Proses Standar dan Tipe Sistem Manajemen Gudang

Sebagai pemilik bisnis yang operasionalnya juga berhubungan dengan gudang, penting untuk memahami bahwa proses mengelola operasional gudang dan persediaan secara optimal memiliki peran vital bagi bisnis. Dalam operasional bisnis dan manufaktur yang semakin kompleks seperti sekarang, terdapat istilah sistem manajemen gudang atau warehouse management system (WMS) yang telah menjadi andalan bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasional gudang bisnis mereka.

Sistem manajemen gudang adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan teknologi informasi dan software khusus untuk mengelola berbagai hal yang berhubungan dengan pengelolaan gudang, mulai dari penyimpanan barang hingga pemrosesan pesanan. 

Dengan fitur seperti pelacakan inventaris real-time, sistem stok yang otomatis, dan pemantauan kinerja gudang, WMS membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan layanan untuk pelanggannya.

Dalam artikel ini, mari mengenal lebih jauh mengenai konsep, manfaat, dan proses standar, serta tipe-tipe sistem manajemen gudang yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda. Yuk dibaca sampai habis!

Pengertian Sistem Manajemen Gudang

Warehouse management system (WMS) atau sistem manajemen gudang adalah sebuah sistem yang mengatur dan mengelola operasi di dalam sebuah gudang. Sistem ini memiliki fokus pada pengelolaan inventaris, pemrosesan pesanan, dan pengaturan pengiriman barang.

Tujuan utama dari sistem manajemen gudang adalah meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan gudang dengan menggunakan teknologi informasi dan software khusus agar setiap prosesnya berjalan optimal.

Selain itu, penggunaan sistem ini tidak hanya memengaruhi efisiensi operasional bisnis, tetapi juga memberikan manfaat dalam pemantauan kinerja gudang. Adanya laporan dan analisis tentang kondisi gudang dan persediaan barang di software, Anda dan tim dapat mengetahui area mana saja yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Secara keseluruhan, warehouse management system (WMS) merupakan solusi penting dalam lingkungan logistik yang kini semakin modern. Dengan mengintegrasikan teknologi dengan proses bisnis, WMS membantu perusahaan untuk mengelola gudang mereka secara optimal, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan layanan yang lebih baik untuk pelanggan.

Baca Juga: Apa Itu Gudang Transit? Rekomendasi Software Kelola Gudang

Prinsip Sistem Manajemen Gudang

Prinsip dasar dari WMS adalah efisiensi dan ketepatan. Sistem ini dibuat untuk memastikan persediaan barang disimpan, dipindahkan, dan diproses dengan cara yang paling efisien dan akurat. 

Adapun prinsip-prinsip utama WMS meliputi:

Optimalisasi Ruang Gudang

Prinsip ini menekankan pentingnya pengaturan ruang gudang secara efisien. WMS menggunakan algoritma dan strategi penyusunan barang yang tepat untuk memanfaatkan ruang gudang secara maksimal. Ini termasuk mengatur letak barang berdasarkan karakteristiknya, seperti rotasi stok, kebutuhan aksesibilitas, dan tipe penyimpanan.

Data Inventaris Akurat

Prinsip ini menegaskan pentingnya memiliki informasi inventaris yang akurat dan real-time. WMS memantau pergerakan barang secara terus-menerus, mulai dari penerimaan hingga pengeluaran, untuk memastikan bahwa persediaan barang selalu tercatat dengan benar. Ini mengurangi risiko kekurangan stok atau kehilangan barang di dalam gudang.

Selesaikan Pesanan Cepat dan Tepat

Prinsip ini berkaitan dengan efisiensi dalam pemrosesan pesanan. WMS membantu menemukan dan mengambil barang yang tepat sesuai dengan pesanan pelanggan dengan cepat dan akurat. Dengan demikian, waktu yang dibutuhkan untuk memproses pesanan menjadi lebih singkat, pelanggan semakin puas dan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pesanan.

Pemantauan Kinerja Gudang

Prinsip ini menekankan pentingnya pemantauan kinerja gudang secara terus-menerus. WMS menyediakan berbagai laporan dan analisis tentang aktivitas gudang, seperti waktu pengiriman, level persediaan, dan produktivitas tenaga kerja. Dengan memantau kinerja gudang, manajemen dapat menemukan area yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Baca Juga: Gudang Berikat: Tanggung Jawab, Syarat, Jenis dan Contoh

Manfaat Sistem Manajemen Gudang

Sistem manajemen gudang membawa sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan dalam pengelolaan gudang mereka. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dari penggunaannya:

Efisiensi Operasional

Implementasi sistem ini membantu meningkatkan efisiensi operasional gudang secara keseluruhan. Dengan otomatisasi berbagai proses, seperti pemrosesan pesanan, pengaturan stok, dan pemindahan barang, waktu dan tenaga kerja yang diperlukan untuk tugas-tugas rutin tersebut dapat dikurangi secara signifikan.

Ketepatan Data Inventaris

Sistem gudang memastikan bahwa inventaris barang di gudang selalu tercatat dengan akurat. Dengan pelacakan real-time terhadap pergerakan barang, risiko kesalahan inventaris seperti kekurangan stok atau kehilangan barang dapat diminimalkan. Hal ini membantu perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien dan menghindari kehilangan penjualan akibat stok kosong.

Peningkatan Layanan Pelanggan

Dengan mempercepat pemrosesan pesanan dan meningkatkan akurasi pengiriman, WMS membantu meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan akan mendapatkan pesanan mereka lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan, yang pada gilirannya meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap merek perusahaan.

Minimalisir Kesalahan

Sistem ini mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dalam operasi gudang. Dengan otomatisasi proses dan penggunaan teknologi barcode atau RFID untuk mengidentifikasi barang, kesalahan seperti pengambilan barang yang salah atau pengiriman yang tidak tepat dapat diminimalkan. Hal ini mengurangi biaya akibat kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Optimalisasi Tenaga Kerja

Dengan mengarahkan tenaga kerja ke tugas-tugas yang lebih produktif, sistem gudang membantu meningkatkan produktivitas dan kinerja tenaga kerja gudang. Karyawan dapat fokus pada kegiatan yang lebih strategis, seperti pengaturan stok, pemantauan kinerja, dan penanganan masalah, daripada menghabiskan waktu untuk tugas-tugas administratif atau rutin.

Pemantauan Kinerja Gudang

Sistem ini menyediakan laporan dan analisis tentang kinerja gudang secara berkala. Hal ini membantu manajemen untuk memantau efektivitas operasi gudang, mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki, dan membuat keputusan yang lebih baik dalam hal pengelolaan gudang.

Baca Juga: Overstock: Cara Hitung, Penyebab dan Cara Mengatasi

Proses Standar Sistem Manajemen Gudang

Proses standar dalam sistem gudang mencakup serangkaian langkah yang terorganisir untuk mengelola operasi sehari-hari di dalam gudang. Proses ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan pengendalian dalam pengelolaan stok dan pemrosesan pesanan. Berikut adalah penjelasan mengenai prosesnya:

Penerimaan Barang (Receiving)

Proses pertama yang dilakukan adalah penerimaan barang dan tim penerima akan melakukan pemeriksaan fisik terhadap barang yang diterima untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan dan kualitas yang diharapkan. Informasi tentang barang tersebut kemudian diinput ke dalam sistem WMS, termasuk nomor batch, tanggal kadaluwarsa, dan info lainnya.

Penyimpanan Barang (Put Away)

Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah penyimpanan barang di lokasi yang sesuai dalam gudang. Sistem manajemen gudang akan menyimpan data lokasi penyimpanan berdasarkan berbagai faktor, seperti karakteristik barang, rotasi stok, dan kebutuhan aksesibilitas. Informasi tentang lokasi penyimpanan barang kemudian diperbarui dalam sistem untuk referensi selanjutnya.

Pemrosesan Pesanan

Ketika pesanan dari pelanggan diterima, sistem akan memproses pesanan tersebut. Ini melibatkan pencarian dan pengambilan barang yang sesuai dengan pesanan dari lokasi penyimpanan yang telah ditentukan sebelumnya.

Barcode atau teknologi identifikasi lainnya dapat digunakan untuk memastikan keakuratan pengambilan barang. Setelah barang diambil, pesanan diproses untuk pengemasan dan persiapan pengiriman.

Pengemasan dan Pengiriman

Setelah pesanan diproses, langkah selanjutnya adalah pengemasan barang dan pengaturan pengiriman. Barang dikemas dengan hati-hati sesuai dengan metode pengemasan yang telah ditentukan dan dilengkapi dengan label pengiriman yang tepat. Selanjutnya, sistem akan mengatur pengiriman barang ke tujuan yang ditentukan, baik itu pelanggan atau titik distribusi lainnya.

Pemantauan dan Pelaporan

Selama seluruh proses tersebut, sistem akan terus memantau pergerakan barang dan aktivitas gudang secara real-time. Hal ini membantu petugas untuk memantau kinerja gudang, melacak status pesanan, dan menemukan masalah atau kebutuhan yang muncul.

Selain itu, sistem juga menyediakan laporan dan analisis tentang kinerja gudang, seperti waktu pemrosesan pesanan, level inventaris, dan produktivitas tenaga kerja.

Pengembalian (Return)

Proses pengembalian bisa dikatakan sebagai proses yang biasanya paling dihindari dalam operasional bisnis karena memerlukan tenaga dan waktu untuk penyelesaiannya. Dalam proses ini perlu dilakukan beberapa tahapan yaitu pencatatan kembali barang yang dikembalikan dan update stok yang ada harus diperbarui kembali yang disesuaikan dengan lokasi penyimpanannya. 

Tipe Sistem Manajemen Gudang

Sistem manajemen gudang terdiri atas beberapa tipe yang mencakup variasi dalam implementasi dan operasionalnya. Berikut adalah penjelasan lebih detail tentang setiap tipenya:

Standalone WMS

Sistem ini berdiri sendiri dan beroperasi secara independen tanpa terintegrasi dengan sistem manajemen lainnya. Standalone WMS berfokus pada pengelolaan operasi gudang, termasuk pengelolaan stok, pemrosesan pesanan, pengaturan penyimpanan barang, dan pemantauan kinerja gudang.

Sistem ini biasanya menyediakan berbagai fitur dan fungsi untuk meningkatkan efisiensi dan ketepatan dalam operasi gudang, seperti pelacakan inventaris real-time, optimalisasi ruang penyimpanan, dan pemrosesan pesanan secara otomatis.

WMS Cloud-Based

Sistem ini diakses melalui internet dan di-hosting di cloud server pihak ketiga. Cloud-based WMS menawarkan fleksibilitas, skalabilitas, dan biaya yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi besar dalam infrastruktur lokal.

Perusahaan dapat mengakses sistem dari mana saja dengan koneksi internet. WMS Cloud-based sangat cocok untuk perusahaan yang ingin menghindari beban biaya awal dan ingin fleksibilitas dalam skala operasional mereka.

Sistem ERP

Fungsi utama dari sistem ERP adalah mengoptimalkan operasi gudang dengan menyediakan solusi untuk mengatur, mengontrol, dan memantau pergerakan barang di dalam gudang. Ini termasuk manajemen inventaris, pemrosesan pesanan, pengelolaan penyimpanan barang, dan pemantauan kinerja gudang secara keseluruhan.

Dengan terintegrasi dalam sistem ERP, data yang terkait dengan gudang dapat dengan mudah dipertukarkan dengan departemen lain dalam organisasi, memungkinkan informasi yang konsisten dan real-time.

Supply Chain Execution (SCE)

Sistem gudang sendiri dianggap sebagai sub kategori SCE, sehingga penggunaan SCE sendiri memiliki cakupan yang lebih luas dalam pengelolaan operasional gudang. Sistem ini dirancang khusus untuk mengelola dan melaksanakan berbagai aktivitas dalam rantai pasokan, termasuk operasi gudang, transportasi, dan manajemen distribusi.

SCE memiliki fokus pada koordinasi dan pelaksanaan tugas-tugas operasional yang terkait dengan pemindahan, penyimpanan, dan pengiriman barang di seluruh supply chain.

Kesimpulan

Sistem manajemen gudang bukan hanya sekadar teknologi tambahan, tetapi merupakan investasi yang sangat bernilai bagi perusahaan dalam menghadapi tantangan logistik modern. Dengan menggunakan sistem terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka, mengoptimalkan penggunaan sumber daya bisnis, dan memberikan layanan yang lebih baik untuk pelanggan.

Dengan memiliki data inventaris yang akurat, pemrosesan pesanan yang cepat, dan pengelolaan gudang yang efisien, sistem gudang membantu perusahaan untuk tetap kompetitif dalam lingkungan bisnis yang terus berubah. Oleh karena itu, bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan gudang mereka, implementasi software gudang merupakan langkah yang cerdas dan strategis.

Mengelola persedian di gudang tidak mudah, terlebih jika pergerakan barang keluar dan masuknya sangat cepat serta memiliki ribuan barang. Sistem manual tidak akan bisa menangani dan membuat kinerja menjadi lebih efisien. Untuk menghindari risiko kerugian bisnis karena ada kesalahan dalam pencatatan persediaan dan keuangan, Anda dapat menggunakan software ERP seperti MASERP.

MASERP memiliki banyak fitur dan modul yang dapat membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja seperti modul penjualan, pembelian, manufaktur, distribusi, inventory, aset, pajak dan masih banyak lagi. Jadi perusahaan Anda tidak perlu membeli software berbeda untuk tiap departemen.

Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.

Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!