Salah satu pendukung keberhasilan bisnis ada pada proses logistik. Logistik memastikan produk menjangkau pelanggan dengan tepat waktu. Logistik mungkin terlihat sederhana ketika kita memesan barang secara online dan tinggal menunggu barang tiba di rumah, padahal proses logistik sangat kompleks.
Pasti Anda pernah mengalami salah satu dari beberapa kendala logistik seperti keterlambatan pengiriman, biaya operasional yang tingi, kerusakan atau kehilangan produk, dan kesulitan tracking.
Di artikel kali ini, kami akan membagikan informasi mengenai cara mengatasi masalah dalam logistik beserta info dasar mengenai fungsi dan cara kerja logistik.
Apa Itu Logistik?
Istilah logistik berasal dari bahasa Yunani “logos”, yang berarti logika, perhitungan, dan alasan. Logistik adalah pendekatan sistematis dan terstruktur, serta sering dikaitkan dengan manajemen.
Secara umum, pengertian logistik adalah proses mengelola aliran sumber daya (resources), seperti barang, jasa, energi, atau informasi dari satu titik ke titik lainnya. Proses logistik mencakup perencanaan, pelaksanaan, hingga pengawasan, dengan tujuan agar semuanya berjalan efisien, tepat waktu, dan sesuai kebutuhan.
Peran logistik sangat penting dalam supply chain. Tidak hanya pengiriman, logistik juga mencakup penyimpanan, manajemen persediaan, dan distribusi ke konsumen akhir.
Ketika logistik dikelola dengan efisien dan maksimal, operasional bisnis menjadi lebih lancar, biaya operasional bisnis bisa ditekan, dan kepuasan pelanggan pun meningkat dan berpeluang untuk repurchase order.
Fungsi Logistik
Logistik selain berhubungan dengan pengiriman barang, tetapi juga berbagai kegiatan yang mendukung kelancaran operasional dan pertumbuhan bisnis seperti inventory, transportasi, dan pengemasan.
Berikut ini beberapa fungsi logistik yang berkontribusi langsung terhadap keberlangsungan bisnis.
Distribusi Produk Tepat Waktu dan Efisien
Logistik berperan dalam proses distribusi barang kepada konsumen. Proses logistik melibatkan perencanaan jalur pengiriman, pemilihan transportasi yang tepat, hingga pengaturan jadwal pengiriman agar barang tiba di tangan konsumen tepat waktu.
Distribusi yang efisien dapat menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda. Penggunaan teknologi seperti sistem pelacakan (tracking system) dapat membantu perusahaan dan konsumen untuk memastikan pengiriman barang berjalan sesuai rencana.
Manajemen Stok Lebih Terkendali
Fungsi logistik juga termasuk manajemen stok barang yang terdiri dari pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi ke unit terkait, semua harus diatur agar tetap seimbang.
Logistik yang dikelola dengan baik merupakan cara menghindari risiko kekurangan stok (stock-out) maupun kelebihan stok (overstock), yang keduanya dapat merugikan bisnis.
Sistem inventaris real-time atau metode Just In Time (JIT) sering digunakan untuk mendapatkan hasil optimal dan cara yang lebih efisien.
Efisiensi Seluruh Proses Bisnis
Logistik yang terintegrasi dengan teknologi mampu mempercepat dan menyederhanakan proses bisnis. Penggunaan software seperti Supply Chain Management (SCM), IoT, dan otomatisasi membantu kerja sama di tiap lini menjadi lebih cepat dan akurat.
Hasilnya, proses pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan seluruh lini operasional berjalan lebih efisien, bisnis Anda pun berpeluang besar memenangkan persaingan di pasar.
Mengontrol Biaya Operasional
Pengelolaan logistik yang baik membantu perusahaan mengontrol dan mengurangi berbagai jenis biaya, seperti biaya transportasi, penyimpanan, dan pengemasan.
Melalui analisis data dan evaluasi berkala, perusahaan dapat menemukan titik-titik pemborosan dan menggantinya dengan solusi yang lebih hemat sehingga margin keuntungan bisa lebih besar.
Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan
Salah satu kunci untuk memenangkan hati pelanggan adalah layanan pengiriman yang cepat, aman, dan akurat. Sistem logistik yang berjalan optimal dapat memastikan semua hal itu terpenuhi.
Ketika pelanggan merasa puas, mereka lebih mungkin melakukan pembelian ulang dan merekomendasikan produk kepada orang lain. Hal ini berdampak langsung pada branding dan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.
Jenis Sistem Logistik dan Contohnya
Setelah mengetahui apa itu logistik dan fungsinya dalam bisnis, tentunya Anda perlu mengetahui jenis logistik dan contohnya. Pasalnya, setiap jenis logistik memiliki fungsi dan tanggung jawab khusus yang berkontribusi terhadap efisiensi operasional sebuah bisnis.
Di bawah ini terdapat sembilan jenis logistik beserta penjelasan dan contohnya.
Distribution Logistics (Logistik Distribusi)
Logistik distribusi memastikan produk sampai ke tangan pelanggan atau mitra bisnis dengan efisien dan aman. Proses ini mencakup pemilihan moda transportasi, penjadwalan pengiriman, dan pengelolaan titik distribusi.
Contohnya, Unilever menggunakan sistem distribusi logistik untuk mengirim produk seperti sabun dan sampo dari pabrik di Cikarang ke ribuan toko retail di Indonesia menggunakan truk, kontainer, dan sistem pelacakan GPS.
Production Logistic (Logistik Bahan Baku)
Logistik bahan baku berfokus pada pengadaan dan pengelolaan bahan mentah yang dibutuhkan dalam proses produksi. Tujuannya untuk memastikan bahan baku selalu tersedia dalam jumlah yang cukup dan tiba tepat waktu, mendukung kelancaran produksi.
Contohnya, pabrik mobil Toyota di Karawang mengelola pasokan suku cadang seperti baut, kaca depan, dan dashboard dari supplier lokal dan internasional untuk mendukung lini produksi yang tepat waktu.
Fulfillment Logistics (Logistik Gudang)
Logistik gudang melibatkan pengelolaan barang yang disimpan di gudang, termasuk pengaturan stok, pemeriksaan kualitas, pengemasan, dan proses sortir sebelum barang dikirim ke pelanggan.
Contohnya di gudang e-commerce Shopee di Jakarta, barang dari penjual dikonsolidasikan, diperiksa, dan dikemas ulang sebelum dikirim ke pembeli, dengan sistem barcode dan Warehouse Management System (WMS) untuk akurasi.
Logistik E-commerce
Logistik e-commerce berfokus pada pengiriman barang dalam jumlah besar dengan kecepatan dan ketepatan yang tinggi untuk mendukung bisnis online. Proses ini melibatkan integrasi platform digital, gudang, sistem pembayaran, dan layanan pengiriman.
Contohnya, marketplace seperti Tokopedia bekerja sama dengan mitra logistik untuk mengelola pengiriman barang dari penjual ke pembeli. Fitur termasuk pelacakan real-time, layanan penjemputan barang (pick-up), dan pengiriman instant menggunakan kurir motor.
Reverse Logistics (Logistik Retur)
Logistik retur mengelola aliran barang yang dikembalikan dari pelanggan ke produsen atau distributor. Proses ini mencakup pengembalian barang akibat kerusakan, kesalahan pengiriman, masa garansi, serta kegiatan daur ulang dan pembuangan barang.
Contohnya, jika pelanggan Shopee menerima sepatu dengan ukuran yang tidak sesuai, mereka dapat mengajukan retur. Sepatu tersebut akan dikembalikan ke gudang Shopee Xpress, diperiksa kualitasnya, dan kemudian dikembalikan ke penjual atau disimpan untuk dijual kembali jika masih layak.
Marketing Logistics (Logistik Pemasaran)
Logistik pemasaran berkaitan dengan pengiriman barang dan materi promosi yang digunakan dalam kegiatan pemasaran, seperti peluncuran produk baru, event pameran, atau aktivasi brand.
Contohnya, sebuah perusahaan makanan ringan mengirimkan 10.000 sampel produk baru ke konsumen melalui jasa logistik promosi yang bekerja sama dengan event organizer.
Mereka juga mendistribusikan spanduk, brosur, dan standing banner ke ratusan minimarket untuk mendukung kampanye produk tersebut.
Retail Logistics (Logistik Ritel)
Logistik ritel bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan produk di toko fisik sesuai dengan permintaan pasar. Ini melibatkan perencanaan pengiriman yang tepat, pemantauan stok harian, serta distribusi produk ke berbagai cabang secara efisien.
Contohnya, Indomaret memiliki pusat distribusi regional yang mengatur pengiriman barang ke ribuan gerai setiap hari, seperti makanan ringan, air minum kemasan, dan produk rumah tangga. Pengiriman dilakukan berdasarkan data permintaan di tiap cabang agar stok tetap optimal.
Humanitarian Logistics (Logistik Kemanusiaan)
Logistik kemanusiaan berperan dalam menyalurkan bantuan kepada masyarakat yang terdampak bencana atau krisis kemanusiaan, seperti gempa bumi, banjir, atau konflik bersenjata. Proses ini memerlukan koordinasi tinggi dan manajemen risiko untuk memastikan bantuan tiba tepat waktu dan sesuai kebutuhan.
Contohnya, ketika gempa mengguncang Jogja, tim Palang Merah Indonesia, BNPB, dan lembaga internasional seperti UNICEF mengirimkan bantuan berupa tenda, selimut, makanan siap saji, dan obat-obatan menggunakan truk, helikopter, dan kapal cepat untuk memastikan bantuan tiba dalam waktu 24 jam pertama.
Military Logistics (Logistik Militer)
Logistik militer bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, dan pengiriman barang-barang penting seperti amunisi, peralatan, makanan, dan obat-obatan untuk personel militer. Fokus utamanya adalah memastikan ketahanan, kecepatan respons, dan keandalan pengiriman dalam kondisi kritis.
Contohnya, TNI mengelola pengiriman logistik ke daerah operasi dengan menggunakan helikopter atau pesawat Hercules, khususnya ke wilayah terpencil atau pulau yang tidak dapat dijangkau dengan transportasi darat.
Komponen Sistem Logistik
Agar sistem logistik berjalan secara efektif dan efisien, diperlukan elemen-elemen pendukung yang saling terintegrasi. Komponen-komponen ini menjadi dasar utama dalam seluruh proses logistik, mulai dari perencanaan, pengelolaan barang, hingga distribusi akhir.
erikut ini penjelasan lengkap komponen dalam sistem logistik:
Perencanaan Lokasi dan Fasilitas Logistik
Pemilihan lokasi untuk fasilitas seperti gudang, pusat distribusi, dan titik layanan pelanggan adalah cara awal dalam menciptakan sistem logistik yang lebih efisien. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan meliputi kedekatan lokasi dengan pasar, akses transportasi, biaya operasional, dan infrastruktur yang memadai.
Perusahaan FMCG sering menempatkan pusat distribusinya di kawasan pinggiran kota besar untuk memastikan pengiriman cepat dan biaya distribusi rendah.
Sistem Transportasi yang Efisien dan Andal
Transportasi merupakan komponen penting dalam mengalirkan barang dari satu titik ke titik lainnya. Moda transportasi yang dipilih harus mempertimbangkan kecepatan pengiriman, kapasitas muatan, dan efisiensi biaya. Perusahaan juga harus memperhitungkan potensi risiko yang dapat memengaruhi proses pengiriman.
Misalnya, pengiriman makanan beku memerlukan kendaraan berpendingin untuk menjaga kualitas produk makanan hingga sampai ke konsumen.
Manajemen Pengadaan dan Kontrol Persediaan
Manajemen pengadaan dan persediaan bertujuan menjaga ketersediaan barang sesuai permintaan pasar tanpa menimbulkan kelebihan stok. Proses ini mencakup pemantauan jumlah barang, penjadwalan pemesanan ulang, serta pengendalian siklus penyimpanan.
Penggunaan teknologi seperti sistem ERP atau barcode scanner dapat membantu meminimalisir kesalahan pencatatan dan mencegah kekosongan stok.
Sebagai ilustrasi, banyak bisnis retail menerapkan sistem Just In Time (JIT) agar barang datang tepat saat dibutuhkan, sehingga biaya penyimpanan bisa ditekan.
Komunikasi dan Koordinasi Antarbagian
Setiap bagian dari proses logistik seperti tim pengadaan, gudang, transportasi, dan layanan pelanggan perlu menjalin komunikasi yang lancar agar logistik berjalan lancar. Informasi yang akurat dan disampaikan tepat waktu dapat mencegah keterlambatan atau kesalahan dalam pengiriman barang.
Sebaiknya pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen logistik atau dashboard digital untuk memudahkan semua pihak memantau status barang secara real time. Sebagai contoh, perusahaan ekspedisi sering mengirimkan notifikasi otomatis kepada pelanggan untuk memberi informasi posisi paket mereka.
Penyimpanan dan Penanganan Barang
Penyimpanan logistik melibatkan penataan, pengemasan, serta pengamanan barang selama berada di gudang. Sistem penanganan yang rapi memudahkan pencarian dan persiapan barang untuk pengiriman.
Misalnya, marketplace seperti Lazada menggunakan teknologi barcode dan sistem zonasi untuk mempercepat sortir produk dan memastikan akurasi pengiriman.
Cara Kerja Logistik
Berikut adalah beberapa cara kerja logistik yang sering diterapkan oleh banyak perusahaan:
Perencanaan dan Pengadaan Barang
Tahap pertama dalam cara kerja logistik adalah merencanakan kebutuhan barang serta mengatur pengadaan bahan baku atau produk. Perusahaan perlu menghitung kebutuhan dengan cermat berdasarkan data permintaan, tren pasar, dan kapasitas produksi.
Pengadaan yang tepat dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mengganggu operasional.
Contohnya, sebuah pabrik tekstil memprediksi lonjakan pesanan dalam tiga bulan ke depan. Berdasarkan perkiraan tersebut, mereka menjadwalkan pembelian benang dan kain dari pemasok lokal dan luar negeri sesuai dengan jadwal produksi.
Manajemen Penyimpanan dan Gudang
Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah penyimpanan yang aman dan efisien. Manajemen gudang meliputi pengaturan tata letak, penggunaan sistem pengkodean produk, serta pengawasan khusus untuk barang yang membutuhkan perlakuan khusus seperti bahan kimia atau makanan yang memerlukan suhu tertentu.
Contohnya, perusahaan logistik seperti DHL menggunakan teknologi barcode dan RFID untuk memantau posisi barang di gudang secara real-time. Mereka juga memiliki area penyimpanan khusus untuk produk sensitif, seperti makanan beku.
Pengemasan (Packing)
Pengemasan ini tentang perlindungan terhadap barang yang sedang dikirim. Kemasan yang tepat akan melindungi barang dari benturan, kelembapan, dan risiko kerusakan selama proses pengiriman. Kemasan juga perlu dibuat agar mudah dibawa dan efisien dalam penataan ruang.
Contohnya, produk skincare dikemas dalam botol kaca, lalu dibungkus bubble wrap, dimasukkan ke dalam kardus yang kuat, dan diberi label “fragile” sebelum dikirimkan ke pelanggan melalui jasa ekspedisi.
Pemilihan Moda Transportasi
Transportasi merupakan elemen penting dalam proses logistik. Pemilihan moda transportasi harus mempertimbangkan biaya, kecepatan, keamanan, serta jenis barang yang dikirim.
Contohnya, barang elektronik bernilai tinggi dikirim dari Jakarta ke Surabaya melalui jalur udara untuk menghindari kerusakan dan mempercepat waktu pengiriman.
Sementara itu, bahan bangunan dalam jumlah besar lebih efisien dikirim melalui kapal laut karena kapasitas besar dan biaya yang lebih rendah.
Distribusi dan Pengiriman Barang
Distribusi melibatkan pengiriman barang dari gudang menuju konsumen atau pengecer. Tahap ini mencakup penjadwalan pengiriman, pemilihan armada, serta rute yang paling efisien, yang mempertimbangkan kondisi lalu lintas, jarak, dan biaya operasional.
Contohnya, layanan pengiriman seperti SPX Express dapat mengantarkan paket e-commerce kepada pelanggan dalam waktu 1–2 hari, dilengkapi dengan fitur pelacakan yang memungkinkan pelanggan memantau status pengiriman secara transparan.
Pelacakan dan Monitoring (Tracking)
Teknologi pelacakan real-time memungkinkan perusahaan dan pelanggan untuk memantau posisi barang dari gudang hingga diterima oleh konsumen.
Contohnya, aplikasi J&T memiliki fitur live tracking yang memudahkan pelanggan untuk mengetahui lokasi barang, waktu keberangkatan, dan informasi kurir yang akan mengantarkan pesanan.
Pengembalian Barang (Reverse Logistics)
Jika terjadi kesalahan pengiriman, kerusakan, atau ketidaksesuaian pesanan, reverse logistics berperan dalam proses pengembalian barang. Ini mencakup penjemputan barang, pemeriksaan ulang, pengembalian dana atau penukaran barang, serta kemungkinan daur ulang.
Contohnya, Tokopedia menyediakan fitur return barang yang memungkinkan pelanggan mengajukan pengembalian produk bermasalah untuk diproses oleh seller atau pihak logistik.
Penyelesaian Administrasi dan Pembayaran
Setelah pengiriman selesai, tahap berikutnya adalah penyusunan dokumen administrasi, seperti faktur, tanda terima, laporan pengiriman, dan pembayaran ongkos kirim. Proses ini memastikan pencatatan keuangan yang rapi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Contohnya, banyak perusahaan distribusi menggunakan sistem ERP seperti MASERP untuk mencatat transaksi logistik, mulai dari pemesanan hingga pembayaran kepada pihak ketiga.
Evaluasi dan Peningkatan Kinerja
Langkah terakhir adalah evaluasi atas seluruh tahapan logistik, termasuk ketepatan waktu, efisiensi biaya, dan tingkat kepuasan pelanggan. Data ini digunakan untuk merancang perbaikan sistem dan meningkatkan layanan.
Contohnya, sebuah perusahaan logistik mengevaluasi performa pengiriman setiap bulan dan menemukan bahwa rute tertentu sering mengalami keterlambatan. Mereka menyesuaikan rute dan menambah armada di area tersebut untuk meningkatkan kualitas layanan.
Masalah Logistik Paling Umum dan Cara Mengatasinya
Logistik sangat penting untuk kelancaran bisnis. Tetapi, terkadang suka bermunculan masalah logistik yang membuat para owner bisnis dan tim pusing. Nah, berikut ini 10 masalah logistik yang sering terjadi dan tips untuk mengatasinya
Biaya Bahan Bakar Terus Naik
Harga bahan bakar yang makin mahal membuat ongkos kirim jadi membengkak.
Solusi:
- Pakai alat optimasi rute supaya pengiriman lebih hemat bahan bakar.
- Hindari mesin kendaraan menyala saat berhenti lama (idling), karena itu boros bensin.
- Gunakan kendaraan yang irit bahan bakar atau beralih ke kendaraan listrik.
- Rutin servis kendaraan supaya performanya tetap optimal dan hemat bahan bakar.
Kurang Perencanaan dan Perkiraan
Tanpa perencanaan yang matang, pengiriman bisa kacau balau dan berpeluang besar membuat bisnis rugi.
Solusi:
- Gunakan tools perencanaan dan perkiraan yang akurat.
- Manfaatkan data yang ada (history data) untuk memprediksi permintaan dan potensi hambatan.
- Selalu siap dengan backup plan untuk menghadapi situasi tak terduga.
Manajemen Karyawan Tidak Efisien
Tim logistik yang besar perlu dikelola dengan baik agar pekerjaan berjalan lancar.
Solusi:
- Buat proses kerja yang jelas dan mudah diikuti semua orang.
- Delegasikan tugas sesuai kemampuan masing-masing anggota tim.
- Berikan pelatihan yang memadai agar semua paham tugasnya.
- Komunikasi yang efektif itu kunci utama supaya semua sejalan.
Biaya Perawatan Kendaraan Meningkat
Merawat kendaraan pengiriman itu penting, tapi biayanya bisa membuat kantong jebol.
Solusi:
- Lakukan perawatan preventif untuk mencegah kerusakan besar.
- Gunakan teknologi telematika untuk memantau kondisi kendaraan.
- Optimalkan rute pengiriman untuk mengurangi keausan kendaraan.
- Pertimbangkan mengganti kendaraan lama dengan yang lebih baru dan efisien.
Komunikasi Buruk antara Pelanggan dan Kurir
Kurangnya komunikasi bisa membuat pengiriman terlambat atau salah alamat.
Solusi:
- Gunakan sistem tracking pengiriman yang transparan.
- Berikan update rutin kepada pelanggan tentang status pengiriman.
- Pastikan instruksi pengiriman dari pelanggan jelas dan mudah dipahami.
Barang Rusak saat Pengiriman
Barang yang rusak di jalan bisa membuat pelanggan kecewa.
Solusi:
- Gunakan kemasan yang kuat dan sesuai dengan jenis barang.
- Periksa kondisi barang saat tiba untuk segera menangani kerusakan.
- Pastikan asuransi pengiriman aktif dan siap digunakan jika diperlukan.
Koordinasi yang Buruk untuk Pengiriman Ganda
Mengatur banyak pengiriman sekaligus bisa bikin pusing kalau tidak dikelola dengan baik.
Solusi:
- Gunakan software manajemen pengiriman untuk melacak semua pengiriman.
- Pantau status setiap pengiriman secara real-time untuk menghindari keterlambatan.
- Susun jadwal pengiriman dengan efisien agar semua tepat waktu.
Laporan Inventaris yang Tidak Akurat
Data stok yang salah bisa mengakibatkan pengiriman terganggu.
Solusi:
- Latih staff untuk mencatat inventaris dengan benar.
- Gunakan teknologi terkini untuk memantau stok secara real-time.
- Lakukan audit rutin untuk memastikan data inventaris akurat.
Pengiriman Terlambat atau Salah
Pengiriman yang telat atau salah dapat merusak reputasi bisnis.
Solusi:
- Kenali penyebab keterlambatan atau kesalahan pengiriman.
- Rencanakan rute pengiriman dengan baik dan siapkan rencana cadangan.
- Komunikasikan dengan pelanggan jika ada kendala dalam pengiriman.
Pelacakan Pengiriman Tidak Jelas
Ketidakjelasan status pengiriman membuat pelanggan cemas.
Solusi:
- Gunakan tools pelacakan pengiriman yang memberikan update real-time.
- Berikan akses kepada pelanggan untuk memantau status pengiriman mereka.
- Pastikan sistem tracking mudah digunakan dan informatif.
Kesimpulan
Jadi, apa itu logistik? Secara keseluruhan, logistik adalah rangkaian proses yang mengatur aliran barang dengan tujuan untuk memastikan produk sampai ke tangan pelanggan dengan aman, tepat waktu, dan efisien.
Proses logistik melibatkan berbagai tahapan yang saling terhubung, mulai dari pengadaan, penyimpanan, pengemasan, pengiriman, hingga evaluasi, untuk menjaga kualitas dan kepuasan pelanggan.
Peningkatan efisiensi dan pengoptimalan manajemen supply chain juga dapat dibarengi dengan penggunaan software yang bisa terintegrasi dengan seluruh operasional perusahaan seperti software ERP MASERP.
Software ERP MASERP ini bisa memberikan kemudahan bagi Anda dalam melacak ketersediaan barang dan daftar transaksi kapan pun. MASERP memiliki fitur Bill of Material yang berfungsi mencatat semua purchase order (PO) dan ketersediaan bahan baku produksi.
Untuk menghindari double produksi, ada fitur Batch Number yang bisa memudahkan Anda membedakan produksi di waktu yang berbeda dan mengevaluasi produk yang tidak sesuai standar.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software ERP MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala dan kebutuhan apa yang Anda kepada konsultan ahli kami sekarang dengan klik gambar di bawah ini. Gratis!
