Bisnis Anda yang saat ini semakin berkembang, sangat penting untuk bisa memahami konsep dan mekanisme transaksi sebagai kunci utama kesuksesan bisnis. Dalam kegiatan transaksi ada istilah payment term atau syarat pembayaran yang ditentukan oleh penjual dengan kesepakatan pembeli. Syarat pembayaran ini berguna untuk menghindari keterlambatan pembayaran dan menjaga cashflow bisnis. Apakah bisnismu sudah menggunakan metode payment term?
Mari jelajahi bersama lebih dalam mengenai definisi payment term, fungsi, jenis, dan contoh penggunaannya dalam konteks bisnis. Serta, artikel ini juga akan menjelaskan mengapa pemahaman yang baik tentang payment term sangat penting dalam menjaga kestabilan keuangan dan hubungan bisnis yang sehat.
Pengertian Payment Term
Payment term atau sering disebut juga syarat pembayaran biasanya merujuk pada perjanjian yang dibuat antara penjual dan pembeli mengenai batas waktu, cara, dan kondisi pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli. Dalam konteks bisnis, payment term adalah bagian dari proses transaksi yang membantu mengatur cashflow dan menentukan kapan dana akan diterima atau dibayarkan.
Syarat pembayaran meliputi beberapa elemen kunci yang harus disepakati oleh kedua belah pihak sebelum transaksi dilakukan. Elemennya meliputi:
- Waktu Pembayaran
Dalam payment term penting untuk menentukan kapan pembayaran harus dilakukan. Misalnya, pembayaran bisa diminta pada saat pembelian, setelah penerimaan faktur, atau dalam jangka waktu tertentu setelah tanggal tagihan, seperti net 30 (pembayaran harus dilakukan dalam 30 hari).
- Metode Pembayaran
Syarat ini mencakup jenis pembayaran yang diterima oleh penjual, seperti QRIS, transfer bank, cek, kartu kredit, atau metode pembayaran elektronik lainnya. Metode pembayaran yang digunakan dapat memengaruhi waktu dan efisiensi proses pembayaran.
- Diskon atau Denda
Beberapa payment term mungkin mencakup insentif diskon untuk pembayaran cepat atau denda atas keterlambatan pembayaran. Diskon ini dapat mendorong pembayaran tepat waktu, sementara denda bertujuan untuk mengurangi keterlambatan pembayaran.
- Kondisi Pembayaran Tambahan
Payment term juga bisa mencakup kondisi tambahan seperti persyaratan minimum pembelian, pembayaran uang muka, atau persyaratan pembayaran cicilan.
- Persyaratan Lainnya
Terkadang terdapat persyaratan khusus lainnya yang harus dipertimbangkan, seperti penggunaan surat kredit (letter of credit) dalam transaksi internasional atau pembayaran yang terkait dengan hasil kerja dalam kontrak proyek.
Payment term dalam bisnis tidak bisa diabaikan. Kesepakatan yang jelas dan terstruktur mengenai pembayaran membantu mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, meningkatkan prediksi keuangan, dan menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli. Anda dan tim perlu memahami tentang syarat pembayaran ini karena penting untuk memastikan keberlangsungan operasional dan pertumbuhan bisnis yang stabil.
Fungsi Payment Term
Fungsi syarat pembayaran dalam konteks bisnis sanga penting dan beragam. Berikut ini adalah penjelasan secara detail mengenai beberapa fungsi utama dari payment term:
Mengatur Cashflow
Bagi Anda pemilik bisnis, salah satu fungsi utama dari payment term adalah mengatur cashflow dalam bisnis. Selain itu, dengan menetapkan waktu dan cara pembayaran yang jelas, pembeli juga dapat merencanakan cashflow mereka dengan lebih baik. Ini membantu kedua pihak untuk memprediksi arus masuk dan keluar dana yang diperlukan untuk mengelola operasi bisnis dengan lebih efisien.
Baca Juga: Setara Kas: Pengertian, Jenis dan Fungsi
Mengurangi Risiko Pembayaran Terlambat
Dengan menentukan tenggat pembayaran yang jelas, pembeli akan lebih termotivasi untuk melakukan pembayaran tepat waktu. Selain itu, syarat-syarat tambahan seperti diskon untuk pembayaran cepat atau denda atas keterlambatan pembayaran dapat memberikan insentif bagi pembeli untuk mematuhi jadwal pembayaran yang telah ditetapkan.
Baca Juga: Manfaat Invoice Online untuk Mempermudah Bisnis
Perencanaan Keuangan Perusahaan
Dengan adanya payment term yang telah ditetapkan, perusahaan dapat lebih mudah merencanakan dan memprediksi arus kas mereka di masa depan. Mereka dapat mengetahui kapan dan seberapa banyak uang yang akan masuk ke dalam perusahaan dari penjualan, sehingga memungkinkan mereka untuk membuat keputusan finansial yang lebih tepat waktu dan akurat.
Membantu Efisiensi Operasional
Payment term yang jelas dan terstruktur juga membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Dengan mengetahui kapan dan bagaimana pembayaran akan dilakukan, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien, mengurangi waktu dan biaya administrasi yang terkait dengan proses pembayaran, dan fokus pada kegiatan bisnis inti mereka.
Membangun Hubungan Bisnis yang Baik
Kesepakatan yang adil dan jelas mengenai payment term juga membantu dalam membangun hubungan bisnis yang baik antara penjual dan pembeli. Kedua belah pihak merasa lebih dipercaya dan dihargai karena telah menetapkan aturan yang sama dan menghormatinya. Hal ini dapat membuka peluang untuk kerjasama jangka panjang dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Dengan demikian, fungsi dari syarat pembayaran tidak hanya sebatas mengatur pembayaran, tetapi juga mencakup aspek-aspek penting lainnya yang berkontribusi pada kelancaran dan keberhasilan operasional perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memahami peran dan fungsi payment term dalam strategi bisnis mereka.
Jenis Payment Term
Jenis syarat pembayaran ini berdasarkan kondisi dan persyaratan yang dapat diterapkan dalam kesepakatan pembayaran antara penjual dan pembeli. Berikut ini adalah penjelasan secara detail mengenai beberapa jenis payment term yang umum digunakan dalam transaksi bisnis:
Cash Payment (Pembayaran Tunai)
Syarat pembayaran ini harus dilakukan secara tunai bisa menggunakan uang tunai langsung atau melalui transfer bank ketika barang atau jasanya diterima oleh pembeli.
Payment on Delivery (Pembayaran di Tempat)
Layaknya sistem delivery order, contoh pembayaran ini dilakukan ketika barang atau jasa telah dikirim atau diterima oleh pembeli.
Advance Payment
Dalam advance payment pembeli harus membayar sejumlah uang di muka sebelum barang atau jasa dikirim atau layanan dilakukan. Ini memberikan kepastian bagi penjual bahwa pembayaran akan diterima sebelum pengerjaan atau pengiriman dilakukan.
Installment Payment
Dengan penerapan jenis ini memungkinkan pembeli untuk membayar jumlah yang telah ditentukan dalam beberapa cicilan sesuai dengan jadwal pembayaran yang telah disepakati. Misalnya, pembayaran dapat dibagi menjadi tiga atau enam cicilan selama beberapa bulan.
Letter of Credit (LC)
Kredit adalah jenis pembayaran yang umum digunakan dalam transaksi internasional. Bank pembeli mengeluarkan LC kepada bank penjual, yang menjanjikan pembayaran penuh kepada penjual setelah dokumen yang diperlukan telah diserahkan.
Setiap jenis payment term memiliki kelebihan dan kelemahan tersendiri dan pemilihan jenis yang tepat tergantung pada kondisi dan kebutuhan spesifik dari kedua belah pihak dalam transaksi bisnis. Perusahaan dapat memilih opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka dan memastikan kelancaran proses pembayaran.
Contoh Payment Term
Berikut adalah beberapa contoh payment term beserta penjelasannya:
Cash on Delivery (COD)
Jenis ini dilakukan dengan pembayaran saat barang dan diterima secara langsung oleh pembeli. Sebagai contoh, seorang pelanggan memesan makanan secara online dan membayar langsung kepada kurir ketika makanan tersebut tiba di rumahnya.
Cash Before Delivery (CDB)
Jenis ini adalah yang saat ini banyak digunakan di dalam transaksi online yaitu pembeli harus melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum produknya dikirimkan.
Cash in Advance (CIA)
Pembayaran dilakukan secara penuh sebelum pesanan diproses. Contohnya, seorang pelanggan memesan peralatan kantor dan harus membayar seluruh jumlah pembelian sebelum barang tersebut dikirim.
Net d Days
Metode ini biasanya akan diterapkan oleh perusahaan ketika pembeli hendak melakukan pembayaran di hari barang atau jasa diterima. Misalnya, ketika net 10 days, maka pembeli harus melakukan pembayarannya secara lunas dalam waktu 10 hari.
Net End of Month (EOM)
Sesuai dengan namanya, metode ini dilakukan maksimal di akhir bulan pembelian. Misalnya, Net EOM 30, maka jatuh tempo pembayaran ada di tepat 30 hari sejak akhir bulan.
Setiap contoh payment term memiliki karakteristik dan implikasi yang berbeda yang harus dipertimbangkan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi bisnis masing-masing.
Kesimpulan
Setiap transaksi keuangan perusahaan perlu dicatat dan memiliki laporan yang sesuai agar bisa digunakan sebagai bahan evaluasi dan membuat keputusan bisnis. Pencatatan transaksi keuangan yang berantakan tentu akan menyusahkan para karyawan dan pihak manajemen untuk mengetahui kondisi perusahaan.
Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan faktur pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software ERP seperti MASERP. Di proforma invoice Anda bisa menyertakan payment term.
MASERP memiliki modul purchasing yang di dalamnya terdapat fitur perbandingan purchase quotation untuk membandingkan harga antar supplier, fitur purchase order, multi level approval berdasarkan nominal, faktur pembelian yang bisa disesuaikan dengan quantity terima barang dan link ke inventory dan AP.
Anda bisa mencustom software MASERP sesuai bisnis flow Anda. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami. Gratis!
