Buat kamu yang pernah bekerja di perusahaan atau bahkan kamu yang memiliki perusahaan, pasti pernah mendengar istilah surat peringatan karyawan atau SP bukan? Biasanya, istilah SP tersebut diiringi dengan angka, seperti SP 1, SP 2, hingga SP 3.
Tapi, apa sih pengertian Surat Peringatan Karyawan itu? Agar tidak salah kaprah, yuk simak pengertian, hingga contoh dari Surat Peringatan Karyawan atau SP di bawah ini!
Pengertian Surat Peringatan Karyawan
Identik dengan masalah atau kesalahan yang pernah dibuat oleh seorang karyawan, Surat Peringatan Karyawan merupakan surat yang memang ditujukan untuk karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap hal-hal atau aturan yang dibuat oleh perusahaan tempat karyawan tersebut bekerja.
Dari namanya juga sudah bisa diketahui, bahwa surat tersebut pasti berisi peringatan. Lalu, maksud dari angka 1 sampai 3 di istilah SP apa?
Jadi, sebuah perusahaan tidak akan langsung memecat atau melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) seorang karyawan, meski karyawan tersebut telah melakukan pelanggaran.
Perusahaan akan memberikan peringatan terlebih dahulu memberikan waktu kepada karyawan tersebut untuk memperbaiki sikapnya.
Surat Peringatan Karyawan juga dibuat atas dasar Undang-undang Ketenagakerjaan Pasal 151 Ayat 1, yang berbunyi:
“Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh dan pemerintah dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).”
Karena tidak bisa semena-mena dalam melakukan PHK, adanya Surat Peringatan Karyawan juga bisa membuat perusahaan memberikan efek jera kepada karyawan agar tidak melakukan pelanggaran yang sama.
Baca Juga: BPJS Karyawan: Perhitungan dan Pelaksanaan di Perusahaan
Ketentuan Surat Peringatan Karyawan
Menurut Undang-undang, dalam membuat dan memberikan Surat Peringatan Karyawan juga ada aturannya. Di mana aturan tersebut terdapat di dalam Undang-undang Ketenagakerjaan Pasal 161 yang berbunyi:
“(1) Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
(2) Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.”
Maka tak heran jika, di dalam Surat Peringatan Karyawan terdapat angka 1 sampai 3. Di mana angka tersebut menunjukkan pembagian atau pemberian berkala, di mana pada SP 1 adalah peringatan yang paling ringan.
Masa berlaku dari SP 1, SP 2, dan SP 3, masing-masing adalah enam bulan sesuai perjanjian kerja. Mengapa diberikan jangka waktu?
Jangka waktu enam bulan ini diberikan dari perusahaan kepada karyawan, agar di dalam jangka waktu tersebut perilaku karyawan diharapkan bisa membaik. Sehingga, jika ia tidak melakukan pelanggaran selama enam bulan maka karyawan tersebut sudah terbebas dari SP 1.
Bagaimana jika dalam jangka waktu enam bulan tersebut dan masanya belum habis, karyawan masih melakukan pelanggaran berbeda? Maka perusahaan bisa memberikan Surat Peringatan Karyawan yang berikutnya yakni SP 2 hingga SP 3.
Nah, jika karyawan sudah sampai dapat SP 3 dari perusahaan dan dari pihak karyawan tidak ada usaha untuk memperbaiki diri atau memperlihatkan perubahan yang lebih baik, maka pemutusan hubungan kerja (PHK) bisa dilakukan pihak perusahaan.
Namanya juga PHK, apakah karyawan akan tetap dapat hak uang pesangon meski dalam kasus (di PHK karena melanggar atau kena SP)? Tentu saja dapat.
Karyawan yang mengalami PHK akan tetap dapat hak uang pesangon. Di mana hal tersebut diatur dalam Undang-undang No.13 Tahun 2003 Pasal 156 Ayat 1 tentang Ketenagakerjaan yang berbunyi:
“Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK), pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima.”
Bagaimana aturan pemberian hak uang pesangon, bagi karyawan yang kena PHK? Berikut aturannya yang tertulis dalam Undang-undang Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 Pasal 156 Ayat 2:
- Masa kerja < 1 tahun : 1 bulan upah
- Masa kerja 1 tahun sampai < 2 tahun : 2 bulan upah
- Masa kerja 2 tahun sampai < 3 tahun : 3 bulan upah
- Masa kerja 3 tahun sampai < 4 tahun : 4 bulan upah
- Masa kerja 4 tahun sampai < 5 tahun : 5 bulan upah
- Masa kerja 5 tahun sampai < 6 tahun : 6 bulan upah
- Masa kerja 6 tahun sampai < 7 tahun : 7 bulan upah
- Masa kerja 7 tahun sampai < 8 tahun : 8 bulan upah
- Masa kerja > 8 tahun : 9 bulan upah
Sepertinya tampak mengasyikan ya bisa dapat uang pesangon karena di PHK? Meski dapat uang pesangon yang menggiurkan, tetap saja memiliki imbas yang kurang bagus seperti kehilangan pekerjaan, riwayat karir yang buruk (karena di PHK akibat melanggar) dan sulit untuk memulai karir di tempat baru.
Jika hal tersebut terjadi, mungkin beberapa orang harus memulai karirnya kembali dari awal dan menanamkan hal-hal baik dari awal sehingga tidak akan terjadi kasus seperti di tempat kerja sebelumnya.
Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan
Jika dilihat dari sisi perusahaan, kira-kira bagaimana cara memutuskan untuk membuat hingga memberikan Surat Peringatan Karyawan atau SP yang benar sesuai Undang-Undang?
Nah, sebelum membuat dan memberikan Surat Peringatan Karyawan, sebaiknya pihak HRD atau Legal di perusahaan mengetahui tips dalam membuat Surat Peringatan Kerja berikut ini.
1. Memastikan lagi bahwa pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan, sudah melewati batas. Adapun, batas aturan biasanya disebutkan dalam Surat Perjanjian Kerja di awal tanda tangan persetujuan kontrak kerja.
2. Memastikan jangka waktu berlakunya SP dibuat dan diberikan. Pasalnya, berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, pemberian Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama 6 bulan.
3. Selanjutnya, ada yang perlu diperhatikan, terkait siapa yang membuat Surat Peringatan Karyawan karena pembuatan SP hanya dilakukan oleh Divisi HRD.
4. Jangan lupa menuliskan data karyawan yang diberikan, karena dalam pembuatan Surat Peringatan harus jelas. Seperti menuliskan nama asli, ID karyawan, dan Jabatan.
5. Mencantumkan tanda tangan serta nama dari pembuat SP atau pihak HRD.
Bagaimana sudah tahu tips dalam membuat Surat Peringatan Karaywan? Sekarang saatnya lihat contoh bagaimana bentuk dari Surat Peringatan Karyawan atau SP.
Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP 1)
Kesimpulan
Intinya, Surat Peringatan Karyawan merupakan surat yang dibuat dan diberikan kepada karyawan yang melanggar aturan perusahaan sehingga karyawan tersebut tidak melakukan pelanggaran yang sama dan bisa memberikan efek jera.
Seperti yang dikatakan sebelumnya juga bahwa dalam membuat SP ini perusahaan tidak asal membuat karena data karyawan harus dicantumkan dengan jelas.
Seperti nama, ID card, alamat, hingga jabatan. Bagaimana cara melihat data karyawan yang berjumlah banyak dengan cepat dan praktis? Maka kamu bisa menggunakan software seperti MASERP yang bisa membantu kamu untuk menemukan informasi lengkap tentang karyawan di perusahaan.
Misalnya data tentang tanggal mulai bekerja karyawan, data selesai kontrak karyawan, dan lainnya. Pasalnya, jika karyawan tersebut sampai masuk tahap SP 3 dan harus di PHK, maka perusahaan wajib memberikan uang pesangon sesuai dengan lama karyawan tersebut bekerja.
Nah, dengan software akuntansi MASERP ini, kamu juga bisa dengan mudah mengetahui sudah berapa lama karyawan tersebut bekerja dan berapa banyak uang pesangon yang harus dikeluarkan perusahaan.
Betapa repotnya jika pihak perusahaan harus mencari data kontrak kerja karyawan secara manual hanya untuk mengetahui durasi kerja masing-masing karyawan.
Yuk, gunakan MASERP sebagai software canggih yang bisa membantu meringankan pekerjaan akuntan, HRD, hingga bagian produksi.
Baca Juga : Tips Wawancara Kerja Offline dan Online. Ketahui 6 Trik Psikologinya!