Apa Itu Backorder? Ini Penyebab dan 5 Tips Antisipasinya!

Sebagai penjual, apakah Anda pernah mengalami kondisi kehabisan persediaan barang dan harus menunggu beberapa hari dari supplier? Ketika mengalami kondisi seperti itu, sebaiknya perlu memperhatikan manajemen persediaan barang secara keseluruhan. Backorder adalah kondisi yang perlu diantisipasi oleh bisnis retail karena akan membuat pelanggan pergi ke kompetitor. Apa yang menyebabkan backorder? Berikut ini 5 tips cara mengantisipasi backorder untuk bisnis Anda!

Pengertian Backorder

Produk yang harus backorder adalah produk dalam kondisi kehabisan stok yang diharapkan akan dikirimkan pada tanggal tertentu setelah persediaan produk tersedia kembali. Banyak bisnis masih sering menjual produk backorder dengan jaminan untuk mengirimkannya ke pembeli setelah persediaan ada kembali.

Backorder adalah kondisi Anda dapat membeli produk sekarang dan menerimanya di waktu mendatang ketika produk tersedia. Saat pesanan berisi produk yang dipesan sebelumnya, itu tidak dapat segera dikemas dan dikirim karena persediaan fisik saat itu jumlahnya kurang. Kalau ada item lain dalam pesanan yang sama yang tersedia, pesanan dapat dibagi dan dikirim di waktu yang berbeda, produk backorder akan dikirim di kemudian hari.

Perbedaan Backorder dan Out of Stock

Out of stock atau kehabisan stok merupakan kondisi suatu produk tidak memiliki persediaan yang tersedia saat ini dan tidak memiliki tanggal pasti kapan produk tersedia kembali, sementara backorder memiliki tanggal pasti kapan produk tiba.

Ini adalah perbedaan antara “produk saat ini tidak tersedia” dan “produk ini tidak akan dikirim sampai seminggu ke depan”. Dengan kata lain, ada harapan di waktu mendatang kalau produk Anda berada di kondisi backorder. Mungkin butuh beberapa waktu, tetapi Anda tahu kapan akan menerima produk.

Ketika suatu produk out of stock, ada kemungkinan itu terjadi secara permanen atau setidaknya akan berlangsung lama sehingga penjual tidak dapat memprediksi kapan mereka akan memilikinya lagi.

Baca Juga: Akuntansi Persediaan: Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan

Penyebab Backorder

Backorder terjadi karena berbagai alasan, dapat karena faktor di luar kendali Anda dan beberapa alasan dapat dicegah.

Permintaan Tidak Biasa

Ketika permintaan untuk suatu barang atau traffic ke online shop tinggi, kemungkinan besar akan terjadi backorder. Hal tersebut dapat disebabkan oleh musim, produk dipromosikan oleh public figure yang memiliki banyak followers dan bahkan melalui pengenalan channel penjualan baru yang meningkatkan visibilitas. Contohnya ketika mendekati Hari Raya, online shop pakaian muslim mendapatkan permintaan pesanan yang membludak.

Safety Stock Rendah

Safety stock atau stok aman adalah produk yang memiliki jumlah berlebih, Anda simpan jika terjadi keadaan darurat atau masalah supply chain yang menyebabkan persediaan yang tersedia kurang dari nilai rata-rata.

Apabila safety stock produk tidak disiapkan atau dihitung dengan benar, Anda mungkin mengalami backorder karena tingkat persediaan yang tidak mencukupi (bahkan untuk menangani permintaan reguler).

Masalah Produsen atau Supplier

Jika pabrik atau supplier kehabisan bahan yang mereka butuhkan untuk memproduksi barang Anda, ditutup untuk jangka waktu yang lama (misalnya Tahun Baru Imlek), jika tidak, maka tidak dapat mencapai target produksi tepat waktu, toko Anda akan menghadapi backorder.

5 Tips Mengantisipasi Backorder

Backorder adalah hal yang terkadang tidak direncanakan dan tidak dapat dihindari, ada beberapa cara stock control yang dapat Anda lakukan untuk mengantisipasinya.

Tetapkan Safety Stock

Pemilik bisnis e-commerce harus memiliki sistem manajemen inventaris yang melacak stok produk secara real time sebelum Anda mengecewakan pelanggan. Anda dapat melakukan yang terbaik untuk memperkirakan permintaan dan pesanan penjualan dengan menetapkan nilai safety stock yang cukup tinggi untuk menutupi permintaan yang tidak biasa atau masalah supplier.

Menjaga kelebihan stock on hand dengan pelacakan persediaan real time dan pengisian inventaris proaktif dapat membantu mencegah kehabisan SKU.

Hitung dan Atur Reorder Point

Reorder point adalah jumlah minimum SKU apa pun yang harus dimiliki bisnis sebelum mereka perlu memesan ulang lebih banyak produk dari supplier mereka. Rumus reorder point hanya menambahkan permintaan lead time dan safety stock Anda dalam beberapa hari.

E-commerce seperti Tokopedia dan Shopee memiliki fitur yang memudahkan Anda menghitung dan menetapkan reorder point untuk setiap produk dan juga menginformasikan Anda saat tiba waktunya untuk mendapatkan lebih banyak persediaan ke gudang. Reorder point muncul begitu persediaan Anda mencapai level yang telah ditentukan sebelumnya untuk membantu mencegah backorder.

Tentu saja, Anda perlu memperhitungkan promosi yang akan datang, flash sale, liputan media, dan peluncuran produk serta menggunakan data pesanan sebelumnya dan meningkatkan jumlah reorder point kalau Anda berencana menjual lebih cepat dari biasanya.

Misalnya, jika Anda melakukan flash sale di tanggal cantik, Anda perlu memesan lebih banyak persediaan tambahan lebih cepat atau berisiko kehilangan penjualan pada event tersebut.

Rutin Melihat Level Inventory Barang Terlaris

Barang-barang populer dapat terjual dengan sangat cepat, jadi pastikan Anda mengawasi level inventory mereka secara spesifik. Di dunia e-commerce, tidak ada yang berjalan 100% sesuai rencana, jadi pastikan untuk terus mengawasi persediaan barang untuk menginformasikan keputusan pesanan pembelian.

Memiliki Banyak Supplier

Bekerja dengan banyak supplier memiliki kelebihan, karena produk cadangan dapat tersedia jika produsen utama tidak dapat memproduksi tepat waktu. Tetapi sebaiknya Anda juga memilih supplier yang tepat dan dapat bekerja profesional agar ketika bekerja sama dapat saling menguntungkan. Memiliki banyak supplier pun perlu dikelola dengan baik, jangan sampai Anda tidak dapat mencatat data mereka dengan baik. Untuk memudahkan proses pengelolaan supplier, Anda dapat menggunakan software MASERP yang di dalamnya terdapat fitur supplier dan pembelian.

Baca Juga: Rekomendasi Software Supplier Management Terlengkap

Order Banyak Produk

Jumlah safety stock yang tepat memanfaatkan sistem penyimpanan inventaris dan modal dengan sebaik-baiknya. Anda selalu dapat menghindari kehabisan stok dengan memesan produk dalam jumlah besar, tetapi itu juga dapat menghambat ruang penyimpanan, meningkatkan biaya penyimpanan inventaris dan biaya backorder. Uang tersebut bisa Anda belanjakan dengan efektif di pos lain yang lebih penting untuk bisnis Anda.

Biaya penyimpanan inventaris akan bergantung pada produk dan kebutuhan penyimpanan, jumlah total SKU, lokasi, inventory turnover rate, dan apakah Anda menyimpan persediaan secara internal atau secara outsource. Hitung berapa banyak uang yang akan Anda keluarkan di atas harga per unit pada pesanan pembelian.

Kesimpulan

Backorder adalah kondisi Anda dapat membeli produk sekarang dan menerimanya di waktu mendatang ketika produk tersedia. Sementara out of stock adalah kondisi suatu produk tidak memiliki persediaan yang tersedia saat ini dan tidak memiliki tanggal pasti kapan produk tersedia kembali.

Penyebab backorder antara lain permintaan yang tinggi, safety stock rendah serta adanya permasalahan dengan produsen dan supplier.

Apabila perusahaan masih memakai cara manual dalam prosesnya termasuk pencatatan di kertas dan double entry, ini akan membuat proses semakin lambat dan berpeluang terjadi human error. Anda daapat mempertimbangkan untuk memakai software ERP seperti MASERP.

Dengan menggunakan software ERP, perusahaan Anda tidak perlu lagi membeli software berbeda untuk tiap departemen karena semuanya sudah berada dalam satu sistem. Semua data pun terpusat dan saling terintegrasi, sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif.

Apakah Anda penasaran dengan software MASERP? Segera hubungi dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Konsultasi tidak dipungut biaya alias gratis!

New call-to-action