Sistem akuntansi setiap perusahaan dibangun bisa berdasarkan double entry bookkeeping. Adanya transaksi keuangan dicatat oleh pemegang buku sebagai entri jurnal yang dapat menambah atau mengurangi jumlah uang di berbagai akun tergantung dari jenis transaksi.
Setiap entri jurnal dalam pembukuan double entry bookkeeping memperbarui setidaknya dua akun di buku besar perusahaan, menggunakan saldo debit dan kredit yang sama untuk akun tersebut. Mari kita pahami selengkapnya tentang double entry bookkeeping berikut ini:
Apa Itu Double Entry Bookkeeping?
Dalam istilah akuntansi, double entry bookkeeping berarti bahwa untuk setiap transaksi keuangan yang terjadi akuntan harus mencatatnya dalam sebuah jurnal dengan dua sisi yang berbeda, yaitu sisi debit dan sisi kredit.
Jumlah total debit harus sama dengan total kredit. Jika debit adalah aksi maka kredit adalah reaksi. Secara matematis, double entry bookkeeping adalah sebagai berikut:
Debit = Kredit
Jadi misalnya, sebuah perusahaan yang membeli barang dagangan secara tunai tidak akan mengurangi kas menggunakan tanda negatif, tetapi akan mencatat pembelian barang dagangan dengan jurnal seperti berikut:
- Persediaan (dr)
- Kas (cr)
Atau jika pembelian dilakukan dengan utang , maka jurnalnya adalah sebagai berikut:
- Persediaan (dr)
- Hutang (cr)
Dengan menggunakan double entry bookkeeping, saldo rekening hutang meningkat. Pada saat pembayaran, hutang akan dikurangi dengan mengkredit jumlah yang sama pada rekening kas.
Jadi, dalam melakukan pencatatan akuntansi tidak mengenali tanda negatif seperti dalam matematika. Kembali ke persamaan dasar akuntansi di atas:
Aset + Biaya = Kewajiban + Ekuitas + Pendapatan
Dengan konsep double entry bookkeeping, maka sisi debit adalah aset dan biaya, sementara sisi kredit adalah kewajiban, ekuitas, dan pendapatan.
Pernyataan ini menunjukkan konsep double entry bookkeeping, yang dalam kondisi normal, aset dan biaya selalu berada di sisi debit, sedangkan kewajiban, ekuitas, dan pendapatan selalu berada di sisi kredit.
Baca Juga: Penerapan Big Data dalam Kehidupan Sehari-Hari
Sekali lagi, ditekankan di sini bahwa dalam melakukan pencatatan, akuntansi tidak mengenali tanda negatif. Oleh karena itu, jika aset tersebut dikurangi maka aset tersebut akan dikreditkan. Atau jika kewajiban berkurang, maka kewajiban akan didebit. Tanda negatif hanya akan muncul bila kita menghitung saldo akhir.
Secara sederhana, aktiva adalah kekayaan perusahaan, sedangkan kewajiban dan ekuitas adalah sumber dari mana kekayaan itu berasal. Pendapatan menggambarkan bagaimana perusahaan memperoleh manfaat dari menggunakan aktiva dan pengeluaran menggambarkan bagaiman perusahaan itu mengorbankan kekayaannya.
Jika manfaat lebih besar dari pada pengorbanan, perusahaan akan mendapatkan laba (laba bersih), dan jika pengorbanan yang lebih besar dari pada manfaatnya, perusahaan akan mendapatkan kerugian (rugi bersih).
Aktiva dan biaya, dalam kondisi normal akan bersaldo debit. Kewajiban, ekuitas, dan pendapatan, dalam kondisi normal akan bersaldo kredit. Pada kebanyakan sistem pencatatan seperti yang akan kita buat nanti, saldo akhir positif digunakan untuk aktiva dan biaya. Sedangkan saldo akhir yang negatif digunakan untuk kewajiban, ekuitas, dan pendapatan.
Bila aktiva dan biaya bersaldo akhir negatif (yang berarti bersaldo akhir kredit), berarti ada yang salah dalam pencatatan. Demikian juga bila kewajiban, ekuitas, dan pendapatan bersaldo akhir positif. Untuk itu kita perlu melihat apa yang terjadi dengan rekening-rekening di dalamnya.
Manfaat Double Entry Bookkeeping
Kelengkapan Informasi Transaksi Finansial
Terdapat beberapa jenis transaksi keuangan yang memang tidak mampu memengaruhi kas secara langsung, seperti ketika Anda menjual barang dengan cara kredit, maka tentunya akan menambah jumlah piutang sekaligus mengurangi stok persediaan, namun kas akan meningkat bila transaksi sudah sepenuhnya di bayar. Tapi, jika hanya berdasarkan pada pencatatan bank, maka Anda bisa kehilangan penilaian atau estimasi yang jelas mengenai transaksi tersebut.
Catatan Keuangan Lebih Akurat
Di dalam sistem pembukuan ini, ada dua keseimbangan yang kedua kolom sisinya berbeda untuk tiap transaksi, yakni kredit dan debit. Jika nantinya pada akhir tahun ternyata ditemukan ketidak sesuaian antara debit dan kredit, maka kesalahan akan terletak pada persamaan akuntansi dasar atau neracanya.
Tapi, jika Anda menggunakan sistem pembukuan tersebut, maka kesalahan pencatatan bisa diminimalisir karena debit dan kredit akan membuahkan suatu keseimbangan.
Meminimalisir Kesalahan
Sistem ini mempunyai informasi keuangan yang sangat detail dan bisa mendeteksi kesalahan dalam matematika. Menerapkan sistem tersebut akan menguntungkan perusahaan Anda karena di dalamnya Anda bisa melacak pendapatan, pengeluaran, liabilitas dan aset.
Dengan adanya sistem ini maka perhitungan yang hendak dilakukan akan lebih akurat karena mampu memperlihatkan seluruh saldo akun. Jika nantinya ada kesalahan, maka akan dilacak kesalahannya karena informasi di dalamnya sangat jelas.
Perbedaan Single Entry dan Double Entry
Single entry dan double entry adalah dua cara dasar pencatatan transaksi keuangan yang berbeda dalam dunia akuntansi, perbedaan keduanya yaitu:
Single Entry
Merupakan sistem pencatatan tunggal yang menggunakan metode pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan hanya satu kali. Di dalamnya hanya terdapat daftar transaksi yang mempengaruhi arus kas. Artinya, sistem penerimaan kas akan dianggap sebagai kas masuk, sebaliknya pembayaran kas akan di anggap kas keluar. Biasanya, sistem single entry dimanfaatkan oleh bisnis kecil yang mana neracanya tidak begitu diperlukan untuk kontrol keuangan maupun kebutuhan pajak.
Double Entry
Metode pencatatan transaksi keuangan yang harus dilakukan dua kali, yaitu pada sisi debit dan kredit. Metode ini dibutuhkan untuk seluruh model bisnis yang harus menghasilkan laba, rugi, dan neraca.
Kesimpulan
Untuk pencatatan transaksi keuangan, perusahaan akan lebih memilih untuk menggunakan double entry bookkeping. Sistem ini memiliki keistimewaan dalam mencatatkan transaksi keuangan karena prinsip kualitasnya yang mempengaruhi kolom debit dan kredit.
Banyak keuntungan yang didapatkan ketika perusahaan menerapkan sistem ini, diantaranya adalah pencatatan transaksi lebih tepat, memudahkan proses audit, informasi transaksi yang lengkap hingga mampu mendeteksi penipuan. Oleh karena itu banyak perusahaan menerapkan sistem pembukuan ini.
Saat ini, sudah banyak aplikasi atau software yang memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan transaksi keuangan. Salah satunya adalah MASERP.
MASERP dapat menjadi pilihan dalam melakukan pencatatan transaksi keuangan perusahaan untuk menunjang bisnis Anda. MASERP hadir sebagai accounting software yang tak hanya bisa melakukan pencatatan transaksi keuangan perusahaan tetapi bisa menunjang keseluruhan operasional bisnis perusahaan milik anda.
Selain itu, MASERP adalah software ERP yang sudah didukung dengan standar keuangan Multi Currency, Multi Warehouse, dan E-Faktur. Dengan menggunakan MASERP, perusahaan dapat melakukan kustomisasi sesuai dengan keinginan perusahaan dalam melakukan pencatatan keuangan secara lebih terintegrasi dengan teknologi.
Lalu, tunggu apa lagi? Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP, segera konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan ahli kami!
Baca Juga: Double Entry System dalam Pencatatan Keuangan Perusahaan
