Apa yang terlintas dipikiran Anda ketika mendengan kata krisis? Apakah sebuah kehancuran atau bencana alam? Dalam bisnis juga dapat mengalami krisis yang bisa menyebabkan kerusakan besar pada perusahaan, apapun itu industrinya atau ukuran bisnisnya. Manajemen krisis adalah salah satu upaya yang bisa dilakukan perusahaan untuk mengantisipasi dan menghadapi apapun krisis atau peristiwa yang tidak direncanakan.
Krisis yang dihadapi perusahaan dapat berupa krisis keuangan, krisis pelanggan, krisis teknologi, bahkan krisis bencana alam. Kalau tidak ada rencana dalam menghadapi krisis tersebut, perusahaan bisa merasakan dampak yang lebih buruk seperti gulung tikar.
Lalu, bagaimana proses dan cara membuat rencana manajemen krisis bagi bisnis? Yuk simak pembahasan di bawah ini!
Pengertian Manajemen Krisis
Manajemen krisis adalah proses mempersiapkan dan mengelola situasi darurat yang tidak terduga dan mempengaruhi bisnis, stakeholders, karyawan, pelanggan serta pendapatan Anda. Manajemen krisis adalah salah satu komponen penting dari public relations.
Proses yang digunakan dalam mengatasi krisis tergantung pada bagaimana keadaan darurat itu muncul. Ada dua cara terjadinya krisis, yaitu krisis mendadak dan yang berapi-api.
Krisis mendadak adalah krisis yang tiba-tiba muncul dan tidak dapat dikendalikan. Ini membuat stakeholders organisasi lengah. Contoh dari krisis yang muncul mendadak ini adalah bencana alam seperti gempa bumi yang terjadi tanpa peringatan.
Yang kedua adalah krisis yang berapi-api atau membara, maksudnya adalah krisis yang muncul secara perlahan tanpa sinyal sama sekali. Krisis ini muncul secara bertahap, dan setiap tahap harus dikendalikan dan ditangani tepat waktu sebelum menjadi bencana yang besar bagi bisnis. Contoh dari krisis bertahap ini adalah perilaku kerja yang toxic dan akhirnya membuat budaya perusahaan menjadi berubah secara menyeluruh.
Baca Juga: Manajemen Bisnis: Pengertian, Fungsi dan Contoh Penerapannya
Proses Manajemen Krisis
Tidak hanya mengelola krisis yang dihadapi oleh perusahaan, tetapi juga ada beberapa hal lain seperti pengelolaan sebelum dan sesudah krisis itu terjadi. Berikut ini langkah yang ada dalam proses manajemen krisis sehingga Anda dan tim bisa mempersiapkan sebaik mungkin.
Pra-Krisis
Tahap pertama dari manajemen krisis adalah mencegah potensi krisis. Ini melibatkan pembuatan rencana manajemen krisis, mempekerjakan dan melatih tim manajemen krisis, dan melakukan latihan untuk mengimplementasikan rencana manajemen krisis.
Anyway, walaupun Anda tidak selalu bisa memprediksi kapan krisis akan muncul, tetapi tanda-tanya sering muncul dan ini bisa menjadi peringatan seperti perilaku karyawan dan kondisi keuangan perusahaan. Saat krisis mulai terungkap, maka tim bisa menilai dampak situasi terhadap bisnis, karyawan dan pelanggan Anda.
Tim bisa membahas apa saja kemungkinan konsekuensi yang akan muncul dari krisis, kerusakan dan masalah yang akan timbul. Cara ini dapat membuat semua pihak siap telibat dalam skenario terburuk yang mungkin terjadi.
Bagian lain dari tahap ini adalah menyusun pesan komunikasi krisis yang nantinya harus Anda sampaikan pada saat krisis terjadi. Membuat draft pesan seperti ini bisa menghemat waktu ketika situasi darurat benar-benar terjadi.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Risiko Secara Lengkap
Manajemen Krisis dan Respons
Tahap kedua adalah proses menangani dan menanggapi berbagai tahap krisis. Pesan manajemen krisis pada tahap pertama dikirimkan kepada karyawan, menghubungi pemangku kepentingan, serta memprioritaskan keselamatan publik dan perusahaan. Pihak-pihak tersebut dipastikan mengetahui dengan cepat keadaan bisnis yang sebenarnya.
Setiap pihak yang terlibat dalam penyelesaian krisis seharusnya sudah memenuhi tugas yang diberikan. Ketika semua rencana dan tindakan digunakan untuk mengembalikan bisnis ke keadaan normal dimulai, seharusnya krisis dapat terkendali.
Pasca-Krisis
Ketika krisis berlalu atau sudah mereda, pekerjaan manajemen krisis belum selesai. Penting untuk Anda tetap berhubungan dengan karyawan, pelanggan, dan stakeholders. Anda juga perlu bersedia untuk menjawab pertanyaan serta mengirimkan update kondisi terkini ke mereka.
Terakhir, bekerjalah dengan tim untuk meninjau dan menganalisis rencana manajemen krisis mengenai bagaimana pelaksanaannya selama situasi darurat yang sebenarnya. Bagaimana kinerja komunikasi selama krisis? Apakah audiens memiliki pertanyaan atau masalah yang belum terjawab yang tidak dapat dijawab? Integrasikan setiap pelajaran yang didapat ke dalam proses manajemen krisis untuk perencanaan masa depan.
Baca Juga: Strategi Lead Generation sebagai Kunci Sukses Penjualan
Rencana Manajemen Krisis
Rencana manajemen krisis adalah proses yang harus diterapkan oleh sebuah bisnis ketika menghadapi situasi darurat yang datang secara tidak terduga dan mengganggu kondisi bisnis. Rencana ini harus sudah selesai sebelum krisis, jadi perusahaan siap menggunakannya untuk menangani dan memperbaiki krisis tersebut agar tidak ada kerusakan jangka panjang.
Kenapa sih rencana manajemen krisis ini penting? Saat krisis apa pun melanda bisnis dan Anda tidak memiliki rencana yang rinci mengenai cara menangani kondisi tersebut, bisnis Anda akan berpeluang besar mengalami konsekuensi yang lebih serius dan lebih lama. Konsekuensi yang dialami bisa berupa masalah hukum, operasional dan public relations. Bahkan tidak adanya rencana manajemen krisis bisa membuat sebuah bisnis gulung tikar.
Ada empat alasan kenapa bisnis Anda harus mempersiapkan rencana manajemen krisis:
- Membantu mempertahankan reputasi dengan pelanggan, kompetitor, dan pemimpin industri selama dan setelah krisis.
- Meningkatkan keselamatan, kesehatan, dan kesejahteraan semua pihak yang bekerja dan berbisnis dengan perusahaan Anda.
- Memberi ketenangan pikiran sebagai pemberi kerja dan perusahaan, Anda akan siap menghadapi situasi apa pun yang menghadang.
- Meningkatkan produktivitas selama dan setelah krisis. Setiap pihak akan mengetahui peran dan fungsi mereka selama krisis sehingga downtime lebih sedikit, lebih banyak tindakan, dan penyelesaian lebih cepat.
Membuat Rencana Manajemen Krisis
Setelah mengetahui mengapa sebuah bisnis perlu memiliki rencana manajemen krisis, berikut ini akan dijelaskan mengenai tahapan dan cara membuat rencana manajemen krisis agar Anda siap menghadapi dan tidak mengalami kerugian yang besar.
Kenali Kemungkinan Krisis
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi dan buat pertimbangan semua jenis krisis yang bisa terjadi pada bisnis. khususnya krisis yang paling rawan menimpa bisnis Anda. Di bawah ini beberapa contoh kemungkinan krisis yang bisa menimpa bisnis.
- Krisis keuangan: sebuah bisnis mengalami penurunan permintaan pada produk dan jasa yang mereka jual. Mereka kehilangan nilai aset dan tidak mampu membayar utang.
- Krisis personel: ketika seorang karyawan atau orang lain yang berhubungan dengan bisnis terlibat dalam aktivitas atau perilaku yang dianggap tidak etis atau ilegal. Perilaku buruk ini dapat terjadi di dalam atau di luar tempat kerja dan dapat dikaitkan dengan kehidupan kerja atau kehidupan pribadi individu yang terlibat.
- Krisis organisasi: ketika sebuah bisnis menganiaya pelanggan dengan mengambil tindakan yang berdampak negatif pada pelanggannya. Contohnya menyimpan informasi penting pelanggan atau mengeksploitasi pelanggan.
- Krisis teknologi: saat server mati, software mogok atau sistem teknologi lain berhenti berfungsi. Kondisi ini dapat menyebabkan bisnis kehilangan pendapatan dalam jumlah besar, membuat pelanggan ragu pada mutu bisnis, dan merusak reputasi bisnis.
- Krisis alam: badai dan banjir adalah contoh krisis alam yang juga berpeluang merusak kantor atau area yang berhubungan dengan bisnis Anda seperti gudang.
Baca Juga: Manajemen Keuangan Secara Lengkap dan Terperinci
Tentukan Dampak Krisis
Setelah mengenali krisis, Anda pasti ingin menentukan dampak dari krisis terhadap perusahaan, karyawan dan pelanggan Anda. Contohnya meliputi:
- Kerugian dalam penjualan
- Ketidakpuasan pelanggan
- Reputasi bisnis tercoreng
- Peningkatan biaya untuk memperbaiki masalah yang dihadapi
- Loyalitas pelanggan menurun
Dengan mengukur dampak setiap krisis, Anda dapat memahami setiap ancaman atau bencana yang akan dihadapi bisnis. Ini akan mengarahkan Anda untuk menentukan tindakan yang tepat dan perlu diambil untuk menyelesaikan setiap krisis.
Tentukan Tindakan yang Perlu Diambil
Untuk menentukan tindakan yang perlu diterapkan untuk mengatasi krisis, pelajarilah berbagai metode manajemen krisis. Beberapa metode manajemen krisis yang paling umum adalah sebagai berikut:
Manajemen krisis responsif: saat bisnis memiliki respons yang telah disiapkan untuk jenis krisis tertentu dan respons ini dapat dikirimkan kapan saja. Anda dapat menggunakan Situational Crisis Communication Theory (SCCT) untuk mengembangkan strategi respons ini sehingga bisnis Anda siap menangani kejadian tak terduga.
Manajemen krisis proaktif: saat bisnis mengantisipasi dan mempersiapkan krisis tertentu secara proaktif, seperti potensi krisis alam di mana Anda bisa memilih lokasi kantor dan gudang yang tidak banjir saat musim hujan tiba.
Manajemen krisis pemulihan: saat bisnis mengelola krisis yang membuat semua pihak tidak tahu harus berbuat apa karena terjadi tiba-tiba. Contohnya adalah krisis teknologi, jika software bisnis tiba-tiba crash, itu berdampak pada karyawan dan pelanggan yang menggunakan software tersebut.
Saat Anda dapat mengidentifikasi semua krisis yang rawan menimpa bisnis, Anda juga dapat memutuskan untuk membuat rencana operasional bisnis saat ini. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi semua aspek potensial dari krisis pada level yang sangat rinci saat mengerjakan tahapan rencana manajemen krisis lainnya.
Putuskan Siapa yang Terlibat
Anda perlu menentukan siapa yang akan melaksanakan rencana dan tindakan tersebut. Ini termasuk karyawan dengan keahlian di bidang tertentu seperti SDM, public relation, IT dan siapa pun yang dianggap berkompeten dengan krisis yang dihadapi. Anda mungkin juga memerlukan bantuan pengacara atau konsultan.
Kembangkan Rencana Resolusi
Dengan mengerjakan empat langkah yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat mengembangkan rencana resolusi yang tepat untuk setiap jenis krisis. Setiap rencana resolusi akan berbeda berdasarkan kondisi spesifik. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa menjadi acuan Anda:
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan krisis?
- Alat dan sumber daya apa yang dibutuhkan?
- Berapa banyak orang dan siapa saja yang akan terlibat?
- Apakah perlu menghubungi pelanggan secara langsung?
- Apa penyebab krisis dan bagaimana dapat mencegahnya agar tidak terjadi lagi?
Latih Pihak yang Terlibat
Setiap pihak yang terlibat dalam rencana manajemen krisis harus dilatih mengenai peran dan tanggung jawab mereka. Anda dapat melakukan ini melalui rapat dan presentasi, atau mendatangkan ahli untuk berdiskusi dengan karyawan tentang cara mengelola pekerjaan mereka selama krisis. Karyawan lain yang tidak berperan dalam menyelesaikan krisis tetapi masih merasakan pengaruhnya, harus diinformasikan tentang tindakan yang akan mereka ambil juga.
Misalnya, jika berada di lokasi kerja yang rawan bencana alam seperti pertambangan, latih semua orang di perusahaan Anda mengenai tindakan keselamatan kerja yang harus diambil.
Update Rencana Manajemen Krisis Secara Teratur
Seiring bertumbuhnya perusahaan, Anda dapat juga menambah jumlah karyawan, membuka kantor cabang baru, atau mengubah struktur operasi bisnis Anda. Ini semua adalah contoh di mana Anda ingin meninjau kembali dan memperbarui rencana manajemen krisis untuk memastikan itu tetap berlaku dan berfungsi dengan baik.
Jika benar-benar mengalami krisis, pastikan untuk menganalisis hasil rencana manajemen untuk menentukan apakah berhasil untuk perusahaan Anda atau tidak? Kalau tidka berhasil dan memerlukan perbaikan, mungkin rencana tersebut perlu diperbarui atau dikerjakan ulang.
Kesimpulan
Manajemen krisis adalah persiapan dan pengelolaan situasi darurat yang mempengaruhi bisnis, stakeholders, karyawan, pelanggan serta pendapatan perusahaan. Ada dua cara terjadinya krisis, yaitu krisis mendadak seperti adanya bencana alam dan yang berapi-api atau muncul secara perlahan.
Proses manajemen krisis meliputi pra-krisis, saat merespon krisis dan setelah krisis itu tejadi. Rencana manajemen krisis adalah proses yang harus diterapkan oleh sebuah bisnis ketika menghadapi situasi darurat yang datang secara tidak terduga dan mengganggu kondisi bisnis.
Cara membuat rencana manajemen krisis dimulai dengan mengenali krisis yang mungkin menimpa bisnis Anda, menentukan dampak yang akan terjadi, menentukan tindakan yang akan diambil, menentukan siapa saja yang terlibat apabila krisis terjadi, mengembangkan rencana resolusi, melatih pihak yang terlibat dan mengupdate rencana manajemen krisis secara teratur.
Seperti yang sudah disebutkan di atas, krisis pada bisnis bisa terjadi pada keuangan dan teknologi. Sistem ERP merupakan salah satu antisipasi bagi manajemen krisis dan bisa membantu proses bisnis Anda berubah dalam sistem otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
