Proses pengumpulan data dan pelacakan aset perusahaan bukan hal yang mudah, tetapi itu hal penting yang perlu dilakukan. Ketika semua aset perusahaan dikelola di dalam sebuah software asset management, informasi di dalamnya akan terintegrasi dengan departemen lain.
Selain itu, banyak manfaat yang akan Anda rasakan seperti pekerjaan menjadi efisien karena tidak perlu double input jurnal, meminimalisir human error karena salah perhitungan, scalable, keamanan data, patuh aturan PSAK dan perpajakan, dan masih banyak lagi.
Apakah Anda sedang mencari software untuk mengelola aset perusahaan? Berikut ini rekomendasi software asset management beserta fitur di dalamnya!
Pengertian Software Asset Management
Software asset management merupakan sistem yang membantu Anda mencatat dan mengelola siklus hidup setiap aset perusahaan sejak pertama kali digunakan sampai tidak dipakai lagi, termasuk history penggunaannya.
Software asset management membantu Anda menyamakan jumlah aset tetap yang ada dengan data di sistem dengan mudah, penanggung jawab aset beserta lokasi aset.
Tracking aset merupakan proses pelacakan lokasi aset perusahaan, sering disebut juga dengan manajemen aset. Tujuan utama tracking aset adalah untuk menghindari kehilangan dan pencurian aset, mendapatkan informasi bisnis yang valuable serta membuat operasional menjadi lebih maksimal dan efisien.
Pencatatan dan tracking aset dengan cara manual di kertas tentu saja akan lebih banyak memiliki kekurangan karena karyawan Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari data aset, ini dapat mengakibatkan produktivitas menurun dan pemborosan tenaga kerja.
Penggunaan spreadsheet untuk mengelola aset bisnis juga memiliki kekurangan karena ketika diakses banyak karyawan dan menginput informasi yang sama, kemungkinan akan ditemui double data sehingga pelacakan aset menjadi tidak efisien.
Penggunaan cara manual memang sebaiknya segera ditinggalkan, agar proses kerja menjadi lebih produktif dan efisien sebaiknya perusahaan Anda segera melakukan pengelolaan aset tetap menggunakan software asset management.
Pernahkah Anda mendengar istilah software ERP? Software ERP merupakan sistem yang memiliki berbagai modul atau fitur yang saling terintegrasi antar departemen di perusahaan. Misalnya ketika departemen penjualan atau pembelian melakukan transaksi, maka secara otomatis akan terintegrasi dengan data di inventory yang akan berkurang atau bertambah.
Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi menginput jurnal secara manual dan mencari tim departemen lain untuk meminta data.
Nah, beberapa modul yang ada di software ERP umumnya terdiri dari keuangan dan akuntansi, penjualan, pembelian, persediaan barang, warehouse dan aset tetap.
Beberapa keuntungan yang dapat Anda peroleh ketika mengimplementasikan software ERP adalah hemat anggaran karena tidak perlu membeli software untuk tiap departemen, adanya transparansi data, keamanan data karena dapat diset hak akses pengguna, database terpusat, dan masih banyak lagi.
Baca Juga: Lengkap! Harga dan Fitur 7 Software ERP Terbaik Indonesia
MASERP: Fitur Software Asset Management Andalan Banyak Perusahaan
Sebelum Anda melakukan transaksi pembelian dan penjualan aset di MASERP, tentu saja Anda perlu menginput semua daftar aset yang dimiliki oleh perusahaan. Ketika menambah daftar aset, Anda dapat menentukan fixed asset yang dimiliki sebagai saldo awal atau tidak.
Apabila aset tersebut sebagai saldo awal, maka Anda tidak perlu menginput transaksi pembelian fixed asset. Di master ini pun, Anda juga dapat menentukan aset-aset yang tidak mengalami penyusutan.
Informasi yang perlu diisi ketika menambah master asset terdiri dari kode aset, nama aset, spesifikasi, merk, tanggal pembelian aset, tanggal mulai susut, harga beli aset, status (aktif atau non-aktif), metode penyusutan (straight line dan declining balance), kelompok aktiva (fiskal dan komersial), kode golongan (bangunan dan bukan bangunan), aturan penyusutan dan lokasi aset.
Pada data aturan penyusutan sudah tersedia berbagai jenis aset berdasarkan masa manfaat beserta nilai tarif susut dan masa susut. Semua aset aktif akan mengalami penyusutan otomatis di akhir bulan.
Pada fitur Daftar Jurnal Fixed Asset, Anda dapat melihat semua daftar jurnal yang termasuk jurnal saldo awal, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal biaya. Daftar jurnal aset tetap dapat berupa saldo awal dan modal disetor. Saldo awal merupakan saldo akhir dari tahun lalu, sedangkan modal disetor merupakan penambahan modal.
Selanjutnya, di fitur Daftar Master Aktiva Tetap Dept Rule akan membantu Anda mengelompokkan jenis aset tetap yang dimiliki apakah termasuk kode golongan bukan bangunan dan bangunan beserta kelompok aktiva fiskal (pemerintah) atau komersial.
Di kelompok fiskal, hanya boleh diedit tetapi tidak boleh dihapus. Sedangkan untuk aset dengan kelompok komersial, Anda dapat menghapus dan mengeditnya.
Setelah menginput semua master dan setting yang berhubungan dengan aset tetap perusahaan, selanjutnya Anda dapat melakukan transaksi. Ketika membeli aset, maka Anda perlu menginput aset tetap yang akan dibeli di Master Fixed Asset.
Di firur Pembelian Aset, Anda dapat memilih supplier, tanggal transaksi, nomor transaksi, syarat bayar, tanggal jatuh tempo pembelian aset tetap, alamat pengiriman, jurnal yang sudah dibuat di Jurnal Fixed Asset, diskon (dalam bentuk persen, Rupiah maupun global untuk keseluruhan barang).
Di fitur Penjualan Aset Tetap, Anda dapat menginput customer yang sudah terotomatis mengambil data dari Master Daftar Customer, departemen, auto number, nomor transaksi, tanggal transaksi, syarat bayar, tanggal jatuh tempo, salesman, alamat pengiriman, kode aset, harga jual, discount beserta informasi PPN.
Untuk mencatat biaya perawatan di setiap aset tetap, Anda bisa melakukan trackingnya di fitur Biaya Fixed Asset. Selain itu, Anda juga dapat melihat history pemakaian dan karyawan yang bertanggung jawab pada aset tetap tersebut.
Selain berfungsi sebagai tempat menyimpan data dan transaksi aset, software asset management seharusnya juga memfasilitasi laporan agar dapat menjadi bahan analisa dan pembuat keputusan yang tepat untuk perusahaan di periode akuntansi berikutnya.
MASERP pun menyediakan laporan aset tetap, Anda dapat melihat dan mencetak laporan daftar aset tetap yang dimiliki perusahaan, penyusutan aset tetap bulanan, rincian kartu aset, pembelian aset tahun ini dan biaya aset tetap.
Kesimpulan
Software asset management merupakan sistem yang membantu Anda mencatat dan mengelola siklus hidup setiap aset perusahaan sejak pertama kali digunakan sampai tidak dipakai lagi, termasuk history penggunaannya.
Software ini membantu Anda menyamakan jumlah aset tetap yang ada dengan data di sistem dengan mudah, penanggung jawab aset beserta lokasi aset.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan mahal, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan segala proses bisnis.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, dimana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
