Penting bagi sebuah bisnis untuk memiliki pengelolaan dan pencatatan keuangan yang tepat dan akurat. Hadirnya software keuangan dapat menjadi pertimbangan para pemilik bisnis untuk menggunakannya dalam kegiatan operasional. Banyak keuntungan yang akan dirasakan oleh bisnis yang menggunakan software ini, antara lain dapat membuat berbagai proses bisnis menjadi lebih efisien dan terotomatisasi, database perusahaan terpusat, menghindari double input dan human error, dan masih banyak lagi.
Lalu, fitur apa saja yang wajib ada di software akuntansi? Lebih baik mana, membeli dengan sistem perpetual atau subscription? Temukan jawabannya di bawah ini!
Fitur Wajib di Software Keuangan
Account Receivable
Di software keuangan MASERP, Anda dapat melihat informasi mengenai daftar faktur yang belum dibayar (piutang) dan Anda dapat menjaga cash flow dengan membayar dari tanggal terlama terlebih dahulu untuk mengurangi jumlah total uang terutang ke perusahaan Anda.
Jangan sampai pembayaran piutang telat, karena fitur collector reminder akan menangani kelalaian ini. Sebaiknya antara Anda dan pelanggan memiliki perjanjian tenggat waktu pembayaran faktur, dan jangan lupa input ke dalam software untuk bisa dicek secara berkala.
Ketika ada customer yang membeli secara kredit dan memberikan uang muka terlebih dahulu, Anda bisa mencatatnya di fitur uang muka dan memberikan bukti terima kas kepada mereka sebagai transaksi sah.
Account Payable
Account payable atau lebih dikenal utang dagang merupakan utang yang dimiliki perusahaan karena terjadi transaksi pembelian barang dari supplier dengan cara kredit, atau dengan pembayaran uang muka terlebih dahulu. Biasanya, pelunasan pembayaran terjadi ketika barang sudah diterima perusahaan.
MASERP memiliki fitur kredit limit dimana Anda bisa menentukan kredit limit yang akan diberikan ke pemasok (supplier) dan menghindari telat pembayaran dari jatuh tempo yang sudah ditentukan.
Banyak supplier yang melakukan pembayaran dengan uang muka? Anda bisa menggunakan fitur uang muka supplier untuk mencatatnya saat mereka purchase order (PO) dan Anda bisa memberikan bukti terima kas dari software secara digital maupun tercetak di kertas.
Multi Currency
Banyak bisnis yang khawatir apakah software keuangan yang mereka beli dapat memfasilitasi transaksi ekspor dan impor mereka dengan mata uang asing. Kekhawatiran Anda dapat dihindari dengan penggunaan fitur multi currency di MASERP. Anda bisa melacak perolehan keuntungan dan kerugian dari 160 mata uang internasional secara otomatis.
Tidak perlu menghitung manual, Anda dapat mengirimkan faktur penjualan, purchase order dan purchase quotation ke 160 mata uang asing dan mencatatnya Rupiah di hari transaksi berlangsung.
Seluruh transaksi yang terjadi dalam mata uang asing akan otomatis terkonversi menjadi Rupiah dan tercatat juga di jurnal. Begitu juga dengan cash yang dimiliki, utang dan piutang dapat dikonversi ke Rupiah untuk pelaporan bisnis. Anda bisa mengetahui keuntungan dan kerugian setiap akhir bulan dengan metode akrual.
Laporan Keuangan
Bagi sebuah bisnis, laporan keuangan adalah hal yang krusial karena dibutuhkan oleh banyak pihak dari owner, manajemen, investor bahkan pemerintah untuk mengetahui besaran pajak yang dibebankan ke perusahaan Anda.
Penggunaan software keuangan dalam sebuah bisnis dapat membantu membuat laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku. Selain itu juga dapat mencegah kesalahan hitung dan menghemat waktu karyawan untuk menyiapkan laporan yang perlu diberikan ke atasan.
Bahkan informasi yang tersaji di laporan keuangan dapat dilihat secara real time, Anda tidak perlu menunggu akhir bulan atau akhir periode akuntansi untuk memantau anggaran dan melihat performa bisnis.
MASERP memiliki 300+ laporan siap cetak dan dapat disesuaikan dengan default bisnis Anda. Semua laporan tersebut bisa menjadi perbandingan antar waktu yang dipilih, dengan begitu Anda bisa membuat strategi dan keputusan bisnis yang lebih baik.
Baca Juga: Membuat Laporan Keuangan Anti Ribet
Inventory Management
Salah satu kunci bertahannya bisnis selain dapat bersaing di pasar adalah dapat membuat pelanggannya puas dan senang. Dan cara yang bisa dilakukan untuk membuat pelanggan senang adalah memastikan stok barang selalu tersedia di pasar.
Ini bukan hal yang mudah bagi banyak bisnis, terutama jika masih menggunakan cara manual dalam pencatatan persediaan barangnya. Bayangkan Anda harus mencatat ribuan persediaan secara manual di banyak gudang! Pasti pusing!
Pembelian persediaan barang di gudang pun perlu direncanakan dari segi jumlah anggaran dan jumlah barangnya, jangan sampai Anda malah rugi karena stok terlalu banyak dan tidak dapat terjual ke pasar. Anda dapat melihat history pembelian persediaan dan pergerakan barang di waktu tertentu untuk meramalkan kondisi di kemudian hari.
Kalau sebelumnya kita sudah membahas fitur multi currency, di MASERP juga memiliki fitur multi gudang dimana Anda bisa melacak persediaan barang yang ada di semua gudang di berbagai lokasi. Jadi, Anda tidak perlu membeli software untuk tiap gudang, ini akan membuat anggaran membengkak.
Software keuangan MASERP memiliki fitur quantity minimum dimana para user akan mendapatkan warning kalau persediaan fisik barang menipis atau sudah mencapai jumlah minimum yang diset di awal. Fitur stock opname di MASERP membantu memastikan angka di sistem memiliki kesamaan dengan jumlah barang fisik di gudang.
Fitur serial number dan batch number dipakai untuk menghindari produksi double yang membuat persediaan di luar rencana, dan juga dapat digunakan untuk melacak expiry date.
Untuk menghemat waktu para staff gudang, MASERP didukung dengan barcode scanner untuk menginput data penerimaan barang di gudang, penjualan barang dan surat jalan.
Penjualan
Salah satu sumber pendapatan dari sebuah bisnis adalah karena ada penjualan, baik itu barang maupun jasa. Jadi, fitur penjualan atau sales pun harus menjadi fitur wajib di software keuangan. Fitur penjualan dapat memudahkan Anda dalam mencatat dan mengelola penjualan, leads dan pelanggan Anda, serta pelaporannya yang bisa dijadikan sebagai bahan pembuat keputusan di masa mendatang.
Setiap perusahaan biasanya memiliki sistem berbeda dalam pemberian komisi kepada para salesmannya. Di software MASERP, Anda bisa memberikan komisi tersebut berdasarkan persentase target penjualan atau dengan komisi per item (dalam persentase atau nilai).
Fitur sales order membantu para sales untuk memantau pesanan mana yang sudah dibuat dan barang mana yang sudah dikirim atau belum ke pelanggan. Ini merupakan cara untuk membuat pelanggan bahagia, pesanan bisa tepat waktu sampai di tangan pelanggan.
Salah satu poin penting dari penggunaan software untuk bisnis adalah semua proses bisnis dapat terotomatisasi. Software keuangan MASERP dapat otomatis mengurangi persediaan barang di gudang ketika ada surat jalan. Begitu pun dengan piutang, saat sales invoice keluar maka piutang akan otomatis bertambah. MASERP juga dapat terintegrasi dengan aplikasi point of sales untuk toko retail Anda.
Baca Juga: ERP Retail: 8 Fitur ERP yang Dibutuhkan Bisnis Retail
Pembelian
Setiap barang, baik itu barang jadi maupun bahan baku yang dimiliki perusahaan pasti diperoleh dari pembelian dari supplier. Segala jenis pembelian yang menggunakan uang perusahaan tentu saja harus dicatat dengan baik. Transaksi pembelian pun sangat erat dengan istilah purchase quotation (PQ) dan purchase order (PO).
Fitur PQ di MASERP membantu Anda mendapatkan harga terbaik dari supplier karena dapat membandingkan harga antar supplier. Kalau sudah didapatkan harga terbaik, Anda bisa melanjutkan ke tahap PO.
Kalau barang sudah diterima oleh Anda maka akan otomatis jumlah persediaan di gudang bertambah. Jumlah cash juga bertambah ketika menerima invoice pembelian.
Setiap pembelian yang diajukan oleh karyawan dapat diapprove berdasarkan nilai dengan fitur multi level approval.
Aset Tetap
Aset tetap merupakan aset berwujud fisik yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan dan memiliki masa manfaat ekonomi lebih dari satu periode akuntansi. Aset tetap tidak diperuntukkan untuk dijual kembali. Fitur fixed asset di software MASERP membantu perusahaan dalam mengelola dan menghitung aset tetap secara akurat dan otomatis.
Aset perusahaan seperti mesin produksi, kendaraan bermotor dan lain sebagainya dapat dicatat di master fixed asset dengan catatan pelengkap seperti merk, spesifikasi dan penanggung jawabnya. Penyusutan aset dapat dihitung secara otomatis di MASERP dengan menggunakan metode straight line atau declining balance (sesuai standar PSAK).
Bahkan, Anda bisa mencatat biaya perawatan untuk setiap aset tetap perusahaan agar tersaji di laporan nantinya.
Pembelian Perpetual atau Subscription?
Sebagian besar vendor software keuangan menawarkan pembayaran dengan dua cara yaitu secara perpetual license dan subscription. Apa bedanya? Untuk perpetual license, Anda hanya perlu membayar satu kali saja di awal pembelian software. Mungkin beberapa vendor akan mengenakan biaya maintenance yang biasanya meliputi update software, perbaikan software, customer support dan lain-lain.
Sedangkan cara pembayaran kedua adalah subscription. Dengan cara ini, Anda perlu membayar sewa software keuangan setiap bulan atau setiap tahun tergantung vendor software. Harga subscription yang perlu dibayarkan per bulan atau per tahun ini pun nilainya sangat variatif, tergantung dari fitur yang ditawarkan dan jumlah user. Semakin minim fiturnya, harganya pun semakin murah.
Mana yang lebih baik? Bagi bisnis berskala kecil atau UMKM mungkin akan lebih cocok dengan cara pembayaran subscription karena proses bisnisnya masih dapat dihandle dengan fitur yang standar dan anggaran yang masih terbatas.
Tetapi untuk bisnis yang sudah berskala menengah dan besar, proses bisnisnya semakin kompleks dan transaksi hariannya sangat banyak, jadi mungkin anggaran untuk sekali bayar di awal menjadi pilihan yang tepat.
Berinvestasi di software keuangan terkadang masih underrated, padahal implementasi software juga dapat meningkatkan ROI (return on investment) bisnis Anda.
MASERP sendiri memiliki pembayaran dengan cara perpetual license, sudah banyak perusahaan dari berbagai industri berinvestasi dan mempercayakan MASERP sebagai solusi untuk membuat proses bisnis menjadi lebih efisien. Setiap tahunnya ada biaya maintenance untuk mendapatkan layanan training, update software, fixed bug, dan customer support setiap hari kerja.
Baca Juga: 5 Contoh Software Akuntansi Beserta Harga
Kesimpulan
Fitur yang wajib ada di software keuangan antara lain account payable, account receivable, multi currency, laporan keuangan, penjualan, pembelian, inventory management, dan aset tetap. Ketika membeli software, Anda biasanya dihadapkan dengan dua pilihan antara mmebeli secara perpetual (beli putus) atau subscription, tergantung dari perusahaan Anda dan ketersediaan budget.
Membeli software untuk bisnis memang memerlukan investasi yang tidak murah, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik.
MASERP dapat dipasang di server kantor atau di cloud. Kelebihan pemasangan di server kantor, Anda bisa menggunakan program walaupun internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda dan dapat juga diintegrasi dengan software lain. Biarkan software yang beradaptasi dengan bisnis flow Anda, bukan Anda yang mengikuti flow software.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan dan booking demo software dengan konsultan ahli kami sekarang. Gratis!