Untuk terus menghasilkan produk atau layanan yang berkualitas, berbagai perusahaan khususnya industri manufaktur umumnya menggunakan pendekatan PDCA. PDCA adalah kepanjangan dari plan (perencanaan), do (pelaksanaan), check (pemeriksaan) dan action yang merupakan empat proses berulang untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi. Dengan melakukan PDCA, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi dan efektivitas sumber daya di dalamnya. Berikut ini panudan strategi PDCA yang bisa Anda terapkan di perusahaan!
Apa Itu PDCA?
Siklus PDCA dipopulerkan oleh Dr. Edward Deming. Siklus ini digunakan untuk membuat produk dan layanan perusahaan menjadi lebih baik (sistem manajemen kualitas), prosesnya dapat dengan mengembangkan desain dan fitur baru, membuat definisi mengenai proses kerja berulang menjadi lebih jelas dan detail, serta mengumpulkan dan menganalisa data sebagai bahan verifikasi permasalahan perusahaan.
Siklus PDCA memungkinkan dua jenis tindakan yaitu sementara dan permanen. Tindakan sementara karena hasilnya dapat menangani masalah secara praktis dan cepat. Sedangkan untuk tindakan korektif permanen, diperlukan penyelidikan akar permasalahan serta membuat target dan perbaikan proses.
PDCA adalah salah satu cara yang dapat meningkatkan penggunaan jam kerja dan produktivitas sumber daya manusia di perusahaan. Bagi industri manufaktur dan manajemen, pendekatan PDCA dapat dikatakan cukup populer.
Tahapan PDCA
Plan (Perencanaan)
Tahapan awal dalam PDCA adalah mengidentifikasi masalah perusahaan untuk membuat rencana dan strategi menyelesaikan permasalah yang dihadapi di masa mendatang berdasarkan kondisi saat ini. Jadi, perusahaan dapat membuat sasaran dan target yang tepat. Perencanaan ini umumnya terdiri dari steps kecil yang harus dilakukan untuk membuat rencana yang tepat dalam mengantisipasi kemungkinan proyek gagal, seperti mengumpulkan informasi dan data sebanyak mungkin serta membuat list daftar pertanyaan agar menemui solusinya. Perencanaan juga perlu disesuaikan dengan ukuran proyek yang akan dijalankan, besar atau kecil, sederhana atau rumit.
Adapun beberapa pertanyaan yang dapat menjadi referensi Anda untuk membuat perencanaan, antara lain:
- Apa masalah yang dihadapi dan perlu diselesaikan?
- Apa saja sumber daya yang dimiliki perusahaan?
- Apa tujuan dibuatnya perencanaan ini?
- Apa saja kemungkinan terbaik dan terburuk apabila rencana ini dilakukan?
- Kapan rencana ini dapat dijalankan? (timeline)
- Bagaimana solusi untuk permasalahan ini berdasarkan kondisi perusahaan sekarang?
- Siapa saja pihak yang terlibat dan bertanggung jawab dalam hal ini?
- Apa saja matriks yang dipakai untuk mengukur keberhasilan?
Baca Juga: Manajemen Bisnis: Pengertian, Fungsi dan Contoh Penerapannya
Do (Pelaksanaan)
Setelah rencana dan solusinya dibuat, hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah pelaksanaan (do) atau menguji cobanya. Dengan mengimplementasikan semua rencana, di sini Anda bisa melihat apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan rencana atau tidak.
Di tahap pelaksanaan, Anda melakukan pengumpulan data, konversi data, penafsiran dan melaporkan data. Setiap perubahan yang dialami harus dicatat, baik maupun buruk, karena perubahan tersebut dapat menjadi data dan informasi untuk bahan evaluasi.
Biasanya, saat pelaksanaan akan muncul masalah yang sebelumnya tidak diperkirakan, jadi sebaiknya pelaksanaan rencana dilakukan di skala terkecil terlebih dahulu, di mana lingkungannya masih dapat dikendalikan.
Check (Pemeriksaan)
Dari perencanaan yang sudah dilakukan, penting sifatnya untuk mengecek apakah ada kesalahan di tahap tersebut dan mengantisipasi juga agar tidak ada kesalahan yang berulang. Di tahap check, Anda membandingkan hasil aktual yang sudah diperoleh dengan target yang direncanakan. Pelaksanaan nya pun harus dilakukan dengan teliti.
Tahap pelaksanaan (do) dan check (pemeriksaan) dapat dilakukan berulang sampai perusahaan mendapatkan hasil yang sempurna dan sesuai dengan keinginan. Kesalahan yang ditemui di tahap pelaksanan PDCA akan dievaluasi.
Beberapa hal yang perlu diperiksa yaitu apakah sudah memenuhi standar? Apakah proses implementasi berhasil? Apa yang membuatnya berhasil? Apa yang membuatnya tidak berhasil?
Pengecekan juga dapat dilakukan dengan model Ishikawa dengan enam pertanyaan di bawah ini:
- Apakah metode yang digunakan kurang tepat?
- Apakah mesin atau peralatan yang digunakan dalam uji coba tidak dapat bekerja dengan baik?
- Apakah tenaga kerja sudah memenuhi standar kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan? Apakah sudah terlatih sebelumnya?
- Bagaimana kualitas bahan yang digunakan? Apakah bahan yang digunakan berkualitas baik?
- Apakah metriks sudah tepat dan efektif untuk mengontrol hasil yang diharapkan?
- Apakah lingkungan memadai atau tidak?
Act (Perbaikan)
Kalau hasil dari pemeriksaan sudah memuaskan sesuai perencanaan, Anda dan tim bisa menindaklanjuti lagi hasil yang diperoleh untuk dilakukan berulang. Tetapi, jika ditemukan kesalahan atau kekurangan, sebaiknya segera lakukan perbaikan dengan menerapkan strategi baru dari data yang sudah dikumpulkan. Tindakan yang dilakukan di tahap action PDCA adalah standarisasi dan korektif.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Rencana Manajemen Krisis bagi Bisnis Anda
Kesimpulan
PDCA adalah sebuah siklus berulang yang terdiri dari plan (perencanaan), do (pelaksanaan), check (pemeriksaan) dan action (perbaikan). Siklus ini merupakan bagian dari sistem manajemen kualitas, perusahaan dapat meningkatkan produk dan layanan melalui empat siklus ini. Siklus PDCA memungkinkan dua jenis tindakan yaitu sementara dan permanen. Tindakan sementara karena hasilnya dapat menangani masalah secara praktis dan cepat. Sedangkan untuk tindakan korektif permanen, diperlukan penyelidikan akar permasalahan serta membuat target dan perbaikan proses.
Sebagai perusahaan yang terus ingin berkembang memang penting untuk terus melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas produk dan layanan. Tidak hanya dari segi manajemen kualitas, tetapi juga semua aspek termasuk manajemen sumber daya manusia, manajemen persediaan, manajemen keuangan, manajemen aset dan lain-lain.
Tahukah Anda kalau semua urusan tersebut dapat dihandle oleh satu sistem saja? Ya, sistem itu dikenal dengan sistem ERP atau enterprise resource planning. Dengan sistem ERP, Anda dapat mengintegrasikan semua departemen di perusahaan, proses kerja berulang pun dapat terotomatisasi tanpa perlu double input.
MASERP menyediakan berbagai modul dan fitur powerful dalam satu sistem, seperti keuangan, penjualan, pembelian, karyawan, persediaan, pajak, manufaktur dan masih banyak lagi. Tersedia 300+ laporan siap cetak untuk perusahaan Anda.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
