Semua data keuangan perusahaan harus didukung bukti yang jelas agar bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan. Bukti inilah yang disebut bukti transaksi akuntansi. Bukti transaksi memungkinkan perusahaan menunjukkan keabsahan setiap kegiatan keuangan, mulai dari pembelian bahan baku, pembayaran gaji, hingga penerimaan kas.
Artikel kali ini akan membahas secara lengkap bukti transaksi akuntansi, termasuk fungsinya dalam pencatatan keuangan dan berbagai jenis bukti yang umum digunakan dalam bisnis.
Apa Itu Bukti Transaksi Akuntansi?
Secara sederhana, bukti transaksi akuntansi adalah dokumen yang menjadi dasar pencatatan setiap kegiatan keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan atau organisasi. Bukti transaksi dapat berupa catatan tertulis, nota, kwitansi, faktur, atau dokumen elektronik yang menunjukkan bahwa suatu transaksi benar-benar telah terjadi.
Setiap kali perusahaan mengeluarkan uang, menerima pendapatan, atau melakukan pertukaran barang dan jasa, harus ada bukti transaksi yang mendukungnya. Bukti transaksi berperan sebagai dasar dalam membuat jurnal akuntansi, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan bisa akurat dan dapat dipercaya.
Dalam konteks hukum, bukti transaksi juga digunakan untuk membuktikan terjadinya perjanjian antara dua pihak. Misalnya, saat perusahaan membeli barang dari supplier, faktur atau nota pembelian bisa menjadi bukti sah bahwa transaksi itu benar-benar dilakukan.
Fungsi Bukti Transaksi Akuntansi dalam Pencatatan Keuangan
Perusahaan perlu memahami fungsi bukti transaksi agar pencatatan keuangan tetap akurat, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Simak penjelasan berikut untuk mengetahui fungsi bukti transaksi dalam akuntansi dan bisnis.
Dasar Pencatatan Akuntansi
Setiap angka dalam laporan keuangan harus didukung oleh bukti yang valid. Bukti transaksi menjadi dasar untuk mencatat pendapatan, biaya, atau pengeluaran dalam jurnal umum. Tanpa dokumen ini, pencatatan bisa salah. Akuntansi juga menjadi tidak sah secara resmi.
Pembuktian Transaksi
Dokumen transaksi bisa digunakan sebagai bukti resmi apabila terjadi perselisihan atau audit. Misalnya, nota pembelian atau faktur penjualan membantu menegaskan kebenaran transaksi. Hal ini penting jika muncul ketidaksesuaian antara pihak terkait.
Baca Juga: Akuntansi Auditing: Tujuan, Manfaat, dan Tahapan Kegiatan
Kontrol dan Pengendalian Internal
Dokumen transaksi membantu perusahaan mengawasi aliran kas masuk dan keluar. Dengan bukti ini, manajemen dapat mendeteksi pengeluaran yang tidak wajar. Risiko penyalahgunaan dana dan kecurangan internal juga bisa diminimalisir.
Arsip dan Dokumentasi
Bukti transaksi berfungsi sebagai arsip perusahaan yang tersimpan untuk jangka panjang. Arsip ini penting saat audit, pemeriksaan pajak, atau penelusuran riwayat transaksi.
Pengarsipan yang sistematis memudahkan perusahaan menelusuri aktivitas keuangan setiap waktu diperlukan.
Dasar Penyusunan Laporan Keuangan
Laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas disusun berdasarkan bukti transaksi. Dokumen ini memastikan informasi yang disajikan dapat dipertanggungjawabkan. Laporan juga mencerminkan kondisi keuangan perusahaan yang sesungguhnya.
Alat Analisis Bisnis
Bukti transaksi membantu perusahaan menganalisis performa bisnis. Data dari transaksi penjualan, pembelian, dan biaya operasional memungkinkan manajemen melihat tren.
Informasi ini membantu mengidentifikasi produk yang laku atau kurang diminati. Keputusan strategis pun bisa diambil berdasarkan fakta yang jelas.
Jenis-Jenis Bukti Transaksi Akuntansi yang Umum Digunakan
Secara umum, bukti transaksi akuntansi dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.
Kedua kategori ini memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda tergantung pada sumber transaksi serta pihak yang terlibat. Berikut penjelasan lengkapnya.
Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi internal adalah dokumen yang dibuat di dalam perusahaan untuk mencatat transaksi yang terjadi antarbagian atau divisi internal, tanpa melibatkan pihak luar.
Dokumen ini membantu mengendalikan aktivitas internal dan memastikan semua aliran kas dan aset tercatat dengan benar. Contoh bukti transaksi internal meliputi:
- Bukti Kas Keluar (BKK): Dokumen ini dibuat saat perusahaan melakukan pengeluaran kas tunai (cash payment), misalnya untuk pembayaran listrik, pembelian peralatan kantor, atau pembayaran gaji karyawan. BKK mencantumkan jumlah kas yang dikeluarkan, tanggal transaksi, serta tujuan pembayaran.
- Bukti Kas Masuk (BKM): Digunakan untuk mencatat penerimaan kas (cash receipt), misalnya dari pembayaran pelanggan atau pendapatan lain-lain. BKM memastikan aliran kas masuk tercatat dengan benar.
- Memo Internal: Dokumen ini dipakai untuk mencatat transaksi antarbagian dalam perusahaan (internal memo). Misalnya, pemindahan barang dari gudang ke bagian produksi atau pengalokasian biaya antar departemen.
- Daftar Gaji (Payroll): Bukti pembayaran gaji karyawan yang mencantumkan jumlah gaji, potongan, tunjangan, dan periode pembayaran. Dokumen ini juga menjadi dasar pencatatan biaya gaji dalam laporan laba rugi.
Bukti Transaksi Eksternal
Selain terdapat bukti internal, terdapat bukti eksternal. Bukti transaksi eksternal adalah dokumen yang muncul akibat adanya transaksi antara perusahaan dengan pihak luar, seperti pelanggan, supplier, atau lembaga keuangan.
Dokumen ini menjadi dasar pencatatan jurnal dan laporan keuangan resmi. Apa saja yang masuk ke dalam bukti eksternal? Simak di bawah ini!
- Faktur (Invoice): Dokumen yang diterbitkan penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti transaksi penjualan (sales transaction). Faktur mencantumkan rincian barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total, dan tanggal transaksi.
- Nota (Receipt/Nota Pembelian): Bukti penerimaan kas atau barang, yang bisa berupa nota debit (debit note) atau nota kredit (credit note). Nota debit biasanya digunakan untuk mencatat penagihan tambahan, sementara nota kredit untuk pengembalian atau potongan.
- Kuitansi (Receipt): Dokumen tanda terima uang tunai (cash receipt) dari pelanggan atau pihak lain. Kwitansi umumnya ditandatangani penerima uang dan mencantumkan keterangan pembayaran.
- Cek dan Bilyet Giro (BG/Bank Giro Slip): Alat pembayaran melalui bank. Cek memungkinkan pencairan langsung (cashable), sedangkan bilyet giro dipindahbukukan antar rekening (transferable).
- Slip Setoran dan Bukti Transfer Bank (Bank Deposit Slip/Bank Transfer Receipt): Slip setoran digunakan saat perusahaan menyetorkan uang ke rekening bank. Bukti transfer mencatat pemindahan dana dari satu rekening ke rekening lain.
- Bukti Pembelian dan Penjualan Online (e-Receipt/Digital Receipt): Dalam era digital, transaksi online melalui e-commerce atau payment gateway harus didokumentasikan secara elektronik. Contohnya adalah bukti pembayaran dari Tokopedia, Shopee, atau sistem Point of Sale (POS).
Baca Juga: Cara Mudah Pahami 5 Bentuk Laporan Keuangan
Pengelolaan Bukti Transaksi Akuntansi
Pengelolaan bukti transaksi akuntansi penting untuk memastikan semua aktivitas keuangan tercatat rapi dan akurat. Sistem yang tertata membantu meminimalkan risiko kehilangan data atau kesalahan pencatatan.
Simak langkah-langkah pengelolaan bukti transaksi agar keuangan perusahaan lebih efisien berikut ini!
Kumpulkan Bukti Transaksi Secara Rutin
Langkah pertama adalah mengumpulkan semua dokumen transaksi setiap hari. Setiap kas masuk maupun kas keluar, termasuk transaksi internal antarbagian, harus segera dicatat.
Dokumen seperti Bukti Kas Masuk (BKM), Bukti Kas Keluar (BKK), memo internal, faktur (invoice), kuitansi, dan slip transfer bank wajib dikumpulkan.
Bila dikumpulkan rutin, setiap transaksi dapat dicatat tepat waktu dalam jurnal umum sehingga laporan keuangan tetap akurat.
Klasifikasikan Bukti Transaksi Masuk dan Keluar
Setelah pengumpulan, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis transaksi. Pisahkan antara bukti kas masuk dan kas keluar agar pencatatan lebih sistematis.
Klasifikasi ini memudahkan pemantauan arus kas, mempermudah audit internal, dan memastikan setiap transaksi teridentifikasi dengan jelas.
Terapkan Sistem Penomoran Dokumen
Setiap bukti transaksi harus memiliki nomor unik (document numbering). Pemberian nomor dokumen membantu pelacakan, mencegah duplikasi, dan memudahkan rekonsiliasi bila ada perbedaan antara catatan internal dan pihak eksternal.
Sistem penomoran bisa dilakukan manual atau menggunakan software akuntansi yang mendukung penomoran otomatis untuk efisiensi.
Baca Juga: Harga Software Akuntansi Populer di Indonesia
Simpan Dokumen Fisik dan Digital
Pengelolaan bukti transaksi tidak lengkap tanpa sistem penyimpanan yang aman. Dokumen fisik harus disimpan di tempat aman, sementara dokumen digital bisa disimpan di cloud atau sistem akuntansi digital.
Penyimpanan digital sangat berguna untuk mengantisipasi risiko kerusakan atau kehilangan dokumen, serta memudahkan akses cepat saat audit atau penyusunan laporan keuangan.
Lakukan Pemeriksaan Berkala
Terakhir, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan dokumen secara rutin. Proses ini memastikan semua bukti transaksi sudah dicatat dengan benar dan lengkap. Pemeriksaan meliputi validasi jumlah, tanggal, dan keterangan transaksi.
Pengecekan berkala dapat mengantisipasi kesalahan atau kelalaian dan bisa segera diperbaiki, sehingga laporan keuangan tetap dapat dipertanggungjawabkan dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis.
Kesimpulan
Bukti transaksi akuntansi merupakan dasar dalam pencatatan laporan keuangan perusahaan. Pengelolaan bukti transaksi yang baik mempermudah proses audit internal maupun eksternal, analisis kinerja keuangan, serta pengambilan keputusan strategis berbasis data.
Penerapan sistem pengelolaan yang tertata rapi akan meningkatkan efisiensi operasional, menjaga akurasi jurnal umum, dan memastikan transparansi laporan keuangan perusahaan.