Kehadiran sistem absensi online di zaman serba digital saat ini sangat memudahkan perusahaan dalam mencatat kehadiran karyawan. Terlebih, di sistem online juga dapat terintegrasi dengan payroll yang merupakan sistem penggajian karyawan. Data yang terintegrasi tersebut disajikan secara real time dan update, HRD jadi lebih mudah menganalisis dan menentukan keputusan yang berhubungan dengan human resource di perusahaan.
Apa saja keuntungan lain yang bisa dirasakan perusahaan yang menggunakan absensi dengan sistem online? Yuk simak daftarnya di bawah ini!
Apa Itu Absensi Online?
Absensi online merupakan sebuah sistem untuk merecord absensi karyawan perusahaan secara real time dan sistemnya berbasis cloud.
Sistem cloud adalah sistem untuk mengolah dan menyimpan data melalui internet dan nantinya akan digunakan pada device seperti komputer atau handphone yang terkoneksi internet.
Karyawan dan para HRD (human resource department) dapat mengakses data absensi di mana saja dan kapan saja tanpa perlu membuka komputer di kantor.
Kedua belah pihak dapat merasakan berbagai manfaat antara lain pengajuan cuti tanpa perlu ribet cetak dokumen, menghindari kecurangan absensi manual, menghemat waktu dan lain sebagainya.
Data kehadiran karyawan merupakan hal yang penting bagi HRD, karena dari data tersebut dapat mengetahui performa karyawan serta penggajian (kalau telat biasanya perusahaan akan memotong gaji).
Dulu, proses absensi manual harus memerlukan kertas, tinta maupun alat tulis dan ini membuat prosesnya tidak efisien karena HRD pun perlu menyimpan berkas-berkas tersebut di tempat fisik yang aman. Kalau sewaktu-waktu membutuhkan dokumen absensi, harus mencari di tumpukan dokumen.
Kelebihan Absensi Online
Sekilas di atas sudah dipaparkan berapa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan apabila menggunakan sistem online untuk absensinya.
Memang lebih banyak manfaatnya dibandingkan masih menggunakan cara manual. Apa saja kira-kira keuntungan lain dari penggunaan absensi online? Berikut ini daftarnya.
Hemat Biaya
Salah satu keuntungan dari penggunaan sistem online pada absensi adalah perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan uang untuk membeli hardware maupun peralatan absensi fisik lainnya. Kalau cara manual, Anda perlu membeli kertas beserta mesin absen.
Kalau memiliki karyawan banyak, tentu saja membutuhkan mesin absen lebih dari satu untuk ditempatkan di tiap lantai atau divisi.
Kalau menggunakan aplikasi online, perusahaan tidak perlu membeli kertas dan mesin absen (fingerprint, dll).
Seluruh karyawan bisa menginput kehadirannya melalui komputer atau handphone masing-masing. Cara ini juga menjaga lingkungan karena tidak membuang kertas sekali pakai.
Menghindari Kecurangan
Penggunaan absensi manual sebenarnya sangat rawan kecurangan, bisa saja ada karyawan yang menitip kartu absen.
Tetapi dengan absensi online, karyawan memiliki username dan password pribadi untuk bisa mengakses aplikasi absensi, jadi kemungkinan besar tidak akan disebarkan username dan password tersebut.
Ditambah lagi, sistem online menggunakan teknologi GPS untuk melacak lokasi absen pengguna dan face recognition atau pengenal wajah user.
Karyawan tidak bisa berbohong perihal lokasi dan wajahnya karena data yang masuk adalah real time dan valid.
Baca Juga: Mengenal Jenis Absensi Karyawan yang Digunakan Perusahaan
Keamanan Terjamin
Bagi sebuah perusahaan, setiap data merupakan hal yang penting, baik itu data penjualan, keuangan bahkan daya karyawan. Dan semua data tersebut harus dilindungi, dan jangan sampai rusak karena tidak akan bisa digunakan untuk pelaporan dan analisis bisnis.
Absensi dengan sistem cloud, data akan tersimpan terpusat seperti di server Windows Azure dan Amazon Web Service (AWS). Apabila ada data hilang atau rusak dapat segera dipulihkan.
Efisiensi Kerja
Keuntungan lain dari sistem absensi online adalah tim HRD (human resource department) dapat lebih mudah melacak kinerja karyawan perusahaan dari kehadiran.
Nilai tunjangan dan gaji, serta approval cuti karyawan pun dapat dilakukan dari aplikasi absensi, biasanya hak aksesnya hanya diberikan kepada pihak yang berkepentingan, tidak semua karyawan dapat menggunakan fitur tersebut.
Karyawan dapat mengecek history kehadiran di hari atau bulan sebelumnya, melihat jumlah jam kerja, bahkan mengajukan cuti lewat aplikasi.
Benar-benar memudahkan bagi siapapun. Dengan kinerja yang lebih efektif dan efisien ini, tim HRD jadi dapat lebih fokus pada berbagai program pengembangan karyawan seperti training, pendidikan, job rotation, dan lain sebagainya.
Pengambilan Keputusan
Sebelumnya sudah disebutkan bahwa salah satu keuntungan dari penggunaan sistem online adalah dapat terintegrasi dan data menjadi terpusat. Nah, data yang masuk tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan dan analisis bisnis.
Misalnya, Budi sebagai staf marketing ingin mengajukan cuti 2 hari di tanggal 26-27 Oktober 2021, tetapi HRD bisa saja menolaknya karena dari data di sistem menunjukkan kuota cuti Budi sudah habis. Kalau HRD menerima cuti Budi, maka gaji Budi dapat dipotong sesuai dengan aturan perusahaan.
Dari contoh tersebut diketahui pengambilan keputusan menjadi lebih mudah karena data yang ada di sistem online lebih update dan akurat dibandingkan dengan sistem manual.
Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Ketahui 10 Indikatornya
Daftar Aplikasi Absensi Online Indonesia
Berikut ini beberapa daftar aplikasi absensi online Indonesia untuk kebutuhan perusahaan Anda:
AqtiveHR
AqtiveHR adalah software HRIS dari MAS Software yang menyediakan absensi online melalui aplikasi mobile dengan fitur canggih seperti face recognition + radius lokasi, titik absen berdasarkan lokasi (Google Maps), serta clock in dan clock out yang merekam kedatangan dan kepulangan karyawan.
AqtiveHR juga mendukung fitur pengajuan cuti, izin, lembur secara online, broadcast message antar divisi/perusahaan, slip gaji digital & perhitungan payroll otomatis. Untuk harga, AqtiveHR menawarkannya mulai dari Rp12,000,000 per tahun (tergantung paket dan fitur yang dipilih).
Kelebihan AqtiveHR adalah validasi kehadiran yang cukup aman (face recognition dan lokasi), fleksibilitas untuk bisnis remote atau banyak cabang atau outlet, serta kemudahan integrasi pengelolaan cuti/lembur dan payroll dalam satu aplikasi.
Talenta (by Mekari)
Talenta adalah HRIS dan payroll berbasis cloud yang memiliki modul absensi online lengkap dengan clock in dan clock out via smartphone, validasi kehadiran termasuk liveness/facial recognition, manajemen shift, timesheet, cuti, dan lembur.
Fitur lain Talenta termasuk integrasi dengan payroll, pengelolaan benefit, analitik dan laporan HR, serta employee self-service. Untuk harga, Talenta menawarkan beberapa paket (Essentials, Plus, Talenta360) dan add-ons; harga bervariasi sesuai kebutuhan perusahaan. Ada juga trial gratis selama 14 hari.
Kelebihan Talenta adalah platform sangat lengkap sehingga cocok untuk perusahaan yang butuh lebih dari sekadar absensi, integrasi baik antar fungsi HR, dan update fitur mengikuti regulasi di Indonesia.
Gadjian
Gadjian fokus pada payroll & absensi tapi dengan harga yang relatif ekonomis. Fitur Gadjian meliputi kehadiran, shift, pola kerja, serta integrasi mobile (aplikasi untuk karyawan) untuk melihat data, pengajuan izin, cuti, sakit, dsb.
Gadjian juga otomatis menghitung gaji termasuk potongan BPJS, pajak penghasilan (PPh 21), bonus, lembur, dsb. Untuk harga, Gadjian menawarkan paket Standar sekitar Rp 12.500 per karyawan per bulan, dan paket lebih tinggi (premium/sukses) dengan tambahan fitur seperti manajemen cuti, BPJS, atau PPh.
Kelebihan Gadjian yaitu sangat cocok untuk UKM karena biaya per pengguna tidak tinggi, fungsi absensi, payroll, izin/cuti sudah tersedia, user-friendly, dan dukungan lokal serta regulasi Indonesia sudah matang.
GreatDay HR
GreatDay HR adalah HRIS yang menawarkan pengelolaan kehadiran (absensi), cuti, penggajian, shift dan jadwal, serta klaim/reimbursement dalam satu platform.
Salah satu fitur khusus adalah penambahan Face Matching System dan Liveness Check (untuk menghindari manipulasi/pemalsuan absensi) sebagai pelengkap sistem absensi yang sudah memakai GPS tracking. Untuk harga, GreatDay HR dalam perbandingan disebut-sebagai aplikasi dengan biaya sekitar Rp 25.000 per karyawan per bulan dalam beberapa sumber estimasi.
Hadirr
Hadirr adalah aplikasi yang khusus fokus pada absensi dan kehadiran lapangan, cocok untuk tim dengan mobilitas tinggi seperti sales/outlet/remote. Fitur utama Hadirr yaitu absensi digital, timesheet online, shift kerja, client visit/canvassing, reimbursement, serta integrasi dengan Gadjian untuk payroll otomasi.
Integrasi ini membuat data dari absensi Hadirr bisa langsung masuk ke perhitungan gaji di Gadjian. Untuk harga, Hadirr mulai dari Rp 10.000 per karyawan per bulan.
Kelebihan Hadirr yaitu ideal untuk perusahaan dengan tenaga kerja lapangan (sales, kunjungan klien, dll), presensi cukup fleksibel (GPS dan selfie verifikasi wajah), efisiensi biaya karena tidak memerlukan perangkat absensi khusus, kemudahan integrasi dengan sistem payroll lewat Gadjian.
GajiHub
GajiHub adalah software HRIS/payroll yang menawarkan fitur absensi, pengelolaan karyawan, perhitungan pajak & BPJS, dan employee self-service. Harga yang disebut dalam perbandingan ada sekitar Rp4,900 sampai Rp14,900 per karyawan per bulan tergantung paket & fitur.
Kelebihan GajiHub yaitu fleksibilitas untuk UKM, interface relatif sederhana, cukup fitur untuk kebutuhan dasar hingga menengah, dan kemudahan penggunaan melalui aplikasi mobile.
Kerjoo
Kerjoo dikenal sebagai aplikasi absensi dan manajemen waktu (time tracking) yang mudah digunakan, cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah dengan kebutuhan absensi dan lembur, shift.
Kelebihan Kerjoo umumnya adalah antarmuka user friendly, kemudahan implementasi, dan biaya yang umumnya rendah dibanding solusi enterprise.
Kesimpulan
Beberapa keuntungan yang diperolel perusahaan apabila menggunakan sistem absensi online antara lain menghemat biaya karena tidak perlu membeli mesin absen lagi, menghindari kecurangan titip absen, keamanan data terjamin karena tersimpan di cloud, kerja HRD dan karyawan menjadi lebih efisien baik itu dalam kegiatan absen maupun pengajuan cuti serta data di sistem yang selalu update dan real time dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi HRD dan manajemen.
Bagi perusahaan yang siap berkembang memang dibutuhkan berbagai sistem teknologi sebagai penunjang dalam kegiatan operasional mereka.
Salah satu sistem yang perlu diterapkan adalah sistem ERP seperti MASERP yang bisa mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, persediaan, manufaktur, distributor, project management dan lain-lain.
MASERP dapat terintegrasi dengan sistem absensi AqtiveHR dengan berbagai fitur unggulan lain seperti absensi dengan teknologi face recognition, pengajuan cuti dan reimburse secara online, attendance history untuk melihat waktu kehadiran karyawan, menentukan tingkat approval cuti, dan masih banyak lagi.
Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan bisnis, langsung saja konsultasikan kendala yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
