Saat Anda membuka bisnis, langkah awal yang akan Anda ambil untuk mendapatkan bayaran dari pelanggan adalah membuat invoice. Penggunaan invoicing software membuat segala aktivitas pembayaran dan transfer tidak hanya menjadi lebih cepat tetapi juga lebih efisien dan profesional karena umumnya memiliki fitur template invoice dan reminder pembayaran. Apalagi fitur yang seharusnya ada di dalam invoicing software? Berikut daftar lengkapnya!
Pengertian Invoicing Software
Invoicing software adalah tools penagihan otomatis untuk produk dan service yang Anda jual. Tools ini dirancang untuk membuat daftar produk dan service, harga dan kemudian mengirimkannya ke pelanggan Anda sebagai faktur atau invoice.
Seringkali, invoice ini sudah memiliki template software. Template invoice terlihat profesional yang membuat seluruh proses pembuatan faktur lebih mudah, cepat dan menguntungkan bisnis Anda.
Karena fungsi inilah, setiap tahun, semakin banyak bisnis yang beralih menggunakan invoicing software. Faktanya, dibandingkan dengan invoice kertas, waktu pemrosesan dan biaya saat menggunakan software.
Penghematan biaya dan waktu dengan software ini tidak hanya berasal dari penghematan ongkos kirim dan biaya pencetakan, tetapi juga dari pengurangan waktu untuk menerima pembayaran serta karena penyatuan semua proses yang terkait dengan faktur.
Padahal, manfaat software invoice begitu luas, software ini akan membantu bisnis dalam mengelola modal serta meningkatkan produktivitas. Selain itu, juga akan menghasilkan hubungan yang lebih baik dengan klien dan suppliernya, sehingga dapat mengajak pelanggan yang kembali, meningkatkan loyalitas dan retensi pelanggan.
Baca Juga: Jangan Tertukar! Ini Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa!
Penggunaan Invoicing Software
Setelah mengetahui apa itu invoicing software, berikut ini proses utama yang dapat Anda lakukan dengan invoicing software:
Membuat dan Kustomisasi Invoice
Dibandingkan dengan software desktop, software invoice berbasis cloud relatif lebih mudah digunakan, sehingga menjadikannya pilihan yang disukai banyak bisnis.
Salah satu keuntungan utama software invoice berbasis cloud dibandingkan desktop adalah lebih mudah mengakses informasi untuk membuat dan personalisasi invoice sesuai dengan brand Anda.
Selain itu, dengan menggunakan software berbasis cloud, Anda dapat membuat faktur dari awal dan menyertakan salah satu atau semua detail ini:
- Nama pelanggan
- Kuantitas produk atau layanan yang dibeli
- Jumlah produk atau layanan yang dibeli
- Diskon (jika ada)
- Pajak Penjualan
Tetapi, jika Anda tidak ingin membuat invoice dari awal, penggunaan invoicing software dilengkapi dengan template yang telah dikonfigurasi sebelumnya, Anda hanya mengisi kolom saja.
Faktanya, sebagian besar software bahkan membantu Anda menambahkan elemen seperti logo perusahaan, font, dll.
Ketika menambahkan nama pelanggan Anda ke invoice, Anda dapat membuat nama pelanggan baru atau mengimpor nama dan detail pelanggan dari database, setelah itu tinggal klik kirim.
Salah satu fitur berguna lainnya yang ditawarkan oleh invoicing software adalah memudahkan dalam mengubah penawaran atau quotation. Invoice ini kemudian dapat dikirim ke pelanggan. Fitur ini sangat berguna untuk mengotomatiskan invoice berulang untuk pelanggan jangka panjang.
Memfasilitasi Penagihan dan Pembayaran
Dalam invoicing online, tidak memerlukan setting tambahan dan ini memudahkan Anda untuk memproses pembayaran dengan mudah. Dengan menggunakan invoicing software, Anda dapat membuat portal online di mana pelanggan dapat melakukan pembayaran langsung ke toko Anda dan dapat segera diproses.
Selain itu, penggunaan invoicing software juga memungkinkan Anda menerima pembayaran mata uang asing karena software ini memiliki fitur multi currency.
Salah satu alasan lain mengapa mengelola dan memproses pembayaran menjadi lebih mudah dengan penggunaan invoicing software adalah karena mereka terintegrasi dengan platform pembayaran online seperti PayPal, debit, dll. Bahkan, invoicing software juga memfasilitasi pemrosesan pembayaran kartu kredit.
Sebagian besar, invoicing software juga memiliki fitur multi bahasa, multi currency, penyesuaian pajak serta melacak pembayaran offline bisnis.
Menghasilkan Laporan
Dengan menggunakan invoicing software, Anda dapat menghasilkan berbagai laporan yang akan membantu Anda melacak keuangan serta memantau faktur terutang.
Software ini mengotomatiskan pembuatan laporan, mengekspornya sebagai file PDF, kemudian membagikannya melalui email ke pelanggan.
Selain itu, Anda dapat membuat laporan dan analisis data untuk mendapatkan insight seperti jumlah faktur yang telah jatuh tempo, jumlah faktur penjualan, jumlah faktur terutang, waktu rata-rata untuk siklus pembayaran, pembayaran yang terlambat dan metrik bisnis lain yang relevan.
Invoicing software dapat mengelola semua catatan, transaksi, dan database keuangan, termasuk KPI keuangan perusahaan. Ini akan membantu dalam membuat keputusan bisnis yang cepat dan efektif.
Baca Juga: Invoicing Online: Keuntungan dan Softwarenya
Fitur Invoicing Software
Berdasarkan ketersediaan fitur-fitur ini, Anda harus membuat keputusan apakah akan menggunakan invoicing software atau tidak. Fitur-fitur pentingnya adalah:
Membuat Invoice Baru
Invoicing software akan membantu Anda membuat invoice yang clear dan profesional yang selanjutnya dapat disesuaikan untuk mencerminkan brand Anda. Selain itu, invoicing software juga harus membantu memfilter dan mengintegrasikan informasi dari project, timesheet dan catatan pelanggan.
Membuat Catatan Pelanggan
Invoicing software yang Anda pilih harus bisa meringkas informasi pribadi dan pembelian pelanggan dengan melampirkan file yang relevan dalam satu database terpusat yang dilengkapi dengan filter pencarian untuk akses mudah ke catatan pelanggan.
Catatan pelanggan terbukti sangat berharga saat membuat strategi pemasaran dan campaign marketing untuk pelanggan, berdasarkan persona pembeli dan atribusi pemasaran. Nantinya, ini akan membantu meningkatkan return on investment (ROI) dan laba kotor perusahaan.
Pembayaran Kartu Kredit
Penggunaan invoicing software harus dapat menghemat waktu dan tenaga Anda dengan memfasilitasi penagihan melalui pemrosesan pembayaran kartu kredit secara cepat. Software ini juga harus memiliki pengaturan sistem penagihan berulang dan manajemen pelanggan yang aman.
Bahkan, beberapa invoicing software juga akan mengaktifkan penagihan otomatis kartu kredit sehingga pelanggan tidak melewatkan pembayaran yang jatuh tempo. Fitur ini akan memiliki peran besar dalam mengatur sistem manajemen invoice yang efisien.
Template Invoice
Selain tagihan dan faktur yang akurat, tampilan juga sama pentingnya. Inilah sebabnya mengapa invoicing software yang Anda pilih harus dilengkapi dengan template yang profesional. Template ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga menyesuaikan akuntansi serta mewakili brand Anda melalui tagihan dan faktur juga.
Multi Currency
Pentingnya memiliki fitur ini dalam penggunaan invoicing software adalah membantu menghubungkan sistem penagihan dan faktur secara lancar dengan software lainnya.
Pengaturan beberapa mata uang sangat berguna untuk menerbitkan tanda terima, menerima pembayaran dan mengelola pajak. Bahkan, sangat penting apabila bisnis Anda adalah bisnis global.
Dengan pengaturan multi currency, Anda dapat memproses transaksi lebih cepat, memastikan penagihan dan invoice berjalan tepat waktu dan akurat.
Invoice, Pembayaran dan Laporan Pajak
Invoicing software yang baik adalah yang akan menghilangkan kebutuhan menggunakan sistem eksternal untuk pelaporan pajak. Penggunaan software tentu saja akan memberikan banyak keuntungan bagi bisnis antara lain dapat meminimalisir pengeluaran bisnis, mencegah kesalahan pelaporan keuangan, memenuhi semua kewajiban pajak, serta menghemat waktu dan tenaga. Kenyataannya, software merupakan platform terintegrasi untuk semua sistem keuangan Anda yang akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat melalui analisis KPI keuangan dan metriks bisnis.
Baca Juga: Rekomendasi Software Faktur Penjualan untuk Berbagai Bisnis
Kesimpulan
Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan faktur pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software akuntansi modern seperti MASERP. MASERP memiliki modul dan fitur lengkap seperti penjualan, pembelian, keuangan, manufaktur, distribusi, aset tetap, karyawan, inventory, pajak, 300+ laporan siap cetak dan masih banyak lagi. Software ini dapat dipasang di server kantor atau di cloud. Kelebihan pemasangan di server kantor, Anda bisa menggunakan program walaupun internet mati.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda dan dapat juga diintegrasi dengan software lain. Biarkan software yang beradaptasi dengan bisnis flow Anda, bukan Anda yang mengikuti flow software.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
