Salah satu tantangan terbesar dalam bisnis retail dan manufaktur adalah manajemen persediaan. Tren baru, permintaan yang berfluktuasi dan landscape retail yang terus berubah, semuanya mempengaruhi produk mana yang harus disimpan dan berapa banyak dari masing-masing produk yang harus tersedia di rak dan di gudang untuk memaksimalkan efisiensi dan mengurangi biaya. Bagi beberapa bisnis retail, perhitungan safety stock adalah sebuah perkiraan agar tidak kehabisan stock. Di artikel kali ini, Anda akan mengetahui alasan menjaga safety stock dan cara menghitungnya.
- Apa Itu Safety Stock?
- 10 Alasan Menjaga Safety Stock
- Menghindari Stockout
- Meminimalkan Efek Kendala Supply
- Menghemat Waktu Staff dan Administratif
- Kompensasi Perkiraan yang Tidak Akurat
- Membatasi Pengiriman Terburu-buru
- Memastikan Kepuasan Pelanggan
- Mempertahankan Market Share (Pangsa Pasar)
- Meningkatkan Efisiensi
- Hubungan Supplier dan Retailer Menjadi Lebih Baik
- Cara Menghitung Safety Stock
- Kesimpulan
Apa Itu Safety Stock?
Safety stock adalah persediaan ekstra yang disimpan oleh retailer atau produsen jika ada permintaan yang meningkat secara tidak terduga. Ini menunjukkan stok tambahan berada di atas nilai level inventory yang diinginkan yang biasanya menjadi pegangan Anda dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Salah satu alasan utama bisnis retail dan produsen menerapkan strategi safety stock adalah untuk mencegah kehabisan persediaan. Stockout biasanya disebabkan oleh perubahan permintaan konsumen, perkiraan stock salah, variabilitas dalam lead time untuk bahan baku, an lain sebagainya.
Baca Juga: Akuntansi Persediaan: Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
10 Alasan Menjaga Safety Stock
Salah satu alasan utama mempertahankan safety stock adalah fluktuasi permintaan. Banyak faktor yang bisa mempengaruhi lonjakan permintaan, termasuk dampak penjualan musiman, perubahan tren pelanggan secara tiba-tiba, panic buying atau adanya kompetitor baru. Safety stock memberi perusahaan sebuah ruang untuk mengisi kembali persediaan sambil memenuhi permintaan yang meningkat.
Menghindari Stockout
Safety stock dapat membantu perusahaan mengurangi risiko kehabisan produk tertentu dan mencegah kegiatan operasional terhenti saat bisnis mencari, membeli dan mengirimkan persediaan barang. Proses tersebut bisa memakan waktu berhari-hari, atau bahkan berminggu-minggu, menjadikan safety stock sangat berperan dan membuat bisnis tetap berjalan sembari mengisi persediaan yang habis.
Meminimalkan Efek Kendala Supply
Bagi supplier, kendala tak terduga dapat berupa kekurangan bahan baku, masalah produksi, tindakan legislatif atau politik, dan operasional terhenti yang dapat berdampak besar pada inventory level Anda.
Kendala ini memiliki dampak luas pada supply chain, termasuk menunda penyelesaian komponen produk lain, jadwal pengiriman ke pelanggan terganggu, serta gangguan pada ritel. Safety stock mengurangi dampak kendala supplier dan ketidakpastian lead time, serta menjaga supply chain tetap bergerak sampai ganggan berlalu atau perusahaan telah menemukan supplier baru.
Menghemat Waktu Staff dan Administratif
Selain menjaga setiap langkah supply chain berjalan lancar, safety stock juga menghemat waktu yang dihabiskan untuk berkomunikasi, membuat dokumen dan berbagai pekerjaan di gudang. Manager supply chain tidak lagi kesulitan menemukan dan memesan ulang stok barang tambahan, menghindari semua panggilan telepon, email, permintaan dan pemrosesan faktur yang terburu-buru. Staf gudang juga tidak tiba-tiba menurunkan barang dari truk dan mengisi kembali rak di gudang, kegiatan tersebut bisa mengganggu aktivitas gudang sehari-hari.
Kompensasi Perkiraan yang Tidak Akurat
Mempertahankan safety stock dengan jumlah yang memadai memastikan konsistensi dan pengambilan keputusan untuk membuat perkiraan yang lebih akurat di seluruh perusahaan. Meskipun perkiraan permintaan bisanya dapat diandalkan, perubahan mendadak bisa menyebabkan perkiraan tersebut menjadi tidak akurat.
Pengaruh kendala persediaan bertambah dalam prakiraan lain, seperti jadwal staf supply chain. Masalah ini sangat mengganggu ketika gangguan persediaan menyebabkan hilangnya pendapatan atau pelanggan karena penjualan dan perkiraan keuangan lainnya menjadi tidak valid.
Membatasi Pengiriman Terburu-buru
Persediaan yang jumlahnya kurang dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan, tetapi itu bukan satu-satunya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan Anda. Peningkatan biaya administrasi dan penggajian staff gudang juga menjadi salah satu pengeluaran, pemasok juga dapat membebankan premi untuk pengiriman yang terburu-buru.
Biaya ini mungkin menjadi masalah besar jika kehabisan stock akibat jumlah permintaan lebih tinggi dari perkiraan. Tetapi untuk stock yang habis karena kendala atau masalah lain, biayanya mungkin tidak bisa diperoleh kembali dengan cepat.
Memastikan Kepuasan Pelanggan
Safety stock adalah salah satu cara terbaik untuk mempertahankan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Jika pelanggan dapat mengandalkan perusahaan untuk selalu memiliki apa yang mereka butuhkan dalam persediaan, mereka tidak hanya akan terus datang kembali tetapi juga memberikan iklan dari mulut ke mulut. Itu akan berdampak jangka panjang dan membantu bisnis Anda tumbuh.
Mempertahankan Market Share (Pangsa Pasar)
Kalau perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan pelanggan, bisa bedampak pada hilangnya pelanggan dan pangsa pasar. Mengurangi risiko kehabisan stock adalah bagian penting dalam mempertahankan kepuasan pelanggan dan mengurangi risiko kalah bersaing dengan kompetitor.
Meningkatkan Efisiensi
Safety stock membuat kegiatan operasional menjadi lebih efisien, bahkan ketika mengalami kendala supply chain. Supplier tidak terburu-buru, staf gudang tidak banyak bekerja, driver pengiriman tetap sesuai jadwal, serta memiliki nomor inventory yang stabil dan bisa dipercaya untuk tujuan pelaporan dan perkiraan permintaan.
Hubungan Supplier dan Retailer Menjadi Lebih Baik
Kondisi kehabisan stock sering membuat pemesanan ulang menjadi mendesak, padahal sebagian besar supplier tidak suka terburu-buru karena dapat mengganggu kegiatan operasional dan pelanggan mereka. Menjaga safety stock mengurangi kebutuhan untuk melakukan pemesanan terburu-buru dan memberi supplier beban kerja yang stabil. Demikian juga perusahaan yang bekerja sama dengan retail dapat menjaga hubungan baik dengan menjaga stock barang yang mereka jual.
Baca Juga: 5 Proses Warehouse Management dan Rekomendasi Softwarenya!
Cara Menghitung Safety Stock
Untuk mendapatkan manfaat dari menyimpan safety stock, Anda perlu mengetahui berapa banyak safety stock yang harus disimpan. Hal ini karena terlalu banyak safety stock dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang lebih tinggi. Safety stock yang terlalu sedikit mengakibatkan hilangnya penjualan. Menggunakan rumus akan membantu Anda menghitung jumlah safety stock yang optimal untuk bisnis Anda.
Setiap metode penghitungan safety stock menggunakan detail yang sedikit berbeda, tetapi semuanya mengharuskan Anda untuk mengetahui lead time, yaitu waktu antara dimulainya pesanan dan selesainya proses pengiriman.
Ada beberapa metode yang berbeda untuk menghitung persediaan pengaman:
- Stok pengaman tetap (fixed safety stock)
- Perhitungan berbasis waktu (time based calculation)
- Rumus umum
- Rumus Heizer Render
- Metode Greasley
Baca Juga: Cara Mudah Membuat Kartu Persediaan Barang Pakai Software
Fixed Safety Stock
Fixed safety stock adalah metode yang digunakan oleh perencana produksi. Mereka menentukan jumlah persediaan pengaman yang harus dijaga dari penggunaan harian maksimum selama periode waktu tertentu, tetapi tanpa menggunakan formula tertentu. Nilai untuk fixed safety stock umumnya tetap tidak berubah kecuali perencana produksi memutuskan untuk mengubahnya.
Level safety stock bahkan dapat disetting ke nol untuk item yang ingin Anda hapus secara bertahap. Namun, jika tiba-tiba ada lonjakan permintaan untuk item dengan safety stock yang sangat sedikit, Anda mungkin tidak dapat memenuhi pesanan tersebut.
Time Based Calculation
Dalam metode ini, level safety stock dihitung selama periode waktu tertentu, berdasarkan perkiraan masa depan untuk produk tersebut. Metode ini mencakup kombinasi permintaan aktual dari pesanan penjualan dan permintaan yang diperkirakan berdasarkan metode statistik. Metode ini tidak dapat memprediksi ketidakpastian bisnis, jadi menggunakannya melibatkan risiko bahwa Anda mungkin akan membawa terlalu banyak stok yang tidak diinginkan jika produk Anda bergerak lebih lambat dari yang diperkirakan.
Rumus Umum
Ini adalah metode yang paling sederhana dan umum digunakan untuk menghitung safety stock. Ini menghitung safety stock rata-rata yang harus dimiliki perusahaan selama skenario kehabisan stok, tetapi tidak mempertimbangkan fluktuasi permintaan musiman.
Safety stock = (maximum daily usage x maximum lead time in days) – (average daily usage x average lead time in days)
Safety stock dihitung dengan mengalikan penggunaan harian maksimum (yaitu jumlah maksimum unit yang terjual dalam satu hari) dengan lead time maksimum (yaitu waktu terlama yang dibutuhkan vendor untuk mengirimkan stok), kemudian dikurangi produk dari penggunaan harian rata-rata (yaitu jumlah rata-rata unit yang terjual dalam sehari) dan waktu tunggu rata-rata (yaitu waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh vendor untuk mengirimkan stok).
Rumus Heizer & Render
Rumus Heizer & Render sangat ideal ketika ada variasi supply yang signifikan di pihak vendor Anda. Ini menggunakan standar deviasi dari distribusi lead time, memberi gambaran yang lebih akurat tentang lead time dan seberapa sering Anda menangani pengiriman yang sangat terlambat. Namun, itu tidak memperhitungkan perubahan permintaan.
Safety stock = Z * πππΏπ
Stok pengaman dihitung dengan mengalikan faktor layanan yang Anda inginkan (skor Z) dengan standar deviasi dalam waktu tunggu (πππΏπ), yang merupakan tingkat dan frekuensi perbedaan waktu tunggu rata-rata dari waktu tunggu sebenarnya.
Skor Z, juga disebut faktor layanan yang diinginkan, adalah cara untuk memutuskan seberapa yakin Anda ingin memiliki persediaan yang cukup. Ini adalah nilai yang Anda pilih agar Anda tidak menghadapi skenario kehabisan stok. Skor yang lebih rendah berarti Anda akan memiliki peluang lebih tinggi untuk kehabisan stok. Misalnya, jika Anda memilih skor Z 2,33, ada kemungkinan 99% bahwa Anda tidak akan menghadapi situasi kehabisan stok.
Rumus Greasley
Rumus Greasley memperhitungkan waktu tunggu dan fluktuasi permintaan, yang memberikan cara yang lebih akurat untuk menghitung persediaan pengaman. Namun tidak memperhitungkan stok yang masih dalam produksi dan belum siap dijual.
Safety Stock = ππΏπ x Davg x Z
Menggunakan rumus Greasley, persediaan pengaman dihitung dengan mengalikan rata-rata dem (Davg) (permintaan rata-rata adalah jumlah total total bahan yang dibutuhkan setiap hari selama periode tetap) dengan faktor layanan yang diinginkan (skor Z) dan standar deviasi dalam lead time (ππΏπ).
Safety stock bertindak sebagai pertahanan terhadap keadaan yang tidak terduga. Menghitung safety stock secara akurat sangat penting untuk menghindari kehilangan penjualan karena kehabisan stok atau gangguan rantai pasokan. Seperti banyak jenis keputusan bisnis lainnya, tidak ada formula satu ukuran untuk semua yang akan bekerja untuk semua bisnis, jadi pilihlah metode yang paling sesuai untuk bisnis Anda.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Kesimpulan
Untuk menghindari risiko salah pencatatan persediaan dan data keuangan bisnis, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti MASERP.
Software ERP yang sudah terintegrasi dengan fitur persediaan barang ini membantu Anda membuat laporan inventaris, melakukan pelacakan secara otomatis dan mengidentifikasi unit yang mengalami peningkatan. Sistem ini membantu pengelolaan persediaan di setiap toko dan gudang.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata. Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Untuk mengetahui lebih banyak tentangΒ softwareΒ MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
