Sistem manajemen yang dikerjakan di sebuah perusahaan nyatanya beragam, salah satunya manajemen administrasi.
Sebuah perusahaan setidaknya wajib memiliki beberapa sistem manajemen agar aktivitas mereka bisa berjalan dengan lancar.
Mulai dari manajemen strategi, manajemen penjualan, manajemen produksi, manajemen keuangan dan akuntansi, manajemen rantai pasokan, hingga salah satunya yang tak kalah penting adalah manajemen administrasi.
Buat kamu yang bekerja di divisi manajemen administrasi atau mahasiswa yang kuliah di jurusan ini, sepertinya wajib mengetahui apa itu manajemen administrasi.
Apa Itu Manajemen Administrasi?
Secara umum, manajemen administrasi merupakan sebuah bentuk usaha atau kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan suatu kebijakan di dalam perusahaan.
Adapun kebijakan tersebut dibuat tidak hanya sekadar formalitas, tetapi memiliki tujuan utama yakni agar perusahaan bisa menjalankan tujuannya dengan baik dan lancar.
Jika tadi pengertian secara umum, kini pengertian manajemen ini secara khusus atau terperinci.
Di mana manajemen administrasi merupakan suatu bentuk aktivitas yang mencakup pencatatan, pembukuan sederhana, pengetikan pada komputer, penyuratan dan kegiatan lainnya yang lebih bersifat teknis di bidang ketatausahaan.
Jika di sekolah atau kampus, sistem tersebut digunakan pada divisi akademik yang mengurus kesiswaan atau kemahasiswaan. Mulai dari urusan pembagian pelajaran atau mata kuliah, absen, keuangan, hari libur, kas, surat-menyurat dan lainnya.
Namun, jika diartikan sebagai ilmu pengetahuan, manajemen administras merupakan sebuah hal yang mempelajari kemampuan manajemen, di mana ilmu tersebut bisa memberikan informasi tentang layanan administrasi di lingkup manapun.
Tujuannya agar bisa melakukan kegiatan operasional secara lebih maksimal. Tanpa adanya sistem manajemen ini sebuah perusahaan hingga badan tidak bisa berjalan lancar, yang juga nantinya akan berpengarung pada divisi lainnya.
Bahkan, bagian manajemen administrasi merupakan bagian yang kerap dimanfaatkan sebagai bahan utama ketika ingin mengambil suatu kebijakan.
Tujuan Manajemen Administrasi
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa dengan adanya sistem ini tentu perusahaan memiliki tujuan khusus.
Dengan manajemen ini, perusahaan bisa mendapatkan segala informasi penting terkait kondisi perusahaan, pencapaian dan lain-lainnya menggunakan sarana dan prasarana yang sudah dirancang sebelumnya.
Jadi semua bentuk informasi perusahaan bisa dapatkan pada bagian manajemen administrasi. Yakni berupa keefektifan biaya dan penggunaan sarana dan prasarana, kepuasan perusahaan terhadap karyawan dan pelanggan.
Namun, tujuan manajemen ini bisa dilihat jika berbagai fungsinya bisa dilakukan secara tepat dan benar. Jelasnya, berikut uraian tujuan manajemen administrasi:
- Untuk bisa melakukan pengelolaan data beserta keterangannya secara lengkap
- Melindungi dan juga menyimpan serta menginformasikan seluruh data informasi kepada mereka (divisi lain) yang memerlukan.
- Pihak manajemen dapat bantu memberikan dan mempresentasikan laporan penting secara rinci, serta informasi biaya yang tepat dan sesuai.
- Perusahaan menjadi terbantu karena bisa memelihara dan juga memenuhi keperluan terkait proses administrasi.
- Pihak administrasi juga mampu memberikan layanan tata usaha kepada para mitra kerja dan juga pada pelanggan atau konsumen.
- Selalu memberikan update laporan yang relevan terkait perusahaan.
Fungsi Manajemen Administrasi
Jika dilihat dari segi fungsi, manajemen administrasi memiliki fungsi sebagai berikut:
- Melakukan perencanaan kegiatan administrasi, mulai dari pemeliharaan sarana dan prasarana (ruang kerja, aset, anggaran perusahaan, ventilasi, dan lain sebagainya.
- Membuat dan melakukan pengorganisasian seperti mengelompokkan alat, tugas karyawan, tanggung jawab dan sumber daya manusia, sehingga bisa menciptakan organisasi yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
- Sebagai pihak yang mampu memberikan motivasi kepada seluruh karyawan sehingga mereka bisa meraih tujuan perusahaan, khususnya dari segi administrasi.
- Menjadi pengawas untuk berbagai proses administrasi perusahaan.
Baca Juga : Pengertian Manajemen Risiko Secara Lengkap Bagi Perusahaan
Sepenting Apa Penerapan Sistem Manajemen Administrasi?
Bisa dibilang, sistem paling penting yang pertama kali dibuat dalam sebuah bisnis baru ada adalah sistem administrasi. Mengapa?
Pasalnya, ketika bisnis berkembang, hal-hal kecil yang dilakukan bagian administrasi bisa sangat berpengaruh terhadap jalannya sebuah bisnis.
Contoh saja seperti kegiatan surat menyurat. Karena, perusahaan bisa memulai dengan mengirim surat ke berbagai pihak seperti surat kerjasama, surat perjanjian karyawan (SK) dan lain-lain.
Selain itu, bagian admin juga yang memulai melakukan pendataan dari berbagai informasi yang ada di dalam perusahaan.
Contohnya, seperti ketika ada tim marketing sedang membutuhkan data pelanggan, untuk memberikan berbagai informasi baru tentang promosi produk.
Di sini, pihak administrasi yang bisa memberikan data pelanggan tersebut. Sehingga, tak heran banyak perusahaan skala kecil ataupun menengah rela melakukan filling data pelanggan.
Gunanya, agar mereka kelak bisa memanfaatkannya dan ujung-ujungnya juga digunakan untuk keperluan promosi agar penjualan meningkat.
Selain pihak marketing, pihak HRD juga akan membutuhkan data-data penting karyawan untuk melakukan pengembangan mutu sumber daya manusia di perusahaan tersebut.
Sehingga, HRD bisa melakukan perekrutan karyawan baru hingga melihat data karyawan yang akan pensiun, sehingga mereka bisa melakukan perencanaan selanjutnya terkait tenaga kerja. Jadi, sepenting itu tim manajemen administrasi di berbagai badan hingga perusahaan.
Nah, buat kamu yang ingin menjadi bagian dari tim manajemen tersebut, bisa ambil kuliah di jurusan manajemen administrasi karena ada banyak prospek kerja di jurusan ini.
Apa yang Dipelajari Jurusan Manajemen Administrasi?
Jika kamu ambil kuliah di jurusan Manajemen Administrasi, maka umumnya kamu akan mendapat sederet mata kuliah berikut ini:
– Aplikasi Pengolahan Dokumen
– Kewirausahaan
– Pengantar Bisnis
– perilaku Organisasional
– Hukum Bisnis
– Manajemen Sumber Daya Manusia
– Pengantar Akuntansi
– Human Relations
– Administrasi Perpajakan
– Sistem Informasi Manajemen
– Teknik Penulisan Laporan
– Manajemen Pelayanan, dan masih banyak lagi.
Jika kamu udah terjun langsung di sebuah badan, lembaga, atau perusahaan, maka kamu akan mendapat sederet tugas yang akan kamu kerjakan setiap harinya.
Mulai dari melakukan perencanaan anggaran keuangan, pembayaran dan pendataan suatu perkantoran atau perusahaan.
Jika perusahaan lebih ke jenis perkantoran, maka tim administrasinya akan bertanggung jawab atas kegiatan seperti merencanakan kegiatan kantor, menyediakan peralatan kantor, mengatur perubahan antar departemen, serta membantu tugas manajemen senior untuk menggaji dan memecat karyawan.
Prospek Kerja Manajemen Administrasi
- Sekretaris
- Administrator
- Marketing
- Staf SDM
Kesimpulan
Intinya, pekerjaan manajemen administrasi akan selalu berhubungan dengan pembuatan data serta menyampaikan informasi terkait kondisi perusahaan ke berbagai divisi perusahaan.
Agar pihak administrasi bisa bekerja dengan mudah dan praktis dalam melakukan pendataan, seperti aktivitas produksi perusahaan, data karyawan, data keuangan dan lainnya, ada baiknya perusahaan memiliki sistem pendataan yang modern berupa software akuntansi.
Software akuntansi modern kini sudah mulai banyak digunakan diberbagai perusahaan skala kecil maupun besar. Adapun salah satu software akuntansi modern yang bisa dijadikan pilihan adalah MASERP.
MASERP merupakan software ERP yang sudah terintergrasi dengan banyak fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, keuangan, manufaktur dan lain-lain.
Anda bisa mencustom software MASERP sesuai bisnis flow Anda. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami di sini. Gratis!
Jangan lupa share artikel ini dan sampai jumpa di artikel berikutnya!
Baca Juga : ISO 27001: Standar untuk Sistem Manajemen Keamanan Informasi