Apa itu perangkat lunak ERP? Mungkin itu pertanyaan yang sering muncul di kalangan para pengusaha dan teknologi saat ini. Software ERP dipakai untuk mengelola berbagai aktivitas di dalam perusahaan. Mengelola bisnis berskala besar memerlukan sistem yang andal karena apabila masih dilakukan dengan cara manual, perencanaan dan eksekusinya tidak akan maksimal dan malah menimbulkan hambatan.
Salah satu manfaat dari ERP adalah seluruh proses bisnis dapat terstruktur dan tercatat dengan baik, serta bisa menjadi review di waktu mendatang. Untuk memahami lebih dalam apa itu software ERP dan cara menghindari kegagalan saat implementasi, yuk simak penjelasannya di bawah ini!
Apa Itu Perangkat Lunak ERP?
Perangkat lunak ERP memiliki tiga elemen yaitu enterprise, resource dan planning, yang merupakan sistem yang dapat diimplementasikan untuk merencanakan sebuah bisnis dari mulai keuangan, logistik, manufaktur, pajak, payroll dan lain-lain agar perusahaan selalu konsisten dalam efisiensi kerja, gesit dan menguntungkan.
Umumnya software ini berbasis website atau desktop, keduanya memiliki keunggulan masing-masing. Kelebihan ERP web based antara lain tidak perlu diinstal di komputer pengguna dan dapat diakses di mana saja selagi ada internet. Sedangkan ERP desktop based memiliki keamanan yang lebih terjamin karena tersimpan di infrastruktur kantor Anda, tetapi memerlukan spesifikasi hardware tertentu untuk software tersebut dapat diinstal di desktop.
Perangkat lunak ERP memiliki teknologi yang canggih, jadi Anda tidak perlu ragu untuk mengimplementasikan sistem ini walaupun Anda baru memulai bisnis. Kalau Anda memakai software ERP sejak awal, nanti akan memudahkan di waktu yang akan datang.
Baca Juga: 7 Fitur-Fitur ERP yang Wajib Digunakan Perusahaan
Tanda Bisnis Membutuhkan ERP
Kalau Anda sedang membaca artikel ini dan mencari software baru untuk diimplementasikan di bisnis Anda, mungkin di bawah ini adalah tanda-tanda yang sedang Anda rasakan.
Sistem basic tidak membuat perusahaan Anda bertumbuh. Mungkin Anda telah mengeksekusi berbagai proses bisnis dengan baik dengan sistem basic, tetapi jika perangkat lunak Anda saat ini memiliki fitur yang terbatas, terkendala saat ingin ekspansi pasar dan sulit tumbuh dalam skala global, ini pertanda sudah waktunya bisnis Anda membutuhkan perangkat lunak ERP untuk dapat melakukan semua proses bisnis menjadi lebih baik.
Bisnis Anda tidak dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Kalau karyawan dan pelanggan Anda menggunakan device mobile dan sistem Anda tidak dapat mengakomodasi, inilah saatnya untuk berinvestasi pada perangkat lunak yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Apabila Anda merasa tidak mampu berinvestasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan Anda tidak memberikan staf Anda tools yang mereka butuhkan untuk dapat bekerja lebih cepat dan memudahkan mencapai target, Anda akan kehilangan mereka karena persaingan bisnis yang cukup ketat.
Saat teknologi di perusahaan berubah, Anda pasti merasakan sistem yang berbeda tidak dapat bekerja dengan baik bagi karyawan. Anda mungkin akan merasakan bahwa perangkat lunak akuntansi baru tidak kompatibel dengan sistem SDM lama dan Anda mulai lelah membuang waktu dan resources untuk mencoba menyatukan solusi.
Salah satu kendala bisnis sulit berkembang adalah para karyawan yang menginginkan sistem baru namun menolak pemakaian ERP. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan menjadwalkan demo dengan vendor ERP sehingga mereka dapat melihat apa yang ada di dalamnya. Selain itu, ketika semua karyawan merasa dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan, penerapannya akan jauh lebih mudah.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Cara Menghindari Kegagalan Implementasi ERP
Buat Tim Terbaik
Saat menyusun tim untuk implementasi ERP, pastikan Anda memilih kandidat yang tepat untuk setiap peran. Ingat, ini adalah salah satu proyek penting untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan. Orang-orang yang ada di dalamnya harus memahami apa saja kendala yang sedang dihadapi dalam proses bisnis dan kebutuhannya, sehingga dapat dikomunikasikan dengan vendor ERP.
Tim ini juga harus menyediakan waktunya untuk demo dan meeting program dengan vendor untuk melihat apakah fitur dan harga software ERP cocok untuk perusahaan Anda atau tidak.
Komunikasi yang Jelas
Perangkat lunak ERP di perusahaan tidak dapat diimplementasikan kalau Anda tidak menjaga komunikasi dengan semua stakeholder secara terus-menerus. Tim implementasi harus terdiri dari perwakilan senior dari semua departemen dan mereka harus memiliki tindakan serta tujuan yang sama.
Gunakan Otomatisasi
Salah satu keuntungan terbesar dari otomatisasi adalah mengurangi human error secara signifikan. Melakukan migrasi database secara manual sering kali dapat menyebabkan banyak ketidakakuratan. Tetapi, Anda dapat dengan mudah membuat transfer data berjalan otomatis dan ini akan menghemat banyak waktu serta membuat database menjadi jauh lebih efisien.
Migrasi data ke sistem ERP merupakan tantangan dalam proses implementasi yang membutuhkan persiapan lengkap dan perencanaan yang tepat. Selalu ada risiko kehilangan data saat menggabungkan atau melakukan standardisasi data dari software lama Anda.
Implementasi ERP membantu dalam transfer data dua arah, yaitu secara manual atau otomatis. Apakah Anda membuat entry manual atau mengambil bantuan otomatisasi, penting untuk memvalidasi data setelah migrasi. Ini akan memastikan bahwa data ditransfer ke sistem baru dengan benar.
Lakukan Testing
Salah satu jalan mencapai implementasi ERP yang sukses, itu melalui testing yang ketat. Uji modul atau fitur perangkat lunak ERP Anda untuk berbagai skenario dan di kondisi yang berbeda. Lakukan pelacakan di semua bug serta kerusakan dan perbaikan saat digunakan.
Bahkan setelah menerapkan ERP, minta user untuk memberi feedback dan terus perbaiki bug yang ditemui. Hanya dengan testing menyeluruh Anda dapat membuat implementasi ERP mendekati sempurna.
Praktik Terbaik ERP
Tidak peduli ukuran bisnis Anda, menerapkan perangkat lunak ERP dalam bisnis sangat penting. Implementasi ERP akan membantu dalam menyederhanakan berbagai proses bisnis. ERP berperan sebagai sumber database yang mendukung dalam pembuatan laporan dan keputusan terbaik, serta meningkatkan kolaborasi antar departemen di perusahaan Anda.
Semua praktik ini akan menggabungkan semua tahapan implementasi ERP, mulai dari mengenalkan semua persyaratan hingga training dan support. Menerapkan ERP memastikan Anda memenuhi tujuan bisnis, mengurangi risiko penundaan tugas, pembengkakan anggaran, dan memungkinkan semua karyawan untuk menggunakan sistem secara efisien. Selain itu, dengan ERP, tidak ada lagi rasa takut kehilangan tujuan atau tenggat waktu dan anggaran.
Kesimpulan
Umumnya software ERP tersedia berbasis website atau desktop, keduanya memiliki keunggulan masing-masing. Tanda bisnis Anda membutuhkan ERP antara lain sistem lama Anda tidak mendukung pertumbuhan bisnis dan pelanggan tidak terpenuhi kebutuhannya.
Beberapa cara menghindari kegagalan implmentasi ERP antara lain buat tim terbaik, komunikasi yang jelas antar tim dan stakeholder, otomatisasi dalam migrasi data dan lakukan testing dan perbaikan bug.
MASERP sebagai salah satu vendor ERP yang sudah dipercaya sejak 1984 oleh ribuan perusahaan manufaktur, retail, oil dan gas, food and beverage, konstruksi dan yang lainnya, memiliki segudang fitur yang powerful yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja perusahaan Anda.
MASERP memiliki fitur manufaktur, penjualan, pembelian, manajemen keuangan, manajemen aset tetap, project management, inventory, 300+ laporan bisnis dan masih banyak lagi.
MASERP merupakan software ERP on-premise sehingga Anda tidak perlu lagi membayar secara bulanan, cukup sekali di awal saja dan dapat digunakan oleh berbagai departemen perusahaan. Dengan MASERP, Anda tidak perlu lagi membeli software atau program berbeda untuk tiap departemen di perusahaan dan ini dapat menghemat budget perusahaan.
Anda memiliki bisnis multi company, multi cabang, multi gudang dan multi currency? Jangan khawatir, MASERP dapat memfasilitasi itu semua tanpa perlu membayar biaya lagi. Anda dapat memonitor tiap cabang dan gudang hanya di satu sistem, pelaporannya pun dapat dibedakan.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan flow bisnis perusahaan Anda. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP, segera konsultasikan kebutuhan perusahaan beserta kendalanya dengan konsultan ahli kami sekarang! Gratis!
