Invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan dalam transaksi jual beli. Bedanya invoice biasa dengan invoice online adalah dari cara penginputan dan hasilnya.
Invoice merupakan dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual untuk pembeli yang di dalamnya terdapat berbagai informasi terkait transaksi jual beli mulai dari harga sampai dengan tanggal pembayaran.
Seringkali orang masih sulit membedakan antara invoice dengan nota ataupun kwitansi. Perbedaan yang paling mudah dipahami adalah invoice bisa digunakan sebagai dokumen pajak sedangkan nota ataupun kwitansi tidak.
Invoice merupakan salah satu dokumen yang penting dalam keberlangsungan berbisnis untuk menjaga arus kas masuk. Membuat invoice secara manual dapat menghabiskan cukup banyak waktu, ditambah lagi jika harus mengirimkan dokumen ini ke banyak pelanggan.
Manfaat Invoice Online dalam Bisnis
Di sinilah peran invoice online dalam mempermudah pengelolaan kegiatan administrasi keuangan bisnis. Jika Anda masih ragu untuk beralih dari invoice manual ke online. Yuk, mari kita simak 3 manfaatnya:
Lebih Efisien dan Praktis
Invoice online dapat membantu Anda dalam membuat, mengirim ataupun melacak invoice secara praktis dalam satu online dashboard. Selain itu, Anda juga bisa menerima konfirmasi pembayaran secara otomatis dan real time. Jadi, seluruh status invoice dapat dengan mudah dilihat melalui dashboard.
Baca Juga: Jangan Tertukar! Ini Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa!
Histori Informasi Lengkap & Mudah Ditelusuri
Pernahkah Anda kesulitan saat menelusuri history invoice yang sudah dikirimkan ke pelanggan.
Jawabannya tentu tidak jika kamu sudah menggunakan invoice online. Anda dapat mengetahui secara cepat status transaksi invoice tersebut apakah sudah terkirim, dibayar, atau belum dilakukan penagihan.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur pengingat agar tidak lupa mengirim email penagihan kepada pelanggan sebelum tanggal jatuh tempo tiba.
Kegiatan Berbisnis yang Lebih Baik
Tentu bisa, karena penagihan yang berbasis online dan minim kertas dapat mengurangi limbah padat yang secara tidak langsung membuat kamu berpartisipasi dalam kegiatan bisnis yang lebih ramah lingkungan.
Selain itu, dengan invoice online juga dapat meningkatkan reputasi bisnis Anda karena memberikan kesan lebih profesional.
Jika dilihat dari aspek tren saat ini yang semua serba online, dengan invoice online akan membuat Anda menghemat waktu lebih banyak sehingga Anda bisa menggunakan waktu yang ada untuk fokus mengembangkan bisnis di berbagai aspek lainnya.
Komponen Invoice
Sebuah dokumen bisa dikatakan invoice apabila mengandung beberapa komponen di bawah ini:
- Kop Surat
Tempat dan tanggal invoice
- Rincian Pembeli
Rincian pembeli berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email dan lain sebagainya.
- Nomor Urut Invoice
Keberadaan nomor urut di sebuah invoice sangatlah penting untuk menjadi pembeda antara invoice satu dan lainnya. Biasanya, nomor urut invoice akan mencantumkan keterangan nomor transaksi, kode tagihan, bulan tagihan, dan tahun.
Memang tidak ada peraturan baku mengenai penomoran invoice namun pada umumnya informasi-informasi tersebut yang dijadikan nomor invoice. Contoh nomor invoice: 123/INV-ABC/X/21
- Nomor PO (Purchase Order)
Purchase order merupakan dokumen pembelian atau pemesanan yang dikirimkan pembeli kepada penjual. Dokumen PO biasanya memiliki nomor urut dan juga informasi produk, harga dan jumlah barang yang dipesan.
Untuk melakukan sebuah penagihan ke konsumen biasanya pihak penjual akan mengirimkan invoice beserta salinan PO.
Untuk mempermudah agar dokumen tidak tertukar maka nomor PO akan dimuat di dalam invoice.
- Nomor Surat Jalan/Delivery Order
Ketika penjual mengirimkan produk kepada pembeli maka penjual akan menyertakan surat jalan yang juga berfungsi sebagai tanda terima.
Pembeli akan mencocokkan jumlah ataupun jenis barang yang tertulis di surat jalan dengan barang yang sampai.
Sama seperti PO, salinan surat jalan ini juga akan dilampirkan bersamaan dengan salinan PO, begitu pula dengan nomor surat jalan yang akan tuliskan di invoice.
- Rincian Barang
Informasi utama yang sudah pasti harus ada di invoice adalah rincian barang. Rincian barang di sini berupa nomor urut barang, nama barang, kuantitas, dan harga.
- Subtotal
Kolom subtotal berada di bagian bawah invoice. Subtotal atau jumlah keseluruhan dibagi menjadi dua yaitu jumlah kuantitas secara keseluruhan dan jumlah harga barang yang akan ditagihkan.
- Potongan Harga
Sebuah invoice biasanya mencantumkan kolom khusus untuk potongan harga. Apabila harga jual barang sudah nett dan tidak ada potongan harga maka kosongkan kolom potongan harga.
- Biaya pengiriman
Kolom biaya pengiriman juga diisi tergantung kebutuhan, apabila biaya pengiriman akan ditagihkan secara terpisah atau ditanggung oleh penjual maka kolom ini juga bisa dikosongkan.
- Biaya PPn
Pajak Pertambahan Nilai atau PPn merupakan pajak wajib yang dikenakan terhadap penjualan barang. Besaran PPn adalah 10%, oleh karena itu biaya yang akan ditagihkan kepada konsumen adalah total harga beli produk ditambahkan 10%.
- Total Biaya
Total biaya merupakan angka akhir atau angka final yang akan ditagihkan ke konsumen. Contoh: total harga produk adalah 1 juta Rupiah, maka nilai invoice akan menjadi 1,1 juta Rupiah setelah ditambahkan Pajak Pertambahan Nilai (PPn)
- Jatuh Tempo Pembayaran
Apabila invoice dikirimkan sebelum pembayaran maka wajib mencantumkan tanggal jatuh tempo tagihan agar konsumen bisa mengetahui kapan batas waktu melakukan pembayaran.
- Akun Bank
Untuk memudahkan konsumen dalam melakukan pembayaran, masukan informasi akun bank penerima mulai dari nama bank, nama akun penerima, nomor rekening dan juga cabang bank.
- Tanda Tangan
Tanda tangan pada invoice bisa dalam bentuk digital ataupun secara langsung.
Kesimpulan
Invoice memiliki kedudukan yang penting dalam dunia bisnis, oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui bagaimana cara membuat invoice yang benar agar dokumen invoice Anda valid dan dapat diakui.
Bagi sebuah bisnis, faktur merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam menyusun pembukuan akuntansi dan laporan keuangan. Akuntansi dan keuangan perusahaan adalah hal yang tidak bisa dipisahkan.
Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan faktur pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software akuntansi modern seperti MASERP.
MASERP memiliki modul purchasing yang di dalamnya terdapat fitur perbandingan purchase quotation untuk membandingkan harga antar supplier, fitur purchase order, multi level approval berdasarkan nominal, faktur pembelian yang bisa disesuaikan dengan quantity terima barang dan link ke inventory dan AP.
Anda bisa mencustom software MASERP sesuai bisnis flow Anda. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami. Gratis!
