Supplier Relationship Management (SRM) adalah cara perusahaan mengelola hubungan kerja sama dengan supplier. Di tengah persaingan bisnis yang makin ketat, SRM membantu perusahaan menjaga kelancaran operasional bisnis dan memastikan kualitas barang yang diterima tetap konsisten.
Menjaga hubungan baik dengan supplier, akan membuat perusahaan bisa lebih siap menghadapi tantangan pasar yang terus berubah.
Penasaran bagaimana SRM bisa memberikan dampak besar bagi bisnis Anda? Yuk, baca penjelasan lengkapnya dalam artikel ini!
Apa itu Supplier Relationship Management (SRM)?
Supplier Relationship Management (SRM) adalah pendekatan strategis yang dirancang untuk membangun dan mengelola hubungan jangka panjang antara perusahaan dan pemasoknya.
Tujuan utama dari SRM adalah menciptakan kolaborasi dengan pemasok, agar tercapai efisiensi operasional, inovasi berkelanjutan, dan keunggulan kompetitif di pasar.
Dalam praktiknya, SRM mencakup berbagai aspek penting seperti pemilihan pemasok strategis, pengelolaan risiko rantai pasok (supply chain), peningkatan mutu barang dan jasa, serta eksplorasi potensi inovasi dari pihak pemasok.
Perusahaan tidak lagi memandang pemasok hanya sebagai pihak eksternal, tetapi sebagai mitra strategis yang bisa berkontribusi pada keberhasilan bisnis jangka panjang.
Pendekatan ini juga melibatkan komunikasi dua arah yang transparan, pengukuran kinerja secara berkala, dan pemanfaatan teknologi seperti software yang memiliki fitur manajemen supplier untuk memantau dan mengelola seluruh proses kerja sama secara efisien.
Implementasi SRM yang baik akan meminimalisir kendala dalam distribusi dan memperkuat ketahanan supply chain terhadap tantangan eksternal seperti gejolak pasar, inflasi, atau ketidakpastian geopolitik.
SRM juga mendorong perusahaan dan pemasok untuk berinovasi bersama, menciptakan solusi yang lebih efektif, dan menyesuaikan diri terhadap dinamika pasar dengan lebih cepat.
Fungsi Supplier Relationship Management (SRM)
Supplier Relationship Management (SRM) berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional dan pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
SRM merupakan strategi untuk mengoptimalkan kemitraan dengan pemasok agar dapat memberikan nilai lebih bagi kedua belah pihak.
Dengan penerapan SRM yang baik, perusahaan bisa menjaga stabilitas supply chain, meningkatkan efisiensi, hingga menciptakan peluang kolaborasi jangka panjang.
Berikut ini beberapa fungsi utama dari Supplier Relationship Management yang perlu dipahami:
Menjalin Hubungan Strategis Jangka Panjang
Fungsi utama dari SRM adalah membangun hubungan bisnis jangka panjang dengan supplier. Hubungan ini berdasarkan pada kepercayaan, transparansi, dan kerja sama yang saling menguntungkan.
SRM membantu perusahaan dan pemasok menciptakan komunikasi yang lebih terbuka sehingga lebih mudah menyelesaikan masalah, mendiskusikan pengembangan produk, atau merespons dinamika pasar secara bersama.
Menjamin Kualitas Barang dan Ketepatan Waktu Pengiriman
Melalui SRM, perusahaan dapat memastikan setiap supplier memenuhi standar kualitas dan jadwal pengiriman yang telah ditentukan.
Fungsi ini sangat penting dalam menjaga kepercayaan pelanggan, terutama untuk bisnis yang bergantung pada kecepatan dan konsistensi pengiriman. Evaluasi kinerja pemasok bisa dilakukan secara berkala agar kualitas tetap terjaga dan proses produksi tidak terganggu.
Mengelola Risiko dalam Rantai Pasok
SRM juga membantu perusahaan mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin muncul dari sisi pemasok, seperti keterlambatan bahan baku, ketidakstabilan harga, atau gangguan pasokan akibat bencana alam dan krisis global.
Adanya strategi mitigasi risiko melalui SRM, perusahaan bisa lebih siap menghadapi ketidakpastian, misalnya dengan menyiapkan alternatif pemasok atau menyusun perjanjian pasokan cadangan.
Mendorong Inovasi dengan Pemasok
Dalam banyak kasus, pemasok memiliki teknologi, sumber daya, atau ide baru yang bisa mempercepat proses inovasi produk dan layanan. Melalui SRM, perusahaan dapat melibatkan pemasok secara aktif dalam proses pengembangan produk atau perbaikan operasional.
Kolaborasi ini akan menghasilkan solusi yang lebih efisien, bernilai tambah tinggi, dan dapat meningkatkan daya saing di pasar.
Efisiensi Biaya dan Optimalisasi Anggaran
Hubungan yang baik dengan pemasok melalui SRM membuka peluang untuk negosiasi harga yang lebih kompetitif, potongan harga untuk pembelian dalam jumlah besar, atau kerja sama dalam sistem pembayaran yang lebih fleksibel.
SRM juga dapat menekan biaya tersembunyi seperti retur barang karena cacat, keterlambatan pasokan, atau kualitas yang tidak konsisten.
Baca Juga: Jurnal Retur Penjualan Beserta Jenis dan Contohnya
Mendukung Evaluasi dan Pemantauan Kinerja Pemasok
SRM biasanya didukung dengan penggunaan sistem atausoftware khusus untuk mencatat dan menganalisis performa pemasok secara berkala.
Data ini mencakup ketepatan pengiriman, kualitas produk, kecepatan respons terhadap komplain, hingga kepatuhan terhadap standar yang ditentukan.
Dengan data yang jelas dan terukur, perusahaan bisa mengambil keputusan yang lebih objektif terkait kerja sama jangka panjang dengan pemasok tertentu.
Tugas Supplier Relationship Management (SRM)
Dalam praktiknya, Supplier Relationship Management (SRM) memiliki dua tugas utama yang saling berkaitan, yaitu merancang strategi kerja sama dengan pemasok dan menerapkan strategi tersebut secara efektif.
Kedua tugas ini menjadi dasar agar hubungan dengan pemasok dapat berjalan lancar dan mendatangkan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan.
Merancang Strategi Pemasok
Langkah awal yang dilakukan perusahaan adalah menyusun perencanaan strategis agar kerja sama dengan para pemasok berjalan terarah dan efektif.
Perusahaan akan menyusun daftar prioritas berdasarkan barang atau jasa yang paling dibutuhkan selama periode tertentu, lalu mengidentifikasi vendor mana saja yang dapat memberikan nilai dan keuntungan lebih besar.
Catatan ini menjadi dasar dalam menentukan mitra strategis dan memastikan setiap kebutuhan operasional dapat terpenuhi dengan tepat.
Menerapkan Strategi Pemasok
Setelah strategi dirancang, tahap berikutnya adalah pelaksanaan kerja sama yang dituangkan dalam bentuk kontrak, baik bersifat sementara maupun jangka panjang.
Pihak perusahaan akan menunjuk tim atau individu yang bertanggung jawab untuk monitoring pelaksanaan strategi SRM, termasuk melakukan evaluasi terhadap hasil kerja sama yang telah dijalankan.
Selama proses ini, tidak jarang muncul tantangan, seperti keterbatasan biaya distribusi, fluktuasi ekonomi, hingga menurunnya komitmen dari salah satu pihak.
Pemahaman yang menyeluruh terhadap isi kontrak dan kesepakatan sangat diperlukan guna menjaga kesinambungan hubungan dengan pemasok.
Proses Supplier Relationship Management (SRM)
Untuk membangun dan menjaga hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan antara perusahaan dan pemasok, perusahaan perlu melalui beberapa tahapan sistematis dalam pelaksanaan SRM.
Setiap tahapan memiliki peran penting dalam memastikan pemasok mampu mendukung operasional bisnis secara optimal. Berikut ini beberapa tahapan umum dalam proses SRM.
Mengidentifikasi Pemasok Strategis
Langkah pertama adalah mengenali pemasok yang memiliki peran penting dalam rantai pasok perusahaan. Biasanya, mereka adalah penyedia bahan baku utama atau jasa pendukung yang secara langsung memengaruhi kualitas dan kelancaran operasional.
Identifikasi ini dilakukan dengan menganalisis seberapa besar kontribusi pemasok terhadap kelancaran dan hasil operasional perusahaan, serta seberapa besar risiko yang mungkin muncul jika kerja sama dengan pemasok tersebut dihentikan.
Menilai dan Memilih Pemasok
Setelah pemasok potensial dikenali, perusahaan harus melakukan proses evaluasi menyeluruh. Penilaian ini meliputi berbagai aspek seperti kualitas produk, kapasitas produksi, kestabilan finansial, reputasi, kepatuhan terhadap peraturan, dan kemampuan berinovasi.
Dari hasil evaluasi ini, perusahaan dapat memilih mitra yang paling sesuai dengan kebutuhan dan nilai perusahaan.
Menyusun dan Menyepakati Kontrak
Tahap selanjutnya adalah menyusun perjanjian kerja sama dalam bentuk kontrak formal. Isi kontrak biasanya mencakup harga, skema pembayaran, tenggat waktu, persyaratan pengiriman, dan standar mutu.
Kontrak juga sebaiknya mengakomodasi kemungkinan perubahan dan menyepakati mekanisme penyelesaian konflik yang bisa muncul selama kerja sama berlangsung.
Membangun Kemitraan yang Solid
Proses selanjutnya adalah hubungan perusahaan dan pemasok perlu dikembangkan menjadi kemitraan strategis.
Ini bisa dilakukan melalui komunikasi yang terbuka, pertemuan rutin, pembentukan tim kolaboratif, hingga penyelarasan visi dan tujuan jangka panjang. Hubungan yang kuat akan meningkatkan kepercayaan dan mempercepat proses inovasi bersama.
Implementasi dan Pemantauan Kinerja
Dalam tahap ini, perusahaan mulai mengimplementasikan kontrak dan memantau realisasi kerja sama secara berkala.
Pemantauan dilakukan berdasarkan indikator seperti ketepatan waktu pengiriman, tingkat kecacatan produk, kemampuan memenuhi permintaan mendadak, dan kepatuhan terhadap standar mutu serta etika. Pemantauan ini memungkinkan perusahaan bertindak cepat bila terjadi penyimpangan.
Evaluasi Berkala dan Memberikan Umpan Balik
Secara berkala, perusahaan perlu meninjau kinerja pemasok dan memberikan umpan balik (feedback) untuk perbaikan.
Evaluasi ini bisa dilakukan melalui penilaian scorecard pemasok, audit mutu, hingga forum diskusi. Tujuannya untuk membantu pemasok growth bersama perusahaan melalui perbaikan dan inovasi berkelanjutan.
Tantangan dalam Supplier Relationship Management (SRM)
Penerapkan Supplier Relationship Management (SRM) memang memberikan banyak manfaat, seperti kerja sama jangka panjang yang lebih baik, efisiensi biaya, dan peningkatan kualitas produk atau layanan.
Namun, untuk mencapai semua itu, perusahaan harus siap menghadapi berbagai tantangan. Tanpa kesiapan dan strategi yang tepat, pelaksanaan SRM bisa terhambat dan tidak optimal.
Berikut adalah beberapa tantangan utama dalam implementasi SRM yang perlu Anda ketahui.
Kompleksitas Rantai Pasok yang Tinggi
Makin besar skala bisnis, akan banyak pula pemasok yang terlibat dalam rantai pasok. Setiap pemasok memiliki kebijakan, sistem, dan budaya kerja yang berbeda.
Hal ini bisa menyulitkan proses koordinasi, komunikasi, dan pengawasan. Misalnya, ketika satu pemasok terlambat mengirim bahan baku, proses produksi di hilir pun akan terganggu.
Dalam kondisi ini, perusahaan harus bisa memantau seluruh rantai pasok secara real-time dan menjaga agar setiap pemasok tetap sesuai standar dan jadwal yang disepakati.
Baca Juga: Mengenal Jenis, Biaya Bahan Baku dan Sistem Pembeliannya
Perubahan Dinamis di Pasar dan Industri
Kondisi pasar yang berubah-ubah, seperti naik turunnya harga bahan baku, munculnya regulasi baru, atau pergantian tren konsumen, dapat memengaruhi kemampuan dan komitmen pemasok. Tanpa sistem SRM yang fleksibel, perusahaan akan kesulitan menyesuaikan diri.
Oleh karena itu, strategi SRM harus selalu diperbarui dan disesuaikan dengan kondisi terkini agar perusahaan tetap kompetitif dan hubungan dengan pemasok tetap stabil.
Ketergantungan pada Pemasok Tertentu
Banyak perusahaan yang memilih untuk bekerja sama dengan pemasok utama yang sudah dipercaya. Namun, terlalu bergantung pada satu atau dua pemasok bisa menimbulkan risiko besar.
Jika pemasok utama mengalami kendala operasional, bangkrut, atau gagal memenuhi permintaan, maka rantai pasokan perusahaan bisa terganggu secara signifikan. Kondisi ini juga dapat melemahkan posisi tawar perusahaan dalam hal negosiasi harga, kualitas, maupun waktu pengiriman.
Untuk mengatasi risiko ini, perusahaan perlu melakukan diversifikasi pemasok, yaitu menjalin kerja sama dengan lebih dari satu pemasok guna memastikan pasokan tetap stabil dan operasional bisnis tidak terhambat.
Keterbatasan Sumber Daya Perusahaan
Mengelola SRM memerlukan tim khusus yang memiliki kemampuan komunikasi, analisis, dan negosiasi yang baik. Selain itu, dibutuhkan juga sistem teknologi yang mendukung pelacakan data, performa pemasok, dan pengambilan keputusan.
Kurangnya Keahlian dan Pengetahuan Teknis
Implementasi SRM tidak cukup hanya dengan niat menjalin kerja sama yang baik. Dibutuhkan pengetahuan khusus mengenai pengelolaan risiko pasokan, evaluasi kinerja pemasok, penyusunan kontrak, hingga pemahaman terhadap peraturan perdagangan.
Tanpa keahlian tersebut, perusahaan akan kesulitan menyusun strategi SRM yang tepat. Investasi dalam pelatihan dan pengembangan SDM sangat diperlukan agar tim SRM mampu bekerja secara profesional dan terarah.
Sistem dan Teknologi yang Belum Terintegrasi
SRM yang efektif membutuhkan dukungan teknologi yang terhubung dengan sistem lain seperti manajemen gudang, pembelian, dan produksi. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem manual atau aplikasi yang tidak terintegrasi.
Hal ini menyebabkan proses SRM menjadi lambat, data mudah hilang, atau informasi tidak akurat. Akibatnya, pengambilan keputusan terhadap pemasok pun menjadi kurang tepat.
Solusinya adalah dengan mengadopsi software manajemen pemasok yang mendukung otomatisasi dan integrasi antar divisi.
Jika Anda ingin sistem manajemen pemasok yang lebih efisien dan minim hambatan, memanfaatkan digital tools. Penggunaan teknologi seperti software Supplier Relationship Management (SRM) akan membantu Anda dalam memantau kinerja pemasok secara real time, menyederhanakan proses komunikasi, serta meminimalisir kesalahan manual dalam pencatatan dan evaluasi.
Contoh Supplier Relationship Management (SRM)
Berikut adalah contoh implementasi Supplier Relationship Management (SRM) dalam perusahaan yang menunjukkan hubungan strategis dengan pemasok dapat memberikan nilai tambah.
Toyota dan Mitra Pemasok Otomotif
Toyota dikenal sukses menerapkan SRM dengan membangun kemitraan jangka panjang dan kolaboratif bersama pemasok komponen otomotif.
Toyota tidak hanya menjadikan pemasok sebagai penyedia barang, tetapi juga sebagai mitra dalam pengembangan inovasi dan peningkatan efisiensi produksi.
Melalui pendekatan seperti Toyota Supplier Support Center, perusahaan membantu pemasok meningkatkan kualitas, menekan biaya, dan mempercepat waktu produksi.
Procter & Gamble (P&G) dan Pemasok Bahan Baku
P&G menjalankan SRM dengan menjalin hubungan erat dan transparan bersama pemasok bahan baku utama. Mereka secara aktif melibatkan pemasok dalam proses perencanaan dan pengembangan produk, serta memberikan pelatihan untuk meningkatkan kualitas.
Dengan pendekatan ini, P&G mampu menjaga konsistensi produk sekaligus meningkatkan efisiensi dalam rantai pasok.
Unilever dan Praktik SRM Berkelanjutan
Unilever menjadi contoh nyata dalam penerapan Supplier Relationship Management (SRM) yang berfokus pada keberlanjutan. Perusahaan ini membangun kemitraan strategis dengan pemasok untuk menerapkan praktik pertanian yang ramah lingkungan dan etis, terutama dalam pengadaan bahan baku utama seperti minyak kelapa sawit dan teh.
Melalui pendekatan SRM, Unilever juga mendorong transparansi, traceability, dan komitmen jangka panjang yang selaras agar tujuan keberlanjutan perusahaan bisa tercapai.
Pendekatan ini membantu menjaga pasokan tetap aman sekaligus mendukung lingkungan dan masyarakat sekitar.
Kesimpulan
Supplier Relationship Management (SRM) adalah cara perusahaan membangun hubungan yang kuat dan saling menguntungkan dengan pemasok.
SRM yang efektif membantu perusahaan dapat memilih pemasok terbaik, menjaga komunikasi yang terbuka, dan menciptakan kerja sama jangka panjang yang mendukung inovasi serta efisiensi biaya.
SRM juga membantu mengurangi risiko gangguan pasokan dan menjaga kualitas produk tetap konsisten. Melalui pendekatan ini, perusahaan bisa lebih siap bersaing di pasar dan memastikan kelangsungan operasional bisnis dalam jangka panjang.
Nah, untuk memudahkan perusahaan Anda dalam melakukan manajemen supplier yang baik maka Anda bisa menggunakan software akuntansi ERP seperti MASERP yang bisa memudahkan pekerjaan tim.
MASERP bisa digunakan sebagai tools untuk membuat laporan keuangan, perhitungan harga produk, pencatatan pengeluaran, pembuatan dokumen (purchase request, purchase order, sales order, invoice, dll), manajemen multi gudang, dan masih banyak lagi fitur lengkapnya.
Produksi lancar, hubungan dengan supplier dan konsumen baik, manajemen keuangan pun bisa dengan mudah dipantau dengan data yang akurat dan real time.
Segera jadwalkan konsultasi dan demo produk MASERP dengan konsultan ahli kami, ceritakan kendala dan kebutuhan perusahaan Anda, dapatkan solusinya bersama MASERP. Free konsultasi! Klik gambar di bawah ini, ya!
