Metode Imprest: Kelebihan, Tahapan dan Contoh Penggunaan

Dalam menjalankan suatu perusahaan, kita mungkin mengenal istilah kas kecil atau petty cash. Kas kecil merupakan suatu dana atau uang tunai yang dimiliki perusahaan untuk keperluan operasional perusahaan dalam jumlah yang relatif kecil. Pada umumnya, terdapat dua metode pencatatan kas kecil, yaitu metode fluktuasi dan metode imprest.

Penggunaan kas kecil biasanya dikhususkan pada pengeluaran tambahan seperti aktivitas rapat dan lainnya. Petty cash harus selalu disiapkan perusahaan agar operasional dari kegiatan perusahaan tidak terhambat. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan kas kecil. Layaknya pengeluaran lain dalam perusahaan, penggunaan kas kecil juga harus dicatat.

Artikel ini akan mengulas lengkap mengenai metode imprest, yuk disimak!

Pengertian Metode Imprest

Metode imprest adalah salah satu metode yang biasa kita kenal pada saat menggunakan kas kecil. Umumnya, perusahaan menggunakan sistem imprest dalam pengelolaan kas kecil. Ciri utama dari metode imprest adalah dana yang ada bersifat tetap. Dana tersebut digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan.

Singkatnya, metode imprest atau imprest fund adalah proses mengisi kembali dana kas perusahaan, yang mana jumlah nilai saldo kas kecil pada perusahaan tidak berubah atau dikatakan tetap.

Sebaiknya kita perlu mengetahui perbedaannya dengan metode lain, yaitu metode fluktuasi. Metode imprest dikenal dengan sifatnya yang tetap. Dengan menggunakan metode imprest, perusahaan perlu bukti pembayaran sebagai tanda telah mengeluarkan uang atau kas untuk keperluan operasional.

Metode fluktuasi atau metode berubah pada penggunaan kas kecil memiliki sifat yang tidak tetap. Artinya, dalam pembelanjaan kas kecil harus dibuat catatan sesuai dengan pengeluaran yang dikeluarkan untuk keperluan operasional.

Tahapan Metode Imprest

Pada saat mengelola kas kecil dengan metode imprest, ada beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, yaitu:

  • Pengelola kas kecil akan diberikan sejumlah uang untuk bisa membayar pengeluaran operasional minimal per periode, yaitu per minggu atau per bulan.
  • Di akhir periode, jumlah kas yang dibelanjakan harus kembali diisi sehingga jumlah saldo pada kas kecil akan kembali berjumlah sama dengan awal periode.
  • Tidak boleh ada penambahan saldo di tengah periode.

Baca Juga: Manajemen Operasional : Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Strateginya

Kelebihan Metode Imprest

Metode imprest dalam pengelolaan kas kecil memiliki beberapa kelebihan, diantaranya:

  • lebih efisien dalam pencatatan laporan keuangan,
  • lebih jelas karena pencatatan menggunakan bukti transaksi,
  • lebih mudah untuk mengetahui jumlah pengeluaran untuk setiap kegiatan operasional perusahaan,
  • lebih hati-hati di dalam menggunakan dana kas kecil karena hanya akan ditambah ketika periode berakhir,
  • lebih mudah dalam memperkirakan jumlah dana yang akan digunakan dikarenakan jumlah dana awal akan selalu sama.

Baca Juga: Biaya Operasional: Jenis, Manfaat dan Cara Menghitungnya!

Kekurangan Metode Imprest

Dibalik kelebihannya, metode imprest juga memiliki kekurangan, yaitu:

  • jumlah saldo yang kecil dan susah diketahui karena jumlah saldo pasti hanya bisa dilihat ketika pengisian kas kecil dilakukan,
  • tidak bisa melakukan penambahan saldo di tengah periode,
  • apabila ada kekurangan, cendrung tidak diketahui berapa kekurangan tersebut.

Baca Juga: Laporan Arus Kas Beserta Metode Mudah Pembuatannya

Contoh Penggunaan Metode Imprest

Berikut contoh penggunaan sistem imprest dalam pengelolaan kas kecil perusahaan.

ABC Software adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang software akuntansi. Pada tanggal 1 Mei 2021, manajemen menetapkan dana kas kecil yang berjumlah Rp8.000.000. Dalam melakukan aktivitasnya, staf keuangan perusahaan mencatat pengeluaran kas kecil hingga tanggal 15 Mei 2021 adalah sebesar Rp5.000.000, dengan rincian sebagai berikut :

  • Biaya Operasional Kantor Rp2.000.000
  • Biaya Keperluan Rapat Rp1.500.000
  • Biaya Transport Rp1.000.000
  • Biaya ATK Tambahan Rp500.0000

Pada tanggal 18 Mei 2021 dilakukan penambahan dana kas kecil sebesar Rp5.000.000 untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan. Lalu, staf keuangan mencatat pengeluaran kas kecil yang dilakukan pada 18 Mei hingga 31 Mei pengeluaran kas kecil sebesar Rp6.500.000, untuk berbagai keperluan berikut ini

  • Biaya Periklanan Rp2.500.000
  • Biaya Pelatihan Rp3.500.000
  • Biaya Lainnya Rp500.000

Dalam melakukan pencatatan pada periode tersebut, staf keuangan menggunakan metode imprest. Proses pembukuan yang dilakukan oleh staf tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut

a. Jurnal pada Tanggal 1 Mei 2021:

(D) Kas Kecil                                       Rp8.000.000

            (K) Kas                                                Rp8.000.000

b. Jurnal pada Tanggal 15 Mei 2021:

(D) Biaya Operasional Kantor             Rp2.000.000

(D) Biaya Keperluan Rapat                 Rp1.500.000

(D) Biaya Transport                             Rp1.000.000

(D) Biaya ATK Tambahan                   Rp500.0000

            (K) Kas                                                            Rp5.000.000

c. Jurnal pada Tanggal 31 Mei 2021:

(D) Biaya Periklanan                           Rp 2.500.000

(D) Biaya Pelatihan                             Rp 3.500.000

(D) Biaya Lainnya                               Rp 500.000

            (K) Kas                                                            Rp6.500.000

Pencatatan tersebut menjelaskan bahwa jurnal sampai tanggal 18 Mei 2021 telah dilakukan penggunaan kas kecil untuk berbagai kegiatan operasional perusahaan.

Pada 31 Mei 2021, staf keuangan membuat jurnal penyesuaian agar saldo tetap berada pada angka semula. Untuk itu dilakukan pencatatan jurnal penyesuaiannya agar biaya yang dikeluarkan sudah terbukti dan tercatat. Penyesuaian biaya pada tanggal 31 Mei 2021 tercatat sebagai berikut:

(D) Kas                                    Rp6.500.000

(K) Biaya Periklanan                                       Rp 2.500.000

(K) Biaya Pelatihan                                         Rp 3.500.000

(K) Biaya Lainnya                                            Rp 500.000

Penambahan dana sejumlah Rp6.500.000 dicatat pada akhir periode penggunaan kas kecil.

Kesimpulan

Kas kecil merupakan suatu dana atau uang tunai yang dimiliki perusahaan untuk keperluan operasional perusahaan dalam jumlah yang relatif kecil. Dalam mengelola kas kecil, dikenal dua metode yaitu metode imprest dan metode fluktuasi. Biasanya penggunaan metode tersebut akan disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

Dengan menggunakan metode imprest, perusahaan hanya perlu bukti pembayaran sebagai tanda telah mengeluarkan uang atau kas untuk keperluan operasional. Dalam melakukan metode imprest saat mengelola kas kecil, kita perlu melakukan pencatatan secara rinci agar setiap pengeluaran tersebut dapat ditinjau kembali oleh manajemen perusahaan sebagai pertimbangan apakah jumlah kas kecil akan ditambah atau tidak.

Pencatatan akan lebih mudah untuk dilakukan jika menggunakan software akuntansi. MASERP sebagai salah satu software akuntansi, bisa mengakomodasi kepentingan perusahaan untuk melakukan pencatatan penggunaan kas kecil tersebut.

Dengan berbagai fitur dan kelengkapan yang ada dan dibutuhkan perusahaan dalam melakukan pencatatan keuangan, perusahaan akan lebih terbantu dalam melakukan pencatatan keuangan dan memantau aktivitas ekonomi karena MASERP sudah terintegrasi dengan teknologi yang mampu memfasilitasi segala keperluan perusahaan. MASERP memudahkan perusahaan dalam membuat laporan keuangan dan kegiatan akuntansi lainnya.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang memberikan banyak kemudahan, langsung saja konsultasikan kendala yang ada kepada konsultan ahli kami. Gratis!

New call-to-action