7 Tahapan Proses Delivery Order Beserta Contoh

Dengan perkembangan teknologi yang saat ini semakin maju, pengiriman barang dari satu ke tempat lainnya sudah memiliki beberapa sistem pengiriman. Delivery order adalah salah satu dokumen bukti atas perjanjian antara penjual dan pembeli. Melalui delivery order, proses pengiriman barang tercatat dan terdokumentasikan dengan baik di setiap tahapannya.

Ini menjadi win win solution yang sangat membantu pihak customer dan owner untuk memudahkan jual beli, masyarakat yang saat ini memiliki mobilitas dan kesibukan yang padat sangat terbantu dengan sistem pemesanan online dan pemilik usaha juga mampu memperluas jangkauan pasarnya dan bisa meningkatkan daya saing mereka dalam industri bisnis. 

Sebagai pelaku bisnis, penting bagi Anda untuk memahami lebih jauh mengenai penerapan delivery order. Untuk itu, jelajahi artikel ini yang akan membahas delivery order dari mulai definisi, manfaat serta fungsinya, perbedaannya dengan delivery note dan surat jalan, tahapan yang ada, dan contoh penerapannya dalam berbagai industri. 

Pengertian Delivery Order

Delivery order adalah dokumen dalam proses alur logistik barang atau produk dari produsen, supplier, atau distributor kepada customer. Penerapan delivery order biasanya kita bisa temukan di berbagai industri dari mulai logistik, manufaktur, hingga restoran atau cafe.

Dengan dokumen delivery order, barang yang dikirim akan tercatat secara detail mencakup jenis barang yang dikirim, total barang, alamat pengiriman, tanggal penjadwalan pengiriman, dan informasi pelengkap lainnya seperti tanda tangan penerima, pembeli, atau petugas gudang. Oleh karena itu, dalam logistik dan rantai persediaan perusahaan, dokumen ini sangat penting untuk memberikan informasi terkait barang bagi pengirim, supplier, dan penerima. 

Manfaat dan Fungsi Delivery Order

Pentingnya penerapan delivery order bagi sistem gudang atau persediaan barang ini sesuai dengan manfaat dan fungsi yang dihasilkan. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

Sebagai Bukti Pengiriman

Di dalam delivery order terdapat informasi terkait barang yang dikirim, sehingga dokumen ini dapat berfungsi sebagai bukti pengiriman yang memiliki informasi mengenai waktu dan total barang yang dikirim. Dokumen ini juga berperan sebagai tindakan preventif mencegah adanya salah paham mengenai stok atau jumlah barang di kemudian hari. 

Pengiriman Barang Lebih Efisien dan Efektif

Terdapat informasi mengenai pengirim, supplier, dan penerima dalam dokumen delivery order yang dapat membantu pihak-pihak terkait mengetahui tentang barang yang dikirim, sehingga pengiriman barang menjadi lebih efektif dan efisien karena tidak perlu lagi koordinasi lebih lanjut untuk menginfokan hal-hal terkait pengiriman.

Memudahkan Pengiriman Barang

Selaras dengan tujuannya untuk membuat pengiriman barang menjadi lebih mudah, delivery order juga menjadi acuan bagi pihak pengirim atau ekspedisi untuk bisa memastikan bahwa barang yang dikirim sudah sesuai dan dalam kondisi yang baik.  

Perbedaan Delivery Order, Delivery Note, dan Surat Jalan

Tidak sedikit orang yang menganggap bahwa delivery order, delivery note, dan surat jalan adalah hal yang sama. Padahal ketiganya merupakan hal yang berbeda, berikut adalah beberapa perbedaannya:

Delivery Order

Delivery order lebih berperan sebagai dokumen yang memberikan informasi bagi ekspedisi tentang pengiriman mencakup informasi detail barang, pengirim, dan penerima. Dokumen ini juga sebagai bukti pengiriman dalam pengiriman barang. 

Delivery Note

Delivery note atau biasa juga disebut dengan packing slip atau delivery receipt adalah dokumen yang membarengi barang yang dikirim ke penerima. Informasi yang ada dalam dokumen ini mencakup seputar barang dan kondisi detailnya, sehingga berperan sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirim dan telah diterima oleh penerima.

Surat Jalan

Surat jalan adalah dokumen administrasi yang digunakan dalam mencatat barang  yang dikirim secara lebih detail dan berperan sebagai dokumen untuk keperluan akuntansi dan pelacakan inventaris. 

    Tahapan Proses Delivery Order

    Menurut Outvio dan Netsuite, untuk menerapkan delivery order yang tepat dan efisien dibutuhkan beberapa langkah yang perlu ditempuh, yaitu. 

    Permintaan Order

    Langkah pertama dalam penerapan delivery order adalah ketika pemesan atau customer melakukan order dengan mengirimkan permintaan delivery order dari supplier. Informasi yang terkait yaitu detail mengenai produk yang dikirim, jumlah, dan tanggal pengirimannya. Setelah itu, pihak produsen atau supplier akan mencocokkan jumlah ketersediaan barang yang diminta dan mengkonfirmasi permintaan tersebut. 

    Pemeriksaan dan Persiapan Barang

    Setelah permintaan delivery order disetujui, pihak distributor akan melakukan pemeriksaan stok barang sudah sesuai atau tidak yang mencakup pengecekan kualitas, jumlah barang, serta kondisi tiap barang yang akan dikirim. Pihak pemasok harus memastikan setiap barangnya sudah sesuai standar, jika belum maka mereka harus mengatasi masalah tersebut terlebih dahulu sebelum dikirim. 

    Dokumen Delivery Order Keluar

    Jika proses penyiapan barang sudah selesai dan tinggal dikirim, pemasok akan menerbitkan delivery order sebagai dokumen yang memuat informasi lengkap mengenai pengiriman, barang, dan informasi penerimanya. 

      Pengiriman Barang

      Barang yang dikemas sesuai SOP perusahaan dikirim ke alamat penerima oleh ekspedisi sesuai dengan jadwal pengiriman yang tertera.

      Penerimaan Barang

        Ketika barang yang dikirim sudah diterima oleh pihak penerima atau staff gudang, penerima akan memeriksanya terlebih dahulu dari segi jumlah barang dan kualitas dari tiap barang yang dikirim. Jika semua barangnya sudah sesuai, maka pihak penerima harus menandatangani dokumen sebagai bukti barangnya sudah diterima. Namun, jika terdapat cacat atau kekurangan jumlah barang akibat pengiriman, hal tersebut harus segera dilaporkan kepada supplier untuk segera diatasi.

        Penyelesaian Delivery Order

        Ketika dokumen telah ditandatangani, delivery order dianggap telah selesai dan dokumennya akan digunakan sebagai bukti pencatatan, pelacakan, serta pelaporan proses pengiriman barang. 

        Pelacakan Pengiriman dan Arsip Delivery Order

        Dalam delivery order, barang yang dikirim bisa dilacak guna mengawasi proses pengiriman barang dari pemasok ke penerima, sehingga hal-hal yang berpotensi menimbulkan kerugian atau kehilangan dapat dicegah. Selain itu, proses pelacakan juga memberikan transparansi terhadap pihak-pihak yang terlibat. Dalam proses akhir, dokumen ini akan berfungsi sebagai bukti untuk pengarsipan dan pencatatan history pengiriman barang untuk proses pelaporan dan audit persediaan barang. 

          Contoh Delivery Order

          Agar Anda lebih terbayang mengenai penerapan delivery order, berikut adalah beberapa contoh dokumennya berdasarkan barang yang dipesan.

          Delivery Order untuk Pembelian Buku

          | DELIVERY ORDER |

          Nomor: D0012345

          Tanggal Pengiriman: 26 April 2024

          Dikirim Oleh: Toko Buku ABC

          Alamat Pengiriman: Jalan Riau No. 21, Kota Bandung

          Dikirim ke: Salsabila Tria

          Alamat Penerima: Cakung Barat no. 41a, Jakarta Timur

          Deskripsi Barang: 40 eksemplar buku Laut Bercerita 

          Instruksi Pengirima : Pengiriman akan dijadwalkan pada 28 April 2024

          Buku sudah dikemas dengan baik dan sesuai standar

          Ekspedisi yang dipilih J&T Express

          Nomor resi akan segera diberikan setelah pengiriman dilakukan

          Delivery Order untuk Pembelian Makeup

          PT Mustika Ayu

          Jalan Muh. Kahfi No. 02

          Jagakarsa-Jakarta Selatan

          Nomor telepon: +6287233457121

          Nama: Nisrina 

          Alamat: Jalan Cempaka Warna No. 04 Tasikmalaya

          DELIVERY ORDER

          No: D0001234

          PO No: PO-00023

          NoKode  BarangNama BarangJumlahExp DateKondisi
          1.A121Wardah Exclusive Matte Lipcream Shade No. 1625April 2025OK
          2.A332Wardah Exclusive Two Way Cake Spf 15 Shade Light Beige15September 2026OK
          3.B455Focallure Eyebrow Cream Gel Waterproof No. 0410Desember 2026OK
          4.D897Dazzle Me Get a Grip Setting Spray25Mei 2026OK

          Instruksi Pengiriman: Pengiriman akan dijadwalkan pada 30 April 2024

          Barang sudah dikemas sesuai dengan informasi yang tertera

          Ekspedisi yang dipilih Sicepat

          Kesimpulan

          Dapat disimpulkan bahwa delivery order membuat proses pengiriman barang menjadi lebih efisien dan terpantau dengan baik. Dalam berbagai bisnis, delivery order dapat mempercepat alur distribusi stok persediaan barang. Perusahaan Anda sekarang juga dapat menggunakan software yang semakin mempermudah proses pengiriman barang dan delivery order untuk memanfaatkan potensi dalam meningkatkan produktivitas dan kepuasaan pelanggan.

          Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!