikan!
Gunakan Alamat Email yang Proper
Kalau saat ini kamu memiliki banyak email untuk berbagai keperluan, sebaiknya sediakan email khusus untuk pekerjaan agar terlihat profesional dan tidak tertumpuk dengan email promosi dari berbagai merchant.
Gunakanlah nama email dengan nama lengkapmu, jangan terlalu banyak karakter angka apalagi menggunakan kata/kalimat yang sulit dibaca. Penggunaan nama lengkap akan memberikan kesan profesional dan pihak HRD juga mudah membaca dan mengingat emailmu.
Do: mariaputrisari@gmail.com
Don’t: mar14_sweetgurlz@gmail.com
Untuk tujuan pengiriman email ke perusahaan, jangan sampai kamu salah ketik (typo) dan malah email lamaran kerjamu tidak sampai ke perusahaan yang kamu tuju. Perhatikan ketentuan dari job posting, apakah mereka meminta kamu untuk mengirimkan CC (carbon copy) ke alamat email lain seperti manager atau supervisor.
Lampirkan Dokumen Lengkap dan Rapi
Setelah kamu membaca detail iklan atau job posting, kamu perlu memahami kompetensi dan dokumen apa saja yang diperlukan. Umumnya perusahaan akan meminta untuk mengirimkan CV dan portofolio, tetapi mungkin untuk beberapa posisi pekerjaan akan diminta untuk melampirkan sertifikat maupun berkas lainnya.
Kamu tidak perlu mengirimkan ijazah, KTP dan KK kalau perusahaan tidak memintanya, karena ini malah rawan terjadi penipuan lowongan kerja. Alih-alih melamar pekerjaan, data pribadimu malah bocor ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
Usahakan kamu menggabungkan semuanya dalam satu berkas, karena kita semua tahu kalau HRD tidak membutuhkan waktu banyak untuk mengecek email para pelamar.
Sama halnya dengan email, beri nama pada berkas dengan rapi sesuai dengan permintaan di job posting. HRD tidak akan membuka lampiran email kalau pemberian namanya tidak professional.
Untuk format dokumen sebaiknya gunakan PDF atau JPEG dan tidak melebihi 2 MB agar mudah didownload oleh HRD.
Contoh penamaan dokumen:
- Maria Putri_Curriculum Vitae.pdf
- Maria Putri_Portofolio_2021.pdf
Baca Juga: Penting! Tips Wawancara Kerja dan Trik Psikologinya!
Subject Email Jelas
Subject email lamaran kerja akan terlihat lebih dahulu sebelum HRD membuka email dan lampiran dokumenmu, jadi kamu harus menuliskannya dengan jelas dan singkat.
Umumnya perusahaan akan memberi ketentuan untuk penulisan subject email, seperti divisi atau jabatan yang sedang dicari misalnya marketing, junior graphic designer atau web developer. Jangan sampai kamu tidak mengisi subject ini, karena sudah pasti HRD akan menghapus emailmu dan tidak akan ada panggilan untuk tahap berikutnya.
Sama seperti lampiran dokumen, sebaiknya kamu menyertakan nama dalam subject email. Berikut contoh subject email yang dapat kamu gunakan:
- Dita Putri-Customer Support
- Job Application Web Developer-Reza Hermansyah
- Digital Marketing-Lesty Kejora
Sertakan Body Email
Yang tidak boleh dikosongkan selain subject saat mengirimkan email lamaran kerja adalah body email. Tidak sedikit pelamar kerja yang hanya melampirkan CV saja tetapi tidak menjelaskan apapun di dalam emailnya. Kamu harus menuliskan email yang terdiri dari pembuka, isi dan penutup.
Paragraf pembuka biasanya berisi perkenalan diri dan apa alasan dan di mana kamu melihat lamaran pekerjaan tersebut. Selanjutnya di paragraf inti kamu bisa menjelaskan mengenai lamaran yang kamu apply, background pekerjaan sebelumnya dan hal-hal yang bisa kamu tawarkan sesuai dengan kualifikasi yang ada di job posting. Di bagian penutup, jangan lupa sertakan kontak yang dapat dihubungi oleh HRD kalau kamu lolos ke tahap selanjutnya.
Tuliskan penjelasan tersebut dengan singkat tetapi dapat menjual ke HRD, karena untuk detail CV bisa kamu jelaskan semuanya saat lolos ke tahap interview. Sebelum klik kirim atau send, periksa kembali penulisan dan ejaan di emailmu.
Waktu Pengiriman Email
Waktu pengiriman email lamaran kerja kadang disepelekan oleh para pelamar, padahal ini juga penting. Kirimlah email di hari dan jam kerja dari pukul 08.00-17.00. Lebih baik lagi kalau kamu mengirimnya di pagi hari karena HRD akan mengecek email masuk sebelum mulai bekerja dan emailmu akan berpeluang besar dibaca oleh mereka.
Jangan mengirim email lamaran kerja di luar jam kerja dan hari libur, apalagi kalau kamu mengirimkannya tengah malam. Ini dijamin tidak akan dibaca oleh HRD. Kalau kamu melihat job posting saat malam hari, kamu bisa menyiapkan malam itu dan membuat setting pengiriman di Gmail untuk besok paginya.
Hindari Kirim ke Banyak Perusahaan
Sebagai pelamar kerja, wajar kalau mengirimkan banyak lamaran ke banyak perusahaan karena belum ada panggilan ke tahap selanjutnya. Tetapi, hindari mengirim satu email lamaran pekerjaan untuk banyak perusahaan.
Kamu memang akan lebih cepat membuat emailnya, tetapi justru akan membuat kamu tidak profesional di mata HRD karena mereka berasumsi kamu malas dan tidak serius melamar kerja.
Sebaiknya kamu kirimkan satu email lamaran kerja untuk satu perusahaan saja, karena di dalam body email kamu bisa menulis lowongan dan nama perusahaan agar terlihat serius dan personal.
Kesimpulan
Agar email lamaran kerja dilirik HRD dan bisa lolos ke tahap interview, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan antara lain alamat email yang jelas, lampiran dokumen lengkap dan tersusun rapi, subject email tidak kosong, sertakan body email dan perkenalan diri singkat, kirim email di jam kerja dan hindari mengirim satu email ke banyak perusahaan.
Sebelum mengirimkan email, jangan lupa untuk memeriksa kembali emailmu, jangan sampai ada salah ketik dan salah kirim. Selamat mengaplikasikan 6 tips email ini, semoga bisa lolos ke tahap selanjutnya, job seeker! Good luck!
