Pengertian, Rincian dan Format Purchase Requisition

Dalam dunia usaha atau bisnis terdapat beberapa komponen yang memiliki pengaruh penting dalam suatu perusahaan. Salah satu komponen yang memiliki pengaruh penting dalam bisnis Anda tersebut adalah purchase requisition atau PR. Purchase requisition adalah dokumen permintaan pembelian yang dikeluarkan oleh suatu departemen kemudian dikirimkan ke departemen keuangan dalam satu lingkup perusahaan.

Pengertian Purchase Requisition

Purchase Requisition (PR) adalah dokumen permohonan pembelian yang dibuat sebelum melakukan pembelian barang/jasa tersebut. Definisi lainnya, PR adalah dokumen yang berisi permintaan pembelian yang diajukan untuk pengadaan barang.

Baca Juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Quotation (PQ)

Umumnya, dokumen PR ini dibuat oleh departemen tertentu yang membutuhkan barang dan/atau jasa, untuk ditujukan pada manajer atau departemen keuangan. Setelah ditinjau dan disetujui, PR kemudian diteruskan ke departemen pembelian untuk menerbitkan Purchase Order sesuai dengan rincian yang terdapat dalam PR.

Sesuai dengan definisinya, pembuatan PR bertujuan untuk mengajukan permohonan pembelian. Pembuatan dokumen ini termasuk dalam standar operasional perusahaan yang berhubungan dengan pencatatan dan keuangan. Dengan adanya dokumen internal ini, departemen keuangan dapat mengendalikan budget pembelanjaan perusahaan sehingga tidak melampaui batas. Kemudian jika permohonan tersebut merupakan pembelian barang, perusahaan harus memasukkannya ke dalam daftar aset untuk dapat dipantau.

Selain itu, dokumen Purchase Requisition membantu mencegah terjadinya kecurangan dalam pembelian barang/jasa, seperti harga yang dinaikkan untuk keuntungan sendiri atau jumlah barang yang tidak sesuai. Kejadian ini tentunya dapat menimbulkan kerugian untuk perusahaan.

Rincian dan Format Purchase Requisition

Tiap perusahaan memiliki purchase requistion form (format PR) yang berbeda. Namun umumnya, dokumen tersebut memuat informasi berupa:

  • Nomor PR
  • Nama/identitas pihak yang melakukan pengajuan pembelian
  • Nama vendor yang menjadi pihak penjual
  • Barang/jasa yang ingin dibeli
  • Estimasi harga barang/jasa
  • Jumlah barang/jasa

Dokumen ini dapat dibuat secara manual, yaitu tulis tangan pada kertas dengan format yang sudah tertera.

Perbedaan PO dan PR

Setiap istilah tentu saja ada perbedaan untuk menunjukkan istilah satu kepada istilah yang lain. PO dan PR memiliki perbedaan di tingkat persetujuan dan keterangan yang terdapat didalamnya.

PR hanya akan mendokumentasikan daftar barang pesanan dari pembeli. Sebaliknya, PO hanya akan dibuat jika PR sudah disetujui oleh pihak-pihak terkait. Saat PR diterima, maka divisi terkait dalam perusahaan akan menghubungi vendor untuk memastikan stok barang yang akan dipesan. Jika vendor sudah melakukan konfirmasi stok maka perusahaan baru membuat PO.

Jika PR masih bisa mengalami perubahan atau penolakan dari divisi keuangan atau pembelian, maka ini tidak berlaku untuk PO. PO dibuat setelah perusahaan dan vendor melakukan konfirmasi kebutuhan dan stok barang. Jadi kemungkinannya sangat kecil untuk PO bisa mengalami perubahan.

Dengan bahasa yang lebih mudah dipahami adalah bahwa PR merupakan pendahuluan sebelum pembuatan PO, dimana PR semacam seperti suatu daftar permintaan terhadap barang-barang tertentu sedangkan PO adalah PR yang sudah yang sudah confirm atau disetujui.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan Purchase Requisition semoga bermanfaat untuk Anda. Perlu diketahui bahwa PO digunakan di hampir semua perusahaan perdagangan internasional di banyak negara. Jika perusahaan atau bisnis Anda ingin membuat PO dengan cara yang cepat dan praktis maka harus menggunakan aplikasi akuntansi dan pilihlah aplikasi akuntansi yang berbasis cloud atau web agar bisa dikerjakan dimanapun dan kapanpun tanpa perlu dibatasi tempat dan waktu. 

PO dibuat oleh pembeli atau staff keuangan yang di dalamnya berisi tanggal pengeluaran, nomor PO, detail barang, rincian pengiriman, pajak, serta nama dan alamat pembeli dan penjual.

PO dibuat sesudah mengirimkan Purchase Quotation (PQ). Status dari PQ akan berubah menjadi PO jika supplier sudah menyetujui semua keterangan yang disebutkan dalam quotation.

Di zaman yang sudah bergantung pada teknologi, sebaiknya perusahaan atau bisnis Anda dapat beradaptasi dengan teknologi agar bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis. Pencatatan purchase order (PO) bisa anda lakukan di fitur Bill of Material yang tersedia software akuntansi seperti MASERP.

Fitur Bill of Material tersebut juga dapat memudahkan Anda menentukan harga pokok produksi (HPP) sementara dan final setelah memperoleh biaya tenaga kerja, bahan baku dan marketing. MASERP juga dapat dicustom sesuai kebutuhan perusahaan dan bisnis Anda. Segera konsultasikan kebutuhan Anda kepada konsultan ahli kami, gratis!

New call-to-action