Kartu stok barang adalah dokumen yang tidak asing bagi Anda yang berurusan dengan gudang atau pergerakan barang. Kalau gudang atau bisnis distributor tidak memiliki dokumen ini, kemungkinan jumlah persediaan barang di gudangnya tidak tertata dengan baik karena dokumentasinya juga tidak tercatat dengan baik. Untuk menghindari hal tersebut, sebaiknya mulai saat ini Anda perlu mencatat nilai persediaan barang agar memudahkan dalam banyak hal seperti pembuatan laporan laba rugi, tracking transaksi pergerakan barang dan masih banyak lagi. Artikel ini akan membahas mengenai kartu persediaan barang beserta fungsi dan rekomendasi softwarenya. Yuk, disimak sampai habis!
Apa Itu Kartu Stok Barang?
Kartu stok barang merupakan kumpulan dokumen yang berisi detail transaksi persediaan barang yang terjadi di bisnis Anda. Transaksinya dapat berupa penjualan, pembelian, pengembalian, perbaikan dan lain-lain. Persediaan dalam sebuah bisnis dapat berupa bahan baku, barang WIP (work in process) dan barang jadi. Dokumen ini juga sering disebut dengan stock card.
Nilai inventory atau persediaan barang fisik dan yang terdata di kartu stok barang harus memiliki nilai yang sama. Kalau keduanya memiliki data yang berbeda, tim audit internal akan melakukan penyelidikan dan pengecekan terkait masalah tersebut bersama tim manajemen.
Informasi yang tersaji di kartu stok barang umumnya terdiri dari kode barang, nama barang, jumlah persediaan barang dan informasi lain yang sekiranya dibutuhkan.
Fungsi Kartu Stok Barang
Sebelumnya sudah disebutkan kalau kartu stok barang berisi data transaksi persediaan barang perusahaan, nantinya akan berkaitan dengan akuntansi yang menunjukkan nilai persediaan yang akan tertulis dalam bentuk mata uang. Kartu persediaan barang dapat membantu Anda mengontrol jumlah persediaan dengan lebih efektif, menentukan HPP dan masih banyak lagi. Berikut ini fungsi kartu stok barang untuk bisnis Anda:
Pencatat Nilai Persediaan Barang
Dengan adanya kartu persediaan ini, divisi akuntansi dapat mencatat semua hal yang berhubungan dengan perhitungan fisik persediaan. Nilai persediaan akan menjadi salah satu sumber data untuk laporan keuangan perusahaan, khususnya laporan laba rugi. Persediaan barang juga termasuk dalam modal kerja yang terdiri dari semua barang atau bahan yang berperan dalam proses produksi dan distribusi.
Apabila barang mencapai nilai minimal persediaan, maka divisi terkait harus melakukan pemesanan ke supplier dan juga perlu memahami berapa nilai maksimal barang dapat disimpan di gudang.
Pengendali Pergerakan Barang
Kartu ini merupakan salah satu penolong untuk membantu proses pengendalian barang di gudang menjadi lebih efektif. Pengendalian barang diperlukan karena barang merupakan inventaris milik perusahaan atau nilai persediaan.
Divisi gudang wajib bertanggung jawab kepada akuntan terhadap jumlah persediaan barang yang mereka kelola, nantinya divisi akuntan akan menyesuaikan data yang ada apakah sama atau tidak. Kalau cara ini dilakukan secara manual dengan banyak tumpukan kertas pasti akan sulit dikerjakan, tetapi dengan bantuan software yang memiliki fitur manajemen inventory seperti MASERP, cara ini akan mudah dilakukan dan datanya sudah terotomatisasi.
Tracking Inventory
Dalam implementasi manajemen inventory, kartu stok barang sangat berguna karena pendataan dapat lebih jelas berdasarkan waktu transaksi saat barang masuk maupun keluar gudang. Apabila ditemukan kejanggalan akibat human error atau kesalahan sistem, maka dokumen pencatatan transaksi dapat menjadi sumber data karena sudah terstruktur dan memudahkan dalam pelacakan. Anda dapat memonitor tracking history transaksi pergerakan barang dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, kelompok barang beserta lokasi penempatannya juga dapat ditracking.
Penyeimbang Nilai Neraca
Apabila ditemukan barang hilang, maka tim yang berkaitan perlu menyesuaikan jumlah persediaan yang ada di kartu dengan kondisi di gudang. Kartu stok membantu divisi akuntan dalam menjaga dan menyeimbangkan nilai persediaan barang dengan neraca (harta dan utang perusahaan). Nilai persediaan dan neraca yang tidak seimbang akan berdampak pada besar pajak yang harus ditanggung perusahaan.
Baca Juga: 5 Manfaat Inventory ERP dan Rekomendasinya
Rekomendasi Software Stok Barang (Inventory)
MASERP sebagai salah satu vendor ERP yang sudah beroperasi sejak 1984 menawarkan fitur pencatatan persediaan barang yang lebih efisien dan efektif karena sudah terintegrasi dengan modul accounting, penjualan dan pembelian. Bahkan Anda dapat memonitor dan mencatat pergerakan barang di berbagai gudang yang beroperasi (multi gudang).
Selain itu juga ada berbagai modul seperti keuangan, pembelian, penjualan, manufaktur, persediaan barang, aset tetap, pajak, 300+ laporan siap cetak dan masih banyak lagi. Untuk urusan persediaan barang, modul di MASERP juga sudah terintegrasi dengan modul lain seperti pembelian dan penjualan. Fitur inventory yang terdapat di MASERP:
- Pengkategorian barang
- Daftar persediaan barang
- Manajemen gudang (multi gudang)
- Stock opname
- Transaksi transfer out (perpindahan barang antar gudang)
- Transaksi masuk (penambahan barang internal)
- Transaksi pemakaian (saat ada pemakaian internal)
- Transaksi keluar (pengeluaran internal)
- Harga beli spesial supplier
- Harga jual spesial pelanggan
- Quantity maximum dan minimum
- Adjust harga jual
- Duplikat barang
- Jurnal inventory
- Barcode scanner
- Cetakan barcode
- Laporan (kartu inventory, daftar inventory, transaksi inventory, analisa inventory, status mutasi dan masih banyak lagi).
Baca Juga: Software Inventory Terbaik: Fitur Inventory MASERP yang Terintegrasi
Kesimpulan
Kartu stok barang merupakan kumpulan dokumen yang berisi detail transaksi persediaan barang yang berupa penjualan, pembelian, pengembalian, perbaikan dan lain-lain. Nilai inventory atau persediaan barang fisik dan yang terdata di kartu stok barang harus memiliki nilai yang sama.
Fungsi kartu persediaan barang adalah untuk mencatat nilai persediaan barang, pengendali pergerakan barang, tracking inventory dan penyeimbang nilai neraca.
Pencatatan persediaan barang dengan sistem manual dapat dengan mudah dimanipulasi oleh pihak-pihak tak bertanggung jawab sedangkan jika menggunakan software ERP seperti MASERP pasti ada fitur hak akses user dimana Anda dapat membatasi karyawan agar tidak dapat melakukan perubahan data yang bukan menjadi ranahnya.
Dengan software ERP, Anda dapat lebih mudah bekerja dan mengelola sistem inventory perusahaan kapan saja dan di mana saja. MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
