Mengenal Jenis dan Komponen Quotation (Surat Penawaran)

Di dalam dunia bisnis, transaksi penjualan hingga penawaran barang atau jasa harus dilakukan sesuai dengan kesepakatan dari pihak yang berkaitan. Pihak penjual atau penawar barang akan melakukan penawaran harga terhadap barang atau jasa.

Sementara itu, pihak pembeli akan menyesuaikan dengan harganya apakah akan bernegosiasi atau setuju dengan jumlah harga yang ditawarkan. Sebelum membicarakan harga dan detail penawaran, pihak pembeli sudah terlebih dahulu melakukan permintaan barang atau jasa.

Pihak penjual akan menyiapkan dokumen penting terkait penawaran barang seperti quotation. Quotation adalah surat penawaran barang yang akan disepakati. Untuk lebih mengerti apa itu quotation dan jenis-jenisnya, yuk simak artikel di bawah ini!

Pengertian Quotation

Quotation (surat penawaran) adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menawarkan barang atau jasa dengan harga tertentu dan kondisi tertentu.

Kondisi yang dimaksud adalah jumlah, spesifikasi, dan keterangan lain yang berkaitan dengan barang yang ditawarkan. Ketentuan yang ada di dalam quotation harus dipatuhi oleh penjual dan pembeli.

Istilah quotation sebenarnya lazim digunakan pada kegiatan bisnis seperti penjualan dan pengadaan/procurement barang. Dokumen ini disiapkan oleh pihak penawar atau penjual dan akan diberikan kepada pembeli.

Baca Juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Quotation (PQ)

Jenis-Jenis Quotation

Dalam praktiknya, surat penawaran dibuat berdasarkan pihak yang diberikannya. Jenis yang biasa ditemukan dalam dunia bisnis adalah yang berkaitan dengan penjualan dan procurement atau pengadaan. Perbedaan keduanya terdapat pada pihak pembeli atau pihak vendor, berikut penjelasannya:

Customer’s Quotation

Surat penawaran jenis ini dibuat oleh penjual untuk diberikan kepada pembeli. Biasanya, surat penawaran customer disiapkan ketika pihak penjual atau penawar saat melakukan penawaran barang atau jasa yang dijual. Hal ini dilakukan agar pihak penjual dapat mencapai kesepakatan dengan pihak pembeli.

Di dalam surat penawaran customer umumnya sudah tertera ketentuan seperti harga dan jumlah barang atau jasa yang ditawarkan kepada pembeli. Sebagai tambahan, di dalam surat penawaran juga sudah terdapat metode pembayaran yang akan disepakati antara pihak penjual dan pembeli. Jadi, surat penawaran berkaitan dengan penjualan dari pihak penjual kepada pembeli.

Vendor Quotation

Vendor atau supplier adalah istilah yang lazim ditemukan dalam dunia bisnis. Ya, vendor berkaitan erat dengan proses pengadaan barang atau jasa dari perusahaan. Oleh karena itu, dikenal istilah surat penawaran vendor yang merupakan surat penawaran yang disusun oleh pihak perusahaan untuk diberikan kepada pihak supplier.

Sama seperti surat penawaran customer, surat penawaran vendor jenis ini juga mencakup berbagai keterangan mengenai pengadaan barang. Harga barang, jumlah barang, hingga metode pembayaran yang akan disepakati oleh pihak perusahaan dan supplier akan tercantum dalam surat penawaran vendor. Jadi, ketika perusahaan akan mengajukan pengadaan barang, ada baiknya mereka menyiapkan vendor quotation untuk diajukan ke pihak supplier.

Baca Juga: Pengertian Purchasing Beserta Tanggung Jawab dan Kelebihannya

Komponen Quotation dan Cara Membuatnya

Quotation tersusun dari beberapa keterangan terkait barang atau jasa yang ditawarkan. Berbagai keterangan tersebut disusun dan disajikan dalam bentuk dokumen resmi. Dokumen ini nantinya akan disepakati oleh pihak-pihak yang berkaitan dan tidak boleh ada pelanggaran ke depannya.

Layaknya dokumen resmi, quotation terbagi menjadi beberapa bagian dan susunan. Perusahaan atau pihak penjual yang membuat quotation harus memenuhi beberapa bagian untuk memuat informasi penting agar tak terjadi kesalahan nantinya ketika sudah terjadi kesepakatan pembelian barang.

Agar lebih jelas dan bisa membuat surat penawaran, berikut ini bagian-bagian penting dari quotation:

Profil Perusahaan

Dalam dokumen quotation, penting untuk mencantumkan profil perusahaan. Secara singkat, dengan menampilkan keterangan mengenai profil perusahaan, dapat meningkatkan posisi tawar dari proses penjualan barang atau jasa.

Selain itu, pihak pembeli atau vendor akan lebih tertarik apabila perusahaan yang menjadi penawar atau penjual memiliki reputasi yang baik.

Karena bertujuan untuk mencapai kesepakatan penawaran, pihak perusahaan dapat mempromosikan diri terkait perusahaan hingga barang dan jasa yang ditawarkan kepada vendor dan pembeli.

Baca Juga: Apa Itu Vendor? 

Pembukaan

Di bagian pembukaan, pihak penawar atau penjual disarankan menuliskan hal-hal terkait informasi administratif. Misalnya, surat-surat wajib dan dokumen lain, seperti SIUP, NPWP, dan lainnya. Dengan adanya informasi tersebut, pihak vendor atau pembeli menjadi lebih yakin atas legalitas perusahaan penawar atau penjual.

Perusahaan juga dapat memasukkan kontak resmi perusahaan atau informasi lebih detil pada bagian pembukaan. Selain itu, pada bagian pembukaan ini, perusahaan bisa menambahkan kalimat persuasif untuk meyakinkan calon vendor atau pembeli yang ingin membeli barang. Dengan begitu, pihak vendor dan pembeli akan yakin dengan perusahaan penyedia barang atau jasa.

Baca Juga: SIUP Adalah Surat Penting Bagi Bisnis Masa Depan

Bagian Isi

Pada bagian isi, pihak perusahaan dapat secara langsung menuliskan detail terkait proses penawaran barang. Secara lengkap, perusahaan harus mencantumkan informasi seperti jenis barang, jumlah, dan cara pembayaran. Sampaikan juga beberapa keterangan tambahan yang bersifat mengikat dari perusahaan agar nantinya tidak terjadi hal yang tak diinginkan.

Penutup

Pada bagian penutup, perusahaan dapat menegaskan kembali apa tujuan dan harapan yang diinginkan dari dibuatnya quotation ini. Perusahaan juga bisa menambah lampiran-lampiran lain untuk memperlancar proses negosiasi. Lampiran ini merupakan bukti bahwa perusahaan sungguh-sungguh dan ingin agar terjadi kesepakatan antara pihaknya dan pembeli atau vendor.

Kesimpulan

Quotation adalah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli untuk menawarkan barang atau jasa dengan harga tertentu dan kondisi tertentu. Dokumen ini bertujuan untuk mencapai kesepakatan dari proses penjualan dan pengadaan barang atau jasa.

Dalam bagian isi quotation, pihak penawar harus menjelaskan kondisi dari proses penjualan barang atau jasa. Kondisi yang dimaksud adalah jumlah, spesifikasi, dan keterangan lain yang berkaitan dengan barang yang ditawarkan. Keseluruhan yang ada di dalam quotation harus dipatuhi oleh penjual dan pembeli apabila telah terjadi kesepakatan.

Quotation dibuat berdasarkan pihak yang menjadi objek dari penjualan. Jenis dari quotation yang sering ditemukan adalah customer‘s quotation dan vendor quotation. Quotation tersusun dari beberapa keterangan terkait barang atau jasa yang ditawarkan. Pada umumnya, dalam quotation akan disajikan bagian profil perusahaan, pembukaan, isi, penutup, dan lampiran sebagai pelengkap.

Di zaman yang sudah bergantung pada teknologi, sebaiknya perusahaan atau bisnis Anda dapat beradaptasi dengan teknologi agar bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis. Pencatatan purchase order (PO) bisa anda lakukan di fitur Bill of Material yang tersedia software akuntansi seperti MASERP.

Fitur Bill of Material tersebut juga dapat memudahkan Anda menentukan harga pokok produksi (HPP) sementara dan final setelah memperoleh biaya tenaga kerja, bahan baku dan marketing.

MASERP juga dapat dicustom sesuai kebutuhan perusahaan dan bisnis Anda. Segera konsultasikan kebutuhan Anda kepada konsultan ahli kami, gratis!

New call-to-action