Dalam sebuah bisnis dibutuhkan beberapa aspek atau elemen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan salah satunya Account Payable. Selain produksi yang menjadi penentu berjalan atau tidaknya sebuah bisnis di perusahaan, aktivitas jual-beli serta utang-piutang menjadi faktor lainnya.
Dalam bisnis, utang-piutang adalah kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan sehingga menimbulkan aliran kas atau yang sering disebut cash flow.
Di dunia akuntansi, istilah utang-piutang ini dikenal dengan nama Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR). Lewat artikel ini, kita akan membahas mengenai Account Payable. Lalu, apa pengertian dari Account Payable (AP)? Yuk, simak penjelasannya berikut ini untuk Anda.
Pengertian Account Payable
Account Payable adalah yang biasa disebut istilah hutang dagang adalah jumlah hutang yang dimiliki oleh suatu perusahaan dan itu berasal dari pembelian barang atau jasa melalui supplier atau vendor menggunakan metode transaksi kredit.
Istilah ini juga biasanya digunakan ketika perusahaan melakukan transaksi pembelian dengan metode uang muka atau down payment terlebih dahulu. Sementara itu, pelunasannya baru akan dilakukan saat barang sudah diterima.
Dalam bisnis maupun investasi, Account Payable (AP) disebut juga liabilitas dalam sebuah perusahaan. Account Payable ini tidak dicatat saat barang dagangan itu dipesan, melainkan pada saat barang kepemilikan barang yang telah dipesan sudah berada di tangan pemesan atau diterima oleh pembeli tanpa adanya retur atas barang tersebut.
Jika pembelian dilakukan secara tunai mendapatkan potongan, maka Account Payable (AP) harus dilaporkan sama besarnya dengan jumlah hutang dagang yang sudah dikurangi potongan tunai.
Account Payable (AP) ini tertuju pada jumlah terutang karena pembelian biasanya dilakukan oleh:
- Perusahaan di bidang perdagangan untuk pembelian barang jadi
- Perusahaan di bidang industri untuk pembelian barang baku.
Perbedaan Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR)
| Aspek | Account Payable (AP) | Account Receivable (AR) |
|---|---|---|
| Definisi | Kewajiban perusahaan untuk membayar utang kepada pemasok/vendor atas pembelian barang atau jasa secara kredit. | Piutang perusahaan yang timbul dari penjualan barang/jasa secara kredit kepada pelanggan. |
| Posisi di Laporan Keuangan | Masuk dalam kategori kewajiban jangka pendek (liabilitas). | Masuk dalam kategori aset lancar. |
| Pihak yang Terlibat | Perusahaan (sebagai pembeli) dan pemasok/vendor. | Perusahaan (sebagai penjual) dan pelanggan/konsumen. |
| Tujuan Pencatatan | Mengelola jadwal pembayaran agar tidak terlambat, menjaga hubungan baik dengan vendor. | Mengelola penagihan piutang agar arus kas tetap lancar. |
| Dampak pada Cash Flow | Jika meningkat, artinya perusahaan menunda pembayaran sehingga bisa menambah arus kas sementara. | Jika meningkat, berarti ada kas yang tertahan di pelanggan dan belum diterima perusahaan. |
| Contoh Transaksi | Membeli bahan baku dari supplier dengan jatuh tempo 30 hari. | Menjual produk ke pelanggan dengan termin pembayaran 45 hari. |
Peran Account Payable
Di sebuah perusahaan, Account Payable memiliki peran penting dan ini wajib untuk selalu dicek secara teratur agar pihak perusahaan bisa tahu dan paham mengenai tanggung jawabnya untuk membayar dan melunasi sisa hutang.
Account Payable (AP) juga berperan agar hutang tidak menumpuk dan memberikan beban yang tinggi kepada perusahaan untuk melunasinya setelah barang diterima. Ini bisa meringankan beban perusahaan, sehingga proses bisnis dengan klien nantinya akan berjalan lancar.
Tapi tidak semua perusahaan mencatat Account Payable, ada juga yang sulit mencatatnya. Bila kesalahannya fatal ini bisa membuat situasi jadi buruk sampai bisa mengalami kerugian. Efek samping lainnya adalah hubungan dengan klien juga akan terganggu.
Baca Juga : Contoh Kegiatan Produksi di Bidang Ekonomi Bisnis
Tugas Account Payable Staff
Di perusahaan besar biasanya memiliki staf khusus yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola urusan Account Payable. Ada beberapa tugas seorang Account Payable Staff. Yuk, simak ada apa saja!
Koordinasi dengan Supply Chain
Kegiatan pembelian pada perusahaan tentunya melibatkan banyak pihak, mulai dari vendor, divisi penjualan, produksi, tim purchasing, pergudangan, dan yang lainnya. Siklus inilah yang dinamakan dengan Supply Chain.
Seorang Account Payable staff merupakan posisi yang vital karena harus paham betul mengenai siklus rantai suplai ini. Memastikan keadaan barang sebelum dilakukan pembayaran juga harus dilakukan oleh Account Payable Staff.
Peran staf diperlukan untuk bisa berkoordinasi dengan seluruh pihak dengan cepat. Koordinasi ini harus berjalan dengan cepat dan tepat agar bisa berjalan sesuai rencana.
Menganalisa Kegiatan Pembeli
Seorang staff Account Payable harus melakukan double check terhadap dokumen-dokumen pembelian di bagian purchasing. Ini dilakukan untuk meminimalisir adanya kesalahan yang bisa terjadi dan juga bisa merugikan banyak pihak. Diperlukan ketelitian tingkat tinggi untuk posisi ini.
Mencatat Kegiatan Pembelian
Tanggung jawab yang juga harus dilakukan oleh seorang staff Account Payable adalah melakukan pencatatan untuk seluruh kegiatan pembelian.
Hal ini dilakukan agar bisa terverifikasi bila nantinya ada kesalahan antara data dokumen dengan fakta yang ada di lapangan. Dengan begitu bisa dibuat keputusan berdasarkan data-data valid yang sudah tercatat.
Melakukan Pembayaran untuk Pembelian yang Sudah Absah dalam Perjanjian
Ketika tiga tahapan di atas sudah disetujui oleh vendor, maka tugas selanjutnya adalah melakukan pembayaran. Terdapat tiga metode pembayaran yang bisa dipilih, yaitu:
- Cash After Delivery (CAD), yaitu jenis pembayaran yang dilakukan ketika seluruh barang sudah dikirimkan oleh vendor ke perusahaan. Pihak perusahaan akan langsung membayarnya secara tunai.
- Cash Before Delivery (CBD), yaitu jenis pembayaran yang wajib dilunasi oleh pihak perusahaan sebelum pihak vendor mengantarkan barang yang sudah dipesan.
- Pembayaran melalui dua tahap, jenis pembayaran ini terdiri dari down payment dan pelunasan. Down payment diberikan sebagai tanda jadi, setelah itu akan dilunasi oleh perusahaan saat seluruh barang sudah dikirimkan oleh vendor.
Cara pembayaran ini dipilih sesuai dengan perjanjian yang sudah disepakati dengan vendor dan perusahaan.
Membuat Laporan dan Neraca Pembelian
Seorang staff Account Payable membuat laporan mingguan atau bulanan yang akan diberikan kepada manajer atau supervisor.
Hal ini dilakukan agar semua pencatatan bisa direview langsung oleh atasan dan menjadi evaluasi bagaimana kondisi perusahaan ke depan nantinya.
Tanggung Jawab Account Payable Staff
Selain tugas yang sudah disebutkan di atas, ada juga tanggung jawab lain yang harus dilakukan oleh seorang staff Account Payable. Di antaranya adalah sebagai berikut!
- Memastikan semua kegiatan pembelian tercatat dengan baik. Ini bisa dibuat dalam bentuk laporan.
- Mengawasi dan memastikan arus kas perusahaan berada pada posisi yang seimbang.
- Mempersiapkan semua dokumen yang berhubungan dengan pembelian yang dilakukan perusahaan. Perlu dilakukan juga pengecekan arsip dokumen secara rutin.
- Bertanggung jawab atas pembayaran yang wajib dilakukan oleh perusahaan. Staff Account Payable juga harus melakukan diskusi kepada vendor agar pembayaran yang dilakukan bisa sama-sama menguntungkan setiap pihak yang terlibat.
- Membuat laporan untuk pembelian yang sebelumnya dilakukan dan dipertanggungjawabkan kepada manajer atau supervisor.
Contoh Pencatatan Account Payable
Misalkan perusahaan PT Sukses Abadi membeli barang dagangan dari pemasok PT Maju Jaya dengan rincian:
- Nilai pembelian: Rp50.000.000
- Syarat pembayaran: Kredit 30 hari
- PPN 11%
Pada saat pembelian (penerimaan faktur dari pemasok)
Perusahaan menerima barang beserta faktur, maka pencatatannya adalah:
Jurnal:
- Persediaan Barang Dagang (Debit) Rp50.000.000
- PPN Masukan (Debit) Rp5.500.000
- Hutang Usaha/Account Payable (Kredit) Rp55.500.000
Pada saat pembayaran hutang setelah 30 hari
Ketika perusahaan melakukan pelunasan hutang kepada pemasok melalui transfer bank:
Jurnal:
- Hutang Usaha/Account Payable (Debit) Rp55.500.000
- Kas/Bank (Kredit) Rp55.500.000.
Strategi Menjaga Account Payable (AP) di Perusahaan
Perusahaan perlu membuat strategi untuk mengendalikan account payable (AP). AP yang terkendali dapat berperan dalam menjaga arus kas perusahaan tetap sehat dan hubungan baik dengan vendor.
Pencatatan Terpusat
Perusahaan perlu menggunakan software akuntansi atau ERP yang mampu mencatat semua transaksi utang secara real time. Sistem data terpusat membantu tim keuangan memantau tagihan jatuh tempo, menghindari duplikasi invoice, dan mengurangi human error.
Jadwal Pembayaran Disiplin
Membuat kalender pembayaran yang memuat detail jatuh tempo dari tiap vendor akan membantu perusahaan lebih disiplin dalam mengatur arus kas. Praktik ini juga meminimalisir risiko pembayaran terlambat yang bisa merusak hubungan bisnis.
Komunikasi Baik dengan Vendor
Vendor adalah partner strategis. Anda perlu menciptakan komunikasi terbuka, perusahaan bisa melakukan negosiasi termin pembayaran, diskon, atau perpanjangan jatuh tempo bila kondisi keuangan sedang menantang.
Analisis Aging AP
Laporan aging AP memberikan gambaran utang mana yang segera jatuh tempo. Analisis aging AP membantu tim keuangan ketika memprioritaskan pembayaran tagihan yang paling penting, sehingga risiko denda dan bunga bisa dihindari.
Keseimbangan Arus Kas
AP tidak boleh dikelola terpisah dari cash flow perusahaan. Oleh karena itu, tim keuangan harus memastikan setiap pengeluaran untuk pembayaran utang sesuai dengan pemasukan yang ada. Proyeksi cash flow bulanan sangat membantu dalam hal ini.
Kontrol Internal yang Kuat
Perusahaan sebaiknya menetapkan approval flow (alur persetujuan) sebelum pembayaran dilakukan. Kontrol internal adalah cara meminimalisir risiko fraud, pembayaran ganda, dan kesalahan pencatatan.
Kesimpulan
Melihat penjelasan di atas mengenai Account Payable maka bisa dikatakan jika memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan.
Account Payable ini berpengaruh terhadap lancar atau tidaknya keberlangsungan sebuah perusahaan. Begitu penting Account Payable sehingga dalam pencatatannya tidak boleh salah.
Jika perusahaan melakukan kesalahan fatal dalam pencatatan Account Payable (AP), maka itu bisa sangat berpengaruh pada kondisi keuangan perusahaan. Perusahaan bisa rugi dan klien sudah tidak mau lagi bekerja sama. Meminimalisir kesalahan dalam pencatatan bisa dilakukan dengan menerapkan metode pencatatan yang mudah.
Saat ini juga sudah banyak aplikasi yang bisa mempermudah pekerjaan seorang akuntan, termasuk diantaranya mengelola Account Payable. Untuk memudahkan pencatatan keuangan, Anda bisa gunakan software akuntansi dari MASERP.
Dengan fitur-fitur yang lengkap juga mudah, Anda bisa mencatat semua pemasukan, pengeluaran, hutang dagang, dan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan.
Bagi Anda yang ingin tahu lebih banyak tentang software ini untuk lebih lanjutnya bisa berkonsultasi dengan ahlinya dan GRATIS, loh!
Baca Juga : Supply Chain Management dalam Industri Manufaktur