Beberapa fungsi gudang dalam bisnis adalah sebagai tempat menyimpan barang, mengatur distribusi, menjaga kualitas stok, mengelola persediaan, dan mendukung kelancaran supply chain. Pengelolaan gudang dalam bisnis perlu dilakukan secara tepat agar anggaran tidak membengkak dan bisnis bisa selalu profit. Bagaimana cara mengelola biaya gudang? Di artikel kali ini, MASERP akan memberikan informasi lengkap mengenai apa itu biaya gudang, jenis biaya gudang, cara menghitungnya, dan cara menekan biaya gudang. Yuk, simak artikel ini sampai selesai!
Apa Itu Biaya Gudang?
Biaya gudang adalah seluruh pengeluaran yang muncul dalam proses penyimpanan, pengelolaan, dan distribusi barang di dalam gudang.
Biaya gudang meliputi berbagai aktivitas mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pemeliharaan, hingga pengiriman kembali ke pihak yang membutuhkan.
Secara sederhana, biaya gudang adalah investasi yang harus dikeluarkan perusahaan untuk menjaga agar barang tetap aman, terorganisir, dan siap digunakan atau dipasarkan.
Bila biaya gudang tidak dikelola dengan baik, bisnis Anda berpeluang mengalami kerugian operasional dan barang yang disimpan dapat menurun kualitasnya.
Jenis Biaya Gudang
Biaya yang muncul dalam operasional gudang sangat beragam, tergantung fasilitas yang digunakan, luas ruang penyimpanan, dan layanan yang dibutuhkan bisnis Anda.
Secara umum, biaya gudang meliputi pengeluaran untuk penanganan barang (penerimaan dan pengiriman), penyimpanan, dan biaya administrasi.
Beberapa jenis biaya yang biasanya terkait dengan pengelolaan gudang antara lain biaya ruang, biaya tenaga kerja langsung, biaya tenaga kerja tidak langsung, biaya peralatan, dan biaya overhead. Berikut penjelasan singkatnya:
Biaya Ruang
Biaya ruang adalah pengeluaran yang berhubungan dengan penyediaan tempat untuk menyimpan barang di gudang dan memastikan gudang tetap berfungsi optimal.
Komponen biaya ruang meliputi sewa atau pembelian bangunan, penyusutan gedung, asuransi, hingga kewajiban pajak.
Biaya ruang juga mencakup utilitas seperti listrik dan air, perlengkapan penyimpanan, serta perawatan fasilitas, termasuk kebersihan, keamanan, dan pembuangan limbah.
Baca Juga: Mengenal Metode Penyusutan, Jenis, dan Perhitungannya
Biaya Tenaga Kerja Langsung
Biaya tenaga kerja langsung dialokasikan untuk pekerja gudang yang terlibat langsung dalam aktivitas operasional. Komponennya meliputi gaji dan tunjangan, asuransi tenaga kerja, Alat Pelindung Diri (APD), program kesejahteraan karyawan, dan biaya pelatihan (training).
Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung
Berbeda dengan tenaga kerja langsung, biaya tenaga kerja tidak langsung meliputi pengeluaran untuk staf manajemen gudang, supervisor, dan administrator.
Rinciannya meliputi gaji beserta tunjangan, asuransi, perlengkapan keselamatan, pelatihan, serta program kesejahteraan karyawan.
Biaya Tenaga Kerja
Jenis biaya gudang selanjutnya yaitu biaya tenaga kerja. Biaya tenaga kerja muncul akibat kebutuhan tambahan yang sifatnya tidak tetap, seperti lembur atau pemberian bonus kepada pekerja gudang sesuai beban kerjanya.
Biaya Peralatan Tetap (Investasi dan Penyusutan)
Gudang menggunakan berbagai peralatan, baik milik sendiri maupun hasil sewa. Setiap peralatan mengalami penyusutan nilai dari tahun ke tahun.
Biaya peralatan tetap meliputi penyusutan aset, biaya peminjaman, atau sewa peralatan yang digunakan.
Biaya Peralatan Variabel (Operasional Harian)
Berbeda dari biaya peralatan tetap, biaya peralatan variabel ini mencakup pengeluaran untuk operasional harian peralatan gudang.
Contoh biaya peralatan variabel adalah biaya bahan bakar, ban, oli dan pelumas, serta kebutuhan kemasan, palet, dan stretch wrap.
Biaya Overhead Manajemen, Keuangan, dan Lainnya
Biaya overhead manajerial muncul dari aktivitas pendukung seperti keuangan, SDM, IT, dan divisi lain di luar operasional gudang langsung.
Biaya ini mencakup gaji serta tunjangan tambahan, kendaraan operasional, penyusutan atau sewa perabot kantor, hingga kebutuhan software dan hardware untuk sistem manajemen.
Biaya Overhead Penjualan dan Pemasaran
Gudang juga menanggung biaya yang terkait dengan aktivitas pemasaran. Biaya ini meliputi gaji dan tunjangan tim penjualan, kendaraan operasional, serta anggaran promosi seperti iklan, pameran, dan brosur.
Biaya Lain-lain
Biaya gudang yang terakhir ini mencakup beragam pengeluaran tambahan, seperti biaya komunikasi, ongkos kirim, biaya perbankan dan bunga pinjaman, pendanaan, asuransi, hingga biaya hukum dan jasa profesional.
Cara Menetapkan Biaya Gudang
Setelah memahami jenis-jenis biaya gudang, langkah selanjutnya adalah menetapkan besaran biaya yang tepat agar operasional gudang berjalan efisien dan biaya dapat dikontrol dengan baik.
Penetapan biaya gudang meliputi analisis terhadap kebutuhan ruang, tenaga kerja, peralatan, dan aktivitas pendukung lainnya.
Mengenali Semua Komponen Biaya
Cara pertama untuk menetapkan biaya gudang yaitu mengenali apa saja pengeluaran yang termasuk biaya gudang.
Perusahaan perlu mencatat seluruh pengeluaran tetap dan variabel, mulai dari sewa atau penyusutan gudang, gaji tenaga kerja, peralatan dan perlengkapan, hingga biaya overhead manajemen dan pemasaran.
Pencatatan komponen biaya perlu dilakukan secara akurat agar estimasi biaya lebih tepat dan menghindari biaya tersembunyi.
Menghitung Biaya Berdasarkan Volume dan Aktivitas Operasional
Setelah membuat list estimasi biaya, tahap berikutnya adalah menghitung pengeluaran berdasarkan volume dan aktivitas operasional bisnis.
Contohnya, biaya tenaga kerja variabel dihitung sesuai jumlah barang yang diterima dan dikirim, jam lembur, serta aktivitas pengemasan dan distribusi.
Sementara itu, biaya peralatan variabel ditentukan dari pemakaian harian, seperti konsumsi bahan bakar forklift, oli, atau perlengkapan kemasan.
Mempertimbangkan Biaya Cadangan dan Fluktuasi
Salah satu aspek penting dalam menetapkan biaya gudang adalah memperhitungkan cadangan biaya dan kemungkinan fluktuasi pengeluaran.
Biaya operasional gudang cenderung berfluktuasi setiap bulan, sehingga perencanaan anggaran harus memperhitungkan kemungkinan pengeluaran tidak terduga.
Perencanaan anggaran juga harus meliputi kenaikan tarif listrik, perbaikan yang sifatnya mendadak, atau kebutuhan tenaga kerja tambahan saat periode sibuk.
Evaluasi dan Penyesuaian Berkala
Cara terakhir yang perlu dilakukan adalah evaluasi dan penyesuaian biaya gudang secara berkala.
Anda harus rutin membandingkan pengeluaran aktual dengan estimasi, mengenali bagian mana yang terlalu boros, dan menyesuaikan anggaran jika diperlukan.
Cara Menghitung Biaya Gudang Berdasarkan Luas Ruangan
Biaya gudang dapat dihitung proporsional berdasarkan luas gudang. Metode ini biasanya diterapkan untuk menghitung biaya sewa, utilitas, asuransi, dan penyusutan gedung.
Rumus perhitungannya sebagai berikut.
Biaya Gudang per bulan = Luas yang Digunakan (m²) × Biaya per m² per bulan
Jika ada beberapa jenis biaya ruang, total biaya bisa dijumlahkan.
Total Biaya Gudang = ∑ ( Luas × Biaya per m² )
Jika dibuat contoh perhitungannya sebagai berikut.
Misalkan sebuah perusahaan menyewa gudang dengan luas total 500 m², dan menggunakan 200 m² untuk penyimpanan barang mereka. Biaya sewa gudang adalah Rp50.000 per m² per bulan, sedangkan biaya utilitas dan asuransi sebesar Rp10.000 per m² per bulan.
Diketahui:
- Luas total gudang: 500 m²
- Luas yang digunakan untuk penyimpanan: 200 m²
- Biaya sewa gudang: Rp50.000 per m² per bulan
- Biaya utilitas dan asuransi: Rp10.000 per m² per bulan
Cara menghitung total biaya gudang:
1. Menghitung biaya sewa ruang
Biaya Sewa Ruang = 200 m² × Rp50.000
Biaya Sewa Ruang = Rp10.000.000
2. Menghitung biaya utilitas dan asuransi
Biaya Utilitas & Asuransi = 200 m² × Rp10.000
Biaya Utilitas & Asuransi = Rp2.000.000
3. Menghitung total biaya gudang
Total Biaya Gudang = Rp10.000.000 + Rp2.000.000 = Rp12.000.000
Total Biaya Gudang = Rp12.000.000
Jadi, total biaya gudang untuk luas 200 m² adalah Rp12.000.000 per bulan.
Tips Menekan Biaya Operasional Gudang
Setelah mengetahui cara menghitung biaya gudang, Anda perlu mengetahui cara menekan biaya operasional gudang agar biayanya tidak membengkak.
Manajemen gudang merupakan aktivitas yang kompleks dan sering membutuhkan biaya cukup besar agar operasional berjalan lancar. Meski begitu, biaya operasional tetap bisa ditekan tanpa mengorbankan kualitas produk.
Berikut beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk menekan atau mengurangi pengeluaran di gudang.
Memaksimalkan Pemanfaatan Area Gudang
Salah satu cara utama untuk menekan biaya operasional adalah dengan memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan.
Cara ini dapat dilakukan dengan mengatur tata letak barang sesuai standar penyimpanan, mengelompokkan barang berdasarkan jenis, serta memanfaatkan rak atau sistem penyimpanan lainnya.
Ruang di gudang perlu dimanfaatkan dengan optimal agar biaya sewa gudang bisa ditekan, alur pergerakan barang menjadi lebih cepat, dan kualitas stok tetap terjaga.
Efisiensi Produksi dan Pengadaan Stok
Pengawasan ketat terhadap proses operasional sangat penting untuk menekan biaya gudang. Pengadaan barang perlu direncanakan secara rinci agar stok selalu cukup tanpa berlebihan.
Kekurangan stok dapat menimbulkan biaya pengiriman tambahan dan menyebabkan keterlambatan layanan bagi konsumen.
Sementara itu, kelebihan stok bisa mengganggu kualitas barang dan menurunkan efisiensi penempatan di gudang.
Kurangi Biaya Operasional dan Transportasi yang Tidak Perlu
Salah satu cara lain untuk menekan biaya gudang adalah dengan mengurangi pengeluaran operasional dan transportasi yang tidak perlu.
Biaya seperti listrik, air, BBM, dan transportasi dapat dikendalikan melalui perencanaan anggaran yang cermat.
Cara praktis yang bisa dilakukan antara lain memilih rute pengiriman yang efisien, menggunakan kendaraan hemat bahan bakar, memantau pengadaan stok, serta mengatur jadwal operasional agar penggunaan listrik lebih efisien.
Pengaplikasian software manajemen gudang dapat mempermudah pengawasan dan kontrol biaya operasional.
Berbagai fitur dalam software gudang membantu bisnis menjaga efisiensi, menghemat waktu, dan menekan pengeluaran tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Meningkatkan Kinerja Karyawan
Meningkatkan kinerja karyawan merupakan langkah efektif untuk menekan biaya operasional gudang. Mengurangi jumlah staf bukanlah solusi terbaik.
Sebaliknya, peningkatan produktivitas melalui pelatihan, pengenalan teknologi terbaru, dan penerapan SOP yang jelas akan membuat kinerja lebih efisien dan optimal.
Pemanfaatan software manajemen gudang juga membantu karyawan menyelesaikan tugas lebih cepat, meminimalisir risiko kesalahan operasional bisnis, dan membantu proses gudang menjadi lebih terorganisir, efisien, dan hemat biaya.
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkap mengenai biaya gudang. Bila setelah ini Anda dapat mengelola biaya gudang dengan efisien, Anda pun dapat menekan biaya operasional dan meningkatakn profit margin bisnis.
Strategi manajemen biaya gudang yang tepat ternyata berperan dalam menjaga daya saing bisnis dan keberlanjutan bisnis.
Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan, gudang dan keuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi ERP modern yang terintegrasi seperti MASERP.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
