Pada era yang serba canggih seperti sekarang, hampir semua dalam kebutuhan tersedia secara digital, baik untuk kehidupan sehari-hari atau bagi perusahaan, salah satunya yang semakin familiar adalah aplikasi absensi untuk kebutuhan karyawan di perusahaan.
Maraknya penggunaan absensi online sendiri sudah dimulai sejak awal pandemi. Langkah ini diambil untuk menyiasati kebijakan Work From Home bagi para pekerja kantoran yang saat ini masih banyak diterapkan di perusahaan
Lantas, di antara berbagai produk aplikasi absensi yang ada di pasaran manakah yang paling recomended untuk digunakan? Dan apa saja keunggulan aplikasi absen ini bagi karyawan dan perusahaan?
Keunggulan Aplikasi Absen Online
Sebelum membahas ke intinya ada baiknya jika kita mengetahui keunggulan dari aplikasi absensi ya.
Mudah Diakses
Aplikasi absensi memang hampir sama seperti aplikasi pada umumnya. Anda bisa mengunduh melalui Play Store maupun App Store secara gratis sesuai petunjuk dari perusahaan. Teknologi yang digunakan juga sudah sangat canggih. Tidak hanya berbasis web, namun aplikasi absen online juga sudah terintegrasi dengan layanan berbasis cloud lainnya untuk memudahkan pengguna.
Baca Juga: 6 Jenis Absensi Karyawan yang Digunakan Perusahaan
Biaya yang Terjangkau
Layanan absensi berbasis aplikasi memiliki cara kerja yang sama seperti absen manual maupun berbasis sidik jari. Tetapi tetap saja untuk melakukan presensi perusahaan tidak harus menyiapkan hardware khusus seperti halnya alat fingerprint scanner atau buku untuk menulis daftar hadir.
Karyawan cukup membuka aplikasi di smartphone masing-masing, kemudian mengaktifkan fitur GPS serta kamera untuk melakukan foto selfie. Jadi tidak ada biaya operasional yang harus dikeluarkan, mengingat alat absensi serta aplikasi bisa diakses secara gratis.
Susah Dimanipulasi
Aplikasi absensi sangat sulit untuk dimanipulasi. Berbeda dengan sistem absensi jaman dulu yang menggunakan kartu nama manual atau pemindai sidik jari. Setidaknya ada tiga elemen data yang dikumpulkan dari proses absensi online. Pertama yakni waktu, kemudian lokasi tag GPS, serta foto selfie.
Efektif dan Efisien
Selain berfungsi untuk kebutuhan absen, aplikasi absen online biasanya juga dilengkapi dengan berbagai fungsi. Anda pun bisa memanfaatkan aplikasi tersebut untuk melakukan cek gaji, memantau status mutasi, melihat kalender kerja, dan masih banyak lagi. Ada beberapa layanan aplikasi absen online bahkan bisa digunakan untuk proses pengajuan izin dan cuti, sehingga sangat efektif dan efisien bagi karyawan.
Aplikasi Absensi Berbasis Cloud
Aqtive HR
Aplikasi absensi online pertama yang menggunakan sistem cloud adalah AqtiveHR yang bisa digunakan karyawan, HR admin, dan HR Manager. Aplikasi ini menawarkan beberapa kelebihan seperti penggunaan kamera, jaringan, dan lokasi yang memudahkan validasi absensi, dapat melacak karyawan secara realtime, data base karyawan dan penyediaan data report yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
absensi AqtiveHR dengan berbagai fitur unggulan lain seperti absensi dengan teknologi face recognition, pengajuan cuti dan reimburse secara online, attendance history untuk melihat waktu kehadiran karyawan, menentukan tingkat approval cuti, dan masih banyak lagi.
KaryaONE
Aplikasi absensi selanjutnya adalah KaryaONE. Aplikasi ini menawarkan kemudahan dalam mengelola absensi dan kehadiran karyawan karena data dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID) dapat langsung diimpor secara otomatis.
Selain itu, dapat digunakan untuk pengajuan cuti hingga penggajian dalam satu aplikasi, sehingga pihak HR dapat menghemat pengeluaran operasional.
Sleekr
Sleekr dapat digunakan oleh HR Admin maupun HR Manager dalam mengelola absensi karyawan secara praktis dan mudah. Begitu pula dengan karyawan, mereka dapat dengan mudah mengetahui dan mengontrol absensi hingga mengurus cuti tahunan dalam satu aplikasi. Selain dapat mengelola absensi karyawan, Sleekr juga menyediakan layanan perhitungan payroll, perhitungan pajak penghasilan hingga SPT, klaim, overtime atau lembur, dan database karyawan.
Hadirr
Dengan menggunakan aplikasi Hadirr Anda bisa melakukan absensi dari lokasi mana saja yang sudah disepakati. Contohnya, ketika ada kebijakan work from home di tengah pandemi, Anda bisa melakukan absen dari rumah atau kosan yang sebelumnya sudah di-infokan ke HRD. Selain dilengkapi teknologi GPS (Global Positioning System), layanan Hadirr juga dibekali sistem deteksi biometrik berbasis face recognition sehingga mampu meminimalisir kecurangan dari karyawan.
Talenta
Talenta adalah salah satu aplikasi absen online yang dilengkapi dengan banyak fungsi. Misalnya seperti, fitur GPS, manajemen database karyawan, payroll, hingga keperluan administrasi. Tampilan clean dan user friendly menjadi poin plus berikutnya dari layanan ini. Sebagai Human Resource atau Manager, Anda bisa menolak dan menerima permintaan cuti secara real time berkat database yang terintegrasi.
Tipe Aplikasi HR
Secara umum, aplikasi HRIS ini digolongkan menjadi HRIS, HCM, dan HRMS. HRIS merupakan software yang berfungsi untuk mengelola sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan. HCM merupakan aplikasi yang mencakup fungsi dari HRIS, manajemen dan kemampuan global. HRMS merupakan aplikasi yang mencakup semua fungsi HRIS dan HCM, serta manajemen waktu.
Namun khusus di Indonesia, ada tiga tipe aplikasi HRIS yang paling banyak dicari oleh perusahaan untuk mengelola kebutuhan berdasarkan fungsinya.
Aplikasi Operasional
Aplikasi operasional merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR hanya dalam lingkup operasional mulai dari administrasi karyawan, sampai ke pengelolaan absensi dan payroll
Aplikasi Tactical
Aplikasi tactical merupakan software dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planning, recruitment, dan training.
Aplikasi Strategic
Aplikasi strategic merupakan software dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya yang dilakukan melalui performance review dan goal alignment.
Kesimpulan
Aplikasi absensi ini selain untuk mencatat kehadiran karyawan, juga memudahkan HRD dalam proses penggajian loh. Bagi perusahaan yang siap berkembang memang dibutuhkan berbagai sistem teknologi sebagai penunjang dalam kegiatan operasional mereka. Salah satu sistem yang perlu diterapkan adalah sistem ERP seperti MASERP yang bisa mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, persediaan, manufaktur, distributor, project management dan lain-lain.
MASERP dapat terintegrasi dengan sistem absensi AqtiveHR dengan berbagai fitur unggulan lain seperti absensi dengan teknologi face recognition, pengajuan cuti dan reimburse secara online, attendance history untuk melihat waktu kehadiran karyawan, menentukan tingkat approval cuti, dan masih banyak lagi.
MASERP dapat dicustom sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan bisnis, langsung saja konsultasikan kendala yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
Baca Juga: Rekomendasi 4 Software HRIS Terbaik di Indonesia
