Kwitansi adalah salah satu dokumen yang tak terlepas dari keseharian aktivitas bisnis, walau mungkin terdengar sepele, tetapi sebenarnya kwitansi memiliki peran yang sangat penting dalam transaksi jual beli.
Kwitansi menjadi bukti tertulis dari setiap transaksi dan menjadi dokumen yang menghubungkan antara penjual dan pembeli dalam suatu kesepakatan. Dalam keadaan yang saat ini didominasi transaksi elektronik, adanya kwitansi masih tetap relevan sebagai tanda bukti yang sah.
Dalam artikel ini akan membahas segala hal tentang kwitansi, mulai dari pengertian dasar hingga macam-macam jenis dalam penggunaannya untuk menjaga kejelasan transaksi bisnis.
Mari kita ketahui lebih dalam mengenai dokumen kecil namun penting ini dan mengapa tidak boleh diabaikan dalam operasional bisnis.
Pengertian Kwitansi
Kwitansi adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti sah atas suatu transaksi jual beli atau penerimaan uang.
Kwitansi mencatat detail penting seperti tanggal transaksi, jumlah uang yang terlibat, identitas penjual dan pembeli, serta deskripsi barang atau jasa yang diperoleh.
Kwitansi penting karena mengonfirmasi kesepakatan antara kedua belah pihak, memberikan jaminan bahwa pembayaran atau barang/jasa telah diterima dengan benar. Dokumen ini juga membantu dalam pencatatan keuangan perusahaan serta memenuhi kebutuhan hukum dan administrasi.
Secara singkat, kwitansi adalah bukti tertulis yang memvalidasi transaksi yang telah terjadi, menjadikannya aspek penting dalam kegiatan bisnis untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas.
Kwitansi memiliki beberapa fungsi penting yaitu berperan sebagai bukti transaksi yang sah antara penjual dan pembeli untuk membantu mencegah perselisihan di kemudian hari terkait dengan pembayaran atau pengembalian dana.
Kwitansi menjadi bagian dari buku besar atau catatan keuangan perusahaan, membantu dalam tracking arus kas dan perencanaan keuangan.
Kwitansi dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran yang dapat diklaim sebagai potongan pajak oleh pembeli.
Ciri-Ciri Kwitansi
Kwitansi memiliki beberapa ciri-ciri khas yang membedakannya dari dokumen keuangan lainnya. Berikut adalah beberapa poin penting dari ciri-ciri yang terdapat dalam kwitansi:
Ada Informasi Penjual dan Pembeli
Kwitansi mencantumkan informasi lengkap tentang penjual dan pembeli. Ini termasuk nama atau nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan jika diperlukan, tercantum nomor identifikasi pajak (NPWP).
Deskripsi Barang atau Jasa
Kwitansi memberikan deskripsi yang jelas tentang barang atau jasa yang dibeli. Ini mencakup jumlah, deskripsi yang memadai tentang barang atau jasa tersebut, dan harga per unit jika diperlukan.
Tanggal Transaksi
Setiap kwitansi mencantumkan tanggal transaksi. Hal ini penting untuk melacak waktu dan urutan transaksi yang terjadi.
Nomor Referensi atau Invoice
Kwitansi sering kali mencantumkan nomor referensi atau nomor invoice yang terkait dengan transaksi tersebut. Ini membantu dalam pelacakan transaksi di antara dokumen-dokumen keuangan lainnya.
Jumlah Pembayaran
Kwitansi mencantumkan jumlah uang yang dibayarkan oleh pembeli untuk barang atau jasa tersebut. Ini bisa dalam bentuk total keseluruhan atau bisa juga diuraikan dalam perincian harga per unit.
Metode Pembayaran
Dokumen ini juga mencantumkan metode pembayaran yang digunakan oleh pembeli untuk melakukan transaksi, seperti tunai, transfer bank, cek, atau kartu kredit.
Tanda Tangan atau Cap
Kwitansi sering kali ditandatangani atau dicap resmi oleh penjual sebagai tanda bahwa transaksi telah dilakukan dan barang atau jasa telah diterima.
Bukti Pembayaran
Kwitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran yang sah bagi pembeli. Ini memberikan keamanan dan keyakinan bahwa pembayaran telah diterima oleh penjual.
Detail Tambahan
Kadang-kadang, kwitansi juga mencantumkan detail tambahan seperti syarat dan ketentuan, kebijakan pengembalian, atau informasi lain yang relevan terkait dengan transaksi tersebut.
Kesesuaian dengan Peraturan dan Persyaratan
Kwitansi harus mematuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku, terutama dalam konteks perpajakan dan kepatuhan hukum lainnya.
Baca Juga: Apa itu Payment Term? Kenali Fungsi, Jenis, dan Contohnya
Fungsi Kwitansi
Fungsi kwitansi sangat penting dalam dunia bisnis dan mencakup beberapa aspek utama, yaitu:
Bukti Transaksi
Kwitansi berfungsi sebagai bukti sah bahwa suatu transaksi telah terjadi antara penjual dan pembeli. Ini memberikan kepercayaan dan jaminan kepada kedua belah pihak bahwa kesepakatan telah dilakukan dengan benar dan secara resmi.
Pencatatan Keuangan
Kwitansi membantu dalam pencatatan keuangan perusahaan dengan mencatat setiap transaksi yang terjadi. Ini memudahkan dalam mengelola keuangan dan memantau aliran kas serta aktivitas transaksi secara keseluruhan.
Pemantauan Stok
Jika kwitansi mencatat pembelian barang, fungsi ini membantu dalam pemantauan stok barang yang tersedia. Perusahaan dapat menggunakan kwitansi untuk memantau persediaan barang yang dibeli dan dijual, memastikan ketersediaan barang yang tepat dalam persediaan.
Pemenuhan Hak Konsumen
Kwitansi juga melindungi hak konsumen dengan memberikan bukti pembelian yang dapat digunakan jika terjadi masalah atau klaim. Dengan kwitansi sebagai bukti, konsumen dapat memperoleh layanan purna jual yang sesuai atau melakukan klaim garansi jika diperlukan.
Jenis Kwitansi
Terdapat berbagai macam jenis kwitansi, dan setiap jenis memiliki ciri-ciri yang spesifik sesuai dengan kebutuhan dan tujuannya. Berikut adalah beberapa poin-poin yang menjelaskan tiap jenis kwitansi:
Kwitansi Pembelian (Purchase Receipt)
Dalam kwitansi pembelian, terdapat rincian mengenai barang atau jasa yang dibeli yang mencakpu nama barang atau jasanya, jumlahnya, dan harga per unit. Selain itu adanya tanggal transaksi pembelian untuk menunjukkan kapan transaksi terjadi serta adanya keterangan total harga pembelian harus dihitung dan ditampilkan dengan jelas.
Kwitansi juga harus mencakup informasi tentang penjual (nama perusahaan atau individu) dan pembeli (jika memungkinkan, nama dan alamat).
Biasanya, kwitansi pembelian disertai dengan tanda tangan atau stempel penjual sebagai konfirmasi transaksi.
Kwitansi Pembayaran (Payment Receipt)
Kwitansi pembayaran digunakan dalam pencatatan rincian yang dibayarkan, termasuk tujuan pembayaran dan jumlah yang dibayarkan.
Dalam kwitansi harus mencantumkan tanggal pembayaran untuk tujuan pencatatan dan pelacakan. Kwitansi juga mencakup informasi cara pembayaran, apakah menggunakan tunai, cek, transfer bank, atau metode lainnya, terkadang terdapat keterangan tambahan seperti nomor faktur terkait atau catatan khusus lainnya.
Untuk mengonfirmasi pembayaran, kwitansi biasanya ditandatangani oleh penerima pembayaran atau petugas keuangan yang berwenang.
Kwitansi Pengembalian (Return Receipt)
Jenis kwitansi ini berfungsi sebagai pencatatan pengembalian barang atau jasa yang telah dikembalikan dan berisi tanggal pengembaliannya untuk menandai waktu pengembaliannya serta alasan dari tindakan tersebut.
Dalam proses pengembaliannya, kwitansi pengembalian berisi informasi tentang kebijakan pengembalian, seperti prosedur pengembalian uang atau pertukaran barang.
Untuk mengonfirmasi pengembalian, kwitansi biasanya ditandatangani oleh penjual atau petugas yang menerima barang atau jasa yang dikembalikan.
Contoh Kwitansi
Berikut adalah contoh kwitansi sederhana yang biasa digunakan dalam aktivitas bisnis sehari-hari
Sumber: Pinterest.com
Perbedaan Kwitansi dan Invoice
Kwitansi dan invoice adalah dua dokumen penting dalam transaksi bisnis, meskipun keduanya seringkali dianggap serupa.
Namun, ada perbedaan mendasar antara keduanya yang penting untuk dipahami, simak penjelasannya berikut.
Waktu Penerbitan
Kwitansi biasanya diterbitkan setelah pembayaran diterima dan berfungsi untuk mencatat penerimaan uang atau barang/jasa yang telah dibayarkan, sedangkan invoice diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan. Ini adalah permintaan pembayaran resmi yang dikirimkan kepada pelanggan oleh penjual.
Tujuan Utama
Kwitansi berfungsi sebagai bukti sah bahwa pembayaran telah dilakukan atau barang/jasa telah diterima, sedangkan invoice bertujuan untuk memberikan rincian tentang barang atau jasa yang telah diberikan bersama dengan jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Isi Dokumen
Kwitansi mencakup informasi tentang transaksi yang sudah terjadi, seperti jumlah pembayaran, tanggal transaksi, dan detail barang atau jasa yang diterima, sedangkan invoice memuat informasi tentang barang atau jasa yang akan dibeli, harga, jumlah, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta detail penjual dan pembeli.
Fungsinya dalam Proses Bisnis
Kwitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran atau penerimaan uang yang telah dilakukan yang membantu dalam memantau transaksi yang telah selesai dan memenuhi kebutuhan administrasi, sedangkan invoice berguna dalam proses penagihan kepada pelanggan dan membantu dalam menegakkan kebijakan pembayaran dan memastikan pembayaran tepat waktu dari pelanggan.
Kesimpulan
Bagi sebuah bisnis, kwitansi merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam menyusun pembukuan akuntansi dan laporan keuangan. Akuntansi dan keuangan perusahaan adalah hal yang tidak bisa dipisahkan.
Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan kiwtansi pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software ERP modern seperti MASERP.
MASERP memiliki modul purchasing yang di dalamnya terdapat fitur perbandingan purchase quotation untuk membandingkan harga antar supplier, fitur purchase order, multi level approval berdasarkan nominal, faktur pembelian yang bisa disesuaikan dengan quantity terima barang dan link ke inventory dan AP.
Segera konsultasikan kendala dan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
