Saat ini, konsep teknologi harus dapat diterapkan di sebuah perusahaan agar dapat memudahkan dalam menjalankan operasi bisnis. Dengan adanya teknologi, karyawan Anda dapat merasakan efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi dibandingkan harus menggunakan cara manual. Tidak hanya itu, bahkan perusahaan Anda dapat fokus pada proses bisnis tertentu dan memperoleh pendapatan lebih besar. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan adalah konsep ERP.
ERP menjadi sebuah sistem yang tidak asing bagi perusahaan besar atau enterprise karena semua database dan informasi mengenai proses bisnis dapat dikelola dan dimonitor dari satu tempat saja. Bagaimana konsep ERP bekerja? Apa saja jenis ERP dan manfaatnya bagi perusahaan? Temukan jawabannya di bawah ini!
Apa Itu ERP?
ERP atau enterprise resource planning adalah software yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan fungsi proses bisnis seperti keuangan, SDM, supply chain dan manajemen inventory atau persediaan barang di dalam satu sistem.
Saat ini ERP banyak digunakan oleh berbagai ukuran bisnis, software satu ini harus dapat digunakan untuk perusahaan besar dan juga oleh semakin banyak bisnis kecil yang sedang berkembang. Ekonomi global yang semakin kompleks dan tuntutan konsumen membuat penyederhanaan proses bisnis, serta pengelolaan dan pengoptimalan data menjadi hal yang sangat penting. Konsep ERP yang akan menjadi dasar kemampuan tersebut.
Komponen Kunci ERP
Sistem ERP terdiri dari modul software yang masing-masing berfokus pada proses bisnis berbeda. Modul tertentu akan dianggap sebagai modul inti untuk hampir setiap jenis bisnis.
Modul keuangan dalam konsep ERP akan membantu Anda mengotomatisasi proses akuntansi dasar, faktur, analisis keuangan, forecasting dan pelaporan. Hal ini sering menjadi alasan utama sebuah perusahaan pindah dari software akuntansi ke software ERP. Proses bisnis yang semakin kompleks dan berkembang membuat perusahaan membutuhkan satu sistem untuk mengelola semua transaksi keuangan dan akuntansi untuk beberapa unit bisnis atau lini produk.
Modul ERP lain yang digunakan oleh sebagian besar bisnis antara lain manajemen pesanan, customer relationship management (CRM) dan purchasing (procurement).
Perusahaan yang terlibat dalam manufaktur atau distribusi biasanya menambahkan modul supply chain management (SCM) untuk tracking tingkat persediaan, mengelola gudang dan transportasi di seluruh supply chain. Jika memiliki kebutuhan bisnis yang kompleks, perusahaan sudah pasti harus menambahkan sistem manajemen gudang dan sistem manajemen transportasi. Beberapa vendor ERP dapat terintegrasi dengan vendor software yang berbeda untuk mengelola fungsi logistik seperti itu.
Baca Juga: 7 Fitur-Fitur ERP yang Wajib Digunakan Perusahaan
Konsep ERP Bekerja
Yang membedakan ERP dengan aplikasi yang berdiri sendiri adalah database terpusat yang mencatat informasi dari transaksi bisnis dan kegiatan lain yang dilakukan di dalam modul, serta sistem terintegrasi yang memungkinkan modul untuk berkomunikasi satu sama lain dan dengan database umum.
Database terpusat menyediakan dan memastikan bahwa setiap modul memiliki informasi yang akurat dan real time.
Interface atau dari sisi tampilan, konsep ERP cenderung konsisten di seluruh modul, tidak seperti kumpulan software manajemen bisnis dari vendor yang berbeda.
Berikut adalah contoh singkat mengenai bagaimana modul yang terintegrasi ini berbagi informasi untuk membantu user ERP menyelesaikan serangkaian tugas yang disebut order to cash yang meliputi proses input pesanan pelanggan, pengiriman produk, lalu penerimaan dan pencatatan pembayaran.
Karyawan Anda sebagai pengguna ERP memasukkan data mengenai pelanggan seperti informasi kontak dan membuat pesanan penjualan dalam modul manajemen pesanan. Kemudian, mereka memeriksa ketersediaan produk di modul manajemen inventaris (atau bagian dari manajemen pesanan dengan akses ke data inventaris) dan kembali ke manajemen pesanan untuk mengatur pengiriman.
Ketika konfirmasi tiba bahwa pelanggan menerima kiriman barang, pengguna menginput bagian piutang buku besar (general ledger), nama untuk akun dalam modul keuangan ERP. Di sana, mereka membuat faktur dan mengirimkannya ke pelanggan. Ketika pembayaran diterima, pengguna memasukkan pembayaran ke buku besar atau modul manajemen kas, lalu pendapatan dicatat dan direkonsiliasi dengan rekening bank perusahaan.
Jika sebagian besar alur kerja berjalan otomatis, input data manual ini dilakukan oleh sistem ERP dan beberapa bidang data sudah akan diisi dengan data dari modul lain. Behind screen, modul ERP saling bertukar pesan atau mengubah catatan dalam database untuk memastikan keakuratan data. Misalnya, ketika pengguna meminta pengiriman pesanan, data yang diakses oleh modul manajemen inventory harus berubah untuk menunjukkan persediaan yang berkurang.
Manfaat Sistem ERP
ERP menawarkan banyak manfaat untuk sebuah bisnis, sebagian besar berasal dari berbagi informasi dan standarisasi. Karena modul ERP dapat berbagi data lebih mudah daripada harus menggunakan sistem yang berbeda untuk tiap proses bisnis, ERP dapat membuat proses bisnis antar departemen lebih mudah untuk dikelola.
ERP juga dapat memberi insight yang lebih baik dari data real-time dan business intelligence, terutama dengan teknologi baru yang ada di dalam konsep ERP, seperti analitik advance, artificial intelligence (termasuk machine learning) dan IoT industri.
Selain itu, software ERP memberikan beberapa keunggulan lain:
- meningkatkan efisiensi dengan mengotomatiskan pengumpulan data,
- pertumbuhan dengan mengelola proses bisnis yang semakin kompleks,
- menurunkan risiko dengan kepatuhan yang lebih baik,
- kolaborasi melalui berbagi data dan informasi terintegrasi,
- meningkatkan layanan pelanggan,
- meningkatkan manajemen supply chain,
- menghemat anggaran dengan menyederhanakan proses,
- visibilitas yang besar dan real-time ke berbagai bagian bisnis, seperti persediaan barang yang sangat penting untuk memenuhi kebutuhan pelanggan,
- pelaporan dan perencanaan yang lebih baik karena data yang lebih baik.
Baca Juga: 5 Tips Memilih Software Enterprise Resource Planning (ERP)
Jenis Sistem ERP
Produk ERP umumnya bervariasi berdasarkan ukuran perusahaan, jenis infrastruktur komputer yang digunakan, dan kebutuhan fitur khusus untuk industri tertentu.
Usaha Kecil vs. Menengah vs. Enterprise
Untuk bisnis kecil, vendor ERP menyediakan fitur inti seperti keuangan,SDM dan modul lain yang umum digunakan seperti manajemen pesanan dan CRM yang relatif mudah diimplementasikan.
Definisi bervariasi, bisnis menengah umumnya didefinisikan sebagai perusahaan dengan beberapa ratus karyawan dan pendapatan tahunan yang cukup besar. Midmarket ERP memiliki lebih banyak modul seperti manajemen supply chain dan manajemen gudang, serta dapat mengakomodasi lebih banyak pengguna daripada ERP entry-level.
Beberapa vendor ERP entry-level menjual ke bisnis kecil dan menengah dan mengklaim produk mereka dapat scalable untuk mengakomodasi pertumbuhan bisnis.
Kategori teratas adalah perusahaan besar atau enterprise perusahaan dengan pendapatan sudah mencapai triliunan dan biasanya memiliki ribuan karyawan. Tidak mengherankan, sistem ERP perusahaan besar biasanya memiliki modul paling banyak, dengan kemampuan lebih di setiap modul dan kapasitas untuk dapat digunakan oleh ribuan pengguna.
On-Premise vs. Cloud vs. Hybrid
Sistem ERP pertama yang dijual pada 1970-an hingga 1990-an semuanya dijalankan di komputer perusahaan. Saat ini, banyak ERP dioperasikan di cloud pada sistem yang dikelola oleh vendor atau penyedia layanan. Pengguna dapat mengakses software ERP melalui internet dari desktop atau smartphone mereka. Beberapa sistem menggabungkan on-premise dan cloud yang disebut ERP hybrid, seperti MASERP.
ERP on-premise biasanya harus dibayar di muka dengan lisensi software untuk sejumlah pengguna tertentu. Biasanya membutuhkan waktu paling lama untuk diterapkan. Tetapi ERP on-premise memiliki dua keunggulan besar dibandingkan sebagian besar jenis cloud ERP yaitu dapat dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang unik dan seringkali lebih mudah untuk diintegrasikan dengan sistem lokal lainnya, seperti otomatisasi pabrik atau sistem gudang.
Beberapa perusahaan tidak mau menempatkan sistem di cloud karena berbagai alasan, termasuk risiko keamanan atau hilangnya kontrol data. Industri tertentu atau pemerintah yang sangat diatur mungkin dibatasi oleh sistem dan data harus ditempatkan di lokasi aman, yang berarti menjaga sistem agar tetap di tempat.
Sebaliknya, cloud ERP biasanya membutuhkan lebih sedikit anggaran di muka karena biasanya dibayar melalui subscribe bulanan. Meskipun, biayanya bisa lebih mahal daripada lisensi.
Cara hemat terbesar biasanya datang dengan SaaS ERP multi-penyewa, sejenis ERP cloud di mana pelanggan yang berbeda berbagi salinan software yang sama, memungkinkan vendor untuk memberikan anggaran hemat. SaaS ERP juga cenderung lebih sederhana dan mendukung lebih sedikit proses bisnis daripada ERP lokal, kesederhanaan ini biasanya membuatnya lebih mudah digunakan.
Karena biaya lebih hemat dan kecepatan waktu dari penerapan cloud, banyak produk ERP yang menargetkan UKM adalah SaaS, meskipun masih ada beberapa merk lokal. Perusahaan besar secara historis lebih menyukai ERP on-premise, karena mereka memiliki lebih banyak sumber daya (waktu, orang, dan uang) untuk menerapkan dan memelihara sistem yang kompleks. Namun dalam dekade terakhir ini, banyak perusahaan besar telah beralih ke model hybrid, menambahkan modul cloud untuk keuangan dan SCM.
Beberapa sistem ERP memiliki fitur yang dibutuhkan dalam industri tertentu seperti minyak dan gas, manufaktur otomotif, makanan dan minuman, ritel, dan utility. Vendor ERP juga dapat bermitra dengan developer software dengan keahlian dalam industri tertentu untuk membuat add-on untuk sistem ERP tujuan tertentu.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Kesimpulan
MASERP sebagai salah satu vendor ERP yang sudah dipercaya sejak 1984 oleh ribuan perusahaan manufaktur, retail, oil dan gas, food and beverage, konstruksi dan yang lainnya, memiliki segudang fitur yang powerful yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja perusahaan Anda. MASERP memiliki fitur manufaktur, penjualan, pembelian, manajemen keuangan, manajemen aset tetap, project management, inventory, 300+ laporan bisnis dan masih banyak lagi.
MASERP merupakan software ERP on-premise sehingga Anda tidak perlu lagi membayar secara bulanan, cukup sekali di awal saja dan dapat digunakan oleh berbagai departemen perusahaan. Dengan MASERP, Anda tidak perlu lagi membeli software atau program berbeda untuk tiap departemen di perusahaan dan ini dapat menghemat budget perusahaan.
Anda memiliki bisnis multi company, multi cabang, multi gudang dan multi currency? Jangan khawatir, MASERP dapat memfasilitasi itu semua tanpa perlu membayar biaya lagi. Anda dapat memonitor tiap cabang dan gudang hanya di satu sistem, pelaporannya pun dapat dibedakan.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan flow bisnis perusahaan Anda. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP, segera konsultasikan kebutuhan perusahaan beserta kendalanya dengan konsultan ahli kami sekarang! Gratis!
