Dalam dunia bisnis task management bukanlah hal yang baru dikarenakan baik itu bisnis berskala kecil maupun besar, optimasi task management merupakan poin penting yang perlu dilakukan. Hal ini dilakukan tentu saja agar goals atau tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai.
Contohnya dalam kehidupan sehari-hari seperti kapan waktu Anda untuk mencuci baju, mengepel lantai, menyapu, dan pekerjaan rumah lainnya itu adalah termasuk dari bagian task management.
Lalu seberapa penting hal ini untuk dioptimalkan? Nah, pada artikel berikut ini kita akan membahas mengenai lebih lanjut pengertian dari task management dan bagaimana penerapannya di dalam bisnis. Yuk, disimak sampai habis!
Pengertian Task Management
Task management adalah sebuah proses atau aktivitas untuk mengidentifikasi, merencanakan, memonitor, dan melakukan evaluasi untuk sebuah pekerjaan yang dilakukan dalam satu periode tertentu.
Pertama-tama untuk melakukan aktivitas task management adalah merencanakan pekerjaan apakah ini bisa dikerjakan sendiri, didelegasikan, atau malah harus ditunda. Selanjutnya, setelah direncanakan, dievaluasi, dan dikerjakan.
Nantinya, setiap pekerjaan akan dimonitor sampai mana pekerjaan tersebut telah dikerjakan atau sudah sejauh mana progresnya.
Terakhir, proses task management adalah evaluasi pekerjaan yang telah dilakukan. Lalu, nanti Anda pun jadi lebih tahu apa saja kekurangan atau hambatan yang terjadi dalam prosesnya.
Fungsi task management adalah agar Anda bisa mudah menyelesaikan dan memilih mana yang menjadi prioritas sehingga goals atau tujuan yang telah ditentukan bisa tercapai.
Dengan adanya task management dapat meningkatkan komunikasi antar karyawan dan bisa mengetahui hambatan atau rintangan sehingga bisa tahu kenapa pekerjaan bisa tidak selesai.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Rencana Manajemen Krisis bagi Bisnis Anda
Tips untuk Optimasi Task Management
Berikut ini adalah tips mengoptimasi task management pada bisnis. Wajib dicatat nih!
- Menentukan tools apa yang akan digunakan
- Pastikan tools yang digunakan itu dapat diakses dengan mudah
- Memberikan informasi yang komprehensif
Metode Task Management
Metode yang paling familiar untuk task management salah satunya adalah to do list karena bentuknya yang sederhana dan yang paling umum digunakan. Namun, ternyata ada banyak metode task management yang biasanya diterapkan oleh perusahaan. Yuk, simak!
To-Do-List
To-do-list adalah metode yang paling umum banyak digunakan oleh semua orang. Cara penggunaannya sangat sederhana yaitu Anda hanya tinggal membuat daftar apa yang akan dikerjakan entah itu di buku catatan atau gadget.
Daftar tersebut diurutkan sesuai dengan prioritas yang penting, mendesak, tidak mendesak, sampai tidak penting. Setelah tugas dari list daftar tersebut sudah selesai, maka Anda tinggal mencoret atau menghapus, kemudian melanjutkan tugas atau pekerjaan selanjutnya.
Nah, kelebihan dari metode ini adalah cara pembuatan yang mudah dilakukan dan pekerjaan bisa dengan mudah diidentifikasi. Akan tetapi kekurangannya yaitu karena konsepnya sangat sederhana sehingga kurang efektif karena hanya mencatat dan mencoret namun tidak tahu progresnya dengan detail.
Kanban
Sejak tahun 1940-an, metode kanban ini sudah banyak digunakan oleh industri manufaktur, pelopornya yaitu perusahaan asal Jepang, Toyota. Kanban sendiri diambil dari bahasa Jepang yang artinya papan tanda. Nah, biasanya kanban ini dibuatnya dengan cara membuat kolom yang dibagi-bagi menjadi ideas, to-do, doing, reviewed, dan done.
Untuk medianya bisa di papan tulis, kaca, atau cork board. Jadi, karyawan akan langsung menuliskan apa tugas yang harus diselesaikan pada media kanban menggunakan sticky notes atau bisa juga ditulis langsung.
Setelah tugas itu sedang dikerjakan, maka pindahkan ke kolom ‘doing’. Lalu, jika sudah selesai dan sedang diperiksa oleh direksi maka pindahkan ke kolom review, begitupun seterusnya.
Task management ini masih banyak digunakan oleh banyak perusahaan karena pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih transparan dan terukur dengan jelas.
Get Things Done (GTD)
Metode ini pertama kali dipopulerkan oleh David Allen yang awalnya dipaksa untuk berpikir mengenai tugas apa yang akan dikerjakan. Pada dasarnya konsep GTD ini adalah pemaparan mengenai sebuah pekerjaan menjadi workflow sehingga nantinya pekerja akan dimudahkan untuk bisa memetakan pekerjaan atau tugas tersebut.
Inti dari get things done ini adalah kumpulan ide dari banyak pekerjaan. Lalu, ide tersebut dijabarkan dengan jelas dan dibuatlah keputusan. Pada akhirnya akan terbentuk sebuah workflow pekerjaan yang lebih detail dan bisa untuk di-review.
Eat The Frog
Jika biasanya kita banyak mendengar untuk mengerjakan hal-hal yang mudah terlebih dahulu, namun berbeda dengan metode eat the frog. Konsep eat the frog ini Anda dituntut untuk mengerjakan tugas yang sulit terlebih dahulu dibandingkan dengan yang mudah.
Eat the frog bertujuan agar sifat suka menunda-nunda ini dihilangkan karena hal tersebut seringkali menjadi penghambat saat bekerja. Jika dijabarkan, berikut ini adalah konsep dari metode eat the frog:
- Lakukan pekerjaan yang harus dilakukan dan tidak ingin dilakukan
- Lakukan pekerjaan yang harus dilakukan dan ingin dilakukan
- Lakukan pekerjaan yang tidak harus dilakukan tetapi ingin dilakukan
- Lakukan pekerjaan yang tidak harus dilakukan tapi tidak ingin dilakukan
Kesimpulan
Task management membantu untuk mengidentifikasi, merencanakan serta melakukan evaluasi untuk sebuah pekerjaan yang dilakukan dalam satu periode. Nah, dengan adanya proses task management ini maka Anda bisa tahu apa saja kekurangan serta hambatan yang terjadi.
Terdapat berbagai macam metode dalam sebuah manajemen tugas, misalnya seperti to do list, kanban, get things done, dan eat the frog. Keempat metode tersebut bisa membantu Anda agar bisa memiliki task management yang baik sehingga perusahaan bisa dengan optimal melakukan pekerjaan untuk setiap masing-masing divisi.
Dengan adanya task management yang baik maka perusahaan bisa berjalan dengan lebih efektif. Begitu pula dalam hal pengelolaan keuangan di perusahaan, perlu manajemen yang baik agar seluruh kebutuhan yang diperlukan bisa dipenuhi. Jika tidak ada task management yang baik dalam hal finansial maka fatal akibatnya.
Untuk itu, Anda juga perlu menggunakan software akuntansi sebagai salah satu tools task management pengelolaan keuangan bisnis di perusahaan. Rekomendasi software akuntansi terbaik yaitu dari MASERP yang akan membantu agar pengelolaan bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.
Dengan menggunakan software akuntansi ini, Anda bisa memantau bisnis di manapun dan kapan pun, terlebih MASERP juga menyediakan berbagai fitur yang dibutuhkan oleh bisnis Anda seperti akuntansi, penjualan, pembelian, persediaan, aset dan masih banyak lagi.
Selain itu, MASERP akan mempermudah Anda untuk mengurus segala hal yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan keuangan dengan mudah, cepat, dan akurat. Jika masalahan keuangan ini bisa teratasi dengan baik, maka setelah itu Anda bisa fokus untuk menjalankan strategi bisnis lainnya.
Software akuntansi MASERP bisa menjadi pilihan yang terbaik untuk segala kebutuhan usaha Anda. Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
Baca Juga: Antisipasi Rugi dengan 5 Cara Manajemen Biaya Ini!
