Kehadiran sistem absensi online di zaman serba digital saat ini sangat memudahkan perusahaan dalam mencatat kehadiran karyawan. Terlebih, di sistem online juga dapat terintegrasi dengan payroll yang merupakan sistem penggajian karyawan. Data yang terintegrasi tersebut disajikan secara real time dan update, HRD jadi lebih mudah menganalisis dan menentukan keputusan yang berhubungan dengan human resource di perusahaan. Apa saja keuntungan lain yang bisa dirasakan perusahaan yang menggunakan absensi dengan sistem online? Yuk simak daftarnya di bawah ini!
Apa Itu Absensi Online?
Absensi online merupakan sebuah sistem untuk merecord absensi karyawan perusahaan secara real time dan sistemnya berbasis cloud. Sistem cloud adalah sistem untuk mengolah dan menyimpan data melalui internet dan nantinya akan digunakan pada device seperti komputer atau handphone yang terkoneksi internet.
Karyawan dan para HRD (human resource department) dapat mengakses data absensi di mana saja dan kapan saja tanpa perlu membuka komputer di kantor, terutama saat Covid-19 ini. Kedua belah pihak dapat merasakan berbagai manfaat antara lain pengajuan cuti tanpa perlu ribet cetak dokumen, menghindari kecurangan absensi manual, menghemat waktu dan lain sebagainya.
Data kehadiran karyawan merupakan hal yang penting bagi HRD, karena dari data tersebut dapat mengetahui performa karyawan serta penggajian (kalau telat biasanya perusahaan akan memotong gaji).
Dulu, proses absensi manual harus memerlukan kertas, tinta maupun alat tulis dan ini membuat prosesnya tidak efisien karena HRD pun perlu menyimpan berkas-berkas tersebut di tempat fisik yang aman. Kalau sewaktu-waktu membutuhkan dokumen absensi, harus mencari di tumpukan dokumen.
Baca Juga: HRIS Adalah Sistem Modern untuk Pengelolaan Karyawan
Kelebihan Absensi Online
Sekilas di atas sudah dipaparkan berapa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan apabila menggunakan sistem online untuk absensinya. Memang lebih banyak manfaatnya dibandingkan masih menggunakan cara manual. Apa saja kira-kira keuntungan lain dari penggunaan absensi online? Berikut ini daftarnya.
Hemat Biaya
Salah satu keuntungan dari penggunaan sistem online pada absensi adalah perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan uang untuk membeli hardware maupun peralatan absensi fisik lainnya. Kalau cara manual, Anda perlu membeli kertas beserta mesin absen. Kalau memiliki karyawan banyak, tentu saja membutuhkan mesin absen lebih dari satu untuk ditempatkan di tiap lantai atau divisi.
Kalau menggunakan aplikasi online, perusahaan tidak perlu membeli kertas dan mesin absen (fingerprint, dll). Seluruh karyawan bisa menginput kehadirannya melalui komputer atau handphone masing-masing. Cara ini juga menjaga lingkungan karena tidak membuang kertas sekali pakai.
Menghindari Kecurangan
Penggunaan absensi manual sebenarnya sangat rawan kecurangan, bisa saja ada karyawan yang menitip kartu absen. Tetapi dengan absensi online, karyawan memiliki username dan password pribadi untuk bisa mengakses aplikasi absensi, jadi kemungkinan besar tidak akan disebarkan username dan password tersebut.
Ditambah lagi, sistem online menggunakan teknologi GPS untuk melacak lokasi absen pengguna dan face recognition atau pengenal wajah user. Karyawan tidak bisa berbohong perihal lokasi dan wajahnya karena data yang masuk adalah real time dan valid.
Baca Juga: Mengenal 6 Jenis Absensi Karyawan yang Digunakan Perusahaan
Keamanan Terjamin
Bagi sebuah perusahaan, setiap data merupakan hal yang penting, baik itu data penjualan, keuangan bahkan daya karyawan. Dan semua data tersebut harus dilindungi, dan jangan sampai rusak karena tidak akan bisa digunakan untuk pelaporan dan analisis bisnis. Absensi dengan sistem cloud, data akan tersimpan terpusat seperti di server Windows Azure dan Amazon Web Service (AWS). Apabila ada data hilang atau rusak dapat segera dipulihkan.
Efisiensi Kerja
Keuntungan lain dari sistem absensi online adalah tim HRD (human resource department) dapat lebih mudah melacak kinerja karyawan perusahaan dari kehadiran. Nilai tunjangan dan gaji, serta approval cuti karyawan pun dapat dilakukan dari aplikasi absensi, biasanya hak aksesnya hanya diberikan kepada pihak yang berkepentingan, tidak semua karyawan dapat menggunakan fitur tersebut.
Karyawan dapat mengecek history kehadiran di hari atau bulan sebelumnya, melihat jumlah jam kerja, bahkan mengajukan cuti lewat aplikasi. Benar-benar memudahkan bagi siapapun. Dengan kinerja yang lebih efektif dan efisien ini, tim HRD jadi dapat lebih fokus pada berbagai program pengembangan karyawan seperti training, pendidikan, job rotation, dan lain sebagainya.
Pengambilan Keputusan
Sebelumnya sudah disebutkan bahwa salah satu keuntungan dari penggunaan sistem online adalah dapat terintegrasi dan data menjadi terpusat. Nah, data yang masuk tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan dan analisis bisnis. Misalnya, Budi sebagai staf marketing ingin mengajukan cuti 2 hari di tanggal 26-27 Oktober 2021, tetapi HRD bisa saja menolaknya karena dari data di sistem menunjukkan kuota cuti Budi sudah habis. Kalau HRD menerima cuti Budi, maka gaji Budi dapat dipotong sesuai dengan aturan perusahaan. Dari contoh tersebut diketahui pengambilan keputusan menjadi lebih mudah karena data yang ada di sistem online lebih update dan akurat dibandingkan dengan sistem manual.
Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Ketahui 10 Indikatornya
Kesimpulan
Beberapa keuntungan yang diperolel perusahaan apabila menggunakan sistem absensi online antara lain menghemat biaya karena tidak perlu membeli mesin absen lagi, menghindari kecurangan titip absen, keamanan data terjamin karena tersimpan di cloud, kerja HRD dan karyawan menjadi lebih efisien baik itu dalam kegiatan absen maupun pengajuan cuti serta data di sistem yang selalu update dan real time dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi HRD dan manajemen.
Bagi perusahaan yang siap berkembang memang dibutuhkan berbagai sistem teknologi sebagai penunjang dalam kegiatan operasional mereka. Salah satu sistem yang perlu diterapkan adalah sistem ERP seperti MASERP yang bisa mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, persediaan, manufaktur, distributor, project management dan lain-lain.
MASERP dapat terintegrasi dengan sistem absensi AqtiveHR dengan berbagai fitur unggulan lain seperti absensi dengan teknologi face recognition, pengajuan cuti dan reimburse secara online, attendance history untuk melihat waktu kehadiran karyawan, menentukan tingkat approval cuti, dan masih banyak lagi.
MASERP dapat dicustom sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan bisnis, langsung saja konsultasikan kendala yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
