Setiap perusahaan tentu ingin memiliki sistem operasional yang baik agar customer puas dengan pelayanannya. Agar mutu sebuah perusahaan terstandar baik, ada baiknya perusahaan menerapkan standar ISO 9001.
Apa Itu ISO 9001?
Sebuah perusahaan yang belum mengetahui pentingnya ISO 9001 mungkin akan bertanya-tanya, apa gunanya ISO 9001? untuk apa perusahaan buat ISO 9001? Padahal customer tidak menanyakan hal tersebut.
Nah, ISO tersebut merupakan sebuah standar yang menjadi pedoman dalam operasional perusahaan agar sistemnya berjalan maksimal dan menghasilkan produk yang bermutu.
Mengapa perusahaan butuh ISO 9001? Apakah memiliki karyawan profesional tidak cukup untuk menghasilkan produk yang bermutu?
Perlu kamu ketahui, perusahaan yang baik akan lebih bergantung pada sebuah sistem yang bagus dan bukanlah mengandalkan orang saja.
Mengapa perusahaan harus bergantung ke sistem yang dibuat bagus? Karena orang atau karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan pasti akan berganti. Entah karena regenerasi, pindah, pensiun dan lain-lain.
Jadi, jika sebuah perusahaan sering berganti-ganti karyawan namun tetap dengan sistem atau pedoman yang sama, maka hasil mutunya akan sama.
Maka dari itu, sebuah perusahaan harus memiliki pedoman operasional seperti ISO 9001 yang baku.
Pedoman Terstandar Pada ISO 9001
Bukan berbentuk peraturan yang kaku, ISO 9001 sendiri berisi pedoman sistem operasional.
Nah, bagi kamu yang memiliki perusahan dan ingin perusahaannya memiliki sistem operasional yang baik, maka perusahaan disarankan untuk menggunakan pedoman ISO 9001.
Untuk masalah perusahaan kamu akan disertifikasi atau tidak, pedoman ISO 9001 tetap bisa menjadi referensi yang cukup bagus dan lengkap untuk urusan mengelola sistem operasional perusahaan.
Pentingnya ISO 9001 bukanlah berasal dari pasal undang-undangnya, melainkan alasan yang melatarbelakangi pasal pedoman ISO 9001 itu sendiri.
Baca Juga: Pengertian ISO/IEC 17025, Syarat dan Manfaat Sertifikasi Laboratorium
Pedoman standar untuk sistem manajemen mutu, yakni ISO 9001 pertama kali diterbitkan pada tahun 1986 oleh ISO (International Organization for Standardization).
ISO sendiri merupakan badan internasional yang terdiri dari badan standar nasional beranggotakan lebih dari 160 negara.
Sama dengan ISO lainnya, ISO 9001 sejak pertama kali diterbitkan telah mengalami perubahan, yakni sebanyak 2 kali.
Perubahan ISO 9001 terjadi pada tahun 1994 dan 2008 (perubahan minor). Selain ada perubahan major juga 2 kali, pada tahun 2000 dan 2015. Sehingga yang paling terbaru adalah ISO 9001:2015.
Isi Pedoman ISO 9001
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, ISO 9001 ini berisi sebuah pedoman-pedoman yang harus dipenuhi sebuah perusahaan.
Namun, pedoman tersebut akan diserahkan kepada masing-masing perusahaan yang selanjutnya disesuaikan dengan jenis dan kompleksitas dari masing-masing bidang industri.
Berikut contoh isi pedomannya:
– ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk memiliki kebijakan serta sasaran mutu. Namun, perusahaan juga bisa atau berhak menetapkan sendiri Kebijakan dan Sasaran Mutu yang sesuai dengan karakter perusahaan.
– ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk memiliki sumber daya yang baik (SDM dan bahan).
a. Adapun (SDM) sumber daya manusia yang baik bisa dilihat dengan cara memastikan bahwa pekerja sudah berkompeten (misalnya bukti SIM sebagai bukti bahwa pengemudi sudah memiliki kompetensi mengendarai kendaraan dengan baik dan benar).
b. Begitu juga ketika menetapkan infrastruktur yang baik, termasuk pemeliharaan infrastruktur karena hal tersebut juga ditetapkan oleh perusahaan.
– ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk memiliki standar, sebagai acuan pedoman untuk bekerja, terlebih pedoman digunakan untuk menghindari kesalahan. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa bentuk standar acuan juga bisa ditetapkan oleh perusahaan sesuai karakter unik dari masing-masing perusahaan.
Melakukan Sertifikasi ISO 9001
Tidak hanya menjadikannya referensi, perusahaan kamu juga harus mendapatkan sertifikasi ISO 9001, seperti dari Lloyd’s Register (LR).
Adapun sertifikasi dilakukan agar perusahaan bisa menunjukan bahwa sistem manajemen mutu (QMS) perusahaan sudah mengikuti pendekatan yang sistematis serta diakui secara global.
Sistem manajemen mutu yang telah tersertifikasi, berfokus pada peningkatan proses operasional secara berkelanjutan, serta pengelolaan risiko bisnis untuk memenuhi segala kebutuhan serta ekspektasi customer dan pihak lainnya.
Manfaat ISO 9001 Bagi Perusahaan
Kepuasan Pelanggan
Manfaat penerapan ISO 9001 pada sebuah perusahaan yang pertama adalah untuk kepuasan pelanggan. Pasalnya, pedoman ini juga dirancang untuk organisasi dari berbagai sektor dan ukuran.
Sehingga sertifikasi ISO 9001:2015 bisa membantu perusahaan kamu untuk menunjukkan bahwa perusahaan tersebut berkomitmen untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan dan pemangku kepentingan.
Yakni dengan cara melakukan peningkatan mutu dan perbaikan berkelanjutan.
Pendokumentasian Sertifikasi Mutu Lebih Baik
Ketika melakukan sertifikasi ISO 9001, maka perusahaan kamu akan diberikan pedoman untuk mengelola sistem dokumentasi.
Hal tersebut bisa bermanfaat agar dokumen-dokumen yang dibuat perusahaan bisa bersifat efektif dan efisien.
Kegiatan Pengendalian Mutu Secara Sistematik
Mutu menurut ISO adalah sebuah kadar yang dimiliki sekumpulan karakteristik yang melekat pada suatu produk atau pelayanan dalam memenuhi sebuah persyaratan.
Kadar mutu tersebut juga bisa dilihat dari berbagai nilai, mulai dari buruk, baik atau baik sekali.
Nah, persyaratan di sini sudah menjadi kebutuhan atau harapan yang dimiliki pelanggan dan hal tersebut sudah ditetapkan serta wajib dipenuhi.
Namun, pengendalian mutunya harus dimulai dari masing-masing perusahaan.
Koordinasi Manajemen yang Lebih Baik
Dengan ada pedoman ISO 9001 terkait mutu, tentunya akan ada kesamaan persepsi untuk menghasilkan produk yang bisa memenuhi persyaratan dan kebutuhan pada sistem yang sudah ditetapkan.
Nah, dengan begitu bisa mendorong kegiatan koordinasi antar proses dalam sistem untuk mendukung pencapaian bersama.
Disiplin dalam Pencatatan Mutu Bertambah
Tidak hanya diterapkan saja, ISO 9001 juga mensyaratkan bahwa perusahaan harus memiliki pengelolaan sistem pencatatan mutu yang baik.
Adapun setiap catatan yang dibuat harus jelas, mudah dibaca, dipahami, dan dapat diidentifikasi serta diperoleh kembali dengan mudah.
Memiliki Lebih Banyak Kesempatan untuk Melakukan Peningkatan
Intinya ISO 9001 juga bisa memberikan peluang bagi peningkatan kinerja sebuah perusahaan.
Mulai dari sistem dokumentasi yang baik, pengendalian mutunya sudah secara sistematik, koordinasi antar proses dalam sistem dan disiplin dalam pencatatan.
Jadi, jika ada ketidaksesuaian di awal, bisa segera diperbaiki atau bahkan bisa dicegah agar tidak terulang kembali.
Kesimpulan
Intinya, ISO 9001 penting bagi sebuah perusahaan. Namun, perusahaan bisa menggunakan pedoman ISO 9001 sebagai acuan untuk mengembangkan Sistem Manajemen Mutu perusahaan, meski tidak berkeinginan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001.
Ingin tersertifikasi atau tidak, perusahaan harus tetap melakukan evaluasi terhadap sistem operasional setelah dan sebelum menerapkan ISO 9001.
Dengan begitu, pihak perusahaan bisa mengetahui apa saja keuntungan-keuntungan yang didapatkan. Mulai dari keuntungan mutu, citra, pelayanan hingga materi.
Nah, agar segala pencatatan terdata dengan baik dan jelas, perusahaan Anda perlu menggunakan software akuntansi modern seperti MASERP yang bisa bantu pekerjaan akuntan, monitoring atau admin lebih mudah.
Software ini juga bisa dicustom sesuai dengan kebutuhan perusahaan, jadi sangat fleksibel dan penggunaannya sangat mudah.
Baik kecil atau besar perusahaanmu, semua bisa menggunakan software akuntansi modern untuk mencatat laporan keuangan dan mentrackingnya kapan pun tanpa harus menunggu akhir bulan.
Jangan lupa share artikel ini kalau kamu dapat banyak insight baru!
Sampai jumpa di artikel berikutnya!