Bukan menjadi kegiatan baru, kegiatan pengiriman barang untuk bisnis bahkan sudah dilakukan sejak zaman dulu. Tidak sembarang kirim, pihak pengiriman juga harus disertakan dengan surat jalan barang. Seperti apa contoh surat jalan barang?
Saat ini kegiatan pengiriman barang semakin banyak dilakukan, karena banyaknya toko online diikuti bermunculannya perusahaan ekspedisi.
Bahkan kegiatan berbelanja online sudah menjadi kegiatan rutin semenjak pandemi muncul di Indonesia. Tapi tahukan Anda, proses pengiriman barang yang bisa sampai dengan baik di rumah ternyata harus melalui banyak proses, salah satunya adalah mengurus surat jalan pengiriman barang.
Jenis barang yang memerlukan surat jalan barang tidak hanya barang besar saja, barang kecil yang biasa Anda beli di toko online juga wajib menggunakan surat jalan.
Contohnya, ketika Anda ingin mengirimkan kendaraan ke luar kota. Maka, Anda akan berurusan dengan surat jalan agar kendaraan bisa sampai dengan selamat di alamat tujuan.
Namun, sebelum semakin jauh membahas surat jalan barang serta contoh surat jalan barang, mari simak dahulu pengertian beserta fungsinya.
Pengertian Surat Jalan Barang
Surat jalan barang merupakan sebuah dokumen penting untuk melakukan kegiatan pengiriman barang yang wajib dibawa oleh pihak pengiriman barang atau sopir kendaraan yang membawa barang.
Sopir dari pihak pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat lain memang harus bisa menyertakan surat jalan barang tersebut agar pihak pengiriman bisa memberikan alasan yang jelas barang apa yang dibawa jika suatu saat diberhentikan oleh petugas lalu lintas.
Pasalnya, ada banyak kasus pengiriman barang ilegal atau pengiriman gelap yang tidak memiliki surat jalan barang resmi, sehingga berujung penyetopan dan pemeriksaan mendalam.
Informasi apa saja yang ada di dalam surat jalan barang?
- Nama perusahaan pengirim
- Jenis dan jumlah barang yang dibawa
- Keterangan
- Lokasi tujuan barang dikirimkan.
Baca Juga: Pengertian Purchasing Beserta Tanggung Jawab dan Kelebihannya
Fungsi Surat Jalan Barang
Selain untuk memperjelas status barang, ada fungsi lain dari surat jalan barang, yakni:
- Ssebagai dokumen tertulis berisi informasi lengkap terkait suatu barang, mulai dari nama barang, jenis, jumlah, dan harga.
- Mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, seperti yang sudah dibahas sebelumnya. Sehingga, ketika ada pengecekan oleh petugas keamanan atau polisi di jalan, barang bisa terdeteksi aman.
- Sebagai alat konfirmasi jika barang yang telah dibawa sudah diterima.
- Dokumen untuk pihak keuangan atau finance dari pihak vendor.
- Sebagai bukti ketika shipper ingin mengajukan klaim asuransi. Biasanya, jika barang yang diterima mengalami kerusakaan, kehilangan dan lainnya. Sehingga proses klaim akan lebih mudah diterima.
Alur Kerja Surat Jalan Barang
Penasaran bagaimana alur kerja surat jalan pengiriman barang?
- Pihak vendor atau ekspedisi akan mengeluarkan surat jalan barang sebagai syarat untuk membawa barang-barang yang dibawa oleh sopir kendaraan.
- Surat jalan barang dibawa pihak pengirim sebagai bukti transaksi dan konfirmasi barang yang ada di dalam kendaraan yang dibawa sopir.
- Surat jalan barang pengiriman dibuat dalam 3 bahkan 4 rangkap. Di tiap rangkap, warna kertasnya berbeda mulai dari putih, kuning, merah, dan juga hijau. Berikut informasi dari perbedaan warna kertas:
Surat Jalan Barang Lembar Putih
Lembar ini digunakan sebagai bukti, bahwa barang telah diserahkan kepada pembeli lalu sebagai dokumen penagih (penjual ke pihak pembeli di akhir bulan).
Surat Jalan Barang Lembar Merah
Untuk surat jalan barang merah ini adalah sebagai lembar yang diberikan ke pihak pembeli atau konsumen. Bisa juga sebagai bukti dari pemesanan barang.
Catatan Laporan Transaksi
Selanjutnya di lembar ketiga dan keempat biasanya dijadikan sebagai catatan laporan transaksi.
Informasi Penting di Surat Jalan
Agar tidak bingung ketika melihat isi surat jalan barang, maka Anda perlu mengetahui rincian informasi yang ada di dalamnya yakni:
- Nomor surat pengiriman barang (dari pihak vendor atau ekspedisi)
2. Detail barang yang diberikan kepada vendor dari shipper, seperti:
- Nama barang
- Alamat perusahaan
- Nama perusahaan pengirim
- Jumlah barang
- Berat barang
- Keterangan lainnya terkait barang, seperti harga atau jenis barang.
3. Tanda tangan pihak penerima, pengirim, dan vendor
4. Stempel vendor (jika diperlukan).
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang
Bagaimana dengan bentuk atau contoh surat jalan barang, seperti pengiriman dokumen, kendaraan, hingga alat berat? Jika dilihat, di dalam surat jalan barang tidak ada gaya atau cara penulisan yang baku.
Semua surat jalan yang dikeluarkan dibuat sesuai dengan keinginan pihak masing-masing vendor. Lantas, bagaimana bentuk dan contoh surat jalan barang yang umum digunakan? Yuk intip di bawah ini!
Baca Juga: Enterprise Resource Planning: MASERP dan Fitur Powerfulnya
Kesimpulan
Nah, itu dia beberapa informasi penting dari adanya surat jalan barang pada sebuah proses pengiriman barang. Contoh surat jalan barang bisa dilihat sebagai referensi para vendor atau pengirim ketika ingin mengirim barang ke luar kota maupun luar negeri.
Karena data dan informasi di dalam surat jalan barang sangat penting dan tentunya banyak, maka pihak vendor tentunya harus mencatat dengan benar dan akurat terlebih bagian keuangan.
Nah, bagian keuangan bisa menggunakan software akuntansi modern seperti MASERP, yang bisa membantu membuat laporan keuangan terkait surat jalan barang di setiap pengiriman.
Terlebih untuk perusahaan ekspedisi yang sudah besar, akan sangat terbantu dengan software akuntansi MASERP, yang fiturnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Retail Software: Jenis, Manfat dan Tips Memilih Software
