Di dalam sebuah perusahaan terlebih di bidang manufaktur, istilah stock take adalah kegiatan menghitung stok barang secara manual. Jika diartikan stock take adalah aktivitas menghitung stok barang secara fisik dengan cara mencocokannya barang dengan catatan stoknya yang bertujuan untuk menghindari kesalahan.
Akan tetapi, aktivitas stock take ini bisa bervariasi untuk setiap perusahaan manufaktur. Pasalnya, ada beberapa perusahaan yang melakukan stock take sekali atau dua kali per tahun.
Bahkan, ada juga perusahaan yang aktif melakukan stock take, misalnya setiap triwulan atau bulanan. Namun, adapun frekuensi jadwal yang dilakukan perusahaan tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Manfaat Stock Take
Selain memudahkan dan mengurangi risiko kesalahan data stock, berikut manfaat lainnya dari kegiatan stock take. Manfaat ini juga menjadi alasan-alasan mengapa perusahaan penting menerapkan kegiatan stock take secara reguler.
Mendeteksi Pencurian
Manfaat yang pertama dari stock take adalah mendeteksi pencurian. Bukan tidak mungkin, pencurian bisa saja terjadi dan menjadi kenyataan pahit. Bahkan, hal tersebut bisa mempengaruhi perbedaan jumlah inventaris. Jangankan masalah dari luar, terkadang tak jarang justru karyawan sendiri ikut terlibat dalam tindakan ini.
Meski begitu, bukan berarti kamu bisa benar-benar menghilangi tindakan pencurian di perusahaan kamu. Maka dari itu, dengan kegiatan stock take ini kamu bisa meminimalisir kegiatan pencurian.
Pasalnya, stock take adalah aktivitas yang bisa dijadikan sebagai katalis terlebih untuk melakukan peninjauan keamanan serta mengevaluasi karyawan yang bermasalah. Sehingga, intinya kegiatan ini akan menjadikan mereka, para karyawan sendiri, akan berpikir dua kali untuk melakukan pencurian.
Baca Juga: Mutasi Stock dan Bagaimana Cara Pembuatan Laporannya
Memastikan Bisnis dalam Memenuhi Target
Manfaat yang kedua dari stock take adalah bisa bantu memastikan bisnis untuk memenuhi targetnya. Pasalnya, dengan stock take, mungkin saja kamu menemukan beberapa perbedaan besar yang ada di laporan sehingga mungkin kamu menjalankan bisnis yang tidak sesuai dengan rencana.
Maka dari itu akan lebih baik jika kamu melakukan identifikasi lebih cepat, ketimbang harus mengulang prediksi penjualan di perusahaan kamu.
Memahami Produk Sendiri Secara Detail
Biasanya, pekerja di perusahaan mungkin tidak terlalu sering dalam memperhatikan produknya sendiri. Misalnya, produk mana yang lebih sering terjual hingga produk mana kurang laku.
Nah, di sini kegiatan stock take akan membantu kamu dalam melakukan hal tersebut sehingga kamu bisa memahami produk yang dijual lebih detail lagi.
Terlebih, produk yang kamu produksi tentu sangat banyak. Nah, jika produk-produk tersebut tersimpan di gudang selama berbulan-bulan atau tidak terjual cepat artinya produk tersebut tidak begitu laku atau diminati.
Dengan melihat di data dan produk fisiknya, kamu bisa mengurangi jumlah pemesanannya atau produksinya. Atau, kamu juga bisa melakukan strategi lain, seperti menjual produk yang ada di gudang tersebut dengan diskon.
Tips Melakukan Stock Take yang Tepat dan Efisien
Sangat berperan penting terlebih di dalam sebuah perusahaan, kira-kira bagaimana sih melakukan kegiatan stock take yang baik, sehingga hasilnya bisa efisien dan membuat penjualan di perusahaan jauh lebih efektif?
Ternyata, stock take tidak dilakukan begitu saja karena ada teknik atau tipsnya agar kegiatan tersebut berjalan dengan yang diharapkan. Pasalnya, dalam menjalankan stock take kamu memang harus mengeluarkan banyak energi karena memakan waktu yang cukup lama.
Tidak hanya itu, jika tidak dilakukan dengan profesional kegiatan ini bahkan bisa menyebabkan frustasi. Sehingga, memungkinkan adanya human error ketika melakukan perhitungan stock.
Hal ini mungkin sering terjadi, misalnya kesalahan dalam melakukan perhitungan stock barang yang berlebihan atau kekurangan. Daripada hasilnya salah dan bisa merugikan perusahaan, yuk intip tips ampuh dalam melakukan stock take berikut ini:
Bisnis Memenuhi Target
Tips stock take yang pertama adalah memastikan kembali bahwa bisnis yang kamu jalankan memenuhi target. Pasalnya jika kamu menemukan adanya perbedaan besar di dalam laporan stock take yang sudah dibuat kemungkinan bisnis tersebut tidak sesuai dengan rencana awal. Nah, jika hal tersebut terjadi, segera lakukan identifikasi sehingga kamu tidak harus mengulangi prediksi penjualan bisnis.
Memahami Produk Secara Seksama
Selanjutnya, kamu harus memahami produk sendiri secara detail. Sama seperti manfaatnya, dalam melakukan stock take barang kamu juga wajib memahami produk dengan seksama.
Seperti produk mana yang lebih sering dibeli atau laku dan mana yang tidak dibeli. Dengan melakukan stock take secara rutin (sesuai kebutuhan perusahaan) maka kamu bisa mengetahui hal tersebut dan langsung bisa melakukan strategi lain untuk produk yang kurang laku tersebut.
Tentukan Waktu Stock Take dengan Tingkat Gangguan Rendah
Tips yang selanjutnya dari stock take adalah menentukan waktu serta tanggalnya karena hal tersebut ternyata penting dan bisa sangat berpengaruh untuk meminimalisir dampak dari kegiatan stock take tersebut pada kegiatan bisnis kamu.
Salah satu pengaruhnya adalah seperti bisa merusak laba hingga membuat gangguan yang tidak diperlukan. Selain itu, umumnya perusahaan juga akan melakukan stock take di luar jam kerja. Akan tetapi, kamu juga bisa melakukannya ketika siklus penjualan perusahaan sedang terjadi perlambatan.
Ketersediaan Alat Pendukung
Tips yang keempat stock take adalah memastikan bahwa perusahaan memiliki alat pendukung, untuk melakukan kegiatan yang berhubungan dengan stock. Bahkan, hal tersebut juga bagian dari prosedur perencanaan.
Selain itu, kamu sebagai manajemen atau pimpinan perusahaan harus mampu memastikan bahwa setiap anggota tim yang ada di seluruh divisi memiliki alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Selain memudahkan perusahaan, rutin membuat catatan yang rinci terkait stok juga akan memudahkan divisi mereka sendiri karena mereka lebih mudah mengetahui deskripsi item beserta nomor serinya, unit penyimpanan stok atau SKU, dan berbagai dokumen lainnya.
Adapun berbagai alat untuk bantu kegiatan stock take bisa disiapkan mulai pulpen, kalkulator, papan klip, timbangan, pemindai genggam, perangkat seluler, dan lainnya. Namun, peralatan juga bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan sehingga mungkin saja berbeda.
Menentukan Metode Perhitungan yang Jelas
Di dalam perusahaan terlebih manufaktur tentunya memiliki gudang besar yang dipenuhi dengan berbagai macam stok barang.
Nah, di dalam gudang tersebut perusahaan akan menyimpan barang mulai dari barang skala kecil dengan beberapa jenis stok. Jika kamu ingin stock take berhasil, maka kamu perlu menentukan tingkat skala persediaan sebagai metode yang akan digunakan. Pasalnya, hal tersebut bisa mempermudah proses menghitung stok.
Tidak hanya dalam satu divisi, kamu dan tim lain juga harus ikut menentukan metode perhitungan tersebut, sekaligus urutannya. Metode perhitungannya mungkin seperti menghitung dengan arah yang sama, yakni dari kiri ke kanan, ataupun atas ke bawah. Sehingga, tidak ada kesalahan saat membuat laporan stock.
Update Stok Secara Cermat
Tips yang terakhir adalah update stock secara cermat, di mana ketika kamu sudah yakin dengan perhitungan stock tersebut secara keseluruhan, maka selanjutnya kamu bisa melakukan pembaruan level stok di seluruh catatan ataupun database perusahaan.
Nah, di sini lah menjadi dasar dalam kebenaran baru terkait stock barang. Sehingga, kamu dan tim bisa mempertimbangkan berbagai keputusan terbaik dengan berdasarkan apa yang tersedia di gudang.
Kesimpulan
Jadi sudah tahu bukan, apa itu stock take? Tidak hanya perusahaan manufaktur, perusahaan bidang lainnya pun bisa melakukan kegiatan ini. Karena di balik itu, terdapat keuntungan yang didapatkan sebuah perusahaan. Kamu juga bisa mengetahui tips dalam melakukan stock take yang sukses.
Seperti yang sudah dibahas juga, bahwa kegiatan stock take adalah kegiatan yang tidak terpaku pada satu metode atau rangkaian saja, kegiatan tersebut juga bisa dikembangkan dari waktu ke waktu untuk menghasilkan proses yang bisa lebih efisien.
Nah, jika kamu mengalami kesulitan terlebih dalam proses stock, kamu bisa menggunakan software akuntansi modern seperti MASERP. Jika stock take bisa dilakukan secara manual mengapa tidak bisa dilakukan secara modern yang lebih praktis?
Kamu bisa melakukan berbagai perhitungan, manajemen persediaan, hingga melakukan stock take yang baik dengan bantuan MASERP.
MASERP juga bisa dicustom sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga kamu dan seluruh tim di perusahaan kamu bisa menggunakannya dengan mudah, praktis, cepat, dan akurat.
Baca Juga: Mengenal Stock Opname Beserta Tujuan, Fungsi dan Langkahnya
