Apakah Anda memiliki bisnis yang menjual barang dan memerlukan gudang untuk tempat penyimpanan barang? Tahukah Anda warehouse management yang tepat akan menentukan seberapa sukses bisnis ke depannya?
Gudang paling modern pun kalau sistem operasinya tidak berjalan efisien, maka akan sama saja. Sistem yang buruk dapat berdampak pada kinerja staf, margin laba rendah, biaya operasional dan logistik yang tinggi serta hubungan pelanggan yang tidak bagus. Logistik yang masuk dan keluar merupakan proses yang sangat kompleks dalam menjalankan bisnis dengan perpindahan barang yang cepat. Untuk mengetahui proses penting dalam warehouse management beserta rekomendasi software terbaiknya, yuk simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Warehouse Management
Warehouse management merupakan aktivitas pengawasan gudang yang termasuk menerima, melacak, menyimpan persediaan barang, mengelola pengiriman, merencanakan beban kerja dan memonitor pergerakan barang.
Dalam mengelola gudang, perusahaan dagang maupun manufaktur membutuhkan sistem atau software yang dapat memudahkan operasional sehari-hari. Karena kalau masih menggunakan pencatatan dan perhitungan manual dengan jumlah barang dan transaksi yang mencapai ribuan, pasti tidak akan efisien.
Warehouse management system (WMS) merupakan software yang dirancang untuk mengoptimalkan proses operasional gudang. WMS memfasilitasi Anda memiliki visibilitas ke level persediaan barang dan penyimpanan secara real time, memonitor produktivitas traf di gudang, perkiraan permintaan pelanggan dan workflow pemenuhan pesanan di gudang perusahaan Anda.
WMS sangat diperlukan karena dapat mengganti cara manual, menyederhanakan proses kerja, menghemat waktu dan memberikan gambaran yang lebih akurat mengenai apa yang terjadi di gudang tanpa perlu melakukan pemeriksaan yang terlalu sering.
Informasi ini membantu warehouse manager mengetahui area yang mengalami improvisasi atau peningkatan dan melacak progress untuk mengoptimalkan seluruh proses supply chain, mulai dari persediaan barang hingga pengiriman barang ke alamat pelanggan.
WMS menyediakan tools untuk mendorong improvisasi dan strategi kerja, serta memonitor operasional gudang sehari-hari. Data yang tersaji di WMS untuk tim manajemen perusahaan dan bagian pengemasan barang akan berbeda, hak akses pun juga dapat diset sesuai kebutuhan perusahaan. Pada bagian pengemasan barang dapat mengetahui barang apa yang dipesan pelanggan kemudian mereka akan mengemasnya dengan aman.
Setiap WMS yang ada di pasaran pasti akan memiliki fungsi yang berbeda dan penerapannya tergantung pada bisnis klien mereka, contohnya seperti sistem yang dibutuhkan penjual e-commerce tidak sama dengan toko batu bata dan bahan bangunan.
Baca Juga: Manajemen Gudang dan 4 Permasalahan yang Sering Dihadapi
5 Proses Penting Warehouse Management
Manajemen gudang merupakan salah satu aspek dari manajemen supply chain. Kegiatan ini akan mempengaruhi pemenuhan pesanan untuk ritel, penyimpanan barang, manajemen inventory, pengiriman dan distribusi barang. Memiliki software yang all-in-one membantu Anda melihat apa yang terjadi di berbagai bagian gudang secara real time seperti penerimaan inventory, pengemasan barang, pemberian label pada barang kiriman dan pergerakan barang lainnya. Berikut ini 5 proses pentingnya:
Tracking Inventory
Tracking inventory merupakan kegiatan memantau level persediaan sehingga Anda mengetahui SKU mana yang ada di gudang dan di mana lokasi penyimpanannya, Anda juga dapat mengetahui apakah SKU tersebut masih dalam perjalanan dari produsen atau sudah menuju ke toko.
Inventory management membantu Anda mengetahui berapa banyak produk yang siap dikirim kalau ada pelanggan yang memesan barang tersebut di waktu sekarang, serta kapan Anda harus memesan barang lebih banyak berdasarkan volume pemesanan.
Saat bisnis bertumbuh, kemungkinan workflow inventory menjadi lebih cepat, membuka banyak cabang baru serta meningkatkan product lines Anda. Hal ini membuat akurasi persediaan barang dan trackingnya menjadi lebih penting.
Pemilihan dan Pengemasan Barang
Pemilihan dan pengemasan barang merupakan dua fungsi inti kegiatan di gudang. Software yang Anda gunakan harus memiliki daftar pilihan untuk setiap picker untuk mengambil barang dengan cara yang paling efisien. Ini termasuk pada zona picking, wave picking atau pengambilan batch tertentu.
Untuk setiap pesanan baru, petugas akan menerima slip pengemasan barang yang dipesan pelanggan dan lokasi penyimpanan di gudang. Picker akan mengambil produk yang dipesan dari lokasi masing-masing.
Setelah barang diambil, pesanan diserahkan ke staff pengemasan yang bertanggung jawab untuk mengemas barang dengan aman di dalam kotak, menambahkan lapisan pengemasan serta memberi label pengiriman.
Baca Juga: Mengenal Pentingnya Persediaan Barang dan 11 Jenisnya
Menerima dan Menyimpan Barang Persediaan
Setiap kegiatan pergudangan harus bisa menerima barang dari truk supplier dan kemudian menyimpannya di gudang. WMS harus dapat melakukan scan di setiap kotak baru yang diterima dengan jumlah barang inventory yang dimiliki.
Kemudian, inventory akan dibawa ke lokasi penyimpanan jangka pendek atau jangka panjang, dimana akan didata atau discan kembali. WMS harus bisa memberikan arahan yang jelas untuk setiap user sehingga mereka tahu cara menerima, membongkar, mengambil, mengemas dan mengirimkan inventory.
Pengiriman Barang
Berdasarkan pilihan pengiriman dan layanan pengiriman yang Anda tawarkan ke pelanggan, baik itu ekspedisi lokal maupun internasional akan mengambil pesanan dari gudang untuk mengirimkannya ke alamat penerima. Setelah pesanan dikirimkan, WMS seharusnya secara otomatis mengirim informasi tracking pesanan ke e-commerce toko ANda sehingga pelanggan bisa melacak barang pesanan mereka.
Pelaporan
WMS harus menyediakan laporan operasional dan inventory yang out of the box si seluruh kegiatan gudang termasuk akurasi dalam memenuhi pesanan, total pesanan yang terpenuhi, pesanan yang terkirim tepat waktu, barang yang diterima di periode tertentu, barang yang dikembalikan ke supplier dan barang yang dikembalikan dari pelanggan, dan masih banyak lagi.
Ada juga laporan yang berkaitan dengan sumber daya manusia untuk memahami manajemen karyawan dan kebutuhannya. Dengan sistem pelacakan manajemen gudang, Anda bisa dengan cepat mengetahui karyawan mana yang sudah menyelesaikan safety training dan memperoleh sertifikasi serta lisensi untuk mengoperasikan peralatan tertentu maupun peraturan lain yang harus dipenuhi untuk mengoperasikan gudang yang aman.
MASERP: Fitur Warehouse dan Inventory Management
Banyaknya WMS yang bermunculan di pasaran terkadang hanya terdiri dari urusan gudang dan persediaan saja, jarang sekali ada yang sudah terintegrasi dengan bagian purchasing, sales dan keuangan. MASERP sebagai salah satu software ERP terbaik menyediakan semua itu.
Dalam modul persediaan barang, memungkinkan Anda memiliki banyak gudang di berbagai lokasi tanpa harus mengeluarkan biaya lagi saat membeli sistem ini. Setiap gudang nantinya akan memiliki kode gudang yang sudah pasti terintegrasi dengan persediaan barang beserta dengan pelaporannya di tiap gudang.
Tidak perlu khawatir lagi kehabisan persediaan, fitur quantity minimum dan maximum membantu Anda mengelola persediaan barang karena ketika jumlahnya menipis, Anda akan mendapatkan warning untuk segera melakukan pembelian lagi ke supplier.
Proses penginputan data di label barang yang masuk maupun keluar bisa dilakukan dengan barcode scanner sehingga proses kerja menjadi lebih efisien. Anda bisa melakukan scan di surat jalan, penjualan dan penerimaan barang.
Baca Juga: Software Inventory Terbaik: Fitur Inventory MASERP
Kesimpulan
Warehouse management adalah kegiatan pengawasan gudang yang termasuk menerima, melacak, menyimpan persediaan barang, mengelola pengiriman, merencanakan beban kerja karyawan dan memonitor pergerakan barang di gudang. WMS menyediakan tools untuk mendorong improvisasi dan strategi kerja, serta memonitor operasional gudang sehari-hari.
Untuk mengantisipasi manajemen gudang yang buruk termasuk persediaan barang yang tidak sesuai antara di gudang dan di sistem, permintaan pesanan yang tidak terpenuhi, persediaan barang yang terlalu banyak, dan berbagai masalah lainnya, Anda dapat mengantisipasinya dengan mengimplementasikan software di operasional perusahaan Anda, terutama gudang dan inventory.
MASERP sebagai software ERP all-in-one dapat mengantisipasi permasalahan tersebut karena memiliki berbagai modul dan fitur yang dapat digunakan oleh hampir seluruh departemen di perusahaan seperti keuangan, pembelian, penjualan, inventory, gudang, manufaktur, retail, pajak dan masih banyak lagi.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
