Pengertian Purchasing Beserta Tanggung Jawab dan Kelebihannya

Di setiap perusahaan tentu saja tidak pernah lepas dengan kebutuhan bahan baku dan kebutuhan lainnya yang berkaitan dengan membeli barang atau membayar jasa, nah aktivitas tersebut yang dinamakan purchasing, dasarnya purchasing adalah suatu proses dari pemesanan barang atau jasa yang diperlukan juga dibutuhkan oleh individu atau badan usaha.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih dan pesat, sebagian besar orang sudah menggunakan internet juga teknologi digital untuk bisa belanja barang dan jas

. Nah, begitu pun dengan purchasing yang turut mengikuti perubahan digital tersebut. Dengan adanya kemajuan teknologi ini akhirnya membuat purchasing menjadi e-purchasing. 

Mungkin di Indonesia istilah e-purchasing ini masih terbilang baru karena lebih identik dengan pembelian untuk pengadaan barang atau jasa yang hubungannya dengan pemerintahan.

Namun di luar negeri, e-purchasing sendiri sudah tidak hanya digunakan untuk pemerintahan saja, akan tetapi masyarakat biasa pun sudah banyak yang menggunakan e-purchasing ini.

Pengertian Purchasing

Secara umum jika diartikan purchasing adalah kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli atau menyewa barang/jasa guna memenuhi kebutuhan operasional. Setiap perusahaan tentu saja memiliki SDM purchasingnya masing-masing.

Perannya adalah untuk melakukan seluruh kegiatan pembelian yang diminta oleh divisi lain di dalam perusahaan tersebut. Selain itu juga, purchasing akan diberikan tanggung jawab atas barang/jasa yang telah dipesan.

Definisi purchasing sendiri adalah membeli barang atau jasa, terdengar sangat mudah kan? Namun ternyata tidak semudah itu loh! Dengan membeli itu berarti perusahaan harus mengeluarkan uang dan itu berarti akan ada pekerjaan yang berhubungan dengan proses validasi dan dokumentasi yang harus juga dikerjakan oleh tim purchasing.

Tanggung Jawab Purchasing

Memastikan Kebutuhan

Setiap departemen memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, disinilah peran purchasing. Departemen purchasing harus bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Purchasing harus selalu menanyakan apa saja yang sedang dibutuhkan.

Kebutuhan ini bisa meliputi kebutuhan bulanan, mingguan, atau kebutuhan sesekali. Nantinya tim purchasing pun akan membuat plan untuk kebutuhan perusahaan.

Pembelian Disetujui Manajemen Eksekutif

Purchasing juga bertanggung jawab untuk kegiatan pembelian namun tentu tidak serta merta langsung membeli begitu ada permintaan.

Purchasing juga harus meminta persetujuan terlebih dahulu atas permintaan yang ada kepada manajemen dan finance untuk setiap pembelian.

Memilih Supplier dan Vendor

Dalam hal memilih supplier dan vendor juga menjadi tanggung jawab dari purchasing. Pihak purchasing harus bisa menganalisa, memilih supplier atau vendor terbaik dan berkualitas. Tidak hanya itu, harganya pun harus sesuai dengan budget yang dimiliki oleh perusahaan.

Baca Juga: Cara Memilih Vendor ERP yang Tepat untuk Perusahaan

Melakukan Pemesanan

Purchasing juga melakukan pemesanan dengan mengisi formulir purchase order terlebih dahulu. Formulir itu dibuat dalam beberapa rangkap agar bisa dijadikan sebagai arsip untuk perusahaan.

Arsip ini yang akan menjadi bukti jika perusahaan sudah pernah melakukan pemesanan untuk produk atau jasa tersebut.

Memastikan Barang Datang Tepat Waktu

Purchasing juga harus bisa memastikan barang atau jasa yang dipesan harus sampai tepat waktu. Apalagi untuk barang yang diperlukan urgent jangan sampai telat.

Kualitas barang yang diterima juga harus baik dan kuantitinya pun sesuai dengan yang dipesan.

Pembayaran Tepat Waktu

Setiap vendor memiliki tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term-nya masing-masing. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung dilakukan pembayaran, ada juga yang 60 hari setelah dilakukan pengiriman. Di sinilah peran purchasing untuk berkomunikasi perihal pembayaran.

Dokumentasi Faktur, Invoice, Purchase Order

Dokumentasi untuk faktur, invoice atau purchase order tentu saja harus benar-benar teliti. Proses dokumentasi ini cukup penting karena berhubungan dengan kepentingan perusahaan dan ini merupakan tanggung jawab yang juga penting.

E-Purchasing

Setelah kita membahas purchasing, kali ini akan membahas mengenai e-purchasing yang sempat disinggung di atas. Untuk di Indonesia sendiri, e-purchasing ini sudah diatur dalam PerPres Nomor 54 Tahun 2010 mengenai pengadaan barang atau jasa pemerintah.

Bisa dikatakan jika e-purchasing adalah suatu tata cara pembelian produk barang atau jasa dengan menggunakan sistem katalog elektronik.

Berikut ini adalah kelebihan dari e-purchasing, yuk simak ada apa saja!

Mudah Digunakan

E-purchasing memberikan kemudahan untuk penggunanya, terutama untuk para pembeli. Di dalamnya terdapat lengkap untuk cara pembelian atau masuk ke dalam pengadaan produk barang atau jasa sehingga tidak membingungkan.

Lebih Akurat

E-purchasing lebih memberikan kepastian yang spesifik mengenai teknis juga harga yang sama atau pun hampir sama. Sehingga Anda tidak perlu repot lagi membuat spesifikasi karena semua telah ada di dalam e-katalog.

Hemat Biaya

Keunggulan lainnya adalah e-purchasing bisa lebih menghemat dan menekan biaya dokumen fisik. Jika umumnya menggunakan banyak sekali kertas, maka dengan e-purchasing seluruhnya sudah ada dalam software dalam bentuk data yang sudah diarsipkan.

Monitoring

Dengan adanya e-purchasing ini juga menjadi lebih mudah untuk dimonitoring karena memiliki fitur history. Manajemen pun akan mudah membuat laporan dan menganalisa untuk bahan mengumpulkan data.

Kelemahan E-Purchasing

Pengguna Harus Beradaptasi

Dengan dilakukan secara digital atau elektronik, maka para pengguna terutama yang berada di daerah kecil harus bisa beradaptasi. Solusinya adalah harus dibuat program pengenalan secara online untuk pengadaan.

Tidak Semua Daerah Sudah Ada Internet

Berkembangnya e-purchasing ini juga terbatas untuk di beberapa daerah karena menggunakan internet. Tidak semua daerah memiliki jaringan internet, terutama di daerah yang masih pelosok. 

Beresiko Diretas Hacker

Sistem ini juga beresiko mendapatkan serangan dari hacker atau peretas. Data adalah komponen penting yang berkaitan dengan e-purchasing karena menyangkut rahasia utama dari perusahaan.

Kesimpulan

Purchasing merupakan pembelian yang dilakukan oleh badan usaha maupun individu untuk melakukan pemesanan barang atau jasa yang fungsinya untuk memenuhi kebutuhan dan kelancaran dari kegiatan operasional. Namun ternyata berkat adanya kecanggihan teknologi, kini hadir pula e-purchasing yang memiliki kekurangan serta kekurangan tersendiri.

Maka dari itu untuk bisa mengatur dan mengelola keuangan perusahaan Anda agar proses purchasing bisa berjalan dengan baik. Anda bisa menggunakan software akuntansi dari MASERP.

Software ini akan membantu Anda dalam membuat laporan-laporan keuangan di perusahaan. Jadi Anda pun tahu mengenai laporan kas dan laporan laba rugi. Selain itu, banyak pula fitur-fitur pendukung yang ada dalam software MASERP. 

Software akuntansi MASERP bisa menjadi pilihan yang terbaik untuk segala kebutuhan akuntansi usaha Anda. Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

Baca Juga: Lisensi ERP: Apa Bedanya Perpetual dan Subscription?