RACI matrix telah lama menjadi tools yang populer di manajer proyek di seluruh dunia dan digunakan untuk memperjelas peran dan tanggung jawab karyawan untuk setiap tugas, pencapaian, serta keputusan yang terjadi di seluruh proyek. Chart ini dirancang untuk memastikan komunikasi yang jelas dan alur kerja yang lancar di semua bagian tim. Ketahui mengenai matrix ini dari mulai pengertian, kapan waktu yang tepat untuk menggunakan, pro dan kontra, serta contoh dan cara pembuatannya di bawah ini!
Apa Itu RACI Matrix?
RACI chart disebut juga RACI matrix adalah jenis matrix tanggung jawab atau responsibility assignment matrix (RAM) dalam manajemen proyek. RACI merupakan singkatan dari responsible, accountable, consulted dan informed. Dalam praktiknya, ini adalah spreadsheet atau tabel sederhana yang mencantumkan semua stakeholders dalam suatu proyek dan level keterlibatan mereka dalam setiap tugas, dilambangkan dengan huruf R, A, C atau I. Setelah peran ini ditentukan, tugas dapat dikaitkan dengan peran pekerja lalu pekerjaan dapat dimulai.
Responsible (Bertanggung Jawab)
Responsible atau bertanggung jawab menunjukkan hal yang ditugaskan langsung ke seorang pekerja (atau sekelompok orang). Pihak yang bertanggung jawab adalah yang melakukan pekerjaan untuk menyelesaikan tugas atau membuat kiriman. Setiap tugas harus memiliki setidaknya satu orang yang bertanggung jawab atau beberapa orang. Pihak yang bertanggung jawab biasanya berada di tim proyek dan biasanya developer atau creators lainnya.
Accountable
Orang accountable di dalam RACI mendelegasikan dan meninjau pekerjaan yang terlibat dalam sebuah proyek. Tugas mereka adalah memastikan orang atau tim yang bertanggung jawab mengetahui ekspektasi proyek dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Setiap tugas seharusnya hanya memiliki satu orang yang bertanggung jawab dan tidak lebih. Pihak yang bertanggung jawab biasanya berada di tim proyek, biasanya memiliki peran pemimpin atau dari pihak manajemen.
Consulted
Pihak consulted dalam RACI matrix harus dapat memberikan masukan dan feedback mengenai pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah proyek. Mereka memiliki kepentingan dalam hasil proyek karena dapat mempengaruhi pekerjaan mereka saat ini atau di waktu mendatang.
Manajer proyek dan tim harus berkonsultasi dengan stakeholders sebelum memulai tugas untuk mendapatkan masukan mengenai kebutuhan mereka, begitu juga selama pekerjaan dan penyelesaian tugas untuk mendapatkan feedback hasil kerja.
Tidak setiap tugas atau pencapaian memerlukan pihak consulted, tetapi manajer proyek harus mempertimbangkan semua stakeholders saat membuat RACI dan menyertakan sebanyak mungkin pihak consulted. Tetapi, Anda harus membatasi ini hanya pada input yang diperlukan. Misalnya, satu pihak consulted per tim yang dapat memberi pengaruh umumnya dianggap sebagai praktik terbaik untuk menghindari proses kerja yang terhambat dengan terlalu banyak masukan yang diterima.
Pihak consulted dapat berupa individu dalam tim proyek yang tidak mengerjakan tugas tertentu tetapi pekerjaannya berpengaruh pada hasil. Consulted juga sering menjadi rekan di luar tim proyek, bahkan di departemen yang berbeda yang pekerjaannya akan dipengaruhi oleh hasil proyek.
Informed
Orang-orang informed perlu diikutsertakan ke dalam kemajuan proyek tetapi tidak menjadi tempat konsultasi atau dibebani dengan perincian tiap tugas. Mereka perlu tahu apa yang terjadi karena hal itu dapat mempengaruhi pekerjaan mereka, tetapi mereka bukan pengambil keputusan dalam proses kerja.
Pihak-pihak informed biasanya berada di luar tim proyek dan seringkali di departemen yang berbeda. Mereka mungkin termasuk leader atau direktur tim yang terkena dampak dan kepemimpinan senior di sebuah perusahaan.
Baca Juga: Gantt Chart Adalah Tools Penting dalam Project Management
Kapan Harus Menggunakan RACI Matrix?
Framework RACI akan digunakan hampir di semua proyek, beberapa tim mungkin akan lebih merasakan manfaat dari penggunaan matrix ini. Misalnya, dalam membuat artikel ini bahwa saya adalah pihak yang bertanggung jawab, karena saya melakukan pekerjaan menulis. Kemudian editor bertanggung jawab untuk mereview pekerjaan. Mereka mungkin telah berkonsultasi dan memberi tahu orang lain di sekitar mereka, seperti managing editor dan SEO specialist.
Tapi mungkin proyek ini cukup sederhana karena hanya membutuhkan beberapa langkah dan melibatkan sedikit stakeholders. RACI chart yang sifatnya formal berguna untuk proyek yang kompleks dan tahan lama, serta mencakup banyak stakeholders, tugas dan pencapaian, terutama jika pekerjaan tumpang tindih (overlapping).
Contohnya, desain ulang website perusahaan akan membutuhkan tim desain, copywriting dan developer untuk mengerjakan tugas secara bersamaan. Setiap tugas akan mempengaruhi pekerjaan dalam hal penjualan, marketing, keuangan dan business development. Perubahan struktural, jadwal dan biaya yang besar akan membutuhkan input dan persetujuan dari manajemen senior.
Dalam proyek yang begitu kompleks, kebutuhan yang sifatnya mudah akan diabaikan dan membutuhkan persyaratan untuk beberapa hal khusus. Manajer proyek biasanya membuat RACI chart untuk mengantisipasi kehilangan detail penting pekerjaan dan tugas, serta memastikan komunikasi yang jelas di semua proyek.
Baca Juga: 5 Tahapan Project Management yang Perlu Diketahui
Pro dan Kontra RACI
Dari perspektif manajemen proyek, menggunakan RACI matrix pada proyek jauh lebih besar manfaatnya daripada kerugian yang dialami dalam banyak kasus. Karena itulah, tim harus menyadari investasi di awal untuk membuat RACI chart dan perannya dalam proyek.
Pro
- Menjaga komunikasi yang jelas dan terbuka dengan semua stakeholders.
- Mengantisipasi anggota tim yang kewalahan dengan tugas atau informasi yang tidak perlu.
- Menghindari terlalu banyak pihak yang menawarkan input pada tugas apa pun.
- Membantu stakeholders mempersiapkan dampak proyek di waktu mendatang terhadap pekerjaan mereka.
Kontra
- Menghabiskan waktu yang tidak perlu untuk membuat bagan untuk proyek sederhana.
- Perannya kaku dan mungkin tidak sepenuhnya menggambarkan kepentingan anggota tim dalam sebuah proyek.
- Stakeholders akan bingung jika tidak memahami perbedaan di antara istilah-istilah RACI.
- Hanya formalitas dan buang-buang waktu jika tidak ada yang mereferensikannya setelah disetujui.
Cara Membuat RACI Matrix
Proses sederhana untuk membuat model RACI mencakup enam langkah berikut:
- Identifikasi semua tugas yang terlibat dalam pelaksanaan proyek dan buat daftarnya di sisi kiri chart dalam urutan penyelesaian. Untuk proyek IT, hal ini paling efektif diatasi dengan memasukkan langkah-langkah PLC (programmable logic controllers) dan hasil kerja.
- Identifikasi semua stakeholders proyek dan daftarkan mereka di bagian atas chart.
- Lengkapi kolom yang mengidentifikasi siapa yang memiliki tanggung jawab, akuntabilitas, siapa yang akan dikonsultasikan dan diinformasikan untuk setiap tugas.
- Pastikan setiap tugas memiliki setidaknya satu stakeholder yang bertanggung jawab untuk itu.
- Tidak ada tugas yang harus memiliki lebih dari satu pemangku kepentingan. Menyelesaikan setiap konflik di mana ada lebih dari satu untuk tugas tertentu.
- Share, diskusikan dan setujui RACI tersebut dengan stakeholders di awal proyek. Kegiatan ini termasuk menyelesaikan setiap konflik atau hal-hal yang masih bersifat ambigu.
Kesimpulan
RACI merupakan singkatan dari responsible, accountable, consulted dan informed. Dalam praktiknya, ini adalah spreadsheet atau tabel sederhana yang mencantumkan semua stakeholders dalam suatu proyek dan level keterlibatan mereka dalam setiap tugas, dilambangkan dengan huruf R, A, C atau I. Manajer proyek biasanya membuat RACI chart untuk mengantisipasi kehilangan detail penting pekerjaan dan tugas, serta memastikan komunikasi yang jelas di semua proyek.
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi proyek Anda dengan sistem otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM. Menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan seluruh fungsi bisnis perusahaan Anda.
MASERP memiliki fitur Project Costing yang di dalamnya memudahkan Anda membuat laporan laba rugi per proyek (tidak digabungkan dengan general ledger), menganalisa pengeluaran proyek antara anggaran awal dan realisasinya serta melacak penagihan proyek seperti nilai kontrak dan nominal (yang belum dan sudah tertagih)
Anda memiliki bisnis multi company, multi cabang, multi gudang dan multi currency? Jangan khawatir, MASERP dapat memfasilitasi itu semua tanpa perlu membayar biaya lagi. Anda dapat memonitor tiap cabang dan gudang hanya di satu sistem, pelaporannya pun dapat dibedakan.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan flow bisnis perusahaan Anda. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP, segera konsultasikan kebutuhan perusahaan beserta kendalanya dengan konsultan ahli kami sekarang! Gratis!
