Dalam kegiatan jual beli terutama dalam business to business (B2B), quotation adalah dokumen yang tidak asing lagi. Dokumen biasanya diberikan ke pembeli sebelum mereka resmi membeli barang atau jasa yang Anda jual. Dengan adanya quotation, pembeli tidak akan mendapatkan kenaikan harga mendadak dari penjual. Setelah pembeli membayar total harga, mereka akan mendapatkan invoice. Apa bedanya quotation dengan invoice? Apa saja elemen di dalam quotation? Bagaimana cara membuatnya? Simak selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Quotation?
Quotation adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menawarkan barang atau jasa dengan harga tertentu. Jenisnya dapat berupa purchase quotation (penawaran pembelian) dan sales quotation (penawaran penjualan). Quotation digunakan untuk menginformasikan calon pembeli berapa harga barang atau jasa sebelum mereka memutuskan untuk membeli.
Quotation biasanya tidak mengikat secara hukum kecuali jika itu adalah bagian dari kontrak resmi. Namun, dokumen ini menunjukkan bahwa pelanggan telah berkomitmen untuk membeli jika mereka sudah menerima penawaran.
Kapan Quotation Dikirim?
Quotation biasanya dikirim atas permintaan pelanggan yang ingin mengetahui lebih banyak mengenai barang atau jasa yang Anda jual sebelum mereka melakukan pembelian.
Anda perlu mengirimkan penawaran penjualan (sales quotation) sesegera mungkin. Tidak sedikit pelanggan yang berbelanja dan meminta penawaran dari berbagai brand kompetitor Anda, jadi mengirimkan penawaran penjualan lebih cepat akan membantu Anda unggul dari kompetitor.
Di sisi lain, Anda harus memiliki cukup waktu untuk menghitung biaya secara akurat dan menghitung margin keuntungan Anda. Meskipun quotation tidak mengikat secara hukum, Anda harus melakukan yang terbaik untuk menghindari pengiriman quotation penjualan yang memiliki kesalahan atau menawarkan harga yang tidak pasti.
Bagaimana Cara Membuat Quotation?
Ada beberapa cara berbeda untuk membuat quotation. Anda dapat menggunakan software online, template quotation untuk Word atau Excel, atau bahkan menulis quotation dengan manual tangan. Saat memutuskan bagaimana menulis quotation, ada beberapa faktor berbeda yang perlu dipertimbangkan.
Pertama, Anda perlu memikirkan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, penting juga memikirkan agar quotation Anda segera mencapai klien Anda, begitu banyak bisnis memilih untuk membuat quotation dengan software invoice karena ini membantu Anda membuat lebih cepat dan mengirimkannya langsung melalui email, teks, atau bahkan Whatsapp.
Walau Anda tidak diharuskan menggunakan format, layout atau template quotation tertentu, mengirimkan quotation yang tidak profesional dan terlihat amatir dapat memberikan kesan yang salah mengenai bisnis dan kualitas pekerjaan Anda.
Baca Juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Quotation (PQ)
Elemen dalam Quotation
Apapun cara Anda menulis quotation, penting untuk memiliki template quotation yang lengkap dan profesional yang dapat Anda isi kapan pun Anda perlu mengirim quotation.
Tidak seperti template invoice yang memiliki banyak batasan dan peraturan hukum, hanya ada sedikit aturan tentang apa yang perlu ada di dalam quotation. Tetapi, menggunakan template quotation yang menyertakan informasi berikut memberi calon pelanggan gambaran yang lebih baik tentang komitmen mereka:
Harga: template quotation harus menyertakan jumlah total yang harus dibayar untuk pesanan pelanggan, serta harga produk atau jasa. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk merinci bagaimana Anda mencapai harga akhir dengan memasukkan biaya tenaga kerja, bahan, dan PPN (jika berlaku).
Tanggal berlaku: setiap quotation yang dikirim harus menunjukkan berapa lama quotation tetap berlaku. Ini membantu pelanggan untuk mengetahui berapa lama mereka harus menerima atau menolak penawaran.
Detail perusahaan: template quotation harus menyertakan detail kontak lengkap bisnis Anda, termasuk nama bisnis, alamat kantor, alamat email, nomor telepon, dan (jika berlaku) nomor registrasi PPN atau nomor registrasi bisnis.
Anda juga dapat memilih untuk menyertakan syarat pembayaran dan jadwal waktu kasar, yaitu berapa lama proyek akan selesai atau berapa lama sampai barang dikirim.
Format Quotation
Tidak ada peraturan hukum untuk menentukan bagaimana format sales quotation. Sebaiknya ikuti format dasar dalam bisnis, sebagian besar bisnis memiliki format quotation yang mirip dengan format invoice.
Template quotation Anda harus memiliki kata ‘Quotation‘ atau ‘Penawaran’ yang terlihat jelas di bagian atas dokumen sehingga pelanggan mudah membedakan quotation dari dokumen lain. Umumnya juga disertakan tanggal, nomor dokumen, rincian kontak pelanggan, serta produk yang akan dibeli dan harga total.
Quotation harus mudah dibaca, diketik dengan font dan layout yang jelas. Apabila Anda ingin menyesuaikan atau mengedit quotation agar lebih personal, Anda dapat menambahkan logo perusahaan atau memilih design yang mencerminkan brand Anda.
Bahkan kalau Anda mengirim quotation melalui email, perhatikan bagaimana quotation Anda akan terlihat saat dicetak, karena beberapa pelanggan lebih suka menyimpan cetakan fisik. Anda perlu menyesuaikan format quotation dalam selembar kertas A4 dan melampirkan file terpisah jika perlu.
Perbedaan Quotation dan Proforma Invoice
Proforma invoice adalah invoice tidak resmi yang dikirim ke pelanggan sebelum detail akhir penjualan dikonfirmasi. Proforma invoice sering digunakan pada point yang sama dalam proses penjualan sebagai quotation. Quotation dan proforma invoice memiliki tujuan yang berbeda.
Quotation biasanya akan dikirim jika pelanggan mengajukan pertanyaan mengenai harga atau jika mereka ingin mengetahui lebih lanjut tentang suatu produk atau jasa yang Anda jual. Proforma invoice dikirim jika pelanggan telah berkomitmen untuk membeli produk atau jasa Anda, tetapi belum dapat dikirimi invoice yang sebenarnya karena detail akhir penjualan tidak pasti.
Baca Juga: Mengenal Jenis dan Komponen Quotation (Surat Penawaran)
Kesimpulan
Quotation adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menawarkan barang atau jasa dengan harga tertentu dalam kondisi tertentu.
Jenisnya dapat berupa purchase quotation (penawaran pembelian) dan sales quotation (penawaran penjualan). Template quotation Anda harus memiliki kata ‘Quotation‘ atau ‘Penawaran’ yang terlihat jelas di bagian atas dokumen sehingga pelanggan mudah membedakan quotation dari dokumen lain. Umumnya juga disertakan tanggal, nomor dokumen, rincian kontak pelanggan, serta produk yang akan dibeli dan harga total.
Pembuatan quotation atau penawaran, baik itu pembelian maupun penjualan umumnya menjadi kegiatan yang rutin dalam jual beli. Sebuah perusahaan perlu memiliki sistem yang dapat mengelola dokumen penawaran ini agar rapi dan teratur. Umumnya software akuntansi memiliki fitur ini, Anda dapat membuat penawaran secara digital, mencetak atau mengirimkannya ke calon pelanggan dalam bentuk digital, dan menyimpannya di satu tempat.
MASERP yang merupakan software ERP dengan accounting sebagai basenya dapat membantu Anda dalam mengotomatisasi pembuatan quotation, kenapa? Karena di awal Anda sudah membuat Master Customer beserta gudang yang memiliki persediaan barang yang akan dijual.
Pembuatan quotation dengan MASERP akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja, karena dapat terintegrasi dengan berbagai departemen di perusahaan Anda seperti pembelian, penjualan, inventory, manufaktur dan lain sebagainya. Dengan MASERP, Anda dapat menghemat budget karena hampir semua departemen dapat menggunakannya dalam satu software.
Nilai plusnya, MASERP dapat di-custom sesuai bisnis flow perusahaan Anda. Apakah Anda memiliki kendala dengan software yang sekarang digunakan? Segera hubungi konsultan ahli kami untuk mendapatkan solusi dan demo software MASERP dengan klik gambar di bawah ini, gratis!
